Modelos de formulário de ordem de compra
Modelo genérico de ordem de compra — Excel
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Este modelo inclui números de pedidos de cliente e ordens de compra para acompanhamento, detalhes do fornecedor, informações de envio e uma lista de produtos detalhada. Insira um número de identificação, quantidade e custo para cada item que está sendo comprado, e o modelo calculará os subtotais e o custo total, incluindo encargos fiscais e de envio. Também há espaço para adicionar comentários ou instruções, e você pode anexar termos e condições mais longos conforme necessário
Modelo de ordem de compra geral
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Uma ordem de compra geral pode ser usada quando um acordo é feito entre um comprador e um fornecedor para várias entregas durante um período de tempo definido. Preços especiais podem ser negociados como parte do acordo, e detalhes sobre a ordem, juntamente com os termos e condições, estão incluídos neste contrato de compra geral. Você também pode adicionar seus próprios termos a este modelo, que fornece espaços para informações de pedidos e assinaturas de autorização.
Formulário de ordem de compra com imagens
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Além dos números e descrições dos itens, este modelo permite incluir imagens. Este recurso pode ser particularmente útil ao encomendar peças ou itens semelhantes, apoiando assim a precisão ao encomendar, bem como ao preencher o pedido. Este modelo está disponível como um arquivo Excel ou Word.
Formulário de ordem de compra em branco
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Crie uma ordem de compra personalizada editando e preenchendo os campos fornecidos neste formulário em branco. O modelo oferece um layout simples com seções para adicionar um número de pedido, instruções de entrega, preços unitários e quantidades encomendadas. Você pode personalizar ainda mais o modelo adicionando o logotipo, os termos e condições de uma empresa e quaisquer outros detalhes necessários para sua empresa ou pelo fornecedor.
Modelo de requisição de compra
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Este modelo de requisição de compra pode ser usado para se comunicar com um departamento de compras. Insira os itens necessários para encomendar, informações do fornecedor, motivo da solicitação e informações de cobrança e, em seguida, envie a requisição para quem estiver encarregado de fazer pedidos. Eles podem, então, aprovar a solicitação e criar uma ordem de compra oficial para encomendar os itens listados.
Modelo de acompanhamento de ordens de compra
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Acompanhe seus pedidos pendentes com este modelo simples de planilha. Você pode acompanhar os números dos ordens de compra, nomes de fornecedores, valores de pagamento e datas de entrega. O acompanhamento de ordens de compra pode ajudar a garantir que todos os pedidos tenham sido pagos integralmente e concluídos a tempo. Filtre a planilha para visualizar fornecedores individuais, pagamentos pendentes ou outras informações.
Lista de verificação de ordens de compra
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Os fornecedores podem apresentar aos clientes este modelo de lista de verificação como um guia para criar e enviar ordens de compra. Liste todos os elementos que fornecerão aos clientes uma compreensão clara dos requisitos da ordem de compra. Isso pode economizar tempo, simplificar o processo e ajudar você a chegar a um acordo rapidamente.
Modelos de gerenciamento de estoques e fornecedores
Modelo de controle de inventário
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O gerenciamento de estoques é uma parte fundamental de saber quando repetir pedidos do estoque e substituir itens descontinuados. Este modelo do Excel fornece colunas para acompanhar informações detalhadas de inventário, quantidades em estoque, quando repetir pedidos de itens e muito mais. Use o modelo como está ou edite os títulos da coluna para corresponder às necessidades de sua empresa.
Modelo de lista de contatos do fornecedor
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Acompanhe os contatos dos fornecedores, incluindo detalhes importantes, como o status dos contratos, análise de resultados e índices de aprovação. Adicione uma descrição do produto ou serviço fornecido pelo fornecedor para uma visão instantânea minuciosa da empresa. O modelo inclui espaço para notas adicionais e você pode atualizá-lo facilmente à medida que os relacionamentos com fornecedores mudam.
Modelo de lista de preços do fornecedor
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Use este modelo para acompanhar e comparar os preços dos produtos oferecidos por vários fornecedores. O modelo calculará os custos totais com base no preço e na quantidade inseridas em cada item. Use essas informações para criar uma lista de produtos detalhada para comparar itens individuais, bem como uma visão geral dos custos totais de cada fornecedor.
Modelos de fatura e recibo
Modelo de recibo da entrega
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Um recibo de entrega é frequentemente incluído com uma fatura de vendas em uma remessa, e mostra itens encomendados junto com itens realmente enviados. Isso permite que um cliente veja rapidamente quaisquer discrepâncias no pedido e verifique quais itens de inventário foram recebidos. Isso apoia o gerenciamento preciso de estoques e o planejamento de pedidos futuros.
Modelo de fatura pro forma
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Uma fatura pro forma pode ser semelhante a uma ordem de compra no sentido de que fornece uma cotação de mercadorias antes de uma venda ocorrer. Faturas pro forma são comumente usadas ao exportar itens e podem mostrar o peso de uma remessa, custos de carga e informações alfandegárias. Este modelo calcula o custo das mercadorias vendidas, incluindo seguros, impostos e encargos de transporte.
Modelo de fatura de vendas
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Os fornecedores podem enviar esta fatura de vendas aos clientes quando um pedido foi cumprido e o pagamento é devido. Há seções para digitar o número do pedido de compra associado, os itens vendidos e o valor devido. Adicione suas próprias condições de pagamento ou outras instruções para coletar remessa.
Modelo de fatura de serviço
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Este modelo de fatura de serviço inclui colunas para acompanhar as horas gastas em um projeto, taxas horárias e subtotais correspondentes. Os clientes podem ver as tarefas concluídas, o valor devido por item e o pagamento total devido. Uma segunda versão da fatura sem tarifas horárias está incluída em uma planilha separada do Excel. Isso fornece uma opção simplificada para cobrança por tipo de projeto, em vez de taxas horárias.
Modelo de recibo de vendas
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Use este modelo de recibo de vendas para fornecer documentação aos clientes após o pagamento recebido. Isso conclui o processo de vendas e mostra o método de pagamento, encargos detalhados, valores pagos e detalhes do pedido. O modelo inclui um número de recibo para referência.
Modelo de recibo de entrega
Baixar o modelo de recibo de entrega — WORD
Um recibo de entrega verifica se uma remessa foi recebida. Este modelo simples inclui espaço para adicionar os itens incluídos em uma remessa, informações de contato de clientes e fornecedores e uma assinatura do destinatário. Adicione o logotipo da empresa ou detalhes adicionais para um modelo de recibo personalizado.
O que compõe uma ótima ordem de compra?
Como as ordens de compra listam bens ou serviços, juntamente com preços e informações de envio, elas geralmente se assemelham a faturas. No entanto, as faturas são enviadas por vendedores para indicar pagamentos devidos, enquanto os compradores enviam ordens de compra para iniciar uma compra. Compradores e vendedores usam uma ordem de compra para criar um contrato, o que pode ser para uma ordem única ou um ciclo de compra contínuo. Empresas que têm relacionamentos contínuos com fornecedores geralmente pedem itens no crédito e, em seguida, são faturadas pelo fornecedor em intervalos regulares. As ordens de compra então se tornam uma parte importante do gerenciamento de contas a pagar. Listar qualquer negociação sobre preços na ordem de compra (como descontos para grandes quantidades) fornece a ambas as partes informações claras sobre o pedido.
Em alguns casos, uma ordem de compra pode assumir a forma de uma carta com detalhes do pedido, instruções de envio e quaisquer termos e condições escritos. Uma vantagem de listar detalhes do pedido em um formato de tabela ou planilha é que os visualizadores podem ver rapidamente o tipo e o número de itens que estão sendo solicitados. Um modelo de Excel ou outra opção de planilha também oferece o benefício dos cálculos automáticos para adicionar subtotais de itens e o grande custo total. Não importa qual formato você escolher, uma ordem de compra geralmente inclui os seguintes detalhes:
- Um número de ordem de compra e uma data de emissão para acompanhamento
- Informações da empresa, incluindo informações de contato para o solicitante e o fornecedor
- Detalhes do pedido, como números de itens, descrições, custos e quantidades necessárias
- Instruções de envio, que podem incluir um ponto de franco a bordo (FOB), ou o ponto em que o comprador assume a responsabilidade pelos custos de envio
- Assinaturas de autorização para aceitar a ordem acordada, incluindo quaisquer termos e condições
Depois de criar uma ordem de compra, você a envia a um fornecedor por e-mail. Se você estiver usando qualquer um dos modelos do Excel listados abaixo, salve sua ordem concluída como um arquivo PDF para fornecer aos fornecedores um formulário de ordem de compra imprimível. O principal objetivo de uma ordem de compra é fornecer comunicação e documentação claras entre clientes e fornecedores, portanto, almeje clareza e simplicidade conforme criar ordens de compra. Isso também pode ajudar a aumentar a eficiência e agilizar o processo de compra.
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