O que é programação de recursos?
A programação de recursos é o processo de planejamento e organização do uso dos recursos do projeto - incluindo pessoas, equipamentos ou instalações - com base na disponibilidade e nos cronogramas do projeto. Há dois tipos de programação de recursos: com restrição de tempo e com restrição de recursos.
A programação de recursos com restrição de tempo prioriza o tempo, o que significa que você pode optar por gastar mais recursos para minimizar o tempo gasto ou para cumprir um prazo rigoroso. Por exemplo, uma licença de local pode permitir que você trabalhe em um projeto apenas por um determinado período de tempo, de modo que talvez seja necessário gastar mais com equipamentos ou horas extras para concluí-lo.
A programação de recursos com restrições de recursos prioriza as restrições de recursos, em que os prazos são programados de acordo com o melhor uso dos recursos disponíveis. Por exemplo, se você tiver acesso a apenas alguns operadores de guindaste especializados necessários para uma parte específica do seu projeto, o restante do cronograma do projeto será programado de acordo com a disponibilidade e a escassez desses operadores.
O que é programação de recursos no gerenciamento de projetos?
A programação de recursos no gerenciamento de projetos consiste em identificar e organizar todos os recursos disponíveis dentro das restrições do projeto. Isso requer a otimização do uso de recursos para manter-se dentro do orçamento e dos prazos do projeto.
Coisas a considerar antes de criar um cronograma de recursos
Para criar um cronograma de recursos, é fundamental entender as metas, o escopo e o cronograma do projeto. A partir daí, Claire McEnrue, gerente sênior de gerenciamento de recursos e operações de entrega ao cliente na empresa de publicidade dentsu, sugere concentrar-se no alinhamento de habilidades, previsão precisa, flexibilidade, comunicação e dados limpos.
- Alinhamento de habilidades: "Certifique-se de que está atribuindo o trabalho certo às pessoas certas, e não apenas preenchendo lacunas", diz McEnrue. Isso garante que a qualidade do trabalho seja alta.
- Precisão da previsão: é importante tentar prever a demanda por recursos com antecedência o mais próximo possível. "Colabore com os líderes da equipe para alinhar a demanda futura e evitar surpresas de última hora", aconselha McEnrue.
- Flexibilidade: Crie espaço para ajustes em sua programação de recursos, diz McEnrue: "A alocação excessiva pode levar ao esgotamento e a problemas de entrega."
- Comunicação: McEnrue sugere "garantir o alinhamento antecipado com as partes interessadas para assegurar que as decisões sobre recursos sejam claras e viáveis". Ela também sugere a sincronização frequente com as equipes de finanças e de aquisição de talentos para alinhar os pipelines de contratação com as necessidades previstas e ter conversas individuais sempre que possível. Ela diz: "Mesmo os melhores sistemas não podem substituir o diálogo direto com os líderes de equipe ou com os talentos."
- Higiene dos dados: "Mantenha suas ferramentas de recursos e bancos de dados limpos", aconselha McEnrue. "Informações desatualizadas são um impedimento comum para o planejamento preciso dos recursos e da força de trabalho."
Também é importante programar o tempo de manutenção para os recursos de que você precisa quando estiver criando sua programação de produção. Um estudo de 2023 publicado no European Journal of Operational Research concluiu que "o aumento da produtividade, a redução do número de atividades de valor não agregado e a melhoria do uso eficaz dos recursos necessários durante a produção desempenham um papel fundamental" para tornar as empresas mais eficientes em geral. "Isso requer a programação simultânea de atividades de manutenção, recursos e produção", argumentou o estudo, "para reduzir os tempos de inatividade da máquina e aumentar a produtividade total".
Como criar um cronograma de recursos?
Para criar um cronograma de recursos, primeiro estabeleça o escopo, as metas e o cronograma do projeto. Em seguida, divida as tarefas e determine os recursos necessários para concluí-las. Programe os recursos e a mão de obra, crie um visual do cronograma e monitore o projeto depois que ele for iniciado.
- Estabelecer o escopo do projeto Defina e estabeleça o escopo, as metas e o cronograma do projeto para entender o que precisa ser feito e, portanto, quais recursos são necessários, quando e por quanto tempo. Converse com os principais interessados e com todos os gerentes ou chefes de departamento relevantes para entender as expectativas, os marcos e os resultados.
- Divida as tarefas Depois de analisar o escopo completo do projeto, divida-o em fases e crie uma estrutura de divisão do trabalho para definir claramente as atividades e tarefas individuais necessárias para concluir cada fase do projeto. Atribua as tarefas aos departamentos relevantes.
- Determinar os recursos necessários< Para cada tarefa, determine quais recursos são necessários, em que quantidade e quando. Converse com os chefes de departamento, líderes de equipe, gerentes e a equipe de planejamento de recursos para determinar o tempo, o orçamento, as pessoas, as habilidades, os equipamentos, o espaço e os materiais necessários para concluir as tarefas alocadas. Descubra quem é necessário para o projeto e determine o conjunto de habilidades e a disponibilidade de cada um, combinando as habilidades com as tarefas. Certifique-se de que todos os departamentos e proprietários de tarefas tenham os recursos necessários para concluir as tarefas que lhes foram atribuídas.
- Programar recursos Depois de determinar a disponibilidade dos recursos, é possível programar o uso dos recursos e atribuir a membros específicos da equipe a execução de tarefas com base na programação de recursos. Coordenar a disponibilidade de pessoas determinada na última etapa e a disponibilidade de recursos determinada nesta etapa para combinar pessoas e outros recursos - incluindo materiais, orçamento, tempo e espaço - com atribuições específicas. Certifique-se de que cada recurso tenha um tempo de uso determinado e que as tarefas tenham datas de início e término. Essa etapa também inclui evitar conflitos de agendamento, equilibrar a carga de trabalho para evitar alocação excessiva ou insuficiente, considerar as ausências planejadas, como folgas ou restrições de licenças, e adicionar tempo de reserva, se necessário. Saiba mais com esta introdução à alocação de recursos, incluindo práticas recomendadas e dicas de especialistas.
- Visualize o cronograma Crie uma visualização de cronograma ao longo de uma linha do tempo com tarefas, disponibilidade de recursos e atribuições de membros da equipe. Você pode usar um gráfico de Gantt para essa tarefa ou um software de gerenciamento de recursos, que o ajuda a visualizar quem está disponível para o projeto e quando, para que eles possam ser organizados de forma eficiente, além de utilizar o controle de tempo para ajudar a determinar estimativas precisas do tempo do projeto.
- Monitore o projeto Ao iniciar e executar o projeto, ajuste o cronograma com base na rapidez ou na lentidão com que as tarefas estão sendo concluídas e atualize-o se houver alguma alteração. Rastreie a utilização de recursos para garantir o alinhamento entre o tempo, o esforço, o orçamento e outros recursos alocados para uma tarefa e o quanto ela realmente consome. Verifique com seus líderes de projeto e chefes de departamento a disponibilidade de recursos para o tempo esperado e certifique-se de que todos os envolvidos se sintam confiantes com a forma como estão programados para o projeto. Use este modelo de programação de recursos de projeto para Excel para organizar seus recursos, tempo, orçamento e proprietários de tarefas.
Kit inicial de programação de recursos
Faça o download do kit inicial de programação de recursos
Use este kit inicial gratuito para ajudá-lo com suas necessidades de agendamento de recursos. Esse kit inclui diferentes modelos de programação de recursos e trabalho que podem ajudá-lo a elaborar sua programação de recursos.
Neste kit, você encontrará:
- A modelo de planejamento de recursos de projeto para Excel para rastrear e visualizar os recursos necessários para concluir um projeto
- A modelo simples de estrutura analítica de trabalho para o Microsoft Word para uma visão geral dos diferentes recursos e categorias de recursos disponíveis para seu projeto
- Um modelo de planejamento de recursos Agile para Excel que tem um gráfico de Gantt para ajudá-lo a ver as tarefas e a duração do Agile Sprint com uma linha do tempo visual
Ferramentas e dicas de programação de recursos
As ferramentas de programação de recursos incluem estruturas de divisão de recursos, matrizes de alocação de recursos, modelos de planejamento de recursos, gráficos de Gantt ou software de gerenciamento de recursos, como o Smartsheet.
- Estrutura analítica de recursos: Uma estrutura analítica de recursos usa um gráfico de árvore para representar as categorias de recursos de um determinado projeto, que se subdivide em recursos específicos.
Visualize todos os seus recursos por categoria usando esses modelos gratuitos de estrutura analítica. - Matriz de alocação de recursos: Uma matriz de alocação de recursos mapeia todos os recursos do projeto em relação a todas as tarefas do projeto. Os membros da equipe na matriz recebem tarefas específicas em horários específicos e o nível de responsabilidade deles (por exemplo, quanto do tempo deles está sendo gasto nesse projeto) é registrado.
- Modelo de planejamento de recursos: Um modelo de planejamento de recursos é usado para estruturar e atribuir recursos, incluindo o que e quem será necessário, quando, para quê e por quanto tempo, bem como uma linha do tempo para visualizar melhor o fluxo de tarefas e recursos em conjunto. Claire McEnrue sugere o uso de visualizações codificadas por cores para identificar facilmente o excesso ou a falta de utilização.
- Gráfico de Gantt: Um gráfico de Gantt usa barras horizontais para mapear visualmente as tarefas do projeto e sua duração em um calendário, e geralmente inclui a disponibilidade de recursos.
A programação de recursos também pode ser bastante aprimorada com a ferramenta de software ou solução de gerenciamento de recursos correta. O Resource Management do Smartsheet permite a atribuição de tarefas e o acompanhamento da carga de trabalho para ajudá-lo a otimizar os recursos do seu projeto, equilibrar as cargas de trabalho, aumentar a produtividade e tomar decisões mais informadas sobre o projeto.
Confira este mergulho profundo no gerenciamento de recursos e este guia completo de planejamento de capacidade para saber mais sobre como garantir uma programação de recursos precisa e eficiente.
Benefícios do agendamento de recursos
A programação de recursos ajuda a evitar desperdícios, melhorando a eficiência do tempo e do orçamento. Ele reduz gargalos, atrasos e riscos. Ele também ajuda a criar a equipe certa, melhorar a precisão das previsões e aumentar a produtividade.
Abaixo estão alguns dos benefícios do agendamento de recursos:
- Impulsiona as tendências de informações comerciais: O gerenciamento de projetos fornece informações importantes sobre o tempo e o orçamento necessários para que uma empresa realize seu trabalho.
- Permite um planejamento de projeto mais confiante: As empresas com infraestrutura competente de gerenciamento de projetos e um histórico de protocolos de gerenciamento de projetos podem fazer melhores suposições sobre suas chances de sucesso com base na experiência anterior.
- Permite a modelagem precisa da equipe: Ao ver quantas horas os diferentes recursos gastam em diferentes tipos de projetos, os recrutadores e gerentes obtêm uma visão clara de como a equipe gasta seu tempo.
- Aumenta o moral dos funcionários: Quando a programação de recursos é realista e cuidadosamente planejada e executada, os funcionários se mantêm ocupados e desafiados, mas em um ambiente em que, apesar de alguma pressão, é mais provável que eles prosperem do que sofram estresse. O agendamento de recursos transforma o risco inerente a qualquer projeto em um risco mais calculado com melhores chances.
- Melhora a previsão: O planejamento passado leva à previsão futura. À medida que os gerentes de projeto entram e saem das equipes, um mecanismo de agendamento de recursos arquivado ou baseado na nuvem permite repetir e manter os sucessos de projetos anteriores.
- Melhora o controle do orçamento: Independentemente de gerenciar um orçamento ou não, os gerentes de projeto podem usar a programação de recursos para determinar exatamente quais recursos são necessários, quando e por quanto tempo. Em um ambiente em que um subcontratado é contratado para contribuir com um projeto ou em que há horas faturáveis envolvidas, a predeterminação específica das horas é importante para que o orçamento ainda seja cumprido.
- Determina a viabilidade dos projetos: Toda empresa tem ideias de projetos, mas nem todas são viáveis. Se os recursos não estiverem disponíveis ou estiverem vinculados a projetos de prioridade mais alta, isso é um sinal de que um novo projeto não tem pernas para andar ou que podem ser necessários recursos externos para realizá-lo.
- Maximiza a produtividade: A programação de recursos pode mostrar com precisão quanto tempo os funcionários e prestadores de serviços gastam em um projeto. Ele também pode mostrar variações na produtividade entre diferentes recursos.
Melhore os esforços de gerenciamento de recursos com o Smartsheet
Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.