O que é planejamento de capacidade?
Planejamento de capacidade é a capacidade de tomar decisões informadas sobre se você tem recursos suficientes disponíveis para um projeto. O objetivo do planejamento de capacidade é otimizar a entrega dos serviços e atender aos contratos de nível de serviço (SLAs).
Por que o planejamento de capacidade é importante?
O planejamento de capacidade é importante para a satisfação geral do cliente. O processo permite que uma empresa combine a capacidade atual com as demandas futuras, pois a análise dos dados de capacidade garante que as equipes sejam produtivas e que os projetos não fiquem atrasados ou excedam o orçamento.
Richard Gimarc, consultor independente e autor especializado em gerenciamento de capacidade, explica a importância do planejamento de capacidade: “Se uma empresa está prestando um serviço a seus clientes, o planejamento de capacidade garante que os clientes recebam um serviço responsivo e que haja um entendimento completo do custo da infraestrutura digital exigida para fornecer esse nível de serviço”.
Benefícios do planejamento de capacidade
O planejamento de capacidade fornece transparência sobre o que a equipe está trabalhando, conjuntos de habilidades e disponibilidade. O benefício número um do planejamento de capacidade é que ele permite que as equipes entreguem os projetos dentro do prazo e do orçamento.
A seguir estão os quatro principais benefícios do planejamento de capacidade:
- Redução de custos: o planejamento de capacidade ajuda a identificar a maneira mais econômica de utilizar os recursos.
- Disponibilidade dos recursos: o planejamento de capacidade ajuda as organizações a identificar a maneira mais econômica de atender aos requisitos de recursos humanos e de TI.
- Verificação de inventário de habilidades: certifique-se de que a equipe tem as habilidades necessárias para cumprir suas iniciativas estratégicas.
- Aquisição de talentos: as decisões sobre o pessoal informadas por dados podem resolver rapidamente as lacunas essenciais de talentos.
Gimarc diz: “No mundo perfeito, os planejadores de capacidade trabalham com os parceiros do negócio para prever o impacto da demanda na disponibilidade e escalabilidade de sua infraestrutura digital e, em seguida, determinam a maneira mais econômica de otimizar a entrega dos serviços e atender aos SLAs. O planejamento de capacidade é a única fonte de verdade para o processo de negócios em questão.”
Ele oferece o seguinte exemplo: “Qual é o nível de suporte da infraestrutura digital para os SLAs e a disponibilidade dos aplicativos, e como será o futuro com base na demanda de negócios? Estamos perto de um ponto de ruptura da infraestrutura digital, estamos introduzindo novos serviços de negócios ou continuamos com os negócios como de costume?”
Quais são quatro considerações importantes para o planejamento de capacidade?
O planejamento de capacidade requer colaboração entre as equipes de negócios, aplicativos, TI e instalações. A comunicação entre cada um desses silos tende a ser um desafio significativo.
Em seu artigo de pesquisa, "The Language of Capacity Planning: Business, Infrastructure and Facilities", Gimarc e Amy Spellman, ex-diretora de prática global da 451 Research Advisory Services, descrevem os quatro silos principais a serem considerados ao promover o planejamento de capacidade, e discutem os importância do papel do planejador de capacidade na fusão da comunicação.
“O planejador de capacidade de hoje deve trabalhar com todas as áreas da infraestrutura digital de uma empresa, que inclui os proprietários de negócios, as equipes de aplicativos, o grupo de infraestrutura e as instalações. De certa forma, isso é uma boa notícia. Como ponto de contato central para planejamento e coordenação, o planejador de capacidade está bem posicionado para garantir que haja capacidade suficiente em toda a amplitude e profundidade da infraestrutura digital para atender à demanda de negócios de maneira econômica.”
Como gerenciar o planejamento de capacidade?
O planejamento de capacidade não é uma atividade única e isolada ao silo; ele é coletivo e contínuo. As metas de negócios e a visão do crescimento futuro são cruciais para gerenciar a capacidade. Para ter sucesso, você precisa medir continuamente, analisar dados e prever o plano futuro.
“O grupo de planejamento de capacidade trabalha para o negócio. Pense em começar com uma linha de negócios diretamente associada à receita, como vendas”, sugere Gimarc. “A melhor maneira de gerenciar o planejamento de capacidade é focar em um proprietário de negócios que esteja disposto a trabalhar com você. Depois de envolver o proprietário de negócios, observe as métricas e a infraestrutura específicas para essa linha de negócios.”
Quais são as etapas envolvidas no planejamento de capacidade?
O planejamento de capacidade minimiza erros caros. As equipes podem começar medindo a capacidade atual, depois podem prever a demanda, analisar lacunas e planejar o futuro.
- Meça a capacidade dos recursos atuais: calcule a capacidade de seus recursos atuais. Para determinar a capacidade de recursos humanos, multiplique o número de horas em um período de trabalho pelo número de recursos e subtraia a quantidade de tempo não trabalhado.
- Previsão de demanda antecipada: faça uma estimativa informada das necessidades de recursos de cada projeto. Para prever a demanda, algumas organizações se baseiam na demanda do passado, mas as soluções atuais de análise preditiva levam em consideração variáveis desconhecidas que podem impactar significativamente a demanda.
- Analise os requisitos de capacidade: use as medições iniciais para avaliar se você tem os recursos necessários para concluir o trabalho previsto. Você pode fazer isso em uma planilha ou em outra ferramenta que calcule a diferença entre sua capacidade atual e a demanda esperada.
- Alinhe a capacidade com a demanda: se sua equipe não puder atender à demanda prevista, use uma planilha ou ferramenta de planejamento de capacidade para determinar se mais membros da equipe, horas extras ou trabalho de turno ajudarão a finalizar os projetos.
Use esses modelos de planejamento de capacidade para medir, prever e analisar a capacidade.
Exemplo de planejamento de capacidade
O planejamento de capacidade é uma prática valiosa, independentemente do tamanho do setor ou da empresa, pois ajuda no planejamento de recursos humanos, ferramentas de produção e recursos de TI. Abaixo está uma planilha para os novos praticantes.
Use este exemplo de planilha de planejamento de capacidade Ágil de Nicole Eiche, consultora sênior Ágil e engenheira de soluções da Method, para equilibrar a capacidade da equipe com a carga de iteração e chegar à velocidade da equipe. Eiche sugere que a equipe “conduza o planejamento da iteração antes de iniciar cada iteração, determinando as metas com base na quantidade de pendências com as quais podem se comprometer”.
Quais são os tipos de planejamento de capacidade?
Uma empresa pode usar o planejamento de capacidade para garantir que os recursos essenciais estejam disponíveis para atender às demandas do projeto. Aqui estão alguns tipos comuns de planejamento de capacidade:
- Produto: um plano de capacidade de produto envolve garantir que produtos suficientes estejam disponíveis para atender às entregas.
- Força de trabalho/equipe: um plano efetivo de capacidade de força de trabalho pode garantir que você reserve um número apropriado de membros da equipe e horas de trabalho para o projeto.
- Ferramenta: um plano de capacidade de ferramenta garante que você tenha as ferramentas necessárias para um projeto.
- Requisitos: o planejamento de requisitos de capacidade (CRP) ajuda a estabelecer, medir e ajustar os limites ou níveis de capacidade.
- Ágil: o planejamento de capacidade Ágil ajuda as equipes a determinar o número de horas produtivas disponíveis para um próximo sprint. Você encontrará modelos de planejamento de capacidade Ágil neste resumo de modelos.
- TI: o planejamento de capacidade para TI envolve equilibrar custos e capacidade, seguidos por oferta e demanda.
- ITIL: o planejamento de capacidade para serviços de ITIL visa entregar as metas de nível de serviço acordadas dentro do orçamento e dentro do prazo.
- Planejamento de capacidade de corte bruto (RCCP): verifica se você tem capacidade suficiente para atender aos requisitos mestres do cronograma de produção.
O que é planejamento de capacidade no gerenciamento de projetos?
Capacidade de gerenciamento de projetos refere-se à quantidade máxima que os recursos podem produzir ou realizar em um determinado período. O planejamento de capacidade no gerenciamento de projetos visa ajustar os recursos para atender à demanda, com o objetivo de melhorar a capacidade e minimizar os custos.
Qual é a diferença entre planejamento de capacidade e planejamento de recursos?
A capacidade e o planejamento de recursos estão relacionados e são complementares. O planejamento de capacidade equilibra a necessidade futura de recursos em relação à capacidade dos recursos. O processo de planejamento de recursos funciona para alocar pessoas e equipes para atender às demandas de seus projetos e programas.
Visite este guia de planejamento de recursos para saber mais.
Práticas recomendadas de planejamento de capacidade
As empresas podem se beneficiar com o planejamento de capacidade, principalmente quando os recursos disponíveis continuamente não atendem às demandas do trabalho do projeto. Para planejar adequadamente, você deve primeiro obter insights sobre a capacidade atual e a demanda futura. Abaixo, especialistas do setor compartilham seus conselhos de experiências práticas.
Cindy VanEpps, consultora de princípios da Project and Team, sugere que o planejamento de capacidade ocorra em equipe: “O planejamento de capacidade é mais do que apenas a adição de estimativas de cada membro da equipe. Combinar as estimativas com a construção de equipes de alto desempenho, que se concentram no mesmo produto ou resultado, ajuda a equipe a colaborar e identificar os disruptores.”
VanEpps oferece uma citação do livro de Donald G. Reinertsen’s book, The Principles of Product Development Flow: Second Generation Lean Product Development: “Operar um processo de desenvolvimento de produto próximo à plena utilização é um desastre econômico”.
Sobre essa afirmação, VanEpps diz: “Reinertsen está correto; planejar a 100% da capacidade é um desastre econômico. A equipe deve entender o trabalho suficientemente para explicar a variabilidade imposta pelo aprendizado. Ao trabalhar em lotes menores e mais gerenciáveis, a equipe pode permitir uma variabilidade potencial”.
Dicas adicionais sobre o planejamento de capacidade incluem o seguinte:
- Alinhamento comercial: alinhe o trabalho com as metas de negócios para manter o foco das equipes no que é mais importante.
- Previsão da equipe: para que o planejamento baseado em função acrescente um trabalho de equipe significativo, preveja a demanda total no nível da equipe.
- Entenda a capacidade atual: analise a capacidade atual para planejar e saber mais precisamente se você pode atender aos requisitos atuais e futuros.
- Avalie cenários potenciais: o planejamento de cenários pode se concentrar na combinação mais valiosa de investimentos e tipos de trabalho que se alinham com as metas estratégicas da organização.
- Considere as distrações: mantenha-se ciente das distrações que se infiltram no processo. Um monitoramento consistente pode ajudar as equipes a manter o foco no trabalho essencial.
- Preveja as mudanças: espere a mudança e antecipe os ajustes no futuro, frequentemente como resultado de estimativas imprecisas. Pode ser necessário reatribuir recursos para estabilizar cargas de trabalho e evitar gargalos regularmente.
- Fluxo de planejamento contínuo: o planejamento contínuo é necessário porque a mudança é inevitável. O planejamento de capacidade também deve ser um processo proativo.
- Planejamento proativo: mantenha a proatividade na redução de multitarefas, minimizando as distrações e simplificando os processos para aumentar a produtividade.
Erros a evitar ao construir um plano de capacidade
A falta de informações históricas e insights de negócios deixa os planejadores de capacidade sem os dados necessários para tomar decisões inteligentes, e o planejamento falhará sem dados. Abaixo, especialistas do setor compartilham seus conselhos sobre erros a serem evitados ao criar um plano de capacidade.
João Natalino de Oliveira, presidente regional e diretor internacional do Computer Measurement Group, diz que o primeiro erro que ele observa nas startups é a falha em construir um plano de capacidade. “Oitenta e cinco por cento das startups falham porque não analisam e planejam a demanda”, diz ele. “As empresas têm planejadores de capacidade dedicados. Nos primeiros dias, essas empresas preferiram trabalhar com grandes farms de servidores e subsistemas de disco para se sustentar durante os picos. Depois de várias interrupções, elas se voltaram para o planejamento de capacidade.”
Ele dá um exemplo específico: “Visitei um banco digital com muitos recursos em nuvem, mas sem um planejador de capacidade dedicado. Eles começaram a ter custos elevados. Eles tiveram uma melhora drástica com um planejador de capacidade que se concentrava em uma melhor apropriação.”
Trabalhar em silos é outro erro evitável. Como diz Gimarc, “O planejamento de capacidade deve ser um ponto de intersecção para as equipes de negócios, aplicativos, TI e instalações. Ignorar os avanços tecnológicos é outro erro. Os planejadores de capacidade devem utilizar informações de observabilidade em vez de depender da documentação ad hoc e diagramas de fluxo desatualizados. Por fim, um planejador de capacidade deve falar a linguagem adequada, traduzindo do negócio para aplicativos, infraestrutura e instalações.”
Outros erros a evitar incluem:
- Não ter dados históricos: peça sempre informações históricas, não apenas requisitos atuais.
- Não entender os objetivos comerciais: um entendimento sólido da capacidade da organização é crucial.
- Não entender o impacto da mudança: mesmo pequenas mudanças importam, então planeje com cuidado para minimizar o estresse dos funcionários.
- Não definir corretamente cronogramas e escopo: um entendimento sólido das linhas do tempo e do escopo negará o risco de exceder o tempo e o orçamento.
Estratégias de planejamento de capacidade
Existem quatro estratégias principais no planejamento da capacidade. Você escolherá uma abordagem de atraso, lead, correspondência ou dinâmica para ajudar a otimizar a capacidade.
Veja como cada estratégia funciona:
- Atraso: adicionar capacidade somente quando a demanda real for observável.
- Lead: adicionar capacidade em antecipação à alta demanda pelo produto.
- Correspondência: adicionar pequenas quantidades de capacidade aos sinais de demanda previstos e ao potencial atual de mercado do produto.
- Dinâmica: uma abordagem orientada a previsões para o planejamento de capacidade, que envolve ajustar a produção com antecedência.
Planejamento de capacidade em 2021 e além
Ter os recursos certos em mãos para prever e gerenciar a demanda do cliente não é um conceito novo. O planejamento de capacidade é mais crucial do que nunca. Felizmente, as ferramentas de IA estão disponíveis para faturar com precisão, otimizar a equipe e planejar efetivamente os projetos futuros.
Ferramentas modernas voltadas para o planejamento de capacidade prometem maior visibilidade de projetos, recursos e equipes, juntamente com a priorização e gerenciamento efetivos das cargas de trabalho. Gimarc não ficaria surpresa se surgisse um novo termo para o planejamento de capacidade: “Os termos planejamento de capacidade e gerenciamento de capacidade foram introduzidos há mais de 50 anos e nem sempre recebem opiniões positivas”.
Quanto ao que o futuro reserva, De Oliveira diz: “No futuro próximo, o planejamento de capacidade significa economizar dinheiro, sobreviver e vencer na selva de TI”. Ele espera ver mais IA, aprendizado profundo e aprendizado de máquina para automatizar o planejamento de capacidade: “A instrumentação de aplicativos de negócios direcionados à capacidade e ao planejamento de capacidade continuará a se expandir da arena do mainframe para outras plataformas, até mesmo a computação de ponta.”
Quais ferramentas você usa no planejamento de capacidade?
Os especialistas afirmam que não existe uma ferramenta padrão-ouro para o planejamento de capacidade. Alguns consideram o planejamento de capacidade antigo e desatualizado. Ainda assim, aqui estão três ferramentas comumente usadas para o planejamento de capacidade: quadros Kanban, caminho crítico e gráficos de Gantt.
- Quadro Kanban: exibe visualmente o progresso e reduz o desperdício, acompanhando o fluxo de trabalho. Os quadros Kanban também ajudam no planejamento de capacidade, mostrando o número de tarefas que uma equipe assumiu.
- Caminho crítico: esse método pode determinar a quantidade de capacidade de computação necessária para o suporte a um serviço ou grupo de serviços. A ferramenta auxilia na análise de requisitos essenciais para o desempenho e capacidade de aplicativos.
- Gráfico de Gantt: é um gráfico de barras para cronogramas e planejamento de projetos, a fim de delinear informações sobre tarefas. Conecte o gráfico às planilhas do Google. A ferramenta coletará os dados e os exibirá para compartilhamento de informações, colaboração ou discussão com outras pessoas.
Obtenha o máximo do planejamento de capacidade com o Smartsheet para o gerenciamento de projetos
Do gerenciamento de tarefas simples e planejamento de projetos à gestão de portfólio e recursos complexos, o Smartsheet ajuda a melhorar a colaboração e acelerar a velocidade do trabalho — aumentando sua produtividade. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.