O que é alocação de recursos?
A alocação de recursos é a prática de atribuir as pessoas, o tempo, o orçamento e as ferramentas certas para realizar o trabalho, no início do projeto e à medida que as prioridades mudam. Uma boa alocação transforma a estratégia em execução; a má alocação leva a atrasos, estouros orçamentários ou esgotamento.
A maioria dos projetos se baseia em uma combinação desses tipos de recursos:
- Orçamento: Quanto financiamento está disponível para mão de obra, software, empreiteiros e materiais?
- Materiais: Quais suprimentos ou peças são necessários, especialmente para trabalhos de produção pesada?
- Pessoas: Quem está disponível para fazer o trabalho e se eles têm as habilidades e a capacidade certas?
- Infraestrutura tecnológica: Quais servidores, sistemas ou redes são necessários para dar suporte ao projeto?
- Tempo: Quanto tempo cada tarefa realmente levará?
- Ferramentas e equipamentos: quais ativos digitais ou físicos são necessários para concluir o trabalho?
Quer você esteja criando um aplicativo ou concretizando, as perguntas são as mesmas: O que temos e como podemos usá-lo de forma mais eficaz?
O que é alocação de recursos no gerenciamento de projetos?
Uma grande parte do gerenciamento de projetos se resume à alocação efetiva de recursos. Combinar as pessoas, as ferramentas e o tempo certos para o trabalho ajuda a manter os projetos em dia e os custos sob controle. Mesmo estratégias fortes podem falhar sem decisões claras e em tempo real sobre como os recursos são usados.
Um estudo de 2018 publicado no Journal of Industrial Engineering International descobriu que a alocação mal gerenciada de recursos foi uma das principais razões pelas quais os projetos ultrapassaram o orçamento e perderam prazos. Quando os gerentes de projeto empregaram uma abordagem mais estruturada e baseada em cenários, eles melhoraram drasticamente os prazos e os custos — em alguns casos, reduzindo a duração do projeto em semanas e o gasto total em quase metade.
O gerenciamento de recursos desempenha um papel tão importante que empresas maiores normalmente contratam gerentes de projeto dedicados para lidar com isso. Em empresas menores, outra pessoa pode assumir a liderança, mas ela deve entender o básico bem o suficiente para traçar um plano que funcione não apenas na teoria, mas também na prática.
Descobrir o que funcionará na prática, no entanto, pode ser um desafio. “A alocação de recursos é mais uma arte do que uma ciência”, diz Lulu Richter, gerente sênior de projetos da Smartsheet. “A menos que você esteja trabalhando em um campo altamente preditivo, haverá ambigüidade, atrasos e interrupções.”
Felizmente, as equipes podem usar métodos e ferramentas comprovados para gerenciar essa incerteza e alocar recursos com mais eficiência.
Métodos usados para alocação de recursos
Os gerentes de projeto empregam diferentes métodos de alocação de recursos com base nas metas da empresa, na intenção do projeto e no tamanho e na distribuição de habilidades da equipe. Eles podem usar o método do caminho crítico para proteger os prazos, o nivelamento de recursos para evitar o esgotamento da equipe ou regras heurísticas flexíveis para atribuir tarefas com eficiência.
Os métodos de alocação de recursos geralmente se enquadram em quatro categorias: controle do cronograma, balanceamento da carga de trabalho, regras simplificadas e priorização estratégica.
Aqui está uma análise mais detalhada dessas categorias, juntamente com os métodos comuns que se enquadram em cada uma delas:
Métodos focados na linha do tempo
Essas abordagens se concentram em cumprir os prazos e, ao mesmo tempo, considerar as realidades locais.
- Método de caminho crítico (CPM): ideal para projetos sensíveis a prazos, o CPM identifica a maior cadeia de tarefas interdependentes, conhecida como caminho crítico. As tarefas no caminho crítico têm prioridade máxima, pois qualquer atraso nelas atrasará todo o projeto. Saiba mais sobre essa técnica comprovada em nosso guia sobre o método do caminho crítico.
- Método de cadeia crítica (CCM): com base no CPM, o CCM adiciona buffers de tempo para proteger contra atrasos, especialmente quando os principais recursos são compartilhados entre as tarefas. É comumente usado em projetos de manufatura ou engenharia que exigem sequenciamento rígido e coordenação de recursos. Encontre dicas e ferramentas de especialistas para ajudar você a começar neste artigo sobre o método da cadeia crítica.
Métodos de balanceamento de carga de trabalho
Esses métodos permitem que você reatribua tarefas ou cronogramas para evitar a superalocação.
- Nivelamento de recursos: O nivelamento envolve o ajuste do cronograma do projeto para que você não sobrecarregue um indivíduo. Por exemplo, quando dois itens essenciais precisam da mesma pessoa ao mesmo tempo, você pode adiar uma tarefa para uma data posterior. Embora isso ajude a equilibrar as cargas de trabalho, geralmente aumenta a duração do projeto.
- Suavização de recursos: com essa abordagem, os gerentes de projeto mantêm o prazo original fixo e realocam recursos somente onde há folga disponível (também chamada de flutuação). Esse método é útil quando você não pode perder a data final de entrega, mas deseja reduzir os picos de carga de trabalho ao longo do caminho. Em alguns casos, é uma alternativa mais adaptável ao nivelamento.
Essas técnicas são especialmente úteis para gerentes de projeto que lidam com recursos compartilhados ou com largura de banda limitada. Você pode aprender mais sobre como aplicá-las neste guia sobre agendamento, carregamento e nivelamento de recursos.
Abordagens simplificadas ou manuais
Essas técnicas simples são fáceis de implementar, mas apresentam desvantagens, especialmente à medida que a complexidade aumenta.
- Heurísticas: as heurísticas são simplesmente regras básicas. Ao usar esse método, os gerentes de projeto podem atribuir tarefas à primeira pessoa qualificada disponível ou dividir o trabalho igualmente entre os membros da equipe. Essas regras podem ser suficientes para pequenas empresas ou projetos curtos, mas tendem a falhar em ambientes mais complexos ou em camadas.
- Programação manual (Gut + Spreadsheet): Ainda comum em muitas empresas, essa abordagem flexível depende do julgamento do gerente de projeto, da contribuição informal da equipe e de planilhas. Ele pode funcionar bem em pequena escala, mas rapidamente se torna difícil de gerenciar sem visibilidade da disponibilidade de todos, especialmente quando vários projetos ou departamentos estão envolvidos.
Abordagens estratégicas de alocação
Esses métodos dependem do julgamento estratégico para combinar os recursos com o trabalho.
- Alocação com base em prioridades: com esse método, os gerentes de projeto atribuem primeiro pessoas e ferramentas às tarefas mais críticas e de alto impacto. É especialmente útil quando a demanda excede a capacidade e as compensações são inevitáveis.
- Alocação de custo-benefício: ao usar esse método, as equipes avaliam o valor esperado de cada tarefa em relação às demandas de recursos, priorizando aquelas que oferecem o maior retorno. Esse método é comum no desenvolvimento de produtos ou no gerenciamento de metas comerciais concorrentes.
Qual método de alocação de recursos os gerentes de projeto costumam usar?
Os gerentes de projeto geralmente usam uma combinação de métodos de alocação de recursos, incluindo caminhos críticos, nivelamento de recursos e abordagens baseadas em prioridades. A escolha depende do setor, do tipo de projeto, da capacidade da equipe e da flexibilidade do cronograma. A maioria dos gerentes alterna entre os métodos formais e a tomada de decisões estratégicas com base nas restrições do mundo real.
Em projetos de construção, engenharia, manufatura e governo, os gerentes de projeto geralmente se apoiam em métodos de caminhos críticos ou cadeias críticas. Esses setores geralmente exigem sequenciamento preciso, orçamentos fixos e datas de entrega firmes, portanto, planejar dependências e buffers de tarefas é fundamental.
Por outro lado, os gerentes de projeto em ambientes de software, criativos, de consultoria, sem fins lucrativos ou de marketing tendem a trabalhar com cronogramas mais fluidos e prioridades sobrepostas. Nessas configurações de ritmo acelerado, é mais provável que usem abordagens de nivelamento de recursos ou baseadas em valor, como alocação baseada em prioridades ou custo-benefício. Esses métodos ajudam as equipes a se concentrarem no que é mais importante quando não conseguem fazer tudo.
“Eu prefiro uma combinação de alocação de recursos baseada em prioridades ou em custo-benefício”, diz Richter, que gerencia projetos técnicos na Smartsheet. “Geralmente, a maioria das equipes recebe mais trabalho do que pode realizar de forma razoável, e avaliar seus projetos e tarefas quanto ao impacto e à prioridade dá uma ideia de onde essa linha de corte existe. Depois de saber que minhas tarefas de maior impacto são totalmente suportadas, posso preencher as lacunas com um trabalho menos crítico ou oportuno.”
Na prática, a maioria dos gerentes de projeto se adapta à medida que as condições mudam. Um plano bem estruturado pode orientar o início, mas as restrições do mundo real, como atrasos, mudanças de prioridades e limites de capacidade, geralmente exigem correções de curso e decisões judiciais. Saber quando mudar de método é uma parte fundamental de uma forte liderança de projetos.
Como criar um plano de alocação de recursos
O planejamento de recursos começa antes que uma única tarefa seja atribuída. Primeiro, entenda o que é necessário: o que o trabalho envolve, quem está disponível e quais limitações são mais importantes. Não se trata de uma programação ilusória — trata-se de criar um plano que possa ser flexível e se concretizar com sucesso no mundo real.
“Quando crio um plano de alocação de recursos, observo as restrições, não a disponibilidade”, diz Jamilyn Trainor, gerente sênior de projetos da Müller Expo Services. “As realidades são moldadas por gargalos de espaço, orçamento e recursos. Se eu conseguir descobrir isso logo no início do processo, evito prometer demais e entregar menos.”
Ao começar com limitações, você ajuda a evitar pontos cegos desde o início. Aqui estão oito etapas para criar um plano flexível que não imploda quando você enfrenta adversidades:
1. Listar todas as tarefas dentro do escopo
Abra uma planilha, o Smartsheet ou sua ferramenta de gerenciamento de projetos preferida. Crie uma tabela ou quadro onde você possa listar todas as tarefas. Você terá uma linha ou carta por tarefa.
Se você tem um documento de escopo do projeto, esse é um ponto de partida perfeito. Converse sobre isso com sua equipe. Não se preocupe com quem fará o quê nesta etapa. Isso vem depois. Seu objetivo aqui é capturar todas as tarefas em um local facilmente atualizável.
Não inclua apenas marcos, como lançar uma campanha ou enviar um relatório final. Divida-as em tarefas específicas, como rascunho do esboço, obter feedback das partes interessadas ou fazer o upload da versão final para a plataforma.
“Eu sempre começo com o panorama geral: o que exatamente precisa ser feito e até quando”, diz Mikko Pasanen, fundador da Miko LLC, uma empreiteira geral que gerencia projetos de infraestrutura residencial, comercial e governamental. “Depois de entender o escopo e o cronograma, posso descobrir de quem preciso, quais equipamentos usaremos e como cronometrar tudo para que as equipes não pisem no pé umas das outras.”
2. Estime o tempo necessário
Para cada tarefa em sua planilha ou quadro de projeto, adicione uma estimativa de tempo. Não se concentre no número de dias necessários, mas nas horas práticas que alguém precisará para concluir a tarefa. Essas estimativas ajudam você a descobrir o que é razoável em uma determinada semana e se seu cronograma geral faz sentido.
“Primeiro decido como a equipe estimará seus esforços e se espero um nível alto ou baixo de precisão nessas estimativas”, diz Richter, da Smartsheet. “O suporte à alocação precisa de recursos pode ser demorado, então você quer determinar as necessidades reais da sua organização antes de começar a planejar a capacidade de cada recurso a cada minuto.”
3. Identifique as necessidades de habilidades
Para cada tarefa em sua planilha ou quadro, pergunte: Que tipo de habilidade isso realmente exige? É redação, design de UX, entrada de dados ou configuração do servidor? Seja o mais específico possível.
“Mantemos uma matriz de habilidades digitais em tempo real para cada um de nossos técnicos, detalhando as certificações e a proficiência em vários sistemas”, diz Jason Rowe, diretor e fundador da Hello Electrical. “Se surgir um emprego urgente, não verificamos apenas quem está livre — analisamos quem tem as qualificações e a largura de banda exatas. Esse alinhamento economiza tempo e evita o retrabalho.”
4. Mapeie dependências de tarefas
Antes de começar a atribuir trabalhos, circule as tarefas que têm um antecessor. Um depende de completar outro? Se sim, deixe isso claro em sua planilha ou ferramenta de projeto. Mapear dependências não se trata apenas de sequenciamento; trata-se de proteger todo o plano contra atrasos em cascata.
“Gerenciar dependências é um grande desafio no gerenciamento de recursos, especialmente se você estiver trabalhando com recursos alocados para vários projetos simultaneamente”, diz Richter. “Meu objetivo como gerente de projetos é desenvolver um plano de execução que utilize toda a capacidade de cada recurso, mas um prazo perdido facilmente pode inviabilizar esse plano 'perfeito'. Fornecer o espaço apropriado em seu plano de alocação para absorver atrasos inesperados pode ajudar a evitar um ciclo interminável de redistribuição e planejamento.”
Alex Smith, coproprietário e gerente da Render3DQuick.com, um estúdio de visualização arquitetônica em ritmo acelerado, enfatiza a importância do sequenciamento. “O que eu sempre faço é analisar inicialmente a identificação e o sequenciamento das dependências críticas do projeto”, diz ele. “Os artistas 3D precisam esperar até que os especialistas em CAD concluam os desenhos do cliente, e pode levar de três a cinco dias com as revisões. Um planejamento cuidadoso evita atrasos indiretos que podem fazer com que o cronograma do projeto se estenda por semanas.”
5. Crie sua lista de recursos com disponibilidade real
Agora é hora de listar seu pessoal e suas ferramentas. Descubra quanto tempo eles podem dedicar — depois de contabilizar outros trabalhos, horas para reuniões ou folgas. Se alguém estiver envolvido em outro projeto, talvez você receba apenas 30% da semana. Isso não é um problema, desde que você planeje isso.
Não se esqueça dos recursos compartilhados, como espaço de laboratório, servidores de teste ou equipamentos especializados. Eles também precisam ser agendados.
George Chasiotis, cofundador da consultoria digital Restartt, aprendeu que disponibilidade não é o mesmo que prontidão, especialmente quando humanos estão envolvidos.
“Certa vez, demos uma grande tarefa a alguém que tecnicamente tinha tempo, mas estava mentalmente esgotado de outro projeto”, diz ele. “No papel, fazia sentido. Na realidade, o tiro saiu pela culatra. O trabalho se arrastou e eles ficaram sobrecarregados. Isso me ensinou a não apenas verificar calendários, mas a perguntar às pessoas como elas estão se sentindo. Um check-in de cinco minutos pode economizar muito tempo depois.”
6. Atribua o trabalho
É hora de combinar as pessoas com as tarefas. Usando todo o seu trabalho de preparação, vá uma por uma e atribua cada tarefa a alguém com as habilidades e a disponibilidade certas. Use sua planilha ou rastreador para registrar quem está fazendo o quê, quando o fará e quanto tempo deve levar.
Jeff Kaiden, CEO da empresa de logística Capacity, explica seu processo holístico de alocação: “Depois que as prioridades são definidas, eu as mapeio para os caminhões, as pessoas e o espaço de armazenamento que realmente existem no solo. Até que essa imagem fique nítida, qualquer cronograma ou gráfico de recursos é uma suposição disfarçada como um plano. Se você estiver alocando recursos pela primeira vez, ignore a lista de tarefas óbvia. Passe algum tempo conhecendo as pessoas disponíveis, seus pontos fortes e a verdadeira razão pela qual cada tarefa existe. Quando os horários colidem, você precisará fazer concessões, e entender o “porquê” estratégico facilita a ligação.”
Essa combinação de logística rígida e consciência humana mantém suas tarefas fundamentadas. Você não precisa de um software sofisticado. Você pode codificar sua planilha por cores, mas certifique-se de que a imagem geral seja adequada.
7. Revise o plano e procure conflitos
Depois de fazer suas tarefas, dê um passo atrás. Alguém está lotado demais? Algum item ainda está flutuando sem dono? Duas pessoas precisam do mesmo equipamento ao mesmo tempo?
Justin Wheeler, CEO da plataforma de arrecadação de fundos sem fins lucrativos Funraise, diz que as ferramentas visuais de carga de trabalho fazem uma grande diferença para sua equipe. “Ver visualmente a largura de banda de todos nos ajudou a evitar sobrecarregar os melhores desempenhos”, diz ele. “Isso torna muito mais fácil identificar gargalos antes que eles se tornem problemas.”
Mesmo que você não esteja usando software, revise o plano com sua equipe e ajuste. É sempre melhor pegar um obstáculo mais cedo do que entrar no meio do projeto.
8. Mantenha o plano atualizado
Os planos mudam: uma remessa é adiada, uma tarefa demora mais do que o esperado, uma pessoa-chave diz que está doente. Seu plano precisa ser flexível.
Agende uma reunião semanal da equipe para avaliar o plano. Identifique onde você está ficando para trás e quem pode estar sobrecarregado e atualize seu plano adequadamente.
Qual modelo do Smartsheet funciona melhor para recursos?
Você pode usar o conjunto de modelos de gerenciamento de projetos e recursos do Smartsheet para atribuir tarefas, monitorar quem está fazendo o quê e monitorar o progresso geral do projeto, tudo em um só lugar. Equipes de pequeno a médio porte que desejam um modelo simples podem usá-lo para gerenciar o trabalho e a capacidade sem precisar criar seu próprio modelo.
O conjunto simples de modelos de gerenciamento de projetos e recursos inclui uma combinação de planilhas, relatórios e um painel. Eles trabalham em uníssono para oferecer visibilidade em tempo real do status da tarefa, das atribuições da equipe e da carga de trabalho futura. Você pode personalizar qualquer um deles para se adequar à estrutura do seu projeto ou usá-los como estão para começar a funcionar rapidamente.
Todos os relatórios e painéis já estão conectados às planilhas de origem, então eles serão atualizados automaticamente à medida que seu projeto progride.
Veja o que está incluído no conjunto de modelos:
- Rastreador de tarefas: esta é sua lista central de tarefas do projeto. Ele inclui colunas para nomes de tarefas, datas de conclusão, proprietários e status. Você também pode adicionar campos personalizados, como Prioridade ou Estimativa de Esforço, para apoiar seu planejamento.
- Relatório de tarefas futuras e atrasadas: Esse relatório é extraído do seu rastreador de tarefas e destaca tudo o que está atrasado ou com um prazo próximo. Ele oferece uma visualização filtrada para que você não precise percorrer a lista completa. Você pode usar isso para conduzir reuniões semanais ou reuniões de check-in.
- Resumo da alocação de tarefas abertas: este relatório mostra como as tarefas são distribuídas em sua equipe. Isso ajuda você a identificar quando alguém tem muito — ou não o suficiente — em seu prato. Você pode usá-lo para garantir que as cargas de trabalho estejam equilibradas e reatribuir o trabalho antes que os marcos saiam do caminho certo.
- Painel de visão geral de projetos e recursos: esse painel reúne dados de todas as planilhas e relatórios em uma única visualização. Ele mostra o status geral do projeto, as cargas de trabalho individuais e o progresso em relação aos prazos. Você pode personalizar os widgets do painel para mostrar gráficos, contagens ou resumos de tarefas com base no que é mais útil para sua equipe ou partes interessadas.
Benefícios da alocação de recursos
A alocação eficaz de recursos garante que as pessoas, as ferramentas e o tempo certos correspondam às tarefas certas. Ele ajuda os projetos a permanecerem dentro do cronograma, dentro do orçamento e alinhados com as prioridades, evitando sobrecarga e confusão. Bem feito, ele cria clareza, equilíbrio e espaço para se ajustar quando seu trabalho muda.
Isso é verdade se você estiver gerenciando um ciclo de desenvolvimento ágil, otimizando recursos em todos os departamentos ou usando software de produtividade, ferramentas de gerenciamento de tarefas ou sistemas de gerenciamento da força de trabalho para monitorar o trabalho. Um plano de alocação robusto também oferece suporte a uma colaboração mais estreita em equipe e a um planejamento de capacidade mais inteligente, sobre os quais você pode aprender mais neste guia completo de planejamento de capacidade.
Aqui estão os benefícios de otimizar a alocação de recursos:
- Mantém os prazos realistas: é mais provável que você atinja datas importantes quando as pessoas certas realizam as tarefas certas — e quando não têm muito o que fazer ao mesmo tempo.
- Identifique problemas com antecedência: com uma visão clara de quem está fazendo o quê e quando, você pode ver imediatamente se alguém está sobrecarregado, se as tarefas não foram reivindicadas ou se várias equipes precisam do mesmo recurso ao mesmo tempo. Isso ajuda você a evitar o esgotamento, evitar períodos de inatividade dispendiosos, manter o orçamento e se ajustar antes que os problemas piorem.
- Esclarece quem está fazendo o quê: quando todos veem seus nomes ao lado de uma tarefa, há menos confusão sobre a propriedade e você perde menos detalhes.
- Aproveite ao máximo o que você tem: se você tem pouco tempo, ferramentas ou pessoas, seu plano ajuda a ampliar os recursos sem esgotar a equipe.
- Facilita o ajuste em tempo real: quando as coisas mudam — e mudarão — você já sabe o que é flexível e o que não é. Isso facilita a troca de itens e, ao mesmo tempo, manter o ritmo.
- Dá confiança às pessoas no plano: quando você mapeia os detalhes com clareza, é mais provável que as pessoas confiem no processo e se comprometam com o trabalho.
Exemplos de alocação de recursos no gerenciamento de projetos
Exemplos de alocação de recursos podem vir de qualquer setor que use o gerenciamento de projetos. Em marketing, isso pode significar contratar um freelancer quando a equipe de design está sobrecarregada. Na construção, isso pode envolver o espaçamento de tarefas para que duas equipes não precisem do mesmo equipamento ao mesmo tempo.
Os gerentes de projeto em todos os lugares enfrentam problemas de recursos, mas é a forma como eles respondem que faz toda a diferença. Aqui estão os cenários diários de boa alocação de recursos em diferentes setores:
- Campanha de marketing com uma equipe de design ampliada: Uma equipe de marketing está se preparando para o lançamento de um produto, mas seu designer-chefe já está criticado. Em vez de forçar isso, o gerente de projeto move as tarefas pesadas de design para o início do cronograma e contrata um freelancer para cobrir as coisas mais leves. Isso dá à equipe principal algum espaço para respirar e mantém o cronograma de lançamento intacto.
- Projeto de construção com uma peça de equipamento: Em um canteiro de obras, duas tarefas — nivelamento e trabalho em concreto — precisam da mesma escavadeira. O gerente de projeto percebe isso antes que se torne um problema e distribui as tarefas em alguns dias. Alugar outra máquina custaria muito, e essa simples mudança mantém o cronograma e o orçamento sob controle.
- Dev Sprint com tarefas sobrepostas: Uma equipe de software inicia um sprint com dois grandes recursos, ambos precisando de trabalho de front-end. Mas apenas um desenvolvedor front-end está disponível. O gerente de projeto move um recurso para o próximo sprint e introduz o controle de qualidade mais cedo para trabalhar no que já foi feito. É um pequeno ajuste, mas mantém os planos em andamento sem esgotar ninguém.
- Evento sem fins lucrativos com uma pessoa fazendo três trabalhos: Em uma pequena organização sem fins lucrativos, uma pessoa está cuidando da logística do local, dos convites para palestrantes e da promoção de uma grande conferência. É demais. O líder do projeto atribui o alcance dos palestrantes a um colega de equipe e o marketing a outro. Agora, todo mundo tem um foco claro e o evento não fica para trás.
- Clínica de vacina contra a gripe com equipe superlotada: Em uma clínica comunitária, os enfermeiros devem administrar vacinas e atender os pacientes ao mesmo tempo. Isso não vai funcionar. O gerente da clínica deixa algumas consultas de rotina para o dia seguinte e chama uma enfermeira em tempo parcial para ajudar com as injeções.
- Agência criativa fazendo malabarismos com um trabalho urgente: um cliente importante precisa de uma mudança de marca — rapidamente. O gerente de contas pausa o trabalho interno e reatribui dois designers de um cliente menos proeminente. Como eles se ajustam cedo, a mudança de marca sai na hora certa e ninguém precisa se esforçar no último minuto.
- Equipe de assistência a idosos com alocação orientada pela demanda: Na EnableU, uma prestadora de serviços de assistência a idosos e deficiências, o diretor administrativo Conrad Wang usa um modelo orientado pela demanda para manter os custos baixos. “Seguimos um método de computação just-in-time para alocação de recursos, que nos permite alinhar os fluxos de trabalho de pessoal, tecnologia e conformidade à demanda real, em vez de cobrir o excesso de pessoal ou a compra excessiva de capacidade tecnológica, por precaução”, diz ele. “Essa abordagem nos ajudou a reduzir os custos com pessoal ocioso em 18%, mantendo a qualidade do serviço.”
Desafios da alocação de recursos e como resolvê-los
Os desafios de alocação de recursos incluem capacidade pouco clara, superalocação e mudanças de prioridades. Para resolver esses problemas, escolha ferramentas que forneçam visibilidade da carga de trabalho e das habilidades, não apenas da disponibilidade. Crie flexibilidade e amortecedores, coordene os projetos e sinalize riscos de forma proativa. As equipes também podem se manter adaptáveis com treinamento cruzado e comunicação clara.
Desafio: ver os limites de capacidade
Sem as ferramentas certas, talvez você não saiba quem está disponível ou o que eles podem fazer. Você pode pensar que alguém é livre com base no calendário, mas isso não significa que ele tenha as habilidades certas para o trabalho.
O que ajuda: use uma visualização compartilhada do projeto, mesmo que seja um rastreador básico de carga de trabalho. Peça aos líderes de sua equipe que o revisem semanalmente. Se sua plataforma tiver um painel de capacidade, torne-o parte da preparação da reunião de status.
Um projeto liderado por Rowe na Hello Electrical ilustra esse tipo de ponto cego. Sua equipe designou quatro técnicos seniores para um projeto de integração de casas inteligentes, presumindo que sua experiência geral seria suficiente.
“Essa era uma lacuna oculta de habilidades, não uma falta de pessoas ou de tempo”, diz Rowe. “Tivemos quatro técnicos experientes programados para uma integração complexa de casa inteligente, mas 10 dias depois, descobrimos que nenhum deles conhecia a programação do sistema europeu. Imediatamente realocamos dois técnicos seniores e contratamos um consultor externo com conhecimento especializado por uma semana, a um custo inesperado de $5.000. Em seguida, treinamos nossa equipe de forma cruzada. Essa realocação no meio do projeto evitou um problema muito maior de atrasos, insatisfação do cliente e custos de retrabalho, que poderiam ter ultrapassado $20.000.”
Essa experiência mostra por que a visibilidade precisa ir além da disponibilidade. Você também precisa ter uma visão sobre os recursos e as lacunas de cobertura.
Desafio: superalocação e esgotamento resultante
Quando os prazos são apertados, é tentador continuar acumulando tarefas para seus melhores funcionários, mas é assim que os projetos acabam se transformando em horas extras e as equipes se esgotam.
O que ajuda: observe qualquer pessoa com reservas consistentes em mais de 85 a 90 por cento do tempo. Distribua tarefas de alto esforço, escalone prazos e identifique problemas de carregamento com antecedência. Se alguém estiver sempre carregando peso extra, ajuste o plano.
Especialmente os profissionais criativos precisam de espaço para respirar para fazer seu melhor trabalho. A alocação inteligente se desenvolve nesse espaço antes que o esgotamento ocorra.
Desafio: prioridades pouco claras ou mudanças nas demandas
Os projetos raramente permanecem estáticos. Uma mudança repentina no escopo ou uma nova solicitação de partes interessadas pode prejudicar seu plano de alocação.
O que ajuda: adicione buffers de tempo e recursos quando possível e mantenha seu plano flexível o suficiente para ser realocado sem recomeçar. Estabeleça um processo para avaliar as solicitações de mudança e certifique-se de que sua equipe saiba como levantar sinais de alerta quando as prioridades começarem a mudar.
Desafio: Projetos concorrentes
Se sua equipe trabalha em várias iniciativas, provavelmente está sentindo pressões concorrentes. Sem coordenação, isso cria uma sobrecarga oculta e um caos de agendamento.
O que ajuda: use um calendário mestre ou uma visualização entre projetos para identificar conflitos. Alinhe os prazos sempre que possível. Seja claro sobre qual trabalho é fixo e o que é flexível.
Desafio: Mudanças de última hora
As pessoas ficam doentes. Os fornecedores desistem. Uma ferramenta para de funcionar quando você precisa dela. Se seu plano funcionar apenas em condições ideais, você estará constantemente no modo de recuperação.
O que ajuda: não confie em uma pessoa ou recurso para realizar uma tarefa crítica, a menos que você tenha um plano alternativo. O treinamento cruzado pode ajudar.
“Não se concentre apenas na eficiência; concentre-se na adaptabilidade”, diz Jacky Chow, COO e diretora de projetos da FastPreci, fabricante de peças de precisão. “Os projetos raramente saem conforme o planejado, então não se trata apenas de uma alocação perfeita, mas de estar pronto para funcionar sem perder o ímpeto.”
O planejamento ágil não é um luxo — é uma estratégia de sobrevivência. Quando você cria sistemas e mentalidades flexíveis, as mudanças de última hora se tornam gerenciáveis, não catastróficas.
Desafio: equipes remotas
Quando as pessoas não estão no mesmo local ou mesmo no mesmo fuso horário, o planejamento de recursos fica mais difícil. Falhas de comunicação, trabalho duplicado ou atrasos nas entregas podem impedir o progresso.
O que ajuda: Torne seu plano de recursos visível e fácil de acessar. Documente quem é dono do quê. Considere a sobreposição de fusos horários ao atribuir tarefas colaborativas. Use check-ins semanais para ajudar os bloqueadores de superfície antes que eles sejam enterrados.
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Os gerentes de projeto podem usar essa folha de dicas para encontrar e corrigir problemas de alocação de recursos em equipes remotas.
Como o software ajuda na alocação de recursos
O software de recursos oferece aos gerentes de projeto uma janela dinâmica sobre a carga de trabalho, a capacidade e os conflitos. Essas ferramentas — geralmente parte de sistemas mais amplos de gerenciamento da força de trabalho, planejamento de capacidade ou gerenciamento de tarefas — ajudam as equipes a tomar decisões mais inteligentes sobre quem faz o quê e quando, reduzindo suposições, sobrelotação e tempo ocioso.
Para Tomas Melian, vice-presidente sênior de marketing da DiabeteSteam, a capacidade de adequar a equipe e a infraestrutura à demanda real tem sido essencial.
“O primeiro passo que tomamos é mapear a demanda versus a oferta com escalabilidade automática preditiva para que os recursos correspondam às cargas de trabalho reais, não às estimativas ilusórias”, diz ele. “Usamos dados reais de engajamento para descobrir onde colocar pessoas, orçamento e ferramentas. Isso nos impede de provisionar demais durante períodos de lentidão, ao mesmo tempo em que nos certificamos de que estamos prontos para períodos de maior movimento.”
Esse tipo de flexibilidade baseada em dados é o que separa o malabarismo com planilhas do verdadeiro planejamento de recursos. O software facilita a execução de todas as ações a seguir:
- Identifique membros da equipe sobrecarregados antes que o esgotamento comece.
- Identifique tarefas não atribuídas e preencha as lacunas com antecedência.
- Realoque o trabalho em tempo real quando as condições mudarem.
- Coordene vários projetos.
O software também ajuda você a aplicar a estrutura, padronizando a forma como o esforço, as habilidades e a disponibilidade são monitorados em toda a equipe.
O ROI do uso de software de gerenciamento de recursos
As planilhas podem funcionar por um tempo, mas à medida que as equipes crescem ou os projetos se tornam mais complicados, o tempo gasto no monitoramento dos detalhes pode reduzir a produtividade.
É aqui que o software pode ajudar:
- Menos atrasos e alterações de última hora: quando você pode ver os conflitos mais cedo, você pode corrigi-los mais cedo.
- Maior utilização da equipe: as ferramentas de planejamento de recursos combinam as habilidades e a disponibilidade das pessoas para as tarefas certas, para que os membros da equipe possam se manter produtivos sem ficarem sobrecarregados.
- Resposta mais rápida às mudanças: quando as prioridades mudam ou um novo trabalho aparece, o software pode ajudá-lo a reatribuir tarefas, atualizar cronogramas e notificar os membros da equipe.
- Melhor previsão: depois de monitorar o tempo, o custo e o uso de recursos em vários projetos, você pode usar esses dados históricos para orçar e planejar com mais confiança.
Até mesmo plataformas leves podem oferecer um forte retorno, especialmente se reduzirem o atraso no projeto, melhorarem as entregas ou evitarem o retrabalho devido à sobrecarga.
Matriz gratuita para comparar software de alocação de recursos
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Use a matriz de software de alocação de recursos para comparar fornecedores com os principais recursos.
Como o Smartsheet ajuda na alocação de recursos
Se você estiver comparando ferramentas de planejamento de recursos, o Smartsheet oferece flexibilidade e profundidade, desde modelos prontos até soluções mais avançadas. Para equipes que gerenciam vários projetos, cronogramas variáveis ou recursos distribuídos, o Gerenciamento de Recursos do Smartsheet oferece a visibilidade e o controle necessários para tomar decisões de alocação confiantes em tempo real.
“Eu usei uma variedade de ferramentas diferentes de alocação de recursos, e o Gerenciamento de Recursos do Smartsheet tem sido a ferramenta mais flexível que já usei”, diz Richter, da Smartsheet. “Ele se conecta diretamente aos meus planos de projeto e eu tenho a capacidade de selecionar quais tarefas eu gostaria de sincronizar com meu plano de alocação. Tenho várias visualizações que suportam relatórios em nível individual, de equipe ou de função, e os dados podem ser alterados diretamente no Gerenciamento de Recursos ou no meu plano de projeto.”
Nem todas as ferramentas oferecem essa flexibilidade. “Usando outras ferramentas, tive que adaptar meus fluxos de trabalho significativamente para apoiar a alocação de recursos — e às vezes tive que duplicar entradas e esforços”, diz ela. “O gerenciamento de recursos se encaixa perfeitamente nos meus planos de projeto existentes e me dá a flexibilidade de definir tarefas e agrupamentos de uma forma que faça sentido para meu caso de uso.”
Para equipes que precisam coordenar pessoas, tempo e orçamento em vários projetos, experimente o Gerenciamento de Recursos do Smartsheet. É uma opção poderosa, especialmente se você já estiver trabalhando no Smartsheet.
Aprimore os esforços de gerenciamento de recursos com o Smartsheet
Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.