Definições: o que é alocação de recursos e como funciona?
Praticamente todos os projetos, lançamentos de produtos, transformações de sites e tudo que uma organização possa criar ou atualizar precisa de alocação de recursos. Afinal, sem os recursos certos, como algo seria realizado? Primeiro, vamos dar uma olhada nos tipos básicos de recursos de que você poderá precisar ou que poderá encontrar no gerenciamento de um projeto:
- Pessoas – Esses recursos são escritores, editores, designers de experiência do usuário (UX), diretores de arte, pessoas responsáveis por contas, gerentes de tráfego, freelancers ou contratados, desenvolvedores, testadores – as pessoas com as habilidades que você precisa para fazer o seu projeto.
- Tempo – Esse é o tempo total (dias, semanas, meses, anos) que você tem para finalizar o seu projeto. Embora a data final do projeto já possa ser decidida, você pode dividir incrementos de tempo nesse período para garantir que seu projeto permaneça no caminho certo.
- Ferramentas e capital – Se sua equipe de projeto precisar de uma "sala de guerra" dedicada, digamos, ou acesso a equipamentos específicos para criar recursos e produtos especiais, estes terão que ser planejados durante a fase de alocação de recursos do gerenciamento de projetos e alocados adequadamente.
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Quem está envolvido na alocação de recursos?
No nível mais elementar, um gerente de projetos ou de programas é responsável pela alocação de recursos. O gerente de projetos precisa avaliar quais tipos de pessoas, quanto tempo e quais ferramentas serão necessárias ao longo da agenda de um projeto. No entanto, na maioria das organizações, os gerentes de projetos não têm funcionários de recursos subordinados a eles. Eles precisam trabalhar com chefes de departamento de desenvolvimento, TI, criação, conteúdo e outros cujos relatórios diretos serão solicitados para contribuição ao projeto.
Algumas empresas e agências têm um gerente de tráfego ou de recursos que pode ter uma visão de alto nível sobre quem está fazendo o quê em qual departamento durante o período em consideração. Essa pessoa iria agir como um intermediário com o chefe do departamento (a pessoa que está fazendo o gerente real do trabalho) e o gerente do projeto para ajudar a coordenar a alocação de recursos.
Em organizações menores, um gerente de projeto pode falar informalmente com um recurso em potencial – digamos, um redator – e perguntar: "Como está sua carga de trabalho na próxima semana? Recebemos um pedido de oito a dez horas de redação e edição de quatro páginas da Web." Esse escritor poderia dizer que se ele ou ela tivesse tempo disponível, então o gerente do projeto teria que obter aprovação formal de seu gerente e marcar a alocação de recursos no rastreador da empresa.
Ocasionalmente, ao longo de um projeto extenso em que as pessoas criativas estão trabalhando em estreita colaboração com clientes e com partes interessadas internas, um recurso criativo pode ser solicitado por nome. Se um projeto precisa de uma minicampanha de, digamos, banners, e o cliente sabe que um escritor específico tem habilidade nessa área, o cliente pode solicitar que um escritor específico seja alocado para o projeto. A viabilidade dessa alocação depende dos outros compromissos desse recurso e de outros fatores de negócios. O gerente do projeto normalmente daria a palavra final sobre quais recursos são alocados a um projeto.
5 fatores críticos que podem afetar a alocação de recursos
Existem vários fatores que podem afetar a alocação de recursos, seja em uma situação agência-cliente, seja em um projeto interno. Aqui estão cinco fatores que podem representar um desafio à alocação de recursos ou podem levar a recursos que precisam ser realocados:
1: alterações na linha do tempo ou no escopo do projeto
Executivos e clientes de alto nível tendem a querer tudo o mais rápido possível, mesmo dentro de um cronograma estabelecido. Além disso, o escopo de um projeto pode mudar à medida que as necessidades do cliente mudam. Por exemplo, um pequeno projeto pode surgir enquanto sua equipe está trabalhando em um projeto maior para o mesmo cliente, e o cliente gostaria que o projeto menor fosse concluído em três dias. O gerente de projeto deve descobrir quem na equipe pode ter tempo para trabalhar no novo projeto, e, se ninguém tiver, o gerente deve encontrar rapidamente um prestador de serviço para fazer o trabalho.
2: disponibilidade de recursos
Digamos que sua agência recebeu uma solicitação para um projeto de experiência do usuário (UX), mas seu melhor designer de UX estará de férias por três semanas. O único outro designer de UX da agência que trabalha em tempo integral já está trabalhando meio período em outro projeto importante. O gerente de projeto precisa decidir se essa pessoa pode trabalhar no projeto de UX no tempo alocado ou se um prestador de serviços ou outro recurso precisa ser encontrado. Outra alternativa é que o designer de UX da agência e o prestador de serviços dividam o trabalho. O gerente de projetos trabalha com o chefe de UX para saber como obter o recurso de UX apropriado selecionado e alocado para o projeto.
One challenge that often arises is being able to select specific resources. Lynn Kenning, a Chicago-based program and project management expert, says “Project managers don’t often get to pick who the resources are. Resource people don’t report to them. There’s typically a pool of the type of resources – developers, designers – and you will be assigned one.”
3: dependências de projetos
Na maioria dos projetos, há etapas de trabalho que dependem da conclusão de outro trabalho, antes que possam ser iniciadas. Em um projeto digital típico, por exemplo, um grupo de desenvolvedores pode precisar escrever um código ou um script para determinada funcionalidade antes que qualquer trabalho criativo ou de conteúdo possa ser feito.
"Se o desenvolvimento atrasar", diz Kenning, "isso afetará quando os escritores ou designers de UX começarão seu trabalho – e essa mudança de tempo pode afetar quem está disponível também." Os gerentes de projetos precisam estar cientes dessas dependências e de como podem afetar seus projetos para que possam alocar recursos para a parte certa do projeto.
4: Tempo incerto de produtos resultantes
“Resource allocation is part science and part art,” says Kimberley Kelly, an Atlanta-based marketing expert and principal at MasonKelly. “A lot of times, decisions need to be made to get a project off the ground, when the timing of certain deliverables isn’t yet known,” she notes.
Por exemplo, digamos que um projeto de seis meses tenha 60 horas de redação atribuídas. O redator precisa participar da reunião inicial e de outras reuniões para começar a trabalhar na estratégia de conteúdo, mas os vetoriais do site precisam ser construídos, e os modelos de conteúdo criados antes que a maior parte da redação possa começar.
Em algumas situações, um gerente de projeto pode alocar cinco horas por semana para um escritor ao longo de 12 semanas, dando seu melhor palpite sobre quando essa escrita pode acontecer. Nas primeiras semanas de um projeto, a probabilidade de aquele escritor precisar criar um texto publicitário é provavelmente bastante baixa. "Pode ser um ato de equilíbrio", diz Kenning, porque esse escritor pode não conseguir trabalhar até que o projeto esteja avançado, e depois precisa dedicar duas semanas de trabalho de 30 horas para poder se concentrar e escrever o texto publicitário.
5. Urgência em comparação a outros projetos
Em muitas agências, os clientes e projetos mais importantes muitas vezes terão prioridade em relação a solicitações menores (ou pelo menos fazem com que essas solicitações menores sejam realocadas na agenda). É improvável que você realocasse seu principal designer (que estivesse trabalhando em um projeto de lançamento de produto com meses de duração) a uma solicitação de um projeto pequeno e rápido. O gerente de projetos e os chefes de departamentos precisam ponderar a urgência e a importância de cada projeto e alocar recursos adequadamente. No caso de projetos menores com tempos de entrega rápidos, os prestadores de serviço podem ser uma boa solução.
Como detectar riscos e abordá-los na alocação de recursos
O sucesso de todos os projetos depende da alocação eficiente de recursos, o que inclui a capacidade de ser flexível e de realocar recursos conforme necessário. "A única coisa que você pode dizer com certeza em qualquer conversa de alocação de recursos é que a mudança vai acontecer", diz Kelly. "Sempre haverá competição por recursos, e imprevistos são a norma."
Os planos mais bem concebidos no início de um projeto provavelmente precisarão mudar, e isso, claro, afetará a alocação de recursos. Alguns dos fatores que podem mudar os recursos alocados incluem:
- Avaliações do cliente: os clientes podem demorar mais tempo em suas avaliações do que foi alocado no plano de projeto, o que pode significar que os projetos demoram mais para serem concluídos. Às vezes isso pode significar que um recurso planejado não estará mais disponível. Um gerente de projeto deve "sempre ter planos de contingência em vigor", diz Kelly, "incluindo pessoas de apoio a quem pedir socorro, se necessário".
- Demora na criação de elementos de um projeto: com certos produtos resultantes, principalmente aqueles que requerem funcionalidade técnica, não há como dizer que o desenvolvimento de um determinado aplicativo levará precisamente 'X' horas de desenvolvimento. Somente quando os desenvolvedores começarem a construir o aplicativo e testá-lo é que eles e o gerente de projeto perceberão quanto tempo levará.
Ocasionalmente, parte da carga de trabalho levará menos horas, resultando em excesso de alocação de horas. O que ocorre com mais frequência é que algo levará mais tempo, resultando em subalocação de horas. Em ambos os casos, um gerente de projeto precisa corrigir o andamento do projeto e ajustar adequadamente as horas necessárias para que indivíduos e equipes trabalhem no projeto. - Emergências pessoais: se um recurso que foi alocado tiver uma emergência médica e sair inesperadamente, um recurso de apoio precisará ser alocado.
- Projetos concorrentes: como observado acima, projetos maiores e mais proeminentes muitas vezes têm prioridade. "Os gerentes de projeto nem sempre são informados sobre aquilo em que as pessoas estão trabalhando", diz Henning, "então eles podem planejar um recurso que, de repente, precisa ser realocado para o projeto de lançamento de produtos maiores".
Em todos esses casos, Kelly e Henning concordam que clientes e a alta administração precisam ser mantidos informados. Mudanças acontecem, e os planos C e D podem precisar se tornar o plano A. É função do gerente de projetos manter informados a administração, os clientes e as pessoas que trabalham nos projetos.
Considerações sobre alocação de recursos
Quando Kelly precisa de um prestador de serviços para um grande projeto de conteúdo, ela já tem seu plano em vigor. "Se eu precisar que seja escrito do zero um texto publicitário complicado ou que seja refeito, de cima para baixo, um conjunto de textos publicitários desorganizados de um cliente, terei, de imediato, um ou dois recursos em mente, ela afirma. "Se a primeira pessoa não pode fazer o projeto, eu imediatamente entro em contato com a segunda."
Se Kelly precisasse de uma estratégia de vinculação, ela já teria em mente uma terceira pessoa; se ela precisasse de uma revisão completa de um documento que já está bem escrito, teria em mente uma quarta. "É necessário que todos estejam alinhados e dispostos a ajudar como recurso principal se você precisar", aconselha Kelly.
Para Henning, um gerente de projetos competente é fundamental, principalmente em empresas maiores. "Se o seu trabalho é fazer algo em duas semanas, você precisa descobrir como fazer isso. Isso significa negociar com chefes de departamento. Também às vezes significa 'roubar' Pedro para pagar Paulo, mas você precisa saber que tanto Pedro quanto Paulo vão estar na mesma 'festa'." Em outras palavras, alocar recursos de um pool finito implica implantação criativa e flexibilidade.
"Outra coisa a se considerar é o nível do recurso de que você pode precisar. Por exemplo, se você alocar dois funcionários seniores para um projeto, gastará mais dinheiro", sugere Henning. "Pergunte: 'Posso concluir o projeto com um funcionário sênior e um júnior?'"
Oportunidades educacionais para gerenciamento de recursos
O gerenciamento de recursos é normalmente ensinado em qualquer boa disciplina de gerenciamento de projetos e de programas em escolas e universidades de negócios. Qualquer um que deseje ser um gerente em uma empresa deve ter pelo menos conhecimento funcional sobre a alocação de recursos — um diretor de conteúdo de uma agência de marketing, por exemplo, precisa entender totalmente como seus relatórios diretos devem ser e como serão utilizados.
Você também pode consultar o The Project Management Institute (PMI). Fundado em 1969, o PMI é o líder reconhecido em programas especializados de certificação empresarial, incluindo o Project Management Professional (PMP) ® e o Program Management Professional (PgMP). ® O instituto exige milhares de horas de trabalho no gerenciamento de projetos e de programas antes de poder realizar o exame de credenciamento. A alocação de recursos é abordada com profundidade em seu programa.
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