O que é um esboço de projeto?
Um esboço de projeto é um documento fundamental no gerenciamento de projetos. Os gerentes de projeto criam o esboço para definir formalmente o projeto. Um esboço de projeto inclui as metas, os objetivos, os recursos necessários e o cronograma do projeto. Uma vez aprovado, ele se torna o modelo para documentos futuros.
Como uma visão geral do projeto, o esboço do projeto é uma parte central do planejamento do projeto. Ele conecta as metas e os objetivos do projeto às metas comerciais mais amplas. O líder do projeto designado redige esse documento de aproximadamente duas páginas como uma visão geral de alto nível da visão do projeto e do trabalho necessário para realizá-la. A visão geral do projeto também é chamada de termo de abertura do projeto ou documento de definição do projeto (PDD).
Eric Verzuh, presidente e fundador da The Versatile Company, enfatiza a importância de um esboço de projeto: “Escrever o esboço é, sem dúvida, a coisa mais importante que se faz em um projeto. Provavelmente, é a primeira vez que alguém coloca o projeto por escrito. Ele elimina toda a incerteza ou, pelo menos, descobre o que o projeto realmente é.”
“É o ponto de partida para um dos cinco principais fatores de sucesso do projeto: acordo sobre a meta”, continua Verzuh. “Ele responde: ‘Por que estamos fazendo isso, o que queremos dizer quando fazemos isso e o que esperamos quando terminarmos?’ Esse é o momento-chave para resolver quaisquer divergências em vez de gastar dinheiro e cometer erros.”
Além de chegar a um acordo sobre uma meta, o esboço do projeto deve abordar cada um dos cinco principais fatores de sucesso do projeto mencionados no livro de Verzuh, The Fast Forward MBA in Project Management.
Veja a seguir os fatores de sucesso descritos por Verzuh e como o esboço realiza cada um deles
| Fator de sucesso | Contribuição do esboço |
|---|---|
| 1. Acordo sobre a meta | O esboço responde às seguintes perguntas para alinhar a equipe:
|
| 2. Ter um plano | O esboço é a base para delegar responsabilidades. |
| 3. Comunicação clara entre todas as partes interessadas | O esboço é a primeira vez que a comunicação formal ocorre. |
| 4. Gerenciamento do escopo | O esboço é a primeira tentativa de estabelecer o escopo. |
| 5. Suporte gerencial | O esboço é a primeira etapa para garantir o apoio da gerência. |
Um proprietário de projeto designado (normalmente o gerente de projeto ou o patrocinador do projeto) define formalmente o projeto durante a fase de iniciação do projeto. Essa fase é a primeira das cinco do ciclo de vida do gerenciamento de projetos, na qual o proprietário do projeto completa o esboço e o apresenta à gerência para aprovação.
Uma vez aprovado, o esboço torna-se a base para os documentos de planejamento do projeto da fase seguinte. Durante todo o projeto, a equipe frequentemente faz referência ao esboço para garantir que suas ações estejam alinhadas com as metas iniciais.
É importante observar que o esboço do projeto não deve ser confundido com uma proposta de projeto, que é um caso de negócios que explica por que o projeto é necessário. Um esboço comunica como o trabalho será feito, enquanto uma proposta comunica o porquê.
Quem deve criar um esboço de projeto?
Um patrocinador ou gerente de projeto deve criar o esboço do projeto. A pessoa responsável por liderar o projeto também é responsável pelo esboço, independentemente de seu título. Esse proprietário do projeto envolve as partes interessadas e os membros da equipe para montar o documento.
Joe Heagney, presidente da QMA International, LLC e autor do livro Fundamentals of Project Management, ressalta que “as informações que preenchem o esboço/cartaz do projeto geralmente são fornecidas pelo patrocinador do projeto ou por outra pessoa sênior da organização, mas o gerente de projeto deve tentar se envolver o mais rápido possível. Lembre-se, é o seu projeto.”
Se você for designado como proprietário do projeto, é fundamental que escreva um esboço, mesmo que isso não seja necessário. Verzuh compartilha: “Talvez nem sempre lhe peçam para escrever um, mas você sempre deve fazê-lo se estiver liderando um projeto. Isso mostra que você entende o que está sendo solicitado a fazer e é a melhor prática para esclarecer a tarefa.”
À medida que o patrocinador ou gerente montar o documento, ele envolverá os membros do projeto conforme necessário. Isso pode incluir membros da equipe, clientes ou partes interessadas. O esboço ajuda a criar um entendimento compartilhado entre todos os colaboradores do projeto e diminui a falta de comunicação durante as atividades de gerenciamento das partes interessadas.
Componentes do esboço do projeto
Os componentes de um esboço de projeto informam o leitor sobre as principais informações do projeto. Essas informações incluem o escopo do projeto, histórico, cronograma, membros da equipe, requisitos de recursos e muito mais. Esses itens fornecem contexto e esclarecem quaisquer ambiguidades antes da execução do projeto.
Aqui estão os componentes de um esboço de projeto:
- Informações gerais: esta seção inclui informações básicas, como o nome do projeto, o patrocinador do projeto, o gerente do projeto e a data de criação.
- Resumo do projeto: o resumo do projeto é uma visão geral concisa do projeto que informa o leitor sobre o contexto do projeto.
- Histórico: isso inclui todas as informações pertinentes que apoiam cada atividade do projeto. As informações básicas podem ser uma seção separada ou ser usadas em todo o documento para ajudar o leitor a entender por que você incluiu determinados fatores no esboço.
- Escopo do projeto: O escopo do projeto é uma lista detalhada do que o projeto envolve e dos métodos necessários para entregar o trabalho. O escopo também descreve os limites do projeto ou o que ele não inclui.
- Objetivos: Os objetivos são declarações mensuráveis que especificam como o projeto atingirá suas metas e como a equipe saberá que as metas foram atingidas.
- Restrições e suposições: Restrições são quaisquer limitações conhecidas do projeto. Isso pode estar relacionado ao orçamento, qualidade ou outros fatores. As suposições, por outro lado, são fatores que se acredita serem verdadeiros pela equipe.
- Principais partes interessadas: inclua uma lista detalhada das partes interessadas internas e externas envolvidas no projeto, bem como suas funções e responsabilidades.
- Principais membros da equipe: inclua uma lista de membros da equipe, suas funções e suas responsabilidades.
- Produtos: inclua produtos a serem entregues ou uma breve descrição dos insumos, resultados e resultados auxiliares do projeto, como relatórios.
- Cronograma do projeto: o cronograma do projeto deve incluir a data de início, a data de término e marcos significativos.
- Requisitos de recursos: inclua quaisquer requisitos de recursos ou uma lista das atividades e componentes necessários para concluir os produtos.
- Comentários: essa seção inclui quaisquer notas de projeto ou itens de ação que ajudarão a equipe a entender o documento ou esclarecer detalhes sobre o projeto.
- Orçamento: essa última seção é opcional. Inclua informações sobre o orçamento inicial, caso estejam disponíveis.
Verzuh também recomenda incluir riscos potenciais, mesmo em um nível básico: “Sempre vale a pena apontar os riscos. Riscos significativos sempre valem a pena, pois tendem a influenciar muitas coisas individuais e o projeto como um todo.”
Como desenvolver um esboço de projeto
Escrever um esboço de projeto sólido requer reflexão, comunicação e planejamento. Ao redigi-lo, sua principal atividade será coletar e reunir informações que definam o projeto. Reserve um tempo para obter feedback e revisar o documento antes de enviá-lo.
Antes de começar, crie uma linha do tempo e uma lista de verificação de conclusão para se manter no caminho certo. Embora o tempo necessário para escrever o esboço varie de acordo com o projeto, planeje tempo suficiente para coletar informações, preencher o documento e revisá-lo antes da data de envio.
Você pode usar um modelo de esboço de projeto existente para começar ou criar o seu próprio modelo do zero. Siga as etapas na ordem que listamos abaixo ou faça-as na ordem que fizer mais sentido para o seu projeto. Em qualquer etapa, certifique-se de obter feedback e contribuições dos membros da equipe.
Aqui está um guia passo a passo para escrever o esboço de seu projeto:
- Adicione informações básicas: comece preenchendo o título do projeto, as informações básicas, o autor e a data da versão na parte superior.
- Identifique as principais partes interessadas e os membros da equipe: determine e recrute os melhores membros possíveis para a equipe e registre seus nomes, funções e responsabilidades. Talvez seja necessário pedir recomendações de colegas de confiança. Liste todos os membros da equipe, patrocinadores, partes interessadas, clientes e consumidores que, em algum momento, serão afetados pelo projeto. Confirme com cada membro da equipe que ele entendeu sua função.
Para os membros da equipe e os participantes, Verzuh compartilha que é útil incluir informações sobre o “tempo que os membros da equipe gastarão (por exemplo, se estiverem no projeto em tempo parcial) e, além dos principais participantes, informações úteis como quem está pagando e quem é o patrocinador executivo, clientes específicos ou clientes internos”. - Resuma o projeto: escreva uma breve visão geral que ajude o leitor a entender o projeto e como ele cria valor comercial. O resumo pode ser tão curto quanto duas ou três frases.
Verzuh nos lembra que “os projetos são destinados a fornecer valor comercial. O trabalho do PM é ficar de olho no valor do negócio e manter todas as partes interessadas em direção ao valor do negócio. O resumo do projeto é importante porque cria o contexto.” - Articule as metas do projeto: reserve um tempo para especificar os objetivos do projeto. O que ele precisa entregar? Por que ele precisa entregar isso? Como esse projeto atingirá esse objetivo? Escreva o objetivo de forma sucinta e inclua qualquer justificativa contextual para as decisões do projeto. Mantenha a meta em um nível alto e certifique-se de que ela esteja conectada às metas gerais da empresa.
Exemplo: aumentar nossa presença na mídia social para triplicar o tráfego de entrada no site no próximo ano fiscal. - Determine os objetivos do projeto: primeiro, faça um brainstorming dos objetivos com base na meta. Escreva o que o projeto irá melhorar, reduzir, remover ou otimizar. Em seguida, escreva como a sua equipe fará essas melhorias e como medirá o sucesso delas. Embora as metas SMART sejam uma estrutura comum, Verzuh recomenda usá-la como um guia, em vez de aderir exatamente a ela. Aqui estão alguns exemplos de objetivos, com base na meta anterior:
- Exemplo 1: çançaremos quatro campanhas por trimestre para cada canal de mídia social existente, aumentando as impressões e visualizações em um fator de 10.
- Exemplo 2: nosso envolvimento aumentará em média 80% por trimestre, por canal, monitorado pela taxa de cliques e pelo número de comentários dos usuários.
- Exemplo 3: direcionaremos as mensagens da campanha com base no feedback do usuário coletado na campanha do trimestre anterior para aumentar a retenção no site em 25% a cada trimestre e diminuir a taxa de rejeição em 20%.
Dica avançada: Verzuh diz: “Pense no resumo do projeto e nos objetivos do projeto como a Estrela Polar para a qual voltar e perguntar: ‘Ainda estamos no caminho certo?’”
- Defina o escopo e os produtos a serem entregues: de acordo com Verzuh, “O escopo e os produtos a serem entregues andam de mãos dadas. O escopo é escrito como um verbo. O produto a ser entregue é o substantivo resultante.” Esclareça qual escopo de trabalho está dentro dos limites do projeto e o que está fora. É especialmente importante detalhar o que está fora do escopo.
- Liste recursos necessários: forneça uma visão geral de todos os recursos necessários, incluindo pessoas, instalações, custos, equipamentos, tempo ou informações. Não é necessário ser muito detalhista nessa etapa. Depois que o projeto for aprovado, você ampliará sua estimativa inicial. Cite todas as informações básicas de apoio, como dados históricos ou comparações com projetos anteriores, como evidência.
- Elabore um cronograma do projeto: selecione uma data de início do projeto e uma data de conclusão estimada. Em seguida, adicione os principais marcos entre as duas datas. “Coloque qualquer marco que você conheça e informe como você chegou a esse prazo”, diz Verzuh. “Por exemplo, se o seu cronograma indicar que o planejamento e a estratégia precisam ser concluídos até a data X, inclua como você chegou a esse número.”
Considere a possibilidade de usar as perguntas de Verzuh como sugestões:- E se não conseguirmos concluir o trabalho até a data decidida?
- Isso será um problema se passarmos da data? Há alguma penalidade por passar?
- Há algum motivo comercial para que seja feito até esse momento?
- Como isso se relaciona com sua declaração de propósito?
- Identifique as restrições e premissas do projeto: considere todas as restrições dentro das quais o projeto precisa ser realizado. Use as seis restrições ao considerar os fatores que podem afetar seu projeto.
- Em seguida, liste as suposições, ou o que sua equipe acredita ser verdade. Por exemplo, em que você espera confiar ou se manter fiel em relação a tempo, equipe, recursos, custos ou equipamentos?
Nesta seção, considere e inclua também quaisquer riscos significativos que possam afetar ou interferir no sucesso do projeto. - Anote os custos: você não precisa de um orçamento detalhado, mas é útil incluir os custos. Verzuh sugere escrever “algo básico para que seja reconhecido, como ‘Esperamos gastar uma quantia X com pessoal.’”
- Obtenha feedback: se ainda não o fez, peça aos membros da equipe e às partes interessadas que analisem o documento ou as seções pertinentes. Seja receptivo à perspectiva deles e esteja aberto a fazer mudanças.
- Analise e revise: leia o documento e modifique qualquer linguagem que não esteja clara. Faça as revisões finais com base em sua análise e no feedback da etapa anterior. Leve suas revisões aos membros da equipe para obter opiniões sobre os ajustes. Repita até que você tenha criado um documento de alta qualidade.
- Apresente o esboço: se você tiver que apresentar o esboço, entre na reunião preparado com uma apresentação. Pratique a discussão do esboço do projeto com os colegas. Antecipe todas as perguntas que possam surgir durante a apresentação.
Modelo de esboço de projeto com exemplo
Baixe um modelo de esboço de projeto para
Microsoft Word | Adobe PDF
Baixe um modelo de esboço de projeto em branco para
Microsoft Word | Adobe PDF
Use este modelo de amostra de esboço de projeto para ajudá-lo a articular suas metas de projeto e alinhar sua equipe a elas. Baixe o modelo de amostra de uma página para ver um exemplo de como escrever uma visão geral do projeto de alto nível, um resumo do projeto, objetivos, escopo e principais resultados. Em seguida, use o modelo em branco para criar seu próprio esboço de projeto.
Dicas para escrever um esboço de projeto
Reunimos dicas de especialistas para ajudá-lo a escrever um ótimo esboço de projeto. Use estas dicas para manter seu documento focado e eficaz. Um esboço bem-sucedido ajudará a alinhar as partes interessadas e os membros da equipe às metas do projeto.
Aqui estão nossas principais dicas para escrever um esboço de projeto:
- Use um modelo: comece com um modelo. Você pode criar o seu próprio modelo ou usar um modelo de esboço de projeto pré-existente.
- Mantenha-se organizado: mantenha o documento bem estruturado.
- Não se apresse: reserve tempo suficiente para criar um esboço de qualidade.
- Identifique conflitos: aja como um detetive que está descobrindo onde as partes interessadas discordam. Verzuh diz: “Sempre sabemos que há uma discordância; não sabemos qual é ela até descobri-la. Este é um ótimo momento para descobrir esses problemas.”
- Obter feedback: esteja aberto ao feedback e pronto para revisões.
- Seja persuasivo: escreva para o leitor com o objetivo de conseguir a adesão de todos. Lembre-se de que o esboço pode ser a primeira porta crítica do projeto, pois a aprovação do projeto provavelmente depende desse documento. Verzuh diz: “Elabore o esboço do seu projeto para abordar os principais aspectos que precisam ser mencionados sobre o projeto. Especialmente no caso de trabalhos internos, essa pode ser a base para decidir se um projeto deve ser levado adiante.”
- Lembre-se de seu público-alvo: leia todas as seções concluídas tendo em mente o seu público. Certifique-se de que o conteúdo responda claramente ao que cada grupo ou pessoa precisa saber. Veja o processo como um meio de esclarecer o projeto. Heagney diz: “O processo de criação do esboço é um processo de esclarecimento. O gerente de projeto deve se envolver com as partes interessadas, identificar seus desejos e necessidades e, em seguida, começar a criar requisitos.”
- Edite e revise: faça uma verificação cruzada do seu trabalho, pedindo aos membros da equipe de várias áreas que o revisem. Ao fazer isso, eles podem descobrir lacunas de informações ou seções que não estão claras.
- Mantenha a simplicidade: a simplicidade é o melhor. Depois de ler seu esboço, marque as seções que não fazem sentido e reescreva-as. Se você não entender facilmente, seu leitor também não entenderá. Use a formatação, como os marcadores, a seu favor.
- Use dados quantificáveis: ao escrever os requisitos, Heagney recomenda que eles sejam “mensuráveis e verificáveis”.
- Reconheça restrições: seja realista ao determinar a restrição tripla (escopo, agenda e custo). Verzuh recomenda perguntar a si mesmo: “Há alguma ameaça no ambiente do projeto que o impeça de cumprir a cronograma, as metas ou os objetivos do projeto, ou que o torne muito mais caro do que o previsto?”
- Reconheça os riscos: não tome decisões com base na execução perfeita do projeto. Suponha que pelo menos 20% do projeto enfrentará desafios.
Benefícios de escrever um esboço de projeto
Os benefícios de escrever um esboço de projeto fazem com que valha a pena dedicar tempo para criá-lo. Isso contribui para o sucesso do seu projeto, evita erros de comunicação dispendiosos e capacita a sua equipe. Em última análise, isso facilita seu trabalho como gerente de projeto.
Aqui estão os benefícios de escrever um esboço de projeto:
- Melhor alinhamento da equipe: ao definir claramente as metas e os objetivos, o esboço alinha todos os membros da equipe às metas do projeto.
- Comunicação mais clara: estabeleça uma comunicação inequívoca desde o início com um esboço do projeto.
- Funções mais claras: o esboço do projeto esclarece as funções e responsabilidades desde o início.
- Menos divergências: ao alinhar os membros da equipe desde o início, os esboços do projeto ajudam a resolver as divergências antes que elas se tornem onerosas.
- Melhoria das relações com as partes interessadas: manter as partes interessadas informadas sobre as metas do projeto significa que você tem mais condições de gerenciar as expectativas e as relações com as partes interessadas.
- Melhor gerenciamento de tempo: ajude a equipe a administrar o tempo incluindo uma agenda e uma agenda no seu esboço.
- Marcos mais úteis: crie pontos de sucesso dentro do projeto com marcos.
- Fluxo de trabalho otimizado: ao esclarecer as funções e responsabilidades da equipe no esboço do projeto, você ajuda a promover fluxos de trabalho eficientes.
- Redução do desvio do escopo: a definição do escopo do seu projeto no esboço ajuda a evitar ou atenuar o desvio de escopo.
Além disso, Verzuh observa que a criação de um esboço de projeto “constrói sua própria autoridade de especialista, demonstra que você é a pessoa competente e organizada para liderar o projeto, estabelece o documento como uma autoridade sobre os participantes como um ponto de contato para lembrá-los do acordo e serve como o primeiro fator de sucesso do projeto”.
Otimize os esboços de seus projetos com o gerenciamento de trabalho em tempo real no Smartsheet
Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.