Como desenvolver um esboço de projeto

Escrever um esboço de projeto sólido requer reflexão, comunicação e planejamento. Ao redigi-lo, sua principal atividade será coletar e reunir informações que definam o projeto. Reserve um tempo para obter feedback e revisar o documento antes de enviá-lo. 

Antes de começar, crie uma linha do tempo e uma lista de verificação de conclusão para se manter no caminho certo. Embora o tempo necessário para escrever o esboço varie de acordo com o projeto, planeje tempo suficiente para coletar informações, preencher o documento e revisá-lo antes da data de envio. 

Você pode usar um modelo de esboço de projeto existente para começar ou criar o seu próprio modelo do zero. Siga as etapas na ordem que listamos abaixo ou faça-as na ordem que fizer mais sentido para o seu projeto. Em qualquer etapa, certifique-se de obter feedback e contribuições dos membros da equipe. 

Aqui está um guia passo a passo para escrever o esboço de seu projeto:

1. Adicione informações básicas: comece preenchendo o título do projeto, as informações básicas, o autor e a data da versão na parte superior. 
2. Identifique as principais partes interessadas e os membros da equipe: determine e recrute os melhores membros possíveis para a equipe e registre seus nomes, funções e responsabilidades. Talvez seja necessário pedir recomendações de colegas de confiança. Liste todos os membros da equipe, patrocinadores, partes interessadas, clientes e consumidores que, em algum momento, serão afetados pelo projeto. Confirme com cada membro da equipe que ele entendeu sua função.
   
   Para os membros da equipe e os participantes, Verzuh compartilha que é útil incluir informações sobre o “tempo que os membros da equipe gastarão (por exemplo, se estiverem no projeto em tempo parcial) e, além dos principais participantes, informações úteis como quem está pagando e quem é o patrocinador executivo, clientes específicos ou clientes internos”. 
3. Resuma o projeto: escreva uma breve visão geral que ajude o leitor a entender o projeto e como ele cria valor comercial. O resumo pode ser tão curto quanto duas ou três frases. 
   
   Verzuh nos lembra que “os projetos são destinados a fornecer valor comercial. O trabalho do PM é ficar de olho no valor do negócio e manter todas as partes interessadas em direção ao valor do negócio. O resumo do projeto é importante porque cria o contexto.”
4. Articule as metas do projeto: reserve um tempo para especificar os objetivos do projeto. O que ele precisa entregar? Por que ele precisa entregar isso? Como esse projeto atingirá esse objetivo? Escreva o objetivo de forma sucinta e inclua qualquer justificativa contextual para as decisões do projeto. Mantenha a meta em um nível alto e certifique-se de que ela esteja conectada às metas gerais da empresa.
   
   Exemplo: aumentar nossa presença na mídia social para triplicar o tráfego de entrada no site no próximo ano fiscal.
5. Determine os objetivos do projeto: primeiro, faça um brainstorming dos objetivos com base na meta. Escreva o que o projeto irá melhorar, reduzir, remover ou otimizar. Em seguida, escreva como a sua equipe fará essas melhorias e como medirá o sucesso delas. Embora as metas SMART sejam uma estrutura comum, Verzuh recomenda usá-la como um guia, em vez de aderir exatamente a ela. Aqui estão alguns exemplos de objetivos, com base na meta anterior:
   • Exemplo 1: çançaremos quatro campanhas por trimestre para cada canal de mídia social existente, aumentando as impressões e visualizações em um fator de 10.
   • Exemplo 2: nosso envolvimento aumentará em média 80% por trimestre, por canal, monitorado pela taxa de cliques e pelo número de comentários dos usuários. 
   • Exemplo 3: direcionaremos as mensagens da campanha com base no feedback do usuário coletado na campanha do trimestre anterior para aumentar a retenção no site em 25% a cada trimestre e diminuir a taxa de rejeição em 20%.
     
     Dica avançada: Verzuh diz: “Pense no resumo do projeto e nos objetivos do projeto como a Estrela Polar para a qual voltar e perguntar: ‘Ainda estamos no caminho certo?’”
6. Defina o escopo e os produtos a serem entregues: de acordo com Verzuh, “O escopo e os produtos a serem entregues andam de mãos dadas. O escopo é escrito como um verbo. O produto a ser entregue é o substantivo resultante.” Esclareça qual escopo de trabalho está dentro dos limites do projeto e o que está fora. É especialmente importante detalhar o que está fora do escopo. 
7. Liste recursos necessários: forneça uma visão geral de todos os recursos necessários, incluindo pessoas, instalações, custos, equipamentos, tempo ou informações. Não é necessário ser muito detalhista nessa etapa. Depois que o projeto for aprovado, você ampliará sua estimativa inicial. Cite todas as informações básicas de apoio, como dados históricos ou comparações com projetos anteriores, como evidência. 
8. Elabore um cronograma do projeto: selecione uma data de início do projeto e uma data de conclusão estimada. Em seguida, adicione os principais marcos entre as duas datas. “Coloque qualquer marco que você conheça e informe como você chegou a esse prazo”, diz Verzuh. “Por exemplo, se o seu cronograma indicar que o planejamento e a estratégia precisam ser concluídos até a data X, inclua como você chegou a esse número.”
   
   Considere a possibilidade de usar as perguntas de Verzuh como sugestões:
   • E se não conseguirmos concluir o trabalho até a data decidida?
   • Isso será um problema se passarmos da data? Há alguma penalidade por passar?
   • Há algum motivo comercial para que seja feito até esse momento?
   • Como isso se relaciona com sua declaração de propósito? 
9. Identifique as restrições e premissas do projeto: considere todas as restrições dentro das quais o projeto precisa ser realizado. Use as seis restrições ao considerar os fatores que podem afetar seu projeto. 

1. Em seguida, liste as suposições, ou o que sua equipe acredita ser verdade. Por exemplo, em que você espera confiar ou se manter fiel em relação a tempo, equipe, recursos, custos ou equipamentos?
   
   Nesta seção, considere e inclua também quaisquer riscos significativos que possam afetar ou interferir no sucesso do projeto.
2. Anote os custos: você não precisa de um orçamento detalhado, mas é útil incluir os custos. Verzuh sugere escrever “algo básico para que seja reconhecido, como ‘Esperamos gastar uma quantia X com pessoal.’”
3. Obtenha feedback: se ainda não o fez, peça aos membros da equipe e às partes interessadas que analisem o documento ou as seções pertinentes. Seja receptivo à perspectiva deles e esteja aberto a fazer mudanças. 
4. Analise e revise: leia o documento e modifique qualquer linguagem que não esteja clara. Faça as revisões finais com base em sua análise e no feedback da etapa anterior. Leve suas revisões aos membros da equipe para obter opiniões sobre os ajustes. Repita até que você tenha criado um documento de alta qualidade. 
5. Apresente o esboço: se você tiver que apresentar o esboço, entre na reunião preparado com uma apresentação. Pratique a discussão do esboço do projeto com os colegas. Antecipe todas as perguntas que possam surgir durante a apresentação.