Qual é a diferença entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de projetos de TI?
O gerenciamento de projetos é o processo de concepção, organização e execução de projetos, enquanto o gerenciamento de projetos de TI é a administração de projetos específicos de tecnologia da informação, incluindo desenvolvimento de software, configurações de tecnologia, projetos de infraestrutura e atualizações.
O gerenciamento de projetos é um conjunto de habilidades universais que se aplica a todos os setores e departamentos da empresa. “O gerenciamento de projetos de TI não deve ser diferente do gerenciamento de projetos de RH, de atendimento ao cliente ou de logística”, sugere Mary Beth Imbarrato, profissional de gerenciamento de projetos (PMP), líder de Scrum certificada (CSM), profissional de planejamento estratégico (SPP) e especialista em gerenciamento de mudanças (CMS) da MBI Consulting. “O elemento-chave é que, se uma pessoa se identifica como gerente de projetos de TI, isso significa que ela é especialista em projetos de tecnologia. Mas é importante saber que o conjunto geral de habilidades é semelhante, mesmo que os dois tipos de gerenciamento tenham pontos fortes em diferentes áreas.”
Por que os projetos de TI falham?
Os especialistas concordam que a falta de metas claras, patrocínio insuficiente e os desafios de planejamento são as principais razões para o fracasso de projetos. Prestar atenção no motivo pelo qual os projetos falham é a melhor maneira de aprimorar e entregar projetos bem-sucedidos no futuro.
Te Wu, CEO e CPO da PMO Advisory, descreve as razões para o fracasso de projetos de TI. “Além da razão óbvia da gestão de projetos inadequada, acredito que as principais razões para o fracasso de projetos de TI são as questões políticas e conflitantes que surgem em projetos complexos, fazendo as pessoas perderem o foco e enfraquecendo a liderança com o passar do tempo. No início, a liderança é forte, mas, com o tempo, sua atenção se torna inconsistente e, muitas vezes, dura pouco.”
À medida que os projetos de tecnologia se tornaram maiores e mais complexos, especialmente para os profissionais de TI, as falhas também aumentaram. Um estudo da McKinsey-Oxford estima que iniciativas de TI em larga escala (aquelas que excedem US$ 15 milhões) ultrapassam seus orçamentos em até 45%. Esses projetos também excedem as linhas do tempo e oferecem até 56% menos valor às partes interessadas. Existem várias razões, incluindo problemas inesperados que surgem por ser a primeira vez que se cria ou implementa algo. No entanto, questões como escala e complexidade, falta de foco e membros da equipe não qualificados também contribuem para as altas taxas de falha relatadas.
Um dos elementos mais citados de um projeto fracassado envolve equipes de projeto que se concentram demais no processo e no orçamento em vez de alcançar marcos e continuar progredindo. Os empreendimentos de longo prazo também têm impedimentos que surgem dos desafios causados pela rápida mudança de hardware e pela introdução de novas versões de software durante o prazo do projeto.
Falha no projeto por falta de patrocínio
Elizabeth Harrin, gerente de projetos experiente e autora de ITPM (gerenciamento de projeto de TI), compartilha um relato detalhado de um projeto de TI que não conseguiu ganhar força devido à falta de suporte executivo. “Foi um projeto que se concentrou em uma auditoria de conformidade de licença de software de TI tendo um gerente de segurança de TI como principal parte interessada. Infelizmente, nem eu, como gerente de projetos, nem a parte interessada tínhamos patrocínio da gerência porque o projeto simplesmente não era tão interessante para eles na época.”
Como Elizabeth descreve, sem o patrocínio de um líder sênior, os projetos podem se dissolver rapidamente. Projetos e atividades concorrentes que envolvem vários departamentos tornam a adesão e o apoio um desafio.
“Muitas vezes, há vários interesses concorrentes que impedem o apoio e o envolvimento total das pessoas”, afirma Alexis Nicole White, PMP, líder de Scrum e consultora de entrega de projetos da North Highland. Os patrocinadores seniores não são os únicos membros da equipe que sofrem com a dificuldade em se concentrar. As repercussões de múltiplas distrações são evidentes no gerenciamento de projetos. Mary Beth trabalhou em projetos de TI em que a atribuição de vários coordenadores de projetos que se reportavam ao gerente de projetos pode ter sido benéfica para o sucesso do projeto. “Isso permitiu que o gerente de projetos de TI se concentrasse nas necessidades estratégicas da organização em relação ao projeto, em vez de monitorar tarefas incompletas ou atrasadas.”
A comunicação afeta o sucesso do projeto
Os especialistas também concordam que a comunicação é um elemento essencial para o sucesso do projeto. Sem habilidades de comunicação, é impossível coordenar os entregáveis do projeto e entregar um projeto completo.
Ben Timmerman, profissional líder de Scrum e diretor de desenvolvimento de software do The Brookfield Group, acredita que todos os projetos malsucedidos envolvem falha de comunicação. “Em cada projeto malsucedido, não existe uma boa comunicação entre as equipes, os fornecedores ou os clientes. A maioria dos projetos tem riscos desconhecidos. Pode ser desvio de escopo, problemas de orçamento ou problemas técnicos. Em todos os casos, a comunicação é a causa raiz.”
Krista Kaszycki, diretora de operações da AlphaRidge, compartilha um sentimento semelhante sobre o fracasso de projetos. “Geralmente, os projetos de TI falham devido à falta de comunicação ou inabilidade de definir expectativas e dependências realistas desde o início.”
Como evitar falhas no projeto de TI
Todos os projetos envolvem riscos. Os gerentes de projetos de TI querem entregar projetos cumprindo o prazo e o orçamento, mas as falhas podem acontecer. Para evitá-las, os gerentes de projetos devem ter o apoio contínuo do líder sênior e uma excelente comunicação.
“Garanta a adesão total e o apoio das principais partes interessadas e de todos os membros da equipe do projeto desde a criação do termo de abertura”, sugere Alexis Nicole. Isso evita que interesses concorrentes desviem os recursos. “Elabore um plano de escalonamento para resolver problemas rapidamente e criar responsabilidade por prazos não cumpridos.” Além de conseguir a adesão das partes interessadas, Krista incentiva as equipes a “[dedicar] o tempo necessário para entender os objetivos de cada parte interessada no início do projeto e oferecer atualizações consistentes, o que evitará muita dor de cabeça”.
Ben reitera a necessidade de comunicação. “O excesso de comunicação não é necessariamente algo ruim. Pode ficar repetitivo, mas garantir que você e a equipe do projeto sigam pelo mesmo caminho para atingir as metas é um requisito para um projeto bem-sucedido.”
Melhores práticas e princípios para profissionais de gerenciamento de projetos de TI
Às vezes, até o projeto mais perfeitamente elaborado dá errado. Embora seja difícil concluir projetos, as equipes sempre podem ficar melhores, mais rápidas e mais eficientes.
No entanto, gerenciar projetos não é motivo de desespero. Com a ajuda de outros especialistas, os gerentes de projetos podem aprender a gerenciar melhor os futuros projetos de gerenciamento de informações. Mary Beth compartilha um cenário real em que apenas a equipe de TI usou uma metodologia Agile de gerenciamento de projetos, e o resto da organização, não, criando confusão dentro da equipe do projeto.
“As equipes de projeto de TI precisam ter representantes de várias unidades de negócios devido a mudanças futuras. Esses representantes são responsáveis por fornecer requisitos, esclarecer as necessidades, responder a perguntas da equipe de desenvolvimento de TI e, geralmente, testar a aceitação do usuário”, afirma Mary Beth.
Ela continua, “em uma situação que depende de uma metodologia desconhecida, a equipe de TI deve treinar a equipe do projeto (representantes das unidades de negócios) sobre como o projeto se desenrolará, a metodologia que será usada, os elementos-chave dessa metodologia e como os representantes das unidades de negócios podem contribuir de forma significativa. Não é preciso muito para estabelecer uma base sólida para que os membros da equipe do projeto entendam como o processo ocorrerá”.
Mary Beth conclui, “eu sugeriria incluir uma ilustração de como o projeto se desenrolará, um glossário de termos com todos os acrônimos geralmente usados em projetos de TI e um documento de funções e responsabilidades para proporcionar clareza sobre as tarefas e os responsáveis por elas”.
Conhecimento e comunicação são as chaves para o sucesso do projeto
As evidências trazidas por todos os especialistas em gerenciamento de projetos confirmam os benefícios de uma comunicação eficaz. Wu acredita que conhecimento é poder: “Dedique um tempo para entender o porquê (alinhamento estratégico), quem (partes interessadas, especialmente clientes), o quê (escopo), quando (cronograma), onde (se a localização geográfica for importante) e quanto. Ao entender esses cinco aspectos (5Ws), os gerentes de projetos podem determinar melhor o ‘como’”.
Alexis Nicole reitera os sentimentos de Wu quando se trata de se preparar com conhecimento. “Como gerente de projetos, é preciso fazer muitas perguntas, mesmo que pareçam bobas. Muitas vezes, essas perguntas ‘bobas’ são omitidas e poderiam evitar desastres”.
Os gerentes de projetos dependem da comunicação clara entre os membros da equipe e os clientes. Ben incentiva os gerentes de projetos a se concentrarem na colaboração entre todas as partes interessadas. “Afinal de contas, um PM de TI trabalha com pessoas. Esteja você implementando uma mudança para um cliente ou criando um produto mínimo viável, a relação com pessoas é uma constante. Compreender os recursos técnicos e como os membros da equipe se comunicam ao longo de um projeto permite que o PM amenize os problemas antes que eles surjam. A capacidade de identificar quando o risco está se tornando uma realidade muitas vezes separa um bom projeto de um projeto fracassado.”
Centralize tudo em um único lugar
Mantenha todas as informações do projeto, documentos, tarefas e relatórios de progresso em um único local para reduzir equívocos. Como Amy diz, “a tecnologia é sua amiga. Usar automação e tecnologia para garantir que o projeto seja entregue com eficiência muda o jogo. Não tenha medo de tentar algo novo ou diferente para obter outros resultados”.
Krista reitera esse sentimento e sugere que as equipes de projeto “encontrem uma ferramenta de colaboração que seja flexível o suficiente para suas necessidades exclusivas e que possa facilitar as transações de dados mais importantes. Por exemplo, você precisa conseguir automatizar determinadas notificações ou coletar planilhas de dados de formato grande?”
Melhores práticas para uma boa governança de gerenciamento de projetos de TI
A governança de projeto se refere aos elementos que contribuem para o sucesso do projeto. Os três pilares principais são estrutura, pessoas e informações, mas os componentes adicionais variam conforme a organização.
Wu acredita que a governança do projeto é um tópico essencial, mas mal compreendido. Ele cita três melhores práticas para a governança do gerenciamento de portfólio de projetos de TI:
- Estabelecer processos de governança desde o início: mesmo que a governança do projeto se baseie na governança organizacional, a maioria das equipes se beneficiará ao compreender a estrutura de governança do projeto logo no início.
- Alinhar a governança com o impacto nos negócios: adapte a governança do projeto ao seu mercado, negócio e às ferramentas de tecnologia que você usa. Não há um modelo único de governança de projetos. Garanta que a estrutura de governança represente o impacto esperado do projeto.
- Treinar os membros da equipe: realize treinamento sobre os principais processos de governança (por exemplo, como resolver riscos crescentes) e parâmetros (por exemplo, limites de orçamento), bem como funções e responsabilidades.
Melhores práticas para projetos de suporte de TI
O gerenciamento de projetos de suporte de TI é o processo de planejamento, organização e execução de iniciativas de TI. Os especialistas em projetos atribuem o sucesso a um entendimento da função de suporte da TI. Eles incentivam conversas abertas e feedback.
Wu foi diretor global de serviços de projetos em uma grande empresa de auditoria, impostos e consultoria. Ele compartilha, “eu e meu colega, o diretor global de suporte de TI, sempre discutíamos sobre os entregáveis e a qualidade dos sistemas antes da conclusão de projetos. Durante um projeto extenso que tivemos, o diretor de tecnologia da organização se cansou de nossas divergências e me pediu para liderar e apoiar o projeto. Por causa dessa função direta no suporte de TI, minha visão do departamento mudou. Meu conselho para os gerentes de projetos de suporte de TI: coloque-se no lugar do gerente de suporte e você verá o mundo dele de maneira muito diferente”.
Alexis Nicole lembra aos gerentes de projetos de suporte de TI de “envolver as equipes de suporte com bastante frequência durante o projeto”.
Essa abordagem também é compartilhada por Krista, que diz que “uma boa equipe técnica vale ouro. Demonstre claramente que você valoriza o feedback proativo de todos os membros da equipe”.
Melhores práticas de planejamento de projetos de TI
Durante a fase de planejamento de projetos, as equipes definem a direção para atingir a meta final. E, durante a fase de planejamento de projetos de TI, as responsabilidades englobam definir tarefas, linhas do tempo e recursos disponíveis, estimar custos e avaliar possíveis riscos.
Alexis Nicole acredita que o fracasso de um projeto muitas vezes se deve à falta de planejamento adequado: “Com frequência, a empresa impõe restrições, como limites de recursos, tempo e custos. Assim, o gerente de projetos não consegue planejar adequadamente como fará a entrega”.
Amy Black, CISSP, PMP e diretora de segurança, privacidade e risco da RSM US LLP, concorda que as demandas de tempo e orçamento de um projeto exigem controle rigoroso para responder proativamente às mudanças: “Os projetos de TI geralmente falham devido à falta de flexibilidade e à falha em criar reservas no plano do projeto. Os obstáculos são inevitáveis em um projeto, e o gerente de projetos deve planejar de forma proativa e adequada os erros de orçamento e cronograma”.
Amy também dá várias dicas para o planejamento de projetos de TI. “Sempre planeje tempo e recursos de reserva para garantir a entrega pontual, seja realista sobre as estimativas de tempo e custo, minimize o desvio de escopo concentrando-se apenas no trabalho necessário para atingir a meta final, comunique-se muito com a equipe e as partes interessadas, analise as preocupações da linha do tempo com antecedência e forneça atualizações de status semanalmente para garantir visibilidade e responsabilidade”, diz ela.
Melhores práticas para estimar projetos de TI
Os projetos de TI bem-sucedidos exigem estimativas de custos precisas, inclusive os recursos e outras despesas que contribuem para a conclusão dentro do prazo. A estimativa de custos também é útil na hora de obter a aprovação do orçamento.
“A estimativa de custos não deve ser uma experiência aterrorizante”, diz Krista. “Use seus projetos anteriores como um guia, assegurando proteções contratuais apropriadas e incentivando uma conversa produtiva com as lideranças técnica e operacional para coletar os insights mais precisos que fundamentarão sua estimativa.”
Amy sugere adicionar tempo reserva com base em projetos anteriores, mesmo se você estiver confiante em sua estimativa: “Muitas vezes, as pessoas trabalham com especialistas para obter estimativas sobre os principais marcos e entregas e ignoram o tempo necessário para gerenciar adequadamente os projetos e proporcionar um tempo reserva adequado. Superestime as horas e o orçamento para possibilitar atrasos no cronograma e, como gerente de projetos, não se cobre pelo tempo e esforço que serão necessários para supervisionar a participação”.
Wu reitera a ideia de que você deve usar precedentes do histórico de projetos para construir suas estimativas em novos projetos de TI. Ele sugere que as equipes de projeto de TI “determinem o trabalho total necessário para o sucesso do projeto antes de se aprofundar na estimativa. Muitos projetos de TI subestimam, e às vezes negligenciam completamente, a mudança organizacional. Então, o orçamento resultante se mostra errado desde o início. É melhor determinar o ‘trabalho total do projeto’ e depois se concentrar na estimativa”.
Melhores práticas para documentação de projetos de TI
A documentação do projeto de TI é um registro de atividades. Os gerentes de projetos de TI devem elaborar documentações durante todo o projeto. Os registros incluem a atividade, a data de conclusão e os membros da equipe. Por exemplo, um termo de abertura de projeto, um plano de projeto e anotações de reunião são documentos essenciais.
Confira a seguir algumas melhores práticas para a documentação de projetos de TI.
- Documentar cada marco: “Exigimos documentação em cada marco. Isso não apenas possibilita uma avaliação comparativa mais precisa, como também garante que você não dependa da memória e força a adesão aos processos (por exemplo, informar um cliente sobre mudanças, atualizar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, comunicar à equipe técnica sobre uma pesquisa de impacto etc.)”, diz Krista.
- Documentar para garantir a transferência bem-sucedida do projeto: Ben entende que documentar é algo complicado. “Todo mundo quer ter os registros, mas ninguém quer fazê-los. Não se trata de documentar tudo. Documente as coisas que serão úteis em uma transferência de projeto bem-sucedida caso outra pessoa assuma o controle com o processo em andamento.”
- Definir metas de documentação: “Defina a expectativa com a equipe para entender as metas de documentação antes do início do projeto e determinar o nível mais baixo de documentação necessário”, diz Ben. “Você sempre pode documentar mais coisas, mas definir claramente os requisitos mínimos é um ótimo ponto de partida.”
Para modelos de documentação de projeto, leia este resumo do modelo de documentação de projeto.
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