Por que os projetos de TI falham
Especialistas concordam que a falta de metas claras, o patrocínio fraco e os desafios de planejamento são as principais razões para o fracasso de um projeto. A melhor maneira de melhorar e entregar projetos bem-sucedidos no futuro é prestar atenção às razões pelas quais os projetos falham.
Te Wu, CEO e CPO da PMO Advisory, descreve as razões para o fracasso do projeto de TI. “Além da razão óbvia de um gerenciamento de projeto ruim, acredito que as principais razões para o fracasso do projeto de TI são as questões políticas e conflitantes que surgem em projetos complexos que desviam o foco do projeto, a liderança diminui com o tempo – a liderança é forte no início mas com o tempo, a atenção da liderança é inconsistente e geralmente de curto prazo.”
À medida que os projetos de tecnologia se tornam maiores e mais complexos, especialmente para os profissionais de TI, as taxas de falhas também aumentaram. Um estudo da McKinsey-Oxford estima que as iniciativas de TI em grande escala (aquelas que ultrapassam US$ 15 milhões) superam seus orçamentos em até 45%. Esses projetos também excedem os prazos e entregam até 56% menos valor para as partes interessadas. Existem vários motivos, incluindo problemas inesperados inerentes à primeira criação ou implantação. No entanto, questões como escala e complexidade, falta de foco e membros de equipe não qualificados também contribuem para as taxas de falha relatadas.
Um dos elementos mais citados de um projeto fracassado fala sobre as equipes de projeto que se concentram demais no processo e no orçamento, em vez de atingir marcos e avançar. Os empreendimentos de longo prazo também têm impedimentos que surgem dos desafios da rápida mudança de hardware e da introdução de novas versões de software durante o prazo do projeto.
Falha do projeto devido à falta de patrocínio
Elizabeth Harrin, uma gerente de projetos experiente e autora de ITPM, compartilha um relato detalhado de um projeto de TI que não conseguiu ganhar força devido à falta de suporte executivo. “Este foi um projeto que se concentrou em uma auditoria de conformidade de licença de software de TI com um gerente de segurança de TI como a principal parte interessada. Infelizmente, nem eu, como gerente de projeto, nem a parte interessada tivemos patrocínio da gerência porque o projeto simplesmente não era tão interessante para eles na época.”
Como Harrin descreve, sem o patrocínio de um líder sênior, os projetos podem se dissipar rapidamente. Projetos e atividades concorrentes em todos os departamentos de negócios tornam a adesão e o suporte um desafio.
“Muitas vezes há muitos interesses concorrentes que impedem o suporte e o envolvimento total”, diz Alexis Nicole White, PMP, Scrum master e consultora de entrega de projetos da North Highland. Os patrocinadores seniores não são os únicos membros da equipe que sofrem com a incapacidade de colocar foco em um projeto. As repercussões das mais variadas distrações são evidentes no gerenciamento de projetos. Imbarrato trabalhou em projetos de TI em que foram designados vários coordenadores de projeto que se reportavam ao gerente de projeto, o que talvez tenha favorecido o sucesso do projeto. “Isso permitiu que o gerente de projeto de TI se concentrasse nas necessidades estratégicas da organização em relação ao projeto em vez de se preocupar com tarefas incompletas ou atrasadas.”
A comunicação abala o sucesso do projeto
Os especialistas também concordam que a comunicação é um ingrediente essencial para o sucesso do projeto. Sem habilidades de comunicação, é impossível coordenar as entregas do projeto, muito menos entregar um projeto completo.
Ben Timmerman, Scrum Master Profissional e Diretor de Desenvolvimento de Software do The Brookfield Group, acredita que todo projeto falho carece de boa comunicação. “No núcleo de todo projeto falho existe uma falta de comunicação entre as equipes, fornecedores ou clientes. A maioria dos projetos tem uma incógnita que está à espreita ao virar da esquina. Quer se trate de scope creep, problemas orçamentários ou problemas técnicos, a comunicação é a causa raiz.”
Krista Kaszycki, Diretora de Operações da AlphaRidge, compartilha uma opinião semelhante em relação a fracasso de projetos. “Normalmente, os projetos de TI falham devido à falta de comunicação ou falha em definir expectativas e dependências realistas no início do projeto.”
Como prevenir a falha do projeto de TI
Todos os projetos têm seus riscos. Os gerentes de projeto de TI pretendem entregar os projetos no prazo e dentro do orçamento, mas o fracasso não está fora de questão. Para evitar falhas, os gerentes de projeto devem garantir o suporte contínuo do líder sênior e uma comunicação excelente.
“Garanta total adesão e apoio de todos os principais interessados e membros da equipe do projeto desde o início do termo de abertura do projeto”, sugere White. Isso ajuda a evitar que interesses concorrentes dominem os recursos. “É imprescindível desenvolver um plano de escalação para resolver problemas rapidamente e criar responsabilidade por datas não cumpridas.” Além de obter a adesão das partes interessadas, Kaszycki incentiva as equipes a “[dedicar] o tempo necessário para entender os objetivos de cada parte interessada no início do projeto e oferecer atualizações consistentes, o que evitará muita dor de cabeça”.
Timmerman reitera a necessidade de comunicação. “O excesso de comunicação não é necessariamente uma coisa ruim. Pode ficar repetitivo, mas garantir que você e a equipe do projeto sigam pelo mesmo caminho para atingir as metas é um requisito para um projeto bem-sucedido.”
Práticas recomendadas e princípios para profissionais de gerenciamento de projetos de TI
Às vezes, até mesmo o projeto mais perfeitamente orquestrado sai dos trilhos. Embora seja difícil concluir projetos, as equipes de projeto sempre podem se tornar melhores, mais rápidas e mais eficientes.
No entanto, os projetos não significam tristeza e desolação. Os gerentes de projeto podem aprender com outros especialistas para gerenciar melhor os futuros projetos de gerenciamento de informações. Imbarrato compartilha um cenário da vida real em que apenas a equipe de TI usava uma metodologia de gerenciamento de projetos Agile e o resto da organização não, criando confusão entre a equipe do projeto.
“As equipes de projeto de TI precisam incluir representantes de várias unidades de negócios devido à mudanças futuras. Esses representantes são responsáveis por fornecer requisitos, esclarecer as necessidades, responder perguntas da equipe de desenvolvimento de TI e, geralmente, testar o aceite do usuário”, diz Imbarrato.
Ela continua: "Em uma situação que se baseia em uma metodologia insana, a equipe de TI deve treinar a equipe de projeto (representantes das unidades de negócios) sobre como o projeto se desenrolará, a metodologia que será usada, os elementos-chave dessa metodologia e como os representantes das unidades de negócios podem contribuir de forma significativa. Não é preciso muito para estabelecer uma base sólida para que os membros da equipe do projeto entendam como o processo do projeto ocorrerá. ”
Imbarrato conclui: “Eu sugiro incluir uma ilustração visual de como o projeto se desenrolará, um glossário de termos do projeto que inclui todos os acrônimos comumente usados em projetos de TI e um documento de funções e responsabilidades para dar clareza às tarefas e aos proprietários das tarefas”.
Conhecimento e comunicação são as chaves para o sucesso do projeto
As evidências mostradas por todos os especialistas em gerenciamento de projetos dão respaldo aos benefícios de uma comunicação eficaz.Wu acredita que conhecimento é poder: “Dedique um tempo para entender o porquê (alinhamento estratégico), quem (partes interessadas, especialmente clientes), o quê (escopo), quando (cronograma), onde (se a localização geográfica for importante) e quanto. Ao entender esses cinco aspectos (conhecidos como 5Ws), os gerentes de projeto podem determinar melhor ‘como fazer’.”
White reforça as opiniões de Wu quando se trata de se preparar com conhecimento. “Como gerente de projeto, é preciso fazer muitas perguntas, mesmo que pareçam bobas. Muitas vezes, essas perguntas ‘bobas’ são omitidas e podem evitar desastres.”
Os gerentes de projeto contam com comunicações claras entre os membros da equipe e os clientes. Timmerman incentiva os gerentes de projeto a se concentrarem na colaboração entre todas as partes interessadas. “No final das contas, um PM de TI está no negócio de pessoas. Esteja você implementando um switch para um cliente ou criando um produto mínimo viável, você está constantemente lidando com pessoas. Compreender os recursos técnicos e como os membros da equipe se comunicam ao longo de um projeto permite que o PM atenue os problemas antes que eles surjam. A capacidade de identificar quando o risco está se tornando realidade geralmente separa um bom projeto de um ruim.”
Mantenha tudo em um local centralizado
Mantenha todas as informações do projeto, documentos, tarefas e relatórios de progresso em um local centralizado para limitar a confusão. Como diz Black: “A tecnologia é sua amiga. Usar automação e tecnologia para garantir que o projeto seja entregue com eficiência é um divisor de águas. Não tenha medo de tentar algo novo ou diferente para obter resultados diferentes.”
Kaszycki compartilha dessa opinião e sugere que as equipes de projeto “encontrem uma ferramenta de colaboração que seja flexível o suficiente para suas necessidades exclusivas e que possa facilitar as transações de dados mais importantes. Por exemplo, você precisa ser capaz de automatizar determinadas notificações ou coletar planilhas de dados de formato grande?”
Práticas recomendadas para uma boa governança de gerenciamento de projetos de TI
A governança do projeto refere-se aos elementos que contribuem para o sucesso do projeto. Os três pilares principais são estrutura, pessoas e informações, mas os componentes adicionais variam de uma organização para outra.
Wu acredita que a governança de projetos é um tópico essencial, mas incompreendido. Ele mostra três práticas recomendadas para governança de gerenciamento de portfólio de projetos de TI:
- Estabeleça processos de governança desde o início: Mesmo que a governança do projeto seja adotada a partir da governança organizacional, será benéfico para a maioria das equipes de projeto compreender a estrutura de governança do projeto desde seu início.
- Alinhe a governança com o impacto sobre os negócios: Adapte a governança do projeto ao mercado, negócios e ferramentas de tecnologia que você está usando. Não existe um modelo único na governança de projetos. Certifique-se de que a estrutura de governança seja representativa do impacto previsto para o projeto.
- Treine os membros da equipe: Realize treinamento sobre os principais processos de governança (por exemplo, como resolver riscos crescentes) e parâmetros (por exemplo, limites de orçamento), bem como funções e responsabilidades.
Práticas recomendadas para projetos de suporte de TI
O gerenciamento de projetos de suporte de TI é o processo de planejamento, organização e execução de iniciativas de TI. Os especialistas em projetos atribuem o sucesso à compreensão da função de suporte de TI. Eles incentivam a conversa aberta e o feedback.
Anteriormente, Wu foi diretor global de serviços de projeto em uma grande empresa de auditoria, tributos e consultoria. Ele compartilha: “Meu colega, o diretor global de suporte de TI, e eu sempre discutimos sobre as entregas e a qualidade dos sistemas antes da conclusão do projeto. Durante um projeto extenso, o CTO da organização se cansou de nossas divergências e me pediu para liderar tanto o projeto quanto o suporte ao projeto. Devido a essa função direta no suporte de TI, minha visão do departamento mudou. Meu conselho para gerentes de projeto de suporte de TI: Coloque-se no lugar do gerente de suporte e você verá o mundo deles de maneira muito diferente.”
White lembra que os gerentes de projeto de suporte de TI devem “envolver as equipes de suporte com muita frequência durante o projeto”.
Essa abordagem também é compartilhada por Kaszycki, que diz que “uma boa equipe técnica vale seu peso em ouro. Valorize claramente o feedback proativo de todos os membros da equipe.”
Práticas recomendadas de planejamento de projetos de TI
Durante a fase de planejamento do projeto, as equipes definem a direção do projeto para atingir o objetivo final. Durante a fase de planejamento do projeto de TI, as responsabilidades incluem definir tarefas, cronogramas e recursos disponíveis; estimar custos; e avaliar os riscos potenciais.
White acredita que o fracasso de um projeto muitas vezes se deve à falta de planejamento adequado: “Muitas vezes a empresa impõe restrições, limitando recursos, tempo e custo. Portanto, o gerente de projeto não consegue planejar adequadamente como fará a entrega.”
Amy Black, CISSP, PMP e Diretora de Segurança, Privacidade e Risco da RSM US LLP, concorda que as demandas de tempo e orçamento de um projeto exigem controle rigoroso para responder proativamente às mudanças: “Os projetos de TI geralmente falham devido à falta de flexibilidade e falha em criar buffers no plano do projeto. Os retardadores são inevitáveis em um projeto, e o gerente de projeto deve planejar proativamente e adequadamente os erros de orçamento e cronograma.”
Black também dá várias dicas para o planejamento de projetos de TI. “Sempre planeje tempo e recursos de reserva para garantir a entrega no prazo, seja realista sobre suas estimativas de tempo e custo, minimize o scope creep concentrando-se apenas no trabalho necessário para atingir a meta final, comunique-se muito com a equipe e as partes interessadas, verifique as preocupações com o cronograma com antecedência e divulgue atualizações de status semanalmente para garantir visibilidade e responsabilidade”, diz ela.
Práticas recomendadas para estimar projetos de TI
Projetos de TI bem-sucedidos exigem estimativas de custos precisas, incluindo os recursos e outras despesas que contribuem para a conclusão do projeto no prazo. A estimativa de custos também é útil para obter a aprovação do orçamento.
“A estimativa de custos não deve ser uma experiência aterrorizante”, diz Kaszycki. “Use seus projetos anteriores como um guia e certifique-se de ter as devidas proteções contratuais e uma conversa colaborativa com a liderança técnica e operacional para obter os insights mais precisos a fim de informar sua estimativa.”
Black sugere adicionar tempo de reserva, mesmo se você estiver confiante em sua estimativa, com base em projetos anteriores: “Muitas vezes, as pessoas trabalham com especialistas para obter estimativas sobre os principais marcos e entregas e ignoram o tempo necessário para gerenciar adequadamente os projetos e propiciar um tempo de reserva adequado. Não deixe de superestimar a quantidade de horas e o orçamento para possibilitar atrasos no cronograma e, como gerente de projeto, não se cobre pelo tempo e esforço que serão necessários para supervisionar o processo.”
Wu reitera a ideia de que você deve usar precedentes históricos para construir suas estimativas de projeto de TI. Ele sugere que as equipes de projeto de TI “determinem o trabalho total necessário para o sucesso do projeto antes de mergulhar fundo nas estimativas. Muitos projetos de TI subestimam – e às vezes esquecem completamente – a mudança organizacional. Então, o orçamento resultante está errado desde o início. É melhor determinar o ‘trabalho total do projeto’ e depois mergulhar na estimativa.”
Práticas recomendadas para documentar projetos de TI
A documentação do projeto de TI é um registro das atividades. Os gerentes de projeto de TI devem criar documentação em todo o projeto. Os registros incluem a atividade, a data de conclusão e os membros da equipe. Por exemplo, um termo de abertura do projeto, um plano de projeto e notas de reunião são documentos essenciais.
As práticas recomendadas para documentação de projetos de TI incluem o seguinte:
- Documente em cada marco: “Exigimos documentação em cada marco. Isso não apenas possibilita um benchmarking mais preciso, mas também garante que você não esteja confiando na memória e force a adesão aos processos, para coisas como informar um cliente sobre mudanças, atualizar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, informar a equipe técnica de levantamento de impacto, etc.”, diz Kaszycki.
- Documente para garantir a transferência bem-sucedida do projeto: Timmerman entende que a documentação é complicada. “Todo mundo quer, mas ninguém quer fazer. Nunca se trata de documentar tudo. Pense em documentar as coisas que ajudam em uma transferência de projeto bem-sucedida caso outra pessoa assuma o controle no meio do caminho.”
- Defina metas de documentação: “Defina a expectativa com a equipe para entender as metas da documentação antes do início do projeto a fim de determinar o nível mais baixo de documentação necessário para um projeto”, diz Timmerman. “Você sempre pode adicionar documentação, mas definir claramente os requisitos mínimos é um ótimo ponto de partida.”
Para modelos de documentação do projeto, leia este resumo do modelo de documentação do projeto.
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