Processo de implementação de gerenciamento de portfólio de projetos
O processo de implementação do gerenciamento do portfólio de projetos (PPM) é um esforço organizacional. A empresa estabelece um plano de ação e uma estrutura de governança e padroniza novas práticas com base nesses elementos. Para implementar o PPM com sucesso, você deve incentivar mudanças em todos os níveis.
“Do ponto de vista operacional, a maioria das empresas concentra seus esforços na seleção, governança e supervisão de projetos. A seleção de projetos é o processo de revisar as solicitações ou propostas e decidir quais projetos devem seguir adiante, com base no alinhamento estratégico, retorno do investimento ou outros fatores específicos da empresa. Governança e supervisão são os processos para criar entregas padronizadas, gerar relatórios sobre o desempenho do projeto e tomar ações corretivas quando necessário”, afirma Alan Zucker, diretor fundador da Project Management Essentials.
O gerenciamento de portfólio de projetos é uma ferramenta eficaz de governança para a coordenação e gerenciamento de vários projetos. Para saber mais sobre os fundamentos do PPM, consulte este guia para o gerenciamento de portfólio de projetos.
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Como implementar o gerenciamento de portfólio de projetos
O gerenciamento de portfólio de projetos é uma filosofia sem uma metodologia única e universal. No entanto, todas as abordagens de implementação exigem a participação de toda a organização, a adesão à estrutura escolhida e uma análise cuidadosa das metas e valores da empresa.
Alguns gerentes adotam uma abordagem direta e de objetivo único para o gerenciamento de portfólio. Já outros, preferem a versatilidade que vem com as abordagens da metodologia Agile. O primeiro objetivo é encontrar o ajuste certo para sua empresa.
“Quando se trata de gerenciamento de portfólio de projetos, você tem um único objetivo: identificar e melhorar os retornos de um projeto. A identificação de uma abordagem deve ser a resposta às suas perguntas sobre o projeto em análise, sejam sobre produtividade, qualidade ou custo-benefício em geral. Quando você tem seu propósito em mente, a identificação de áreas para melhoria e amplificação se torna aparente", diz Alex Mastin, fundador e CEO da Home Grounds.
Para definir sua abordagem de gerenciamento de portfólio, primeiro defina os objetivos: “Conheça bem suas metas desde o início”, sugere Jake Carroll, fundador da Create Kaizen. Ele continua: “Certifique-se de que as metas, os requisitos de relatório, entre outros, estejam claros desde o início. Até uma pequena mudança nessas [análises] pode alterar drasticamente a forma como você relata o gerenciamento de portfólio”.
Além disso, a missão da sua empresa (bem como o tamanho e setor) deve ser levada em conta na maneira como você gerencia seu portfólio. A disposição da empresa em se adaptar às mudanças é outro fator que ajuda a determinar sua abordagem ao PPM. Além disso, é necessário escolher uma abordagem para garantir prazo e metas razoáveis e, portanto, possíveis de serem alcançados.
Certifique-se desde o início de que todos os membros da equipe estejam alinhados com sua abordagem. Para isso, a melhor maneira é identificar um líder de negócios que apoie o projeto. Se você tiver apoio executivo, o restante flui naturalmente. Também é essencial garantir o apoio de líderes e gerentes de outros departamentos, já que o gerenciamento de portfólio requer processos consistentes e padronizados. Se outra equipe faz as coisas de maneira diferente, sua abordagem será muito mais difícil de implementar.
“Cada organização configura suas práticas de gerenciamento de portfólio de forma um pouco diferente. Pequenas empresas podem ter um único portfólio. Já as grandes corporações, podem ter muitos. Normalmente, um gerente sênior deve liderar a equipe de gerenciamento de portfólio. A equipe pode pertencer ao departamento de finanças, planejamento ou tecnologia, mas os membros devem sempre se reportar a um líder sênior”, recomenda Zucker.
Estabeleça uma estrutura para a abordagem de gerenciamento de portfólio de projetos que enfatize o que sua empresa mais valoriza. Defina um cronograma para as prioridades e saiba que você pode precisar revisar continuamente a priorização dos mesmos projetos ao longo do tempo. A estrutura deve delinear as metas mais importantes para o gerenciamento de portfólio, e todas as decisões devem usar essa estrutura como base.
As seis etapas de implementação do gerenciamento de portfólio de projetos
O gerenciamento de portfólio de projetos exige seis etapas de implementação. A primeira é definir a abordagem e garantir o suporte executivo. A próxima etapa é apresentar o plano para a equipe. Em seguida, reúna dados do portfólio e defina as prioridades. Por fim, monitore e gerencie seu portfólio.
Etapa 1: defina a abordagem de gerenciamento de portfólio de projetos
Para criar um cronograma realista para seu trabalho, defina a abordagem de gerenciamento de portfólio de projetos, determinando as metas da empresa, estabelecendo a estrutura e analisando a disposição e a capacidade de mudança da organização.
“A primeira etapa é decidir o que é importante para a organização em termos de seleção e supervisão da execução do projeto. A segunda é projetar e implementar um processo básico que atenda a essas necessidades básicas. Use ferramentas em papel ou simplificadas para implementar a primeira iteração do processo, pois você precisa ser capaz de executar atualizações ou alterações rapidamente, durante seu aprendizado", diz Zucker.
Etapa 2: garanta o apoio executivo para o plano de portfólio de projetos
As mudanças organizacionais exigem forte apoio e exemplos da liderança. Garantir a adesão dos executivos com as novas práticas é a melhor maneira de incentivar outras pessoas a participar.
Etapa 3: garanta o apoio da equipe para seu plano de portfólio de projetos
Depois de ter a adesão dos executivos, entre em contato com gerentes e líderes de outros departamentos para engajá-los. O gerenciamento de portfólio de projetos impacta todos os projetos e equipes, então é necessário estabelecer um precedente inicial para garantir que você atenda a novos padrões em toda a empresa.
Etapa 4: reúna informações sobre o portfólio
Crie uma lista abrangente dos projetos atuais e potenciais da empresa. Certifique-se de ter dados sobre esses projetos, como cronogramas, marcos, riscos potenciais, necessidades de recursos e ROI.
Etapa 5: priorize seu portfólio de projetos
Priorize os projetos com base em sua estrutura. Você pode optar por favorecer projetos com ROI maior, independentemente do risco, ou pode preferir uma abordagem mais conservadora. Não importa a abordagem escolhida, você deve ter objetividade, tendo em mente as metas da empresa.
Etapa 6: aprenda e evolua com o portfólio de projetos
As situações mudam ao longo do tempo, assim como os portfólios. É essencial avaliar o portfólio frequentemente para garantir que sua estrutura e abordagem atuais continuem alinhadas com as metas da empresa.
Não tenha medo de fazer mudanças quando necessário: “Depois de ganhar experiência, avalie o processo. Peça o feedback dos líderes seniores e das equipes de gerenciamento e de projeto. Você está selecionando os projetos ‘certos’? O processo é transparente e simplificado? Com base no feedback, ajuste quando necessário”, recomenda Zucker.
Consulte este guia para conhecer o processo, etapas e fluxos de gerenciamento do portfólio de projetos e para saber mais sobre essa abordagem após a implementação.
Estratégia de implementação de gerenciamento de portfólio de projetos
Crie sua estratégia de implementação para oferecer os melhores resultados no tempo mais razoável possível. Garanta a flexibilidade para incluir vários departamentos com diferentes produtos, mas se certifique de manter a mesma abordagem fundamental.
Organize seus portfólios usando critérios de classificação consistentes em todo o quadro. Elabore um relatório com as mesmas informações e marque reuniões essenciais sobre todos os projetos em potencial e em andamento.
Roteiro de implementação de gerenciamento de portfólio de projetos
Um roteiro de implementação é uma versão simplificada e fácil de consultar do seu plano de implementação. Defina sua abordagem, garanta suporte executivo, alinhe a equipe, reúna informações, organize e priorize esses projetos e evolua continuamente sua abordagem conforme necessário.
Custos de implementação de gerenciamento de portfólio de projetos
O objetivo final do gerenciamento de portfólio de projetos é aprimorar os processos que são mais valiosos do que seus custos.
Esses custos não são apenas financeiros; podem incluir treinamento, software e investimento de tempo. No entanto, os benefícios de uma implementação bem-sucedida garantem maior êxito do projeto, melhor ROI e mais eficiência.
Pat Khumprakob, um consultor independente de produto e inovação de TI, compartilha sua experiência em relação ao custo de implementar o gerenciamento de portfólio de projetos: “Os custos são enormes, especialmente para organizações fortemente regulamentadas ou que vêm operando de uma determinada maneira por muito tempo. Embora existam custos associados à entrada de novos funcionários, há custos maiores em relação à alteração do pessoal existente para caber em novos modelos”.
Khumprakob acrescenta: “Muita coisa mudou na tecnologia nos últimos 20 anos, e pedir aos funcionários experientes que se adaptem a coisas como a metodologia Agile, dev ops, design thinking, entre outros, pode fazer com que não se sintam à vontade. Eles estão acostumados a um sistema em que recebem bônus e aumentos se entregarem o trabalho livre de problemas e a tempo. Tentar algo novo imediatamente coloca esse sistema de recompensa em risco.
“Muitos custos tem a ver com mudança”, continua Khumprakob. “Como podemos incentivar a mudança nos funcionários, processos existentes, entre outros, para nos adaptarmos a novas práticas e técnicas? Como podemos oferecer coaching, treinamentos e mentoria à equipe para entender o ecossistema e, ao mesmo tempo, permitirmos que tragam suas visões ou anos de experiência? É muito complicado.”
Khumprakob afirma: “Eu trabalhei em uma empresa que me chamou para desenvolver uma organização de produtos digitais a partir do nível da equipe. Quando comecei, descobri logo que não havia apoio das camadas superiores para essa iniciativa. Os departamentos de negócios e de TI não estavam alinhados (sendo que foi uma iniciativa de TI). Não havia direção da liderança ou uma mentalidade em vigor. Virou um pesadelo. Funcionários qualificados logo foram embora porque perceberam que a infraestrutura para o sucesso não estava em vigor.
“Quando você implementa uma nova estrutura de gerenciamento, é necessário começar por cima com alguém que tem a visão, direção e influência para convencer outros líderes a participar. A partir daí, você pode começar a informar ou recrutar os melhores talentos para promover a visão. Então, essa etapa exige a inclusão de talentos juniores, que podem ser treinados e mentorados.
Quando bem-feita, uma nova estrutura de gerenciamento pode proporcionar ótimos resultados. Caso contrário, pode custar mais do que apenas poucas contratações importantes”, conclui Khumprakob.
Para saber mais sobre os benefícios e desafios do PPM, leia esta comparação dos prós e contras do gerenciamento de portfólio de projetos.
Modelo de plano de implementação de gerenciamento de portfólio de projetos
Baixe o modelo do plano de implementação de gerenciamento de portfólio de projetos
Você pode usar esse modelo para organizar a implementação do plano de gerenciamento de portfólio. Use-o para delinear suas metas e estrutura, identificar os principais membros da equipe e listar e organizar facilmente seu portfólio de projetos.
Nesta página, você encontra mais modelos gratuitos de gerenciamento de portfólio de projetos.
Desafios de implementação de gerenciamento de portfólio de projetos
O processo de implementação de gerenciamento de portfólio de projetos pode ser difícil e complexo. Os gerentes de portfólio precisam superar muitos desafios, desde a contratação de novos funcionários até o treinamento da equipe para novos procedimentos. Também precisam organizar e priorizar os projetos e dados existentes.
Conheça os principais desafios para implementar o gerenciamento de portfólio de projetos:
- Garantir a adesão: certificar a aceitação de executivos e gerentes de departamento ou de projeto pode ser difícil. Você deve reunir diferentes requisitos e estilos de gerenciamento de uma maneira que satisfaça as necessidades de todos. “A implementação do gerenciamento de portfólio de projetos inclui problemas crescentes da implantação. Certifique-se de afirmar claramente qual será o custo operacional sobre as principais partes interessadas e obter a adesão antes da implementação”, adverte Carroll.
- Usar uma abordagem única: cada projeto é diferente. Por isso, remover nuances no processo de gerenciamento e priorização pode gerar resultados positivos e negativos. Garantir que a estrutura de priorização reflita os valores de sua empresa pode ajudar a melhorar aquilo que é positivo e a reduzir a possibilidade dos resultados negativos.
- Treinar e reestruturar: contratação e treinamento são caros. Novas estratégias de gerenciamento de portfólio de projetos podem exigir que você contrate novos gerentes de portfólio. Também exigirão treinamento dos gerentes de projeto de departamento sobre cada novo procedimento.
- Conhecer seus limites: entender os limites dos recursos e da equipe é fundamental ao implementar o gerenciamento de portfólio de projetos. “Você precisa saber até onde seus recursos podem chegar e quando é necessário retê-los. Sua receita depende não apenas do tempo de duração de um projeto, mas também da quantidade de recursos investidos nele. As variáveis fazem parte do negócio e seus recursos podem mudar. Ser adaptável e aberto à mudança é essencial”, diz Mastin.
- Lidar com a complexidade: “É muito fácil entrar em apuros ao implementar o gerenciamento de portfólio de projetos quando criamos um sistema complexo que dá muito trabalho para manter. Esse problema tem dois lados: primeiro, você ofusca seus dados e descobertas, o que leva à uma tomada de decisões ruim; segundo, você diminui a importância percebida do gerenciamento de portfólio dentro da empresa. O gerenciamento de portfólio de projetos é uma ferramenta muito poderosa, mas a tomada de decisões sem informações suficientes pode levar a um longo e difícil caminho para a adoção e recuperação”, aconselha Carroll.
- Coletar dados: ao começar o gerenciamento do portfólio de projetos, você precisa coletar e organizar uma enorme quantidade de dados, provavelmente em formatos diferentes com estruturas de nomenclatura diferentes, em servidores diferentes e em departamentos diferentes. “Analise os dados por um tempo antes de tomar qualquer decisão. Um dos erros que a maioria dos processos de gerenciamento de portfólio de projetos comete no início é queimar a largada na tomada de decisões. A paciência é recompensada com resultados mais calibrados. Você precisa identificar os benefícios a longo prazo para garantir a longevidade do negócio”, observa Mastin.
- Encarar mudanças nas prioridades do projeto: gerenciar projetos sob um novo modelo é difícil. Por exemplo, se você está gerenciando vários projetos em andamento e os executivos decidem atribuir uma prioridade maior a outros, seus projetos de alta prioridade podem ser adiados ou descartados.
- Arcar com os custos em dinheiro e tempo: a implementação do gerenciamento do portfólio de projetos é cara em termos de dinheiro e tempo. Planejar e coletar dados, contratar e treinar novos funcionários, pagar seus salários, gastar tempo para mudar o processo e investir em novos softwares são exemplos dos custos associados à implementação.
| Desafios | Solução |
|---|---|
| Garantir a adesão | Comece no nível executivo. A adesão inicial da alta hierarquia incentiva a cooperação entre departamentos e dos níveis inferiores. |
| Adotar uma abordagem única | Certifique-se de que sua estrutura de priorização reflita as necessidades e objetivos de sua empresa. Isso permite que os melhores projetos prevaleçam e, assim, você garante que os recursos sejam gastos da maneira mais eficiente. |
| Treinar e reestruturar | Contratar, treinar e reestruturar é caro, mas são elementos necessários para a implementação do portfólio de projetos. Desenvolver um plano de implementação robusto e garantir a cooperação de todos os departamentos pode ajudar a minimizar esses custos contínuos. |
| Conhecer seus limites | Entender os limites dos recursos e da equipe requer experiência e habilidade. Acompanhe de perto os projetos em andamento para garantir que você não esteja pressionando sua equipe a fazer mais do que ela é capaz. |
| Coletar dados | Implemente uma estrutura de nomenclatura e armazenamento para projetos e relatórios em toda a empresa, independentemente do departamento. Isso ajuda a manter projetos e relatórios acessíveis e organizados. Também é necessário criar um sistema de relatórios padronizado, para poder comparar determinados KPIs entre projetos. |
| Encarar mudanças nas prioridades do projeto | Inicie o processo de implementação lentamente e, se possível, aguarde até a conclusão dos projetos importantes antes de fazer alterações em larga escala. Inicie novos procedimentos de relatórios e priorização no começo, em vez de os implementar com os projetos em andamento. |
| Arcar com os custos em dinheiro e tempo | A implementação do gerenciamento de portfólio de projetos é, por si só, um projeto de larga escala. Estime os custos e recursos para a implementação, como você faria com qualquer outro projeto, e certifique-se de que seu orçamento permita o uso desses recursos e despesas necessárias. |
Dicas para implementar o gerenciamento de portfólio de projetos
Você pode usar várias estratégias para garantir a implementação bem-sucedida do gerenciamento de portfólio: desde a criação de um plano detalhado até a facilitação da comunicação aberta e transparente. Veja abaixo uma lista de conselhos de especialistas:
- Crie um plano detalhado: desenvolva um plano de implementação detalhado com uma estrutura que reflita suas metas de negócios. Dê ao seu plano uma chance para que funcione, mas não tenha medo de fazer alterações quando necessário.
- Facilite a visibilidade e a comunicação aberta: desde o início, eduque todos os envolvidos sobre a natureza do plano e, durante a implementação, seja transparente sobre o desenvolvimento.
- Estabeleça uma equipe de implementação: selecione diversos responsáveis, dos mais variados níveis, em vários departamentos, que devem se reportar a um líder executivo. Faça verificações frequentes e se certifique de que tudo está no caminho certo.
- Use o software disponível: escolha uma ferramenta de software de gerenciamento de portfólio de projetos que complemente sua abordagem. “Os dados podem contar muitas histórias, e a infraestrutura que sua ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos assume refletirá os possíveis dados recebidos [dessa infraestrutura]. Pesquise e escolha a ferramenta que se adaptará à sua equipe e processo, não o contrário”, sugere Carroll.
- Aproveite a cultura da empresa: dê uma olhada nos processos e cultura existentes da empresa e crie um plano que funcione dentro dessa estrutura. “Ao implementar um programa de gerenciamento de portfólio de projetos, é importante entender o contexto organizacional e cultural. Muitos programas novos falham porque estipulam práticas fora de contexto. Programas bem-sucedidos estabelecem metas de negócios claras com base na cultura existente e, dessa forma, determinam processos e práticas que começam a levar a empresa para uma nova direção”, observa Zucker.
- Simplifique: o gerenciamento de portfólio de projetos é um processo complexo que pode se tornar desordenado rapidamente. “Aproveite-o para maneiras mais fáceis e flexíveis de atender seus casos de uso. Simplifique. Ferramentas e processos podem ficar complicadas rapidamente. Ou seja, para garantir agilidade ao longo do tempo, lembre-se de que o mais simples é a melhor estratégia”, sugere Carroll.
- Organize: mantenha todos os dados do projeto organizados e crie uma estrutura de nomenclatura e organização para armazená-los e consultar projetos no futuro.
- Automatize o máximo possível: quanto mais você puder automatizar os relatórios de gerenciamento de portfólio de projetos para um gerente de produto ou líder de equipe, maior será a qualidade de seus dados. E quanto melhores os dados, mais confiança você terá nos insights gerados por eles.
- Faça ajustes sempre que necessário: dê uma chance para que tudo funcione, mas saiba quando fazer mudanças. “Lançamentos das ferramentas e processos raramente saem como planejado. Portanto, certifique-se de estabelecer pontos de contato desde o início e com frequência. Dessa forma, você pode obter feedback, para poder fazer ajustes enquanto ainda há flexibilidade”, ressalta Carroll.
- Dê apoio às suas equipes: seu time é um dos recursos mais valiosos, que fica mais experiente e valioso com o tempo. “Um dos nossos princípios fundamentais é ‘financiar as equipes, não o projeto’. Isto é, investimos nos times que fazem as entregas e, em seguida, decidimos quais devem executar determinados trabalhos ou projetos. Essa prática reduz a rotatividade no treinamento e a dissolução de nossas equipes de projeto. Processos simples de gerenciamento de portfólio de projetos permitem priorizar projetos rapidamente. Quando as equipes concluem um projeto, você atribui o próximo (ou seja, aquele no topo da pilha de prioridades)”, explica Zucker.
Caso de estudo de gerenciamento de portfólio de projetos
A Blackboard, uma gigante de software empresarial no setor educacional, precisava de uma ferramenta para organizar e gerenciar seus inúmeros portfólios de projetos.
Com milhares de usuários, cada um com suas próprias necessidades e desafios únicos, a empresa necessitava de uma solução fácil de usar e implementar em ecossistemas diversos. A empresa escolheu o Smartsheet como o software para atender às suas necessidades.
Antes de adotar o Smartsheet, a equipe teve problemas com o gerenciamento de portfólio de projetos em larga escala. A história do cliente inclui o seguinte testemunho de David Minutella, PMP, gerente sênior de serviços ao cliente da Blackboard Transact:
“Estávamos enviando um monte de e-mails e trabalhando com planilhas do Excel. Era muito difícil e complexo gerenciar o controle de versão nessa ferramenta”, diz ele. “Esse problema dava ao cliente uma impressão de falta de profissionalismo.”
A implementação do Smartsheet como ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos deu à Blackboard o poder de fazer duas melhorias críticas: primeiro, a empresa foi capaz de estabelecer melhor as expectativas com clientes em potencial; segundo, foi capaz de fornecer aos clientes existentes e contínuos maior visibilidade dos processos (durante toda a vida útil de um projeto).
Desde que implantou essas duas mudanças, a Blackboard está mais bem equipada para distribuir cargas de trabalho relacionadas a inúmeros clientes e é capaz de melhorar a visibilidade das principais partes interessadas. A empresa está economizando milhares de horas de reunião por ano coletando atualizações e relatórios de progresso em um só lugar em tempo real.
Como resultado da melhoria desses processos, a empresa agora se apresenta de maneira mais profissional para clientes em potencial e, por sua vez, gera vendas e adoção mais altas de sua própria plataforma.
Para saber mais sobre os fundamentos do PPM para empresas, consulte este guia completo para o gerenciamento de portfólio de projetos empresariais.
Melhore a colaboração e acelere o trabalho com o gerenciamento de portfólio de projetos no Smartsheet
Do gerenciamento de tarefas simples e planejamento de projetos à gestão de portfólio e recursos complexos, o Smartsheet ajuda a melhorar a colaboração e acelerar a velocidade do trabalho — aumentando sua produtividade. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.