Modelos de integração e listas de verificação - Excel
Modelos de integração e listas de verificação
Para economizar seu tempo, oferecemos vários modelos gratuitos de integração, incluindo listas de verificação. Esses modelos são personalizáveis, para que você possa modificá-los de acordo com suas necessidades de planejamento ou documentação. A Smartsheet também oferece um modelo de integração com recursos aprimorados, como colaboração fácil. Veja a seção Smartsheet abaixo para explorar as opções de modelos.
Lista de verificação para integração de novos contratados
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Use esta lista de verificação de integração de funcionários para monitorar toda a documentação necessária quando novos contratados estiverem começando o trabalho. Liste todos os novos funcionários, juntamente com a documentação necessária, local de trabalho e status dos documentos, prazos e outras informações. Este modelo pode servir como planilha e lista de verificação de monitoramento para ajudar os gerentes de recursos humanos a garantir que toda a documentação seja registrada na integração de novos funcionários.
Lista de verificação de integração do RH
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Esta lista de verificação dos recursos humanos fornece um esboço de cada estágio do programa de integração. Você pode criar uma lista de atividades individuais, marcar o status de cada uma delas, atribuir uma pessoa de contato e adicionar notas. A lista de verificação é pré-formatada para um processo de integração de 90 dias, mas pode ser facilmente editada para refletir qualquer duração.
Modelo de plano de integração
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Use este modelo para planejar quais atividades de integração serão realizadas em cada estágio do processo e por quem. Os contatos – que podem incluir um representante de RH, o gerente do novo contratado, o departamento de TI, um mentor ou outros – estão listados na primeira coluna. O resto da planilha mostra as tarefas de integração atribuídas a cada contato ao longo de um ano. Adicione ou remova colunas conforme necessário para criar um plano abrangente de integração.
Lista de verificação de integração para gerentes
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Os gerentes podem usar este modelo de lista de verificação para garantir que todos os aspectos foram abordados em cada estágio do programa de integração. O modelo lista as tarefas do gerente na pré-integração de novos contratados e no trabalho com eles durante os primeiros meses no emprego. A lista de verificação cobre as responsabilidades de integração típicas dos gerentes, desde a apresentação de um funcionário ao local de trabalho até a realização de avaliações de desempenho e obtenção de feedback.
Lista de verificação de integração do TI
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Em alguns casos, pode ser útil ter uma lista de verificação de integração separada para o departamento de tecnologia da informação (TI) para garantir que os novos funcionários recebam os dispositivos adequados, obtenham as credenciais de segurança necessárias e tenham acesso ao serviço de e-mail e a sistemas internos. Você pode usar este modelo para listar as ferramentas e os serviços necessários, o status de cada item e incluir notas, o que pode ser útil para dar instruções a novos contratados ou ao departamento de serviços de TI.
Lista de verificação de integração de desenvolvedores
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Este modelo de lista de verificação de integração de funcionários foi projetado especificamente com os desenvolvedores em mente. Ele percorre as etapas de integração de novos contratados na função de desenvolvedor, desde o período introdutório até a atribuição de projetos e a revisão do processo de integração. O modelo fornece um esboço básico que pode ser expandido para incluir quaisquer detalhes relevantes para seu local de trabalho, o novo funcionário e o cargo que está sendo preenchido.
Modelo de plano de integração de 90 dias para vendas
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Crie um plano de integração de 90 dias para representantes de vendas com este modelo gratuito. Ter um plano claro pode ajudar os vendedores a aprender rapidamente os processos e produtos com os quais trabalharão. Dividir o plano em um processo de três meses pode ajudar a garantir que as metas apropriadas estejam sendo definidas e cumpridas em cada fase da integração.
Modelo de cronograma de integração
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Este modelo de cronograma combina uma lista de verificação com um calendário para planejamento e monitoramento das atividades de integração. Basta listar todas as etapas do programa de integração e programá-las conforme necessário para um novo funcionário. Este modelo não é apenas útil para o planejamento, mas também serve como ferramenta de comunicação que pode ser compartilhada com outros departamentos e com os novos contratados.
Modelo de integração de executivos
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A integração de executivos pode ser mais complexa e individualizada do que o processo para novos funcionários horistas. Como pode haver um risco financeiro para a organização quando a contratação de um executivo não dá certo, é imperativo que eles sejam integrados corretamente. Além disso, muitos executivos são contratados para fazer mudanças em um negócio em vez de simplesmente se encaixar no status quo, e o processo certo de integração pode ajudá-los a ter um bom desempenho desde o início. Este modelo de integração inclui contribuições do executivo para adaptar o processo de integração com base nas metas, habilidades e áreas de crescimento identificadas.
Formulário de feedback de integração
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Uma pesquisa de orientação de novos funcionários pode fornecer informações úteis sobre quais aspectos estão funcionando ou não no processo atual. Da mesma forma, solicitar feedback sobre outras etapas do programa de integração pode ajudar você a aprimorar o processo e atingir suas metas de produtividade, desempenho e retenção de funcionários. Você pode usar este formulário de feedback para descobrir quais elementos da orientação e da integração foram mais motivantes e eficazes para os novos funcionários.
Modelos de integração e listas de verificação - Word
Modelo de processo de integração
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Este modelo fornece um guia simples para as etapas típicas do processo de integração, desde a pré-integração até as medidas finais de sucesso. Você pode usar este modelo para criar a própria lista de práticas recomendadas de integração, usá-lo como ferramenta de referência de RH ou incluí-lo em uma apresentação. Ele também pode ser usado como diretriz para criar o próprio modelo de lista de verificação.
Modelo de lista de verificação de integração de clientes
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O processo de integração não é apenas para novos funcionários: ele também pode ser usado com novos clientes. As equipes podem usar a integração para garantir que todos tenham o mesmo entendimento sobre os serviços sendo prestados e as metas a serem cumpridas, e para monitorar a experiência dos clientes. A lista de verificação de integração de clientes fornece a estrutura para esse processo, identificando as ações a serem tomadas em cada fase do trabalho com um novo cliente.
Modelo de carta informal de oferta de emprego
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Este modelo fornece o formato de uma carta informal de oferta de emprego, que pode ser personalizada para incluir informações pertinentes à sua empresa e ao cargo sendo oferecido. Uma carta formal de oferta de emprego traz mais detalhes sobre remuneração, benefícios, políticas e procedimentos, enquanto que a carta informal apenas destaca alguns desses pontos.
Modelo de e-mail de oferta de emprego
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Muitas vezes, uma oferta de emprego é enviada por e-mail. Você pode usar este modelo para compor uma mensagem de oferta de emprego que seja ao mesmo tempo acolhedora e profissional. Como a carta informal de oferta de emprego acima, este modelo de e-mail fornece apenas alguns detalhes essenciais sobre o trabalho e serve como o contato inicial após as etapas de recrutamento e entrevista.
Amostra de carta de recomendação
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Quando você contrata novos funcionários, ex-membros da equipe podem estar em transição para empregos em outras empresas, e você pode ter a tarefa de fornecer referências. Esta amostra pode ser usada para criar rapidamente uma carta de referência, ajudando você a economizar tempo enquanto mantém relacionamentos positivos com os funcionários.
E-mail de apresentação de novos funcionários
Baixe o e-mail de apresentação de novos funcionários
Um e-mail de apresentação é uma comunicação breve aos colegas sobre um novo funcionário que em breve se juntará a eles. O envio dessa apresentação auxilia no processo de integração criando um ambiente receptivo para que os novos contratados se sintam rapidamente à vontade e conectados à equipe e a outros grupos.
Carta de boas-vindas para novos funcionários
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Esta carta de boas-vindas expressa aos novos funcionários que eles estão se tornando membros de uma organização sociável que está empolgada com a contribuição que podem trazer. Esta carta pode ser acompanhada por recursos adicionais para ajudar a iniciar o resto do processo de orientação e integração. Basta adaptar o texto do modelo da carta de boas-vindas para refletir a cultura da empresa e a função do novo funcionário.
Integração formal X integração informal
Um programa de integração pode durar vários meses ou mais, dependendo do processo. Orientar novos funcionários a cada etapa do processo de integração pode fazer com que aprendam o trabalho mais rapidamente, garantir que as metas apropriadas sejam atribuídas, ajudar a promover um senso de comunidade e apoio, além de aumentar a produtividade. A contratação e a integração são processos bidirecionais: as empresas querem atrair e manter os melhores talentos, e os funcionários querem sentir que escolheram o melhor local de trabalho para eles. Como os programas de integração destinam-se parcialmente a aumentar a satisfação dos funcionários e, assim, a rotatividade – em última análise, economizando dinheiro da empresa–, pode ser útil simplesmente perguntar aos novos funcionários como eles gostam de ser gerenciados e identificar suas metas pessoais. Isso (além de almoços sociais e avaliações iniciais) pode ajudar a criar um processo mais individualizado para cada funcionário e também mostra que a empresa investe em seus funcionários e deseja trabalhar com eles.
Algumas empresas usam um processo informal de integração, o que significa que não há um plano definido a ser seguido. Se a integração for informal demais, o novo contratado poderá se sentir sendo jogado às cegas em um trabalho e que precisa aprender sozinho ou fracassará. Por outro lado, programas formais de integração seguem determinados procedimentos para fornecer clareza sobre o que a nova função do funcionário implica, com um cronograma para metas e projetos específicos. Uma abordagem mais formal pode ajudar a melhorar o desempenho, reduzir a frustração e criar uma ótima primeira impressão. De acordo com um relatório da Society for Human Resource Management (SHRM), existem quatro componentes que podem ser incluídos na integração:
- Conformidade: fornecimento de informações jurídicas e treinamentos básicos sobre regras e regulamentos.
- Esclarecimento: explicação das funções e expectativas para novos funcionários.
- Cultura: apresentação das normas organizacionais aos novos funcionários.
- Conexão: maneiras que ajudem os novos funcionários a criar redes e estabelecer relacionamentos.
Dependendo do nível de formalidade, alguns programas de integração só cobrirão o nível de conformidade, enquanto outros incluirão o esclarecimento da função ou outros dos elementos acima. Quanto mais níveis forem incluídos, mais eficaz será o programa de integração. Cada nível é um aspecto importante para ajudar o funcionário a fazer parte da empresa e se tornar um colaborador eficaz dentro da organização.
Práticas recomendadas de integração
O processo de integração varia de acordo com o cargo do funcionário e o tamanho e as necessidades da empresa. Por exemplo, os executivos podem ter experiências de integração diferentes dos funcionários horistas devido a suas responsabilidades e expectativas. No entanto, existem práticas recomendadas gerais para ajudar a criar um programa eficaz. Está é uma lista de verificação das práticas de integração básicas:
- Comece antes do primeiro dia: como mencionado acima, considere o recrutamento e a contratação como parte do processo de integração e certifique-se de que haja alguém disponível para responder a qualquer pergunta do candidato. Até mesmo a marca da empresa pode influenciar a integração, oferecendo aos candidatos uma mensagem consistente sobre o que a empresa representa e o tipo de experiência de trabalho que eles podem esperar.
- Processos de RH: todos os funcionários precisam ser informados de maneira adequada sobre benefícios, políticas e procedimentos de emergência. Eles devem receber credenciais de acesso, se aplicável, e todos os procedimentos administrativos devem ser concluídos na primeira semana de trabalho.
- Conheça o escritório: ajude o novo funcionário a se familiarizar com o layout do escritório no primeiro dia. Apresente a cultura e as metas mais amplos da empresa, bem como normas sociais informais.
- Ferramentas e equipamentos: ter tudo pronto o mais cedo possível ajudará a ensiná-los o trabalho mais rapidamente com estações de trabalho e dispositivos móveis totalmente funcionais desde o primeiro dia.
- Crie contatos: receber bem um novo funcionário inclui apresentar a equipe, marcar almoços desde o primeiro dia, organizar reuniões com as partes interessadas relevantes e, de maneira geral, estabelecer redes.
- Aprenda o trabalho: dependendo do cargo, os requisitos e as expectativas da função devem ser colocados da forma mais clara possível. A clareza pode aumentar a confiança de um novo funcionário e ajudá-lo a alcançar marcos mais cedo.
- Avaliação: meça a experiência de integração do funcionário pedindo feedback e avaliando seu desempenho durante o programa. Isso ajudará você a determinar o sucesso do processo de integração para que seja possível fazer qualquer ajuste necessário.
Uma lista de verificação de integração fornece um esboço do processo a seguir, garantindo que cada estágio do programa seja concluído. Documentar o processo minimiza a possibilidade de que algo importante seja esquecido e garante a conformidade com os procedimentos da empresa.
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Encontrar o modelo certo para monitorar e gerenciar a integração de novos funcionários pode ajudar você a começar. Mas, como os processos de integração são cheios de nuances, e um erro pode resultar em uma experiência ruim para o novo membro da equipe, é importante ter a solução certa para se manter a par de todos os detalhes.
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