O guia essencial para se tornar um ótimo gerente de programa

By Kate Eby | 7 de February de 2018 (updated 21 de May de 2024)

À medida que as organizações executam cada vez mais o trabalho baseado em programas, elas precisam de gerentes de programa eficazes que possam cumprir as metas estratégicas das organizações. Reunimos dicas dos principais especialistas sobre como se tornar um gerente de programa excepcional.

Nesta página, você encontrará detalhes sobre as principais responsabilidades de um gerente de programa, as diferenças entre um gerente de programa e um gerente de projetos e um kit inicial de gerente de programa que inclui modelos e listas de responsabilidades e tarefas diárias para baixar.

 

O que é um gerente de programa?

Um gerente de programa orienta e supervisiona um programa, que pode incluir vários projetos e áreas de trabalho dentro de uma organização. O gerente do programa garante que todo esse trabalho esteja alinhado com as metas gerais da organização.

Qual é a função principal de um gerente de programa?

A função principal de um gerente de programa é coordenar projetos relacionados que compõem um programa. O gerente ajuda a equipe do programa a superar os desafios do trabalho e garante que o programa permaneça alinhado com os objetivos estratégicos da organização.

Em algumas organizações, o gerente de programa pode supervisionar e fazer parte do Escritório de gerenciamento de programa (PMO). Com a equipe do escritório de gerenciamento do programa, o gerente do programa ajuda a fornecer estrutura ao programa.

Mas muitas organizações não têm um Escritório de gerenciamento de programa (PMO) designado. Nesses casos, um gerente de programa trabalha para integrar projetos ou fluxos de trabalho relacionados e ajuda a comunicar a visão do programa. O gerente de programa também ajuda membros da equipe e gerentes de projetos na execução de cada projeto enquanto colaboram uns com os outros para cumprir as metas estratégicas do programa.

Um gerente de programa Agile tem responsabilidades gerais semelhantes a um gerente de programa que usa metodologias de gerenciamento de programas mais tradicionais. Mas há algumas diferenças na gestão de um programa Agile.

"Em uma empresa de pequeno a médio porte, um gerente de programa faz parte da equipe de liderança sênior", diz Dan Friedmann, gerente de programa, projeto e produto que escreveu extensivamente sobre gerenciamento de programa e de projetos. "E em uma empresa de nível corporativo, eles provavelmente seriam diretores de uma divisão."

Dr. James T. Brown, ex-diretor associado de sistemas logísticos da NASA no Kennedy Space Center, é o autor de The Handbook of Program Management: How to Facilitate Project Success with Optimal Program Management (O manual de gerenciamento de programa: como facilitar o sucesso do projeto com o gerenciamento de programa excelente). Ele diz: "O gerenciamento de programa é onde as operações e o gerenciamento de projetos se encontram." Isso significa que um gerente de programa supervisiona projetos relacionados enquanto responde à liderança sênior da organização. 

Você pode saber mais sobre gerenciamento de programa e práticas recomendadas para gerenciar um programa com eficiência.

Quais departamentos de negócios empregam gerentes de programa?

Muitos departamentos de negócios usam gerentes de programa para liderar programas complexos, incluindo marketing, suporte ao cliente e desenvolvimento de novos produtos.

Quais são as principais responsabilidades de um gerente de programa?

Um gerente de programa é responsável por todo o planejamento estratégico no âmbito de programa, bem como por gerenciar as dependências entre os projetos. Além disso, o gerente também gerencia o orçamento geral e ajuda os membros da equipe a trabalhar em conjunto.

Aqui está uma lista detalhada de algumas das principais responsabilidades de um gerente de programa:

Kit inicial do gerente de programa

Este kit inicial ajudará você a entender as principais funções de um gerente de programa. O kit inclui PDFs para download que incluem uma lista de responsabilidades do gerente do programa, bem como uma lista de tarefas diárias comuns para um gerente de programa.

Baixe o kit inicial do gerente de programa

Você também pode baixar uma ampla gama de modelos gratuitos de gerenciamento de programa para começar.

Lista de responsabilidades do gerente de programa

Baixar a lista de responsabilidades do gerente do programa — Adobe PDF

Use este documento gratuito para baixar como um registro de todas as responsabilidades comuns de um gerente de programa listadas na seção anterior. A lista vem formatada como uma lista de verificação, para que você possa marcar os itens durante todo o ciclo de vida do programa.

Lista de tarefas diárias do gerente de programa

Baixar lista de tarefas diárias do gerente de programa — Adobe PDF

Este documento apresenta uma amostra de lista de tarefas diárias para um gerente de programa, conforme listado abaixo:

  • Monitorar e ajustar as atividades diárias do programa conforme necessário.
  • Monitorar os principais indicadores de desempenho do programa e do progresso do programa.
  • Comunicar-se com os líderes do projeto sobre o progresso e os problemas do programa.
  • Monitorar os recursos e o orçamento.
  • Coordenar as interdependências entre projetos e trabalhos.
  • Gerenciar riscos e realizar ações corretivas quando necessário.
  • Gerenciar a comunicação entre as partes interessadas.
  • Garantir a colaboração e a comunicação consistente entre os membros da equipe.

Lista de entregas do gerente de programa

Baixar lista de entregas do gerente de programa — Adobe PDF

Este documento apresenta uma amostra da lista de entregas que os gerentes de programa geralmente precisam concluir durante o ciclo de vida do programa. Baixe e salve o documento e marque os itens da lista ao concluí-los.

As entregas de exemplo neste modelo são as seguintes:

  • Criar programas alinhados com a missão da organização.
  • Criar um plano de gerenciamento de programa.
  • Desenvolver um orçamento de programa e um plano para alocação de recursos.
  • Desenvolver e implementar a estratégia geral para a equipe do programa.
  • Desenvolver um plano de mitigação de riscos.
  • Relatar o desempenho do programa para a equipe executiva.
  • Produzir um relatório de fechamento após a conclusão do programa.

Modelo de termo de abertura do programa

Baixar o modelo de formulário de termo de abertura do programa — Microsoft Excel

Gerentes de programa e outros líderes podem usar um modelo de termo de abertura de programa para criar uma visão geral do programa e delinear seus elementos principais. Este modelo de termo de abertura do programa também inclui espaço para  aprovar os parâmetros do programa e obter autorização para começar o programa.

Modelo de plano de governança do programa

Baixar modelo de governança de programa — Microsoft Excel

Este modelo foi projetado para líderes de programa e comitês de governança que precisam estruturar diretrizes para a tomada de decisões do programa. Você pode usar o modelo para planejar o stage-gate e as avaliações gerais de desempenho do programa e para informar sobre quando as avaliações ocorrerão.

 

Plano de comunicação do programa

Baixar modelo de plano de comunicação do programa — Microsoft Excel

Use este modelo para criar um plano de comunicação que inclua um resumo de sua estratégia de comunicação para o programa. O modelo também permite que você detalhe sua abordagem de comunicação para se adequar a cada parte do programa e atribuir membros da equipe responsáveis por determinadas comunicações.

Modelo de rascunho do processo de gerenciamento de programa

Baixar modelo de rascunho do processo de gerenciamento de programa — Microsoft Excel

Este modelo de planejamento de gerenciamento de programa foi projetado para ajudar você a criar rapidamente um plano de programa em um formato de planilha. Você pode editar o modelo para incluir diferentes seções, dependendo das necessidades e elementos específicos incluídos em seu programa.

Prioridades do gerente de programa

Um gerente de programa deve sempre avaliar como os projetos individuais dentro do programa estão progredindo. O gerente do programa também deve pensar estrategicamente na atribuição de recursos e considerar se outros projetos devem ser totalmente encerrados.

Resultados: gerenciamento de custos e orçamento de programas

Uma das funções mais importantes de um gerente de programa é monitorar os custos e orçamentos do projeto e mantê-los sob controle. Os líderes da organização esperam que os programas avancem sem problemas e que não haverá custos adicionais de surpresa.

Um bom gerente de programa poderá identificar duplicações e ineficiências entre os projetos. Em seguida, eles trabalharão para agilizar e eliminar a duplicação, o que economiza tempo dos membros da equipe e dinheiro da empresa.

Gerente de programa vs. Gerente de projetos

Um gerente de projetos é responsável por gerenciar uma equipe para fornecer uma entrega definida. Um gerente de programa é uma função mais estratégica: eles coordenam muitos projetos que se combinam para atingir metas de negócios mais amplas.

Os gerentes de projetos e de programa compartilham algumas funções e habilidades: ambos precisam ser capazes de fazer planos, delegar tarefas e pensar criticamente, e devem ser excepcionalmente organizados e capazes de supervisionar muitos elementos em movimento.

Mas, um gerente de projetos supervisiona um projeto definido, com metas definidas e um ponto final definido. Um gerente de programa supervisiona um trabalho mais amplo que envolve uma série de projetos diferentes e provavelmente envolverá metas organizacionais mais amplas e estratégicas. Geralmente, os gerentes de programa também supervisionam um programa que pode se estender por anos.

Saiba mais sobre as diferenças entre programas e projetos em nosso guia.

Esta tabela descreve algumas das diferenças entre um gerente de programa e um gerente de projetos:

Gerente de programa Gerente de projetos
Fornece o roteiro ou estrutura para integrar muitos projetos Gerencia as tarefas diárias de um único projeto
Gerencia programas contínuos e de longo prazo Gerencia projetos de curto prazo com cronogramas definitivos que são formalmente encerrados após a conclusão
Concentra-se na estratégia Concentra-se em detalhes táticos e técnicos
Fornece um resultado comercial Fornece uma entrega concreta
Impacta a receita geral dos negócios Trabalha com um único orçamento
Gerencia escopo, cronograma, orçamento e plano Gerencia escopo, cronograma, orçamento e plano

 

Coordenador de programa vs. Gerente de programa

Um gerente de programa supervisiona e orienta um programa inteiro. Um coordenador de programa geralmente supervisiona as operações administrativas diárias de um programa e, muitas vezes, se reporta diretamente ao gerente do programa.

Como se tornar um gerente de programa

Você pode aprender habilidades de gerenciamento de programa por meio de ensino, treinamento e experiência direta. Você precisará aprender metodologias de gerenciamento de projetos e programa e também ser organizado, focado em tarefas, ter liderança natural e ser construtor de equipes.

Um gerente de programa precisa ter habilidades técnicas e táticas, além de ter a capacidade de pensar estrategicamente e focar nos objetivos de longo prazo de uma organização.

A faixa salarial para gerentes de programa geralmente é entre US$ 80.000 e US$ 125.000 por ano. Esses salários são geralmente mais altos em cidades maiores e em setores como tecnologia da informação e desenvolvimento de software. A partir de maio de 2022, a Glassdoor informa que o salário total atual dos gerentes de programa nos EUA é de US$ 98.580 por ano.

Além da região geográfica e do tipo de indústria, os gerentes de programa podem esperar salários mais altos se fizerem o seguinte:

  • Obter uma certificação de gerenciamento de projetos ou programa do Project Management Institute.
  • Adquirir habilidades comerciais adicionais além do gerenciamento de programa.
  • Ter ampla experiência trabalhando como gerente de projetos ou programa. 

Os gerentes de programa devem desenvolver as seguintes habilidades para se tornarem bem-sucedidos:

  • Comunicar o panorama ou quadro geral a todos de forma consistente.
  • Ser proativo na resolução de desafios.
  • Definir metas e cronogramas realistas.
  • Defender a simplicidade e o bom senso.
  • Cultivar a capacidade de trabalhar com os outros.
  • Obter uma compreensão clara das necessidades e objetivos do negócio.
  • Articular claramente o escopo do programa.
  • Delegar conforme necessário.
  • Impulsionar o movimento em direção às metas e mudanças de negócios.
  • Buscar o engajamento das principais partes interessadas.
  • Capacitar a equipe com ferramentas e conhecimento.
  • Gerenciar incertezas e conflitos.

Certificações e cursos de treinamento sobre gerenciamento de programa

O Project Management Institute (PMI) oferece certificações e treinamentos para gerenciamento de projetos e programa. Essas certificações se concentram nas principais competências para o sucesso em cada área.

O PMI é líder reconhecido em programas especializados de certificação de negócios, que inclui o exame de Project Management Professional (exame PMP®) e a aula de certificação Program Management Professional (certificação PgMP®). Para ser elegível para qualquer exame, você deve ter concluído milhares de horas de trabalho na função de gerente de projetos ou programa.

O PMI também oferece Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®), uma referência amplamente utilizada que inclui protocolos e regras para gerenciamento de projetos, programas e portfólios.

Oportunidades educacionais para gerentes de programa

Você pode aprender muito sobre gerenciamento de projetos e programas com os programas do PMI. Há também outros programas educacionais que podem ajudar você a se tornar um excelente gerente de projetos ou programa. 

Em geral, esses cursos lhe ensinarão elementos de liderança empresarial, gerenciamento, certos programas de software e habilidades organizacionais.

Por exemplo, a educação continuada da Universidade da Califórnia em Santa Cruz oferece a única disciplina de estudo em gerenciamento de projetos e de programa no Vale do Silício. A UC-Santa Cruz projetou seu programa para complementar o estudo acadêmico com os cursos de certificação do PMI. A maioria dos instrutores atua como gerente de projetos ou programa. 

Você também pode verificar sua comunidade local ou cursos técnicos para ver quais cursos eles oferecem.

Busca de emprego: o que os melhores recrutadores procuram em um gerente de programa

Muitos gerentes de programa têm experiência aprofundada em gerenciamento de projetos. Isso não significa que todos os gerentes de projetos sejam bons gerentes de programa. Recrutadores em busca de gerentes de programa valorizam habilidades em planejamento e liderança. Eles também querem pessoas que se sintam confortáveis trabalhando com os principais executivos.

"Muitos gerentes de projetos admiram gerentes de programa e aspiram estar no lugar deles um dia", diz Janis Strathearn, diretora da JKS Talent Network, Inc, com sede em Vancouver. Ainda assim, ela acrescenta: "Esse não é o caminho da carreira de todos os gerentes de projetos. Os negócios hoje empregam um novo modo de pensamento e abordagem de gerenciamento no âmbito do programa. A pessoa que é boa como gerente de projetos pode não ser proficiente como gerente de programa. A função de gerenciamento de programa pode não ser para todos".

Isso porque os gerentes de programa precisam de autoridade e experiência de nível executivo para gerenciar vários projetos. E eles devem prestar muita atenção às metas financeiras orçamentárias e de longo prazo da organização. "Um gerente de projetos pode adquirir essas habilidades, mas precisará buscar e aproveitar oportunidades para usar e aumentar suas habilidades estratégicas também", diz Strathearn.

 

 

 

 

 

Paula Dieli, executiva da indústria de software e autora de Get on Track: How to Build, Run and Level Up Your Program Management Office (Pegue o caminho certo: como construir, executar e aprimorar seu setor de gerenciamento de programa), diz que procura nos gerentes de programa especialmente habilidades interpessoais ou de como lidar com pessoas. 

"Ser competente para lidar com pessoas não é algo que se ensina", diz ela. "Você não pode ensinar alguém a ser uma pessoa carismática. Essa capacidade de fazer com que as pessoas sigam alguém." Mas isso é vital para um bom gerente de programa, afirma.

Função de gerente de programa em desenvolvimento de software

Uma empresa pode iniciar uma série de projetos para desenvolver várias partes de um software. O gerente de programa garante que o programa que abrange todos esses projetos coordene efetivamente cada um deles para resultar no melhor produto de software possível.

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