O que é um gráfico de Gantt?
Um gráfico de Gantt é exibição em linha do tempo de um projeto que monitora tarefas individuais do projeto, dependências, recursos e o trabalho restante para entender melhor como um projeto está progredindo e se está dentro do prazo.
Os gráficos de Gantt são compostos por dois eixos separados: o eixo vertical indica a quantidade de tarefas e o eixo horizontal indica o tempo, com base nas datas de início e fim propostas pelo projeto.
Cada tarefa dentro do gráfico de Gantt é representada por uma barra que se estende pelo eixo horizontal. A barra, ou tarefa, ajuda a identificar quais tarefas podem ser concluídas simultaneamente, a data em que as tarefas devem ser concluídas e a porcentagem da tarefa que foi concluída.
Se as barras do gráfico de Gantt se alinharem, então as tarefas podem ser concluídas simultaneamente sem depender umas das outras, o que é às vezes chamado de tarefas paralelas. Se as barras no gráfico não estiverem alinhadas, então a tarefa futura é dependente da conclusão de uma tarefa anterior antes de poder ser iniciada. Essas tarefas são chamadas de tarefas dependentes ou dependências.
Os gráficos de Gantt também fornecem às partes envolvidas uma visão do roteiro proposto, facilitando a visualização de todos os elementos do projeto do início ao fim. Os gerentes de projetos em uma ampla variedade de projetos, desde campanhas de marketing até implementações de software, costumam usar gráficos de Gantt para gerenciar tarefas, cronogramas e recursos do projeto.
Considerada uma das ferramentas mais populares no gerenciamento de projetos devido à sua utilidade, os gráficos de Gantt também ajudam a monitorar os seguintes componentes:
Progresso geral do projeto
Conclusão de tarefas e atividades
Quantidade de trabalho restante em um projeto, com base no progresso de tarefas individuais
A fase de trabalho em que cada tarefa do projeto se enquadra
Membros da equipe responsáveis por cada tarefa
Duração da tarefa, com base nas datas de início e término
Tarefas paralelas e dependentes
Além disso, uma variedade de cores, sombreamento, símbolos e outras notações indicam a porcentagem de trabalho concluído, marcos, dependências e tarefas atrasadas, ajudando a descrever melhor um projeto neste gráfico visual. Por exemplo, às vezes asteriscos ou estrelas são usados para significar um marco importante do projeto, para que todos os recursos estejam cientes de quando um marco estiver chegando, bem como as tarefas que antecedem o marco.
Como funcionam os gráficos de Gantt?
Os gráficos de Gantt são usados em muitos setores e funções para ilustrar visualmente um cronograma de projeto, representando cada tarefa individual em uma linha do tempo predefinida. Os gráficos de Gantt geralmente são aproveitados pelos gerentes de projeto para organizar, priorizar e monitorar as tarefas para garantir que os projetos sejam concluídos no prazo.
Para saber mais sobre por que um gráfico de Gantt é importante e como ele é útil, consulte nosso artigo sobre vantagens e limitações dos gráficos de Gantt no gerenciamento de projetos.
Componentes de um gráfico de Gantt
Em um gráfico de Gantt, há muitos componentes importantes a serem incluídos para garantir que você esteja monitorando com precisão e eficácia as tarefas do projeto em uma linha do tempo específica. Esses componentes incluem:
Linha do tempo: quanto tempo um projeto, incluindo todas as suas tarefas componentes, deve levar do início ao fim.
Atividade: o tipo de atividades do projeto a serem concluídas, como sprints de desenvolvimento de software ou lançamentos de campanhas de marketing.
Predecessores: tarefas que devem ser concluídas antes que outras possam ser iniciadas.
Dependências: representa a relação existente entre as tarefas.
Tempo estimado ou duração: a quantidade de tempo que cada tarefa deve levar, representada pelo comprimento da barra na linha do tempo.
Marcos: pontos-chave em um projeto em que um progresso significativo é feito ou prazos importantes são cumpridos.
Tempo esperado: a quantidade de tempo que um projeto deve levar para ser concluído, idealmente.
Tempo real: a quantidade de tempo que um projeto realmente leva para ser concluído.
Tarefas e Progresso da tarefa: os componentes que compõem um projeto e quanto tempo cada um deve levar para ser concluído.
Data de início: a data em que um projeto ou tarefa começa.
Data de término: a data em que um projeto ou tarefa acaba.
Responsável ou Recurso: a pessoa responsável por uma tarefa ou projeto.
Relações entre as tarefas: como as tarefas se relacionam entre si em termos de tempo e recursos.
Tarefas de resumo: uma tarefa abrangente que inclui muitas subtarefas.
Esforço planejado: o número de recursos e a quantidade de tempo necessários para concluir uma tarefa ou projeto.
Porcentagem concluída: quanto do projeto ou da tarefa foi concluído em um determinado momento.
Tipos e modelos de gráfico de Gantt
Os gráficos de Gantt podem ser personalizados com base nas necessidades exclusivas do seu projeto, como tamanho, departamento e setor. Você pode utilizar modelos pré-formatados para criar o gráfico de Gantt mais eficaz para o projeto.
Por exemplo, os desenvolvedores de software podem realizar o lançamento de um produto usando um modelo de linha do tempo de Gantt que os ajude a planejar e monitorar o desenvolvimento de um novo produto ou uma atualização de produto. Da mesma forma, os gerentes de projetos de construção estarão mais interessados em uma linha do tempo do projeto de construção com o modelo do gráfico de Gantt, uma vez que precisam se ater a uma linha do tempo rigorosa e sensível ao tempo com muitas partes móveis.
Para obter mais informações sobre modelos de gráficos de Gantt e acesso a todos os modelos necessários para uma variedade de setores, visite nossa página Modelos de gráfico de Gantt no Excel e outras ferramentas.
Como escolher o melhor software de gráfico de Gantt
Aproveitar uma ferramenta de software para criar seu gráfico de Gantt pode economizar tempo e esforço significativos enquanto você trabalha para planejar e agendar seu projeto e todas as tarefas subsequentes. No entanto, existem alguns detalhes importantes a serem considerados ao avaliar o software do gráfico de Gantt. Esses recursos incluem:
Integra-se ao seu fluxo de trabalho diário e se adapta facilmente às suas ferramentas ou processos existentes.
Inclui uma exibição de Gantt simples e intuitiva que funciona bem com as linhas do tempo do projeto.
Fornece atualizações em tempo real da conclusão de tarefas, tarefas atrasadas e recursos sobrecarregados.
É totalmente personalizável com base nas necessidades do seu projeto e permite criar e modificar marcos e tarefas priorizadas.
Adapta-se a todos os computadores, Mac e PC e pode ser sincronizado com todos os serviços em nuvem.
Pode ser compartilhado entre os membros da equipe e as principais partes interessadas para aumentar a visibilidade.
É fácil de aprender, usar e exibir.
Dá a você a capacidade de importar e exportar arquivos, anexar documentação adicional e adicionar comentários diretamente no gráfico de Gantt.
Permite acesso e colaboração remotos.
Fornece recursos úteis, como tutoriais em vídeo e treinamentos on-line.
Para saber mais sobre todos os principais recursos que você deve considerar ao escolher o software de gráfico de Gantt certo, visite esta página.
Desafios com gráficos de Gantt sem software
Os gráficos de Gantt são mais úteis quando usados em um software adaptável e fácil de atualizar que permite alterar linhas do tempo, adicionar tarefas e colaborar com os membros da equipe. Se você usar um gráfico de Gantt não baseado em software, há uma série de desafios que podem ocorrer, como:
O gráfico é difícil de ler, entender e discutir porque não se adapta facilmente às alterações ou atualizações feitas após a criação do gráfico de Gantt original.
O gráfico não é redimensionado ou reformatado quando novas tarefas ou datas são adicionadas.
É mais difícil rotular horários e datas ou deixar anotações e anexos diretamente no gráfico de Gantt para manter os detalhes em contexto.
Isso dificulta saber se você está trabalhando com a versão mais recente do gráfico, porque os gráficos únicos podem estar flutuando em outro lugar.
A colaboração é sufocada porque há falta de acesso em tempo real para as partes interessadas internas e externas.
A história dos gráficos de Gantt
Os gráficos de Gantt foram inicialmente criados na década de 1890 por Karol Adamiecki e, mais tarde, receberam o nome gráfico de Gantt por Henry Gantt, no início da década de 1900. Hoje, eles são amplamente utilizados como uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda as equipes a monitorar e gerenciar seus projetos.
A primeira iteração de um gráfico de Gantt foi criada por volta de 1890 por Karol Adamiecki, um engenheiro polonês interessado em gestão de ideias e técnicas. Ele havia nomeado o gráfico de harmonograma e publicado somente em polonês, o que limitou a propagação de seu uso. No entanto, a utilidade do gráfico perdurou.
Em 1912, Hermann Schurch, um engenheiro civil suíço, pegou o conceito do gráfico de Gantt que Adamiecki criou no final do século XIX e o aplicou a projetos de construção com os quais estava envolvido na época. Embora o gráfico de Gantt ainda não tivesse um nome, ele representava tarefas em relação ao tempo e se baseava em grande parte na abordagem estruturada nas rotinas alemãs para manter os projetos no prazo.
Entre 1910 e 1915, um engenheiro mecânico americano chamado Henry Gantt criou sua própria versão do cronograma de projetos de Adamiecki e Schurch. Gantt publicou este novo gráfico em inglês, tornando-o disponível e prontamente utilizável para uma população muito maior.
Gantt procurou tornar as tarefas o mais simples e intuitivas possível para equipes e recursos, especificamente no setor de manufatura, onde os projetos dependem muito de linhas do tempo rígidas e de uma variedade de recursos.
Chamado de gráfico de Gantt em homenagem ao seu criador, esse tipo de gráfico visual ganhou força em casos importantes. Um dos primeiros usos maiores e mais importantes do gráfico de Gantt foi durante a Primeira Guerra Mundial, onde o general William Krozier, chefe de artilharia do Exército dos EUA, contratou Henry Gantt para aumentar a produção industrial de munições com o uso de um processo eficiente, como o gráfico de Gantt.
O gráfico de Gantt foi então usado em outros projetos igualmente importantes e dependentes do tempo, como a construção da barragem de Hoover em 1931 e a criação da rede de estradas interestaduais dos EUA em 1956. Existe até um livro, escrito por Wallace Clark, intitulado The Gantt Chart, a Working Tool of Management, para descrever o gráfico de Gantt e discutir sua eficiência nos negócios.
No entanto, os gráficos de Gantt não se limitavam ao uso nos Estados Unidos. Walter Polakov, que acreditava no processo de Gantt, aproveitou os gráficos de Gantt em 1929 enquanto trabalhava com o Conselho Supremo da Economia Nacional da União Soviética para elaborar o Primeiro plano quinquenal.
Originalmente, os gráficos de Gantt exigiam preparação manual em um pedaço de papel ou o uso de blocos magnéticos para representar cada uma das tarefas. Embora isso tenha sido útil para traçar uma linha do tempo do projeto, também significava que, sempre que uma tarefa do projeto fosse atualizada ou uma linha do tempo fosse alterada, todo o gráfico precisaria ser redesenhado ou reformatado completamente.
Já que muitos projetos são fluidos e passam por mudanças drásticas ao longo de seu ciclo de vida, a utilidade dos gráficos de Gantt era limitada. Não foi até a década de 1980, quando o computador pessoal foi inventado, que os gráficos de Gantt foram mais ampla e facilmente usados para criar gráficos complexos e elaborados.
Ao final da década de 1990, a internet promoveu ainda mais colaboração e os gráficos de Gantt puderam ser criados, editados e compartilhados entre equipes, departamentos e recursos, tornando-se um recurso popular em muitos aplicativos e ferramentas da web.
Para provar esse ponto, os gráficos de Gantt foram identificados por Robert Klein como "uma das ferramentas de gerenciamento mais usadas para criação de cronogramas e controle de projetos" em 1999, solidificando seu lugar como uma ferramenta vital para todos os gerentes de projetos. E, em 2012, quase todos os gráficos de Gantt estavam sendo criados em software, fazendo com que os gerentes de projeto pudessem facilmente ajustar as mudanças de cronograma e aumentar a eficiência do trabalho sem ter que reformatar ou recriar os gráficos de Gantt do zero.
Quem usa gráficos de Gantt e por que eles são eficazes?
Na maioria das vezes, os gráficos de Gantt são usados pelos gerentes de projeto para aumentar a produtividade e a eficiência de cada projeto em questão. Os gráficos de Gantt ajudam os gerentes de projeto a planejar lançamentos de produtos, mapear campanhas de marketing, delinear entregáveis para um cliente e muito mais.
Os gráficos de Gantt são usados em projetos grandes, pequenos, simples e complexos e não são específicos de algum setor ou área. Além disso, os gráficos de Gantt não são limitados por quem pode usá-los. Embora os gerentes de projeto sejam os principais usuários, os gráficos de Gantt também são aproveitados pelas seguintes pessoas em um local de trabalho:
Gerentes de operações, cronograma, finanças e marketing
Patrocinadores do projeto
Executivos da alta gerência, como CEOs, CTOs, CIOs, etc.
Equipes de desenvolvimento de software e TI
Equipes remotas
Como os gráficos de Gantt são tão versáteis e se aplicam a quase todos os projetos, a maioria das pessoas descobre que eles as ajudam a planejar e monitorar com eficiência seus projetos e todas as tarefas componentes de uma maneira mais fácil e visual. E os projetos podem ser gerenciados por qualquer pessoa da equipe, não apenas por um gerente de projeto designado, o que capacita as equipes a realizar o trabalho mais rapidamente.
Para que os gráficos de Gantt são usados?
Existem várias maneiras pelas quais os gráficos de Gantt podem ser usados em todos os setores e é por isso que eles são um recurso tão popular de gerenciamento de projetos. Especificamente, o gráfico de Gantt pode ser usado na construção, no planejamento de eventos e no desenvolvimento de software. Veja como cada setor usa o gráfico:
Construção: como a maioria dos projetos de construção é rígida e sensível ao tempo, um gráfico de Gantt pode ajudar as equipes de construção e os PMs a criar uma linha do tempo estruturada, determinar tarefas dependentes e identificar quaisquer riscos antes que eles se concretizem, garantindo que um projeto seja concluído no prazo, dentro do orçamento e dentro das restrições do contrato.
Planejamento de eventos: com muitas variáveis e prazos apertados envolvidos no planejamento de eventos, os gráficos de Gantt ajudam a gerenciar todos os cronogramas de coordenação, visualizar as tarefas que antecedem o evento, bem como as tarefas do dia e manter todas as partes relevantes informadas, como fornecedores, funcionários, clientes, etc.
Desenvolvimento de software: as equipes podem planejar sprints, monitorar implementações e alinhar cada iteração do projeto usando um gráfico de Gantt que oferece uma visão geral de todas as tarefas e os recursos necessários para concluir cada tarefa.
Além dos casos de uso mencionados acima, os gráficos de Gantt são utilizados nos seguintes setores:
Saúde
Governo
Obras públicas
Petróleo, gás e energia
Finanças
Serviços profissionais
Engenharia
Arquitetura
Marketing
Manufatura
Telecomunicações
Infraestrutura
Militar
Itens relacionados aos gráficos de Gantt
Os gráficos de Gantt são um importante recurso de gerenciamento de projetos que ajuda os gerentes de projeto e os membros da equipe a planejar, gerenciar e monitorar todos os elementos do projeto, como tarefas dependentes, recursos e cronogramas da equipe. Além dos gráficos de Gantt, há uma variedade de outras ferramentas de gerenciamento de projetos que ajudam a gerenciar projetos do início ao fim. Para obter uma lista dessas ferramentas e breves descrições de cada uma, visite o artigo Project Management Tools (em inglês).
Para obter mais informações sobre cada ferramenta individual, bem como modelos e dicas de melhores práticas, visite as seguintes páginas:
Quadros Kanban: um método visual de gerenciamento de trabalho que ajuda as equipes a exibir, gerenciar e organizar fluxos de trabalho, dividindo as tarefas em diferentes estágios, como backlog, trabalho em andamento e conclusão.
Linhas do tempo do projeto: uma maneira de traçar tarefas específicas em uma linha do tempo para monitorar eventos importantes e gerenciar cronogramas, desde relatórios de negócios até matérias do ano letivo.
Estruturas analíticas do trabalho (EAT): uma hierarquia de trabalho composta de tarefas do projeto que foram divididas em entregáveis separados, com base no objetivo e escopo gerais do projeto.
Diagrama PERT: uma ferramenta para analisar e monitorar tarefas envolvidas em um projeto complexo para avaliar estimativas de tempo e recursos disponíveis do projeto, que geralmente é usada em conjunto com o método do caminho crítico (CPM).
Aumente a visibilidade do projeto com gráficos de Gantt em tempo real no Smartsheet
Do gerenciamento de tarefas simples e planejamento de projetos à gestão de portfólio e recursos complexos, o Smartsheet ajuda a melhorar a colaboração e acelerar a velocidade do trabalho — aumentando sua produtividade. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.