Como escrever OKRs
Organizações de todos os tamanhos e tipos do setor usam OKRs para definir objetivos anual, trimestral ou mensalmente. Um objetivo refere-se a um objetivo específico, e os resultados-chave são os marcos mensuráveis direcionados para o cumprimento do seu objetivo.
Você pode pensar em OKRs desta maneira: você pode ter um grande plano, como se tornar a empresa gráfica mais lucrativa de sua cidade. Crie objetivos que ofereçam passos menores e gerenciáveis em direção ao seu grande objetivo e defina resultados-chave para observar eventos que contribuem e medem seu sucesso.
É fundamental lembrar que os OKRs representam mais do que apenas tarefas - em vez disso, os OKRs refletem mudanças e resultados bem-sucedidos. Os resultados-chave geralmente incluem atividades com metas, mas apenas marcar itens em uma lista de tarefas nem sempre leva a mudanças mensuráveis. Certifique-se de que seus OKRs levem a um resultado benéfico.
Use a seguinte fórmula para escrever OKRs:
OKR = Objetivo + 3 a 5 Resultados-chave
OKR = Intenção + Marcos
Ao criar OKRs, lembre-se de que um bom OKR responde às seguintes perguntas:
- Para onde você quer ir? (Este é o seu objetivo.)
- Como você sabe se está perto ou se chegou? (Estes são seus resultados-chave.)
Para saber mais sobre como escrever OKRs, leia nosso artigo de fundamentos do OKR.
John Doerr é um investidor de risco e autor do livro Measure What Matters, no qual discute o processo de criação do OKR. Ele usa o seguinte exemplo em seu livro para ilustrar a fórmula acima:
Vou (objetivo) conforme medido por (conjunto de resultados-chave):
Aumentarei a renda anual da minha empresa em:
- Aumentando as taxas horárias em 3% para todos os projetos de escrita e design
- Enviando um mínimo de 50 cartas de manifestação de interesse para os potenciais clientes a cada semana
- Buscando 4 projetos de retenção.
Você pode encontrar mais exemplos e amostras de OKR neste artigo.
Guia passo a passo para escrever OKRs
Embora cada OKR específico seja exclusivo da sua organização, você pode usar um processo comum para escrevê-los que deve gerar sucesso. Essas etapas o ajudarão a entender o contexto dos OKRs e os tipos de OKRs que se adequam à sua situação.
Ao escrever OKRs, também considere que é melhor não criar um OKR do que se apressar e criar um princípio inviável e que não esteja claro.
- Oriente-se: esteja ciente dos objetivos da empresa e entenda quais problemas a equipe enfrentará. "Deve ser fácil escrever OKRs, mas com frequência, os objetivos corporativos e de equipe não se alinham", diz Darrel Whiteley, um mestre faixa-preta, mestre em lean e especialista em Kaizen da Firefly Consulting.
"Você tem um objetivo corporativo como: 'Aumente a receita em US$ 20 milhões', e então na linha de produtos, você tem um objetivo como: 'Faça mais produtos.' Esse é o erro que vejo com mais frequência: os objetivos corporativos não são implantados de uma maneira compreensível no nível local. No entanto, às vezes o inverso é verdadeiro. Na produção, a segurança pode ser importante, mas esse objetivo não se aplica ao corporativo."
- Selecione uma ferramenta OKR: escolha uma ferramenta para gravar, armazenar e compartilhar OKRs. Plataformas criadas com propósito estão disponíveis, mas uma plataforma de colaboração ou mesmo uma planilha simples podem funcionar. Você pode usar um flipchart ou quadro branco para um grupo menor, mas as ferramentas digitais permitem que você monitore e acompanhe OKRs, bem como atualize o progresso. Além disso, as ferramentas digitais podem arquivar OKRs passados para referência futura.
- Escreva os OKRs: mantenha tudo simples, nítido e claro. Considere o que fará uma diferença relevante para sua equipe nos próximos 90 dias. Seja realista e considere o contexto cultural e de mercado ao criar um objetivo. Além disso, pense nos OKRs como uma maneira de atrair recursos e atenção quando a equipe se sentir puxada em diferentes direções.
Equipes e empresas geralmente definem de três a cinco OKRs por ciclo de cadência (anual, trimestral, mensal ou outro). Christina Wodtke, palestrante e autora do livro Radical Focus, baseado em OKR, e um livro recente, The Team that Managed Itself, sugere escolher um objetivo por trimestre - isso é tudo em que as pessoas podem se concentrar ao priorizar tarefas do dia a dia.
"Escolha algo para o trimestre que você não faz há muito tempo", sugere ela. "Muitas vezes, coisas importantes, mas não urgentes, são adiadas. Pergunte: 'O que precisamos fazer que realmente fará a diferença?' E então isso se torna importante e urgente." Leia nosso guia abrangente sobre gerenciamento de carga de trabalho para saber mais sobre como priorizar recursos.
- Alinhe os OKRs: alinhamento refere-se à forma como os OKRs trabalham juntos em toda uma organização. OKRs de alto nível fornecem orientação para a direção geral da empresa. Em seguida, equipes e indivíduos criam OKRs que contribuem para esses objetivos. Indivíduos e equipes também podem sugerir OKRs que transmitam até níveis mais altos de gerenciamento.
Em algumas organizações, os OKRs distribuem-se em cascata em toda a empresa. Um nível na empresa define um OKR, e os níveis mais baixos tomam os resultados-chave como seus próprios objetivos. Mas fazer isso apresenta algumas dificuldades; se você precisar mudar os resultados-chave, você afeta diretamente os objetivos dos níveis mais baixos e pode ter que mudar de curso. Com objetivos em cascata, também pode levar meses para definir objetivos à medida que as equipes esperam que os níveis superiores desenvolvam seus OKRs.
Uma cascata de cima para baixo é chamada de alinhamento rigoroso, que talvez você precise impor em nome de alguns esforços. Por outro lado, muitos especialistas defendem uma abordagem mais livre chamada alinhamento direcional, onde equipes e indivíduos aproveitam a transparência do processo para adotar OKRs de qualquer lugar da organização. - Defina a cadência: o termo cadência descreve a frequência com que você revisa e pontua um OKR. Os OKRs da empresa podem ter uma cadência de um ano, enquanto os OKRs da equipe geralmente seguem um ciclo trimestral ou mensal. Grandes departamentos e divisões também podem definir OKRs anuais.
Às vezes, uma organização aplica uma cadência aninhada, ou uma variedade de cadências. Alguns praticantes desencorajam essa prática porque ela pode limitar as oportunidades de sincronização, mas diferentes cadências podem corresponder às necessidades de diferentes organizações:- Se você é uma startup que precisa se articular rapidamente para se adaptar às mudanças de mercado, uma cadência de seis meses não funcionará. Ao revisar com frequência, você pode se ajustar de forma rápida e fácil.
- Revisões frequentes de progresso também removem a necessidade de um roteiro completo.
- Cadências mais curtas podem ajudá-lo a alcançar objetivos específicos. Para mudanças comportamentais e culturais, as cadências mensais ou trimestrais funcionam melhor.
- Cadências mais longas se adequam a empresas que não precisam se articular imediatamente quando se adaptam a mudanças. Cadências longas também podem funcionar melhor quando sua organização é menos proficiente em processos OKR.
- Cadências mais longas se adequam a problemas menos urgentes.
Se sua empresa é nova em OKRs, comece com uma cadência por departamento. Você pode até considerar continuar com uma cadência para a organização.
- Estabeleça revisões: para cada cadência, estabeleça revisões intermediárias e finais. Além disso, estabeleça conversas de atualização semanais em cada equipe e ajuste os resultados-chave conforme necessário, mantendo as restrições externas em mente. E lembre-se de comemorar e reconhecer marcos.
- Comunique-se sobre OKRs: compartilhe os OKRs de equipe e empresa amplamente, para que as pessoas saibam para que estão trabalhando e como podem ajudar colegas e outras equipes a alcançar seus objetivos.
- Revise seus OKRs: no final de cada período, mantenha todos os itens inacabados (se eles ainda forem relevantes). Você pode continuar com os mesmos objetivos de trimestre a trimestre, mas você pode alcançar resultados-chave ou adaptá-los para atender a novas circunstâncias. Se você alcançar resultados-chave, você pode convertê-los em indicadores-chave de desempenho (KPIs), que acompanham os processos de negócios diários. Para obter mais informações sobre a diferença entre as duas métricas, consulte nosso Guia OKR vs. KPI.
Qual é o propósito dos OKRs?
O objetivo de um OKR é conectar a visão e a estratégia de uma organização à execução. As declarações de gerenciamento, como declarações de missão, KPIs e OKRs, são veículos de comunicação que visam esclarecer aos funcionários como eles devem orientar seus esforços para contribuir para o crescimento, melhoria e mudança. A má comunicação dos objetivos da empresa pode levar até mesmo os melhores planos a se desviarem.
Dan Montgomery é o autor de Start Less, Finish More: Building Strategic Agility with OKRs. "Muito do que você vê sobre OKRs é muito prescritivo e, na verdade, você precisa adaptar um OKR à sua organização", diz ele. "Os OKRs realmente precisam refletir a estratégia organizacional mais profunda. É por isso que, quando trabalhamos com empresas, sempre temos uma conversa sobre estratégia antes de começar. É essencial que todos tenham uma noção dos objetivos gerais da organização e comunicar isso."
Tipos de OKRs com exemplos
Entender as diferenças entre os muitos tipos de OKRs pode ajudá-lo a criar seus objetivos. Abaixo está uma lista dos tipos mais comuns de OKRs:
- OKRs estratégicos são objetivos que se concentram na visão da empresa e na visão de longo alcance. Na maioria dos casos, você definirá OKRs estratégicos anualmente para a empresa.
Exemplo: possuir a mais bem sucedida marca de petiscos felinos. - OKRs táticos fornecem às equipes metas focadas e de curto prazo.
Exemplo: a equipe de cozinha criará as mais saborosas receitas de petiscos felinos. A equipe de marketing vai encantar os donos de gatos com nossa embalagem. - OKRs comprometidos são objetivos de alta prioridade aos quais uma equipe se dedica a concluir. Ao pontuar OKRs comprometidos, eles devem receber uma marca de 1.0. Qualquer pontuação inferior a 1.0 indica falha. A incapacidade de alcançar um registro de 1.0 exige uma discussão sobre como as equipes podem melhorar os processos.
Exemplo: superar as vendas do quarto trimestre de 2020.
Saiba mais sobre como pontuar OKRs em nosso guia. - OKRs aspiracionais são grandes objetivos que esticam os recursos da equipe ou refletem a visão mais ampla da organização. Embora você possa completá-los e pontuar um 1.0, uma marca de 0.7 também é aceitável, pois indica progresso na direção do objetivo. Os objetivos aspiracionais podem persistir ao longo de várias cadências sucessivas.
Exemplo: fornecer uma experiência alimentar saudável para animais de estimação em todo o mundo. - OKRs compartilhados são ideais para casos em que as equipes devem colaborar para impulsionar a empresa e se beneficiariam do desenvolvimento de OKRs juntos.
Exemplo: para um OKR compartilhado, uma organização pode definir um objetivo de se tornar o principal varejista de jardinagem doméstica, e os resultados-chave são obter renovações de 25% em assinaturas de sementes (atendimento ao cliente); energizar a retenção de clientes (marketing); e alcançar 12% de crescimento mês a mês (vendas). - Os OKRs da empresa se concentram no quadro geral. Idealmente, eles se tornam o que alguns chamam de "estrela guia" para a atividade em um período.
Exemplo: criar uma equipe de ótimos oradores. - Os OKRs da equipe interpretam os OKRs da empresa no contexto das habilidades e funções da equipe. As equipes às vezes criam objetivos localizados que influenciam indiretamente os objetivos da empresa. Como alternativa, eles podem recomendar objetivos para transmissão aos níveis mais altos.
Exemplo: hospedar ao menos oito encontros mensais para almoço em equipe.
Modelo de definição de objetivos de OKR com Gantt
Baixe o modelo de planilha de definição de objetivos de OKR com gráfico de Gantt
Microsoft Excel
| Smartsheet
Use esta planilha de definição de objetivos para elaborar seus OKRs. O modelo inclui espaço para registrar a estratégia da empresa, para que você possa alinhar seus objetivos com os objetivos da empresa. Você também encontrará espaço para anotar potenciais obstáculos ao cumprimento desses objetivos e esboçar iniciativas para alcançar resultados-chave e, em seguida, acompanhar o trabalho no gráfico de Gantt.
Modelo de plano de definição de objetivos de OKR para PDF e Word
Baixe o modelo de definição de objetivos de OKR com Gantt
Microsoft Word
|
Adobe PDF
| Smartsheet
Mantenha a visão da sua empresa no topo da mente com este modelo de escrita de OKR. Inclua anotações sobre a importância do OKR e os resultados ideais para alcançá-lo. Monitore bloqueadores e recursos para conclusão dos resultados-chave.
Você encontrará mais modelos gratuitos úteis para download para ajudar você a planejar OKRs e atingir metas de longo prazo em nosso artigo de modelos de OKR.
A chave para identificar objetivos
Os objetivos devem ser breves, memoráveis, alinhados, impactantes e inspiradores. Use uma linguagem que descreva o movimento e o progresso em vez de manter o status quo. Dito isso, seja claro e evite a ambiguidade.
Como os objetivos devem ser aspiracionais, inspiradores e qualitativos, alguns especialistas recomendam evitar a abordagem SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido), para escrever um objetivo. Esses especialistas sugerem não tornar o objetivo em si limitado ao tempo ou adicionar um alvo mensurável. Para saber mais sobre a diferença entre as metas OKRs e SMART, leia nosso guia abrangente; abaixo, discutimos como a estrutura SMART se aplica a resultados-chave especificamente.
Existem dois tipos de objetivos: estendido e operacional. Os objetivos estendidos correspondem a OKRs mais ambiciosos e aspiracionais, que fornecem variabilidade no trabalho em direção a uma meta, reduzem a necessidade de qualidade ou trocas de tempo e que permitem mais espaço para interpretação de resultados. No entanto, nenhum objetivo deve ser tão estendido ao ponto de ser inatingível, já que a falha consistente em atingir a meta pode deixar a equipe desmoralizada. Os objetivos operacionais se concentram nas atividades diárias que mantêm o negócio em operação.
Como escolher objetivos
Considere os seguintes pontos ao começar a escrever seus objetivos:
- Consulte as declarações de missão e visão de sua organização.
- Considere os objetivos existentes e revise os objetivos anteriores.
- Pergunte por que sua empresa ou equipe quer este OKR. Veja nosso modelo de análise dos 5 Porquês mais adiante neste artigo para obter ajuda em descobrir o valor em seu OKR.
- Seja realista sobre o que você pode e deve realizar no período de tempo determinado.
- Pergunte quais são as três a cinco realizações mais importantes no período de tempo determinado.
- Mantenha a simplicidade e concentre-se nos objetivos mais essenciais da empresa ou do departamento.
- Analise os KPIs para ver como a empresa está se saindo.
- Considere quais resultados-chave sua equipe gostaria de liderar.
- Obtenha informações dos membros da equipe e de outras equipes. Pergunte se você pode alinhar objetivos multifuncionalmente, bem como estrategicamente.
- Considere seu papel e posição. Para que você foi contratado?
- Lembre-se de que nem sempre é necessário ter objetivos estendidos. Defina objetivos realistas para manter o espírito dos funcionários elevado.
Perguntas a se fazer ao elaborar um objetivo
Ao escrever seus objetivos, faça a si mesmo as seguintes perguntas para ajustar seus objetivos:
- O objetivo é considerado como estendido ou operacional?
- O objetivo inspira sua equipe ou outras equipes?
- O objetivo contribui para as metas da empresa?
- O objetivo é estratégico?
- O objetivo é crucial?
- Temos objetivos suficientes para este período de tempo? Há mais do que podemos realizar?
O método dos 5 Porquês
Baixe o modelo dos 5 Porquês
Microsoft Excel
|
Microsoft Word
|
Adobe PDF
| Smartsheet
Outra ferramenta para escolher objetivos é o método dos 5 porquês. Com este método, você se pergunta o porquê cinco vezes na tentativa de identificar os motivos para seguir uma ação específica, o que o ajudará a analisar seus OKRs.
Como escrever um resultado-chave sólido
Ao contrário dos objetivos qualitativos, os resultados-chave são quantitativos. Os resultados-chave devem ser mensuráveis e alcançáveis, mas também desafiadores. Ao contrário dos KPIs, que avaliam as tarefas operacionais e as atividades que administram um negócio, os resultados-chave avaliam resultados ou desfechos de objetivos, como novas abordagens para um projeto ou mudanças culturais ou comportamentais. Além disso, considere discutir a viabilidade do objetivo e cada resultado-chave com sua equipe. Quando todos concordarem com objetivos e abordagens, pontuar OKRs será mais fácil para eles.
Faça as seguintes perguntas ao elaborar seus principais resultados:
- O resultado-chave adere à abordagem SMART? Consulte nosso guia abrangente para escrever objetivos SMART para saber mais sobre a estrutura.
- O resultado-chave é um resultado verdadeiro e não apenas outra tarefa ou atividade? Os resultados-chave devem incluir verbos concretos, como criar, lançar e iniciar.
- O resultado-chave ajuda a alcançar o objetivo a que ele pertence?
- O resultado-chave é importante o suficiente para aparecer nos cinco resultados-chave do objetivo?
- Se sua organização distribui resultados-chave em cascata, os resultados-chave são um pouco flexíveis para que equipes e indivíduos possam adicionar sua própria interpretação baseada em contexto?
Como escrever OKRs pessoais
OKRs pessoais mostram como você contribui para os objetivos de uma empresa ou equipe - ou para seus objetivos profissionais pessoais. A chave é se concentrar no quadro geral, já que os OKRs pessoais não devem se tornar uma lista de tarefas de fácil realização.
Ao escrever OKRs pessoais, concentre-se em contribuir para um (ou alguns) objetivos de equipe ou empresa. Você não precisa contribuir para todos os OKRs (fazer isso pode dispersar sua atenção). Como acontece com os OKRs de equipe e empresa, é melhor não ter um OKR do que se apressar e escrever um que seja mal elaborado.
Doug Gray é o CEO da Action Learning Associates, LLC e autor de Objectives + Key Results (OKR) Leadership: How to Apply Silicon Valley's Secret Sauce to Your Career, Team or Organization. Ele compartilha que uma maneira simples de esboçar seus OKRs pessoais é desenhar três caixas em uma folha de papel. "Adicione as três coisas mais importantes que você precisa realizar. Não congestione tudo adicionando cinco ou seis", diz ele.
Como os OKRs pessoais são diferentes dos OKRs da empresa
Se você é um colaborador individual, seus OKRs podem estar alinhados com os OKRs da empresa. Para outros funcionários, os objetivos individuais podem afastar o foco dos objetivos da equipe ou da empresa. Portanto, os OKRs de equipe podem ser os OKRs básicos de uma empresa.
"O OKR individual é diferente de outros OKRs", diz Montgomery. "Geralmente, o que eu recomendo é que, a menos que você seja um executivo sênior, os OKRs pessoais devem se concentrar em seu comportamento e desenvolvimento pessoal. A maneira como tendemos a fazer avaliação de desempenho no setor corporativo dos Estados Unidos é excessivamente focada no indivíduo quando, na verdade, o trabalho realmente acontece em equipes. É preciso de uma aldeia para realizar essas coisas."
Como os OKRs da empresa, da equipe e do indivíduo se comparam
Você encontrará diferenças sutis entre OKRs da empresa, de equipes e de indivíduos. O gráfico abaixo resume o foco de cada tipo de OKR.
| Empresa | Equipe | Individual ou Pessoal | |
|---|---|---|---|
| Objetivos | Comunicação a jusante e alinhamento entre equipes, para que as atividades operacionais não estejam diretamente relacionadas aos objetivos e que possam se tornar relevantes para equipes e indivíduos Um a dois objetivos, até cinco para grandes organizações Não precisa transformar tudo; foco em três a cinco itens | Ajudar com o foco e mostrar às equipes o que elas precisam fazer em um determinado prazo Um a três objetivos, ou um por trimestre Não precisa transformar tudo; foco em três a cinco itens | Ajudar com o foco e mostrar aos indivíduos o que eles precisam fazer em um determinado prazo Um a três e até cinco objetivos (um objetivo orientado à empresa pode ser ideal) Não é necessário contribuir para todos os objetivos de empresa ou equipe; muitos OKRs individuais podem criar sobrecarga de informações em uma grande equipe ou empresa e podem ser difíceis de monitorar |
| Resultados-chave | Pode ou não ter resultados-chave | Dois a três (até cinco) resultados-chave por objetivo | Dois a três (até cinco) resultados-chave por objetivo |
| Cadência | Geralmente anualmente, mas pode ser mensal ou trimestral; empresas mais novas podem ter ciclos mais curtos | Mensal e trimestral | Geralmente mensal e trimestral |
| Propriedade | Empresas não agem de acordo com OKRs Executivos podem ter seus próprios OKRs | OKRs são frequentemente mais usados no nível de equipe | Indivíduos podem ter OKRs para se alinhar com os objetivos da empresa se forem colaboradores individuais |
| Alinhamento | OKRs da empresa se alinham com visão e missão | As equipes constroem OKRs a partir dos OKRs da empresa e orientam os funcionários à medida que tomam suas próprias decisões | OKRs individuais podem atrapalhar os objetivos da equipe, pois as pessoas cuidam de seus próprios interesses |
Impulsione transformações organizacionais com OKRs sólidos e gerenciamento de trabalho em tempo real no Smartsheet
Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.