O que é um OKR?
A sigla OKR significa objetivos e resultados importantes. Um OKR é uma estrutura que você usa para definir metas, elaborando objetivos e resultados-chave. Uma organização, departamento ou indivíduo geralmente define de três a cinco objetivos, que funcionam como metas. Você pode obter mais informações em nosso Guia básico de OKR.
Os objetivos são ambiciosos e qualitativos, enquanto os chamados "resultados-chave" são quantitativos e indicam o ponto em que você atingiu um objetivo. Os OKRs o obrigam a revisar atividades redundantes e inúteis e ajudam as equipes a se concentrar nas prioridades centrais do mês ou do trimestre. As empresas frequentemente usam OKRs como ferramentas para ajudar a mudar a cultura corporativa ou responder a crises no cenário competitivo.
Para uma discussão mais detalhada sobre OKRs, leia este artigo introdutório; você pode encontrar exemplos de OKR aqui. Consulte nossos outros artigos para saber mais sobre como escrever e pontuar OKR, bem como qual é a diferença entre OKRs e metas SMART. Você encontrará mais modelos gratuitos úteis para download para ajudar você a planejar OKRs e atingir metas de longo prazo em nosso artigo de modelos de OKR.
O que é um KPI?
Um indicador de desempenho chave ou KPI mede as mudanças de desempenho ao longo do tempo ou em relação a uma meta. Os KPIs monitoram atividades e programas contínuos existentes e rastreiam a integridade dos processos de negócios diários que mantêm sua organização funcionando.
Os KPIs também simplificam o processo de medição do desempenho, concentrando-se em alguns critérios essenciais.
Alguns especialistas dizem que, idealmente, os KPIs refletem conversões ou mudanças no fluxo de caixa, que afetam o resultado final. Para medir estrategicamente o progresso e o desempenho, você pode aplicar KPIs a programas, projetos, atividades, indivíduos, equipes ou organizações inteiras.
"Defino KPIs como coisas às quais você sempre precisa prestar atenção", diz Dan Montgomery, diretor administrativo da Agile Strategies. "Eles são como as luzes no painel do seu carro. Você sabe que, se eles não ficarem vermelhos, está tudo bem. Você está medindo as coisas que são cruciais para manter tudo alinhado, ou seja, para manter os negócios como de sempre."
Qual é a diferença entre OKRs e KPIs?
Os KPIs acompanham o resultado de uma atividade existente, enquanto os OKRs fornecem uma estrutura para melhorar os KPIs. Os OKRs (também chamados de metas de tendência) desafiam as limitações e definem como alcançar o sucesso. Por outro lado, os KPIs (também conhecidos como metas de resultado) descrevem os resultados.
Por exemplo, se um de seus OKRs é ter o melhor programa de treinamento em sua vertical, então sua métrica de tendência pode ser reduzir os tíquetes de suporte em 7%.
Assim como os OKRs, os KPIs raramente são imutáveis. Os KPIs podem se tornar irrelevantes à medida que seu contexto de negócios muda. E um KPI que precisa de melhorias pode se tornar um resultado fundamental em um OKR.
OKR vs. KPI: quando usar cada um
Outra maneira de olhar para OKRs e KPIs é pensar em um OKR como uma metodologia e pensar em um KPI como uma medida para avaliar o sucesso contínuo dessa metodologia. Cada ferramenta tem um propósito diferente. Como mostra o gráfico abaixo, cada ferramenta pode ajudar a alcançar um fim diferente.
| Resultado desejado | KPI | OKR |
|---|---|---|
| Ter metas claramente definidas e mensuráveis | x | |
| Alcançar um crescimento expansivo | x | |
| Alcançar uma mudança cultural, uma mudança estratégica, uma mudança de processo ou crescimento de liderança | x | |
| Manter o foco e consolidar ganhos | x | |
| Melhorar ou escalar um plano ou projeto existente ou em andamento | x | |
| Definir metas de atraso, que acontecem como resultado de atividades, indicando sucesso ou fracasso | x | |
| Definir metas de liderança que levam a metas de atraso ou prever resultados de atividades ou processos | x | |
| Medir o desempenho passado de processos, atividades ou entidades existentes | x | |
| Verificar continuamente a sustentabilidade dos negócios | x | |
| Superar o fraco desempenho do KPI ou motivar equipes complacentes | x |
Como OKRs e KPIs funcionam juntos
Tanto OKRs quanto KPIs são ferramentas de gerenciamento. Os OKRs ajudam você a atingir metas; os KPIs ajudam você a medir essa realização.
Como explica Dan Montgomery: "Se os KPIs saírem da linha, então você pode precisar criar um OKR. Os KPIs são na verdade métricas operacionais, enquanto os OKRs são métricas estratégicas mais transformadoras." OKRs transformadores bem-sucedidos podem se tornar KPIs.
Por exemplo, se você criou software baseado em cliente no início dos anos 2000, certamente testemunhou o crescimento explosivo dos programas SaaS logo depois e a quase onipresença desses serviços em 2010. Quando você usa o OKR certo, você pode ajudar seu produto a alcançar uma posição competitiva. Se o objetivo é criar a melhor oferta de SaaS, então seus KRs (principais resultados) podem ser assim:
- KR: Protótipo de cinco opções de IU até o final de fevereiro.
- KR: Fazer com que o suporte use tíquetes de nível 3 para conduzir 40 entrevistas com clientes.
- KR: Usar duas opções de IU para conduzir o teste A/B final com 15 usuários iniciantes.
Ao lançar o produto, seu KPI para o sucesso pode ser atingir um Net Promoter Score® de 7 ou mais.
Como escrever KPIs
Pense nos KPIs como uma maneira de comunicar o que sua organização deve realizar. Crie KPIs relevantes para sua equipe ou organização; não os baseie no que outras empresas e concorrentes escolheram. OKRs e KPIs padronizados não funcionarão bem para você.
Considere essas características ao escrever KPIs:
- KPIs se relacionam com os objetivos estratégicos: KPIs monitoram algo essencial para a integridade da empresa. Para usar esta ferramenta, você deve primeiro definir o objetivo estratégico. (Afinal, se você não sabe para onde está indo, é difícil reconhecer quando você chega lá.) Para começar, articule sua estratégia. E lembre-se, os KPIs também podem indicar a probabilidade de você alcançar seu objetivo. Por exemplo, se seu objetivo é aumentar as vendas este ano em 10%, então você terá uma boa ideia da probabilidade de atingir essa meta.
- KPIs medem o movimento em relação às metas: você precisa contextualizar os KPIs em termos de sua meta. Uma meta mostra como você mede o sucesso ou a maneira como as métricas devem se mover. Você pode usar métricas baseadas em números ou KPIs de proporção. Por exemplo, você pode querer aumentar os leads qualificados neste trimestre em 4%.
- KPIs coletam dados: ao selecionar um KPI, certifique-se de que você possa realmente rastreá-los. Para determinar essa capacidade, você precisa descobrir quais processos comerciais expõem os dados do KPI. Nos casos em que os resultados decorrem de várias métricas, você pode precisar usar uma fórmula de KPI. Muitas vezes já existem fórmulas para interpretar os KPIs. O tempo de ciclo de atendimento do pedido, por exemplo, é uma dessas fórmulas.
- KPIs mostram onde concentrar recursos: uma empresa ou equipe precisa de apenas um punhado de métricas importantes. Quando você usa os KPIs corretamente, pode determinar quais atividades de negócios criam fluxo de caixa e lucros ou exibem as informações que sua alta gerência deseja ver. Dessa forma, você pode evitar acompanhar uma avalanche de dados, o que é difícil. Por exemplo, se você tem mais de três KPIs para cada departamento, você pode acabar com centenas de KPIs para sua organização. Você pode decidir se uma métrica é adequada determinando se esse KPI está acompanhando atividades específicas em um departamento. Se assim for, pode ser um bom PI (indicador de desempenho), mas pode não ter a resolução para mostrar um progresso mais abrangente. O desejo de alcançar uma boa presença nas redes sociais é um exemplo de um KPI ruim.
- KPIs precisam de um painel: você pode relatar KPIs em reuniões anuais e trimestrais. No entanto, a liderança pode precisar de atualizações semanais e até mesmo diárias. Todos os funcionários podem se beneficiar de observar em tempo real como as ações afetam os resultados. Os painéis fornecem um meio eficaz para compartilhar resultados atualizados e tendências maiores.
Exemplos de KPI
Às vezes, os KPIs são chamados de métricas de integridade ou métricas de desempenho. Um exemplo de uma métrica de integridade é um Net Promoter Score®. Aqui estão outros exemplos de KPIs que diferentes setores usam:
- Saúde: rotatividade de leitos, relação paciente-equipe, índice de satisfação do paciente
- RH: índice de competitividade salarial (SCR), taxa de rescisão voluntária, taxa de contratações internas
- Varejo: taxa de conversão (compradores que compram mercadorias), retorno sobre o investimento da margem bruta (GMROI), crescimento ano após ano (YOY)
- Vendas: reuniões marcadas, valor vitalício do cliente, leads qualificados de vendas (SQLs)
- Tecnologia: taxa de satisfação do cliente, realização do valor do negócio, gerenciamento de valor obtido (EVM) para variação de custo e cronograma
Painéis de KPI
Os painéis oferecem uma técnica para rastrear alterações e comparar resultados em relação a métricas críticas. Os painéis ajudam a entender rapidamente quando a empresa está prosperando ou quando há problemas.
Como os KPIs monitoram o progresso, eles devem se tornar parte do painel analítico da sua organização. Compartilhar informações de KPI em toda a empresa é essencial para destacar os sucessos e destacar as áreas que precisam ser melhoradas.
Para criar o melhor painel, considere o público e que tipo de dados eles exigem. Siga as práticas recomendadas de web design e use modelos estabelecidos para criar painéis fáceis de ler. Clique aqui para encontrar mais informações sobre como criar um ótimo painel de KPI e confira esta galeria de painéis para ver exemplos de painéis altamente eficazes.
Darrel Whiteley, Master Black Belt, Lean Master e especialista em Kaizen da Firefly Consulting, recomenda várias maneiras de otimizar o uso de KPIs em um painel.
"Adoro usar medidores para exibir KPIs", diz Whiteley. "Adoro usar imagens reconhecíveis como um velocímetro ou um termômetro, coisas que as pessoas veem e usam no dia a dia, para painéis de controle que geralmente consistem apenas em números de negócios."
Ao usar KPIs em um painel, certifique-se de projetar o painel para calcular quaisquer alterações de KPI em tempo real ou quase em tempo real. Usar métricas compostas e métricas de longo prazo que levam meses para serem acumuladas não será útil. "As melhores métricas são as que você recebe diretamente do seu sistema de computador", diz Whiteley. "Por exemplo, a SAP fecha as vendas diárias a cada meia-noite. Suas análises em tempo real despedem os totais de vendas, para que você não precise calcular os resultados."
Além disso, certifique-se de usar seus KPIs de uma maneira clara e compreensível para todas as suas partes interessadas.
"As pessoas entendem as vendas por dia", diz Whiteley. "As pessoas não entendem o percentual das vendas a serem planejadas. Se seu objetivo de melhoria estratégica é crescer de uma empresa de US$ 5 bilhões para uma empresa de US$ 5,5 bilhões, então você quer mostrar as vendas por dia. Então, você pode facilmente alinhar as vendas por dia com as metas gerais, dando aos membros da sua equipe resultados que os interessam. Lembre-se, você precisa de resultados que seu pessoal ache interessante e importante. Caso contrário, eles perderão de vista a importância das metas corporativas e, consequentemente, seus próprios objetivos."
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