Gráficos de Gantt e Estruturas de Divisão de Tarefas (WBS)
Uma estrutura de divisão de tarefas (WBS) é um diagrama que indica o que um projeto alcançará ou construirá, incluindo o escopo do projeto. Um gráfico de Gantt é uma imagem que usa barras para ilustrar o cronograma das atividades do projeto.
A estrutura da divisão de tarefas e o gráfico de Gantt têm papéis importantes no planejamento do projeto, já que a conclusão bem-sucedida do projeto depende de ter uma meta e data de conclusão claramente definidas. Tanto seu objetivo quanto o calendário influenciam os custos do projeto e as necessidades trabalhistas, entre outras variáveis, por isso é crucial corrigi-los.
Em campos como a construção e desenvolvimento de software, a estrutura da divisão de tarefas funciona como ponto de partida para o gráfico de Gantt. As duas ferramentas ajudam os gerentes a criar um plano de projeto.
Para conhecer o básico da estrutura de divisão de tarefas e como criar uma, consulte este guia de estruturas divisão de tarefas. Encontre modelos para WBS que podem ser baixados, incluindo modelos para diferentes tipos de projetos.
Leia este guia sobre gráficos de Gantt para entender como funcionam e seus benefícios. Leia um artigo aprofundado sobre os melhores usos de gráficos de Gantt no gerenciamento de projetos, incluindo exemplos para diferentes indústrias.
Diferença entre WBS e gráfico de Gantt
As estruturas de divisão de tarefas mostram o que você está fazendo e os gráficos de Gantt mostram quando você está fazendo isso. A WBS divide as tarefas hierarquicamente, de cima para baixo. O gráfico de Gantt é linear e apresenta a progressão do tempo da esquerda para a direita.
Normalmente, os planejadores do projeto descrevem as estruturas de divisão de tarefas como focadas em nomes, o que significa que listam marcos e resultados concretos, em vez de atividades. Por exemplo, quando você está construindo um prédio, a estrutura da divisão das tarefas exibe os elementos que compõem a estrutura, como a base, o sistema elétrico e o telhado.
Em contraste, o gráfico de Gantt se concentra em datas, mostra a ordem das atividades do projeto e reflete qualquer dependência entre as tarefas. As dependências são relacionamentos de atividades em que a capacidade de iniciar ou terminar uma tarefa depende do progresso ou conclusão de outra. Por exemplo, para pintar uma parede, você deve primeiro construí-la.
Esses relacionamentos determinam o caminho crítico, que é uma ferramenta de agendamento que o auxilia a determinar a duração do projeto identificando a série mais longa de atividades dependentes e calculando quanto tempo você precisa para completá-las.
Para mais informações sobre dependências em gráficos de Gantt, leia nossa síntese de modelos de gráficos de Gantt com dependências e nossa síntese sobre modelos de caminho crítico.
Ao comparar um gráfico de Gantt com uma estrutura de divisão de tarefas, Matthew Ramirez, fundador da Rephrase Media, desenvolvedor de aplicativos de inteligência artificial, distingue as duas ferramentas observando que uma estrutura de divisão de tarefas é para o planejamento do projeto e um gráfico de Gantt é para acompanhamento do projeto.
“Ao contrário de um gráfico de Gantt, uma estrutura de divisão de tarefas não especifica como ou quando as tarefas serão feitas", diz Brad Tousenard, CEO da SpinupWP, empresa que fabrica painéis de controle de servidores. “A WBS não é um calendário ou uma lista de todas as atividades e responsabilidades. Os líderes de equipe às vezes tentam incluir todas as tarefas necessárias para um projeto na WBS. Isso geralmente leva a tarefas perdidas e atrasos no projeto.”
Durante a execução do projeto, os participantes do projeto usam os dois recursos de maneiras diferentes. A estrutura da divisão de tarefas tende a não variar significativamente ao longo de um projeto, enquanto o gráfico de Gantt será atualizado com frequência com base no progresso. Isso faz sentido quando você tem em conta que as equipes raramente decidem mudar o que estão construindo a meio.
Dito isto, é muito comum que circunstâncias inesperadas - como o trabalho a descoberto, escassez de materiais ou condições climáticas inesperadas - abrandem ou acelerem o projeto. Estas alterações geralmente resultam em modificações diárias ou semanais ao gráfico de Gantt.
Como converter um WBS em um gráfico de Gantt
As estruturas de divisão de tarefas são um dos primeiros recursos que os planejadores criam durante um projeto. Para criar um gráfico de Gantt usando esta e outras informações do projeto, você pode usar um software de planejamento do projeto ou seguir as instruções abaixo passo a passo.
Etapa 1: Comece com sua estrutura de divisão de tarefas
Sua estrutura de divisão de tarefas mostra o resultado final do projeto dividido em seus componentes. Lembre-se que estes devem ser produtos concretos, não atividades.
Como exemplo, veja a construção de uma casa. Coloque o produto final - a casa - na parte superior do diagrama.
Abaixo disso, divida o trabalho nos vários sistemas e componentes de construção, incluindo fundação, estrutura, telhado, eletricidade, aquecimento e resfriamento, água e esgotos e acabamentos. Em seguida, divida ainda mais cada componente (p. ex., por baixo de "acabamentos", indique pintura, pavimento e acessórios).
Dependendo da complexidade do projeto, você poderá continuar a decompor cada componente várias vezes, listando marcos menores em cada nível. No final, você terá um gráfico de Gantt que inclui marcos. O menor elemento do WBS é chamado de pacote de tarefas. Por exemplo, em uma hierarquia WBS para piso, o chão da cozinha pode ser um pacote de tarefas.
Etapa 2: Identifique atividades para cada pacote de tarefas
Para cada pacote de tarefas, determine as atividades ou tarefas que devem acontecer para alcançar o resultado desejado. Embora a estrutura da divisão da obra seja focada em nomes, essas atividades são orientadas por processos ou verbos.
Neste exemplo, o pacote de tarefas do piso dividiria as várias divisões e seu tipo de piso. A partir daí, determine as atividades necessárias para concluir o trabalho do piso. Para a sala de estar, isso inclui colocar subpiso, instalar piso de madeira, lixar a madeira, selar a madeira, secar, aplicar um acabamento e secar o acabamento.
Como explica Scott Hirsch, diretor de tecnologia da plataforma de recrutamento online TalentMarketplace: "A estrutura da divisão de tarefas pode ser usada para dividir tudo em tarefas consideráveis que você coloca no gráfico de Gantt para trabalhar em sprints" ou ciclos de trabalho programados, geralmente usados no desenvolvimento de software. Ele diz que um erro comum é não dividir as tarefas antes de criar o gráfico de Gantt.
Neste exemplo, liste atividades de componentes para o piso da sala de estar nas linhas da planilha de Gantt.
Etapa 3: Defina a ordem das tarefas
As atividades em seu projeto devem ocorrer na sequência certa - são tarefas dependentes. Embora a ordem de colocar subpiso antes do piso seja óbvia, a imagem se torna mais complexa quando você adiciona a dependência de que os pintores não podem entrar na sala enquanto o chão está secando. Assim, a pintura depende do término do piso da sala. O programador precisa de dois dias entre a instalação do piso da sala e a pintura para que o acabamento de madeira seque.
Tousenard afirma: "É importante rever as dependências de suas tarefas antes de criar um gráfico de Gantt a partir de sua estrutura de divisão de tarefas. Isto significa determinar quais tarefas dependem de outra ser concluída. Há quatro tipos de relacionamentos de dependência entre uma tarefa antecessora e uma tarefa sucessora.”
Estes relacionamentos de dependência são os seguintes:
- O antecessor deve terminar antes que o sucessor possa começar.
- O antecessor deve começar antes que o sucessor possa começar.
- O antecessor deve terminar antes que o sucessor possa terminar.
- O antecessor deve começar antes que o sucessor possa terminar.
Você representará estas dependências no gráfico de Gantt e explicaremos em breve.
Etapa 4: Defina a duração de cada tarefa.
Em outra parte do processo de planejamento do projeto, você identificará todos os recursos necessários para concluir o trabalho, incluindo pessoal, materiais e equipamentos. Isso também pode influenciar dependências, como quando a pessoa que está colocando o chão na sala também está instalando o chão na cozinha. Isso significa que essas duas tarefas não podem continuar simultaneamente, a menos que você adicione outro funcionário.
Como alternativa, você pode acelerar o projeto trazendo um segundo colaborador quando estiver fazendo a preparação do local. Estas considerações e decisões fazem parte do processo de tradução de sua estrutura de divisão de tarefas em um gráfico de Gantt.
Depois de fazer esses planos de recursos, faça uma estimativa de quanto tempo cada atividade levará. O tempo entre o início e o fim é chamado de duração. Você pode usar várias técnicas de estimativa - um desses métodos é a técnica de avaliação e revisão do programa (PERT). No exemplo do piso da sala, o gerente estima que a instalação levará nove dias úteis, incluindo tempo ativo e tempo de secagem.
Etapa 5: Construa o gráfico de Gantt
Agora você pode passar à construção do gráfico de Gantt. Você pode usar software para simplificar esse processo, mas uma planilha também funcionará. Em alternativa, você pode aprender como construir um gráfico de Gantt no Microsoft Word ou encontrar modelos gratuitos de gráficos de Gantt pré-criados no Microsoft Word ou no Microsoft PowerPoint.
Insira cada tarefa em sua própria linha. Atribua uma coluna para cada dia na vida útil do projeto. (Para projetos de longo prazo, você pode decidir usar semanas ou meses.) Começando pela primeira tarefa, escureça as células da linha para cada dia em que você espera que essa atividade ocorra.
Se você elaborar o gráfico de Gantt manualmente, reflita a hierarquia de WBS em suas disposição das linhas para facilitar a observação da visão geral do projeto. Para fazer isso, identifique uma linha do cabeçalho com o nome do pacote de tarefas. (No exemplo da casa, uma linha do cabeçalho seria chamada acabamentos.) Por baixo, insira e indente sublinhas para o próximo nível de divisão: pintura, pavimento e acessórios.
Indente ou codifique por cores as linhas por baixo de cada sublinha para atividades componentes, como colocar o piso da sala. Você pode continuar adicionando e indentando as linhas para dividir mais as tarefas, mas muitos detalhes dificultam a compreensão do gráfico.
Uma vantagem do software de planejamento do projeto é a capacidade de consolidar as hierarquias e visualizar as informações de maneiras diferentes. Por exemplo, você poderá ver exibições resumidas das atividades de acabamento ou pavimentação. O sombreado da coluna, que mostra a duração, indica a duração das subtarefas e reflete o início e o fim de todas as tarefas resumidas.
À medida que você cria o gráfico de Gantt, as áreas sombreadas se movem para a direita. Esta mudança ilustra que, quando você termina uma tarefa, o projeto progride para a próxima atividade e o tempo passa. O sombreado recomeça em outra linha das colunas para as datas da tarefa seguinte. Todas as tarefas que ocorrerem simultaneamente serão exibidas como células sombreadas paralelas no gráfico.
Se você tem tarefas que não têm ou têm poucas dependências, como a construção de uma cerca, é possível agendá-las sempre que fizer sentido. Para a cerca, isso seria após a preparação do local, quando o chão foi nivelado e máquinas grandes não precisam mais entrar e sair da propriedade. Tarefas sem dependências não são adicionais ao caminho crítico.
Etapa 6: Adicionar dependências
Represente dependências com setas entre as linhas da tarefa. Ao fazer isso, garante que essas possíveis complicações do calendário estão claras.
Como diz Gregory Yong, chefe da UX para software Convincely: "Pratique a implementação de um modelo de Gantt e uma estrutura de divisão de tarefas que visualizem claramente o que é chamado de conexão de tarefas, que geralmente é onde essas dependências atrasam. Se você não o fizer, estes problemas persistem, mas ninguém os aborda porque não são visualizados ou comunicados no gráfico orientador do projeto.”
Estes são os quatro relacionamentos de dependência entre tarefas nos gráficos de Gantt.
- Quando as tarefas antecessoras devem terminar antes de a sucessora poder começar, desenhe uma seta do final da barra antecessora até o início da barra sucessora.
- Quando um antecessor deve começar antes que o sucessor possa começar, desenhe uma seta entre o início de ambas as barras de tarefa.
- Quando as tarefas antecessoras devem ser concluídas antes que as tarefas sucessoras possam terminar, desenhe uma seta do final da barra antecessora até o final da barra sucessora.
- Quando o antecessor deve começar antes que o sucessor possa terminar, desenhe uma seta entre o início da barra antecessora e o fim da barra sucessora.
Depois de inserir todas as tarefas, você verá o caminho e a duração críticos do projeto. Este é o tempo entre o início da primeira tarefa e a conclusão da última tarefa.
Etapa 7: Equacione proteções para atividades
Planejadores experientes sabem esperar o inesperado. Surpresas podem incluir doenças de colaboradores importantes ou suprimentos atrasados. Estes incidentes aumentam a probabilidade de atrasos do projeto.
Os planejadores podem criar proteções para permitir estes eventos imprevisívels. Você pode adicionar esse tempo extra às atividades existentes ou incluir marcadores para contabilizá-lo, mas não represente o trabalho real. Você pode codificar por cores estas proteções para torná-las visíveis.
De um modo geral, o cliente deseja que o projeto seja concluído o mais rápido possível, já que durações maiores aumentam os custos e atrasam o pagamento. Isso aumenta a pressão para minimizar os riscos; o dimensionamento certo dos controles requer um equilíbrio entre os recursos e a eficiência.
Exemplo de Modelo de Estrutura de Divisão de Tarefas Convertido em Gráfico de Gantt
Baixar Exemplo de Modelo WBS-para-gráfico de Gantt — Microsoft Excel
Este modelo inclui uma hierarquia de estrutura de divisão de tarefas, notas sobre as atividades necessárias para alcançar os pacotes de tarefas, estimativas de duração e outros detalhes. O modelo de exemplo do gráfico de Gantt mostra como estas informações se unem para criar um cronograma de projeto, incluindo dependências.
Modelo WBS-para-gráfico-de-Gantt
Baixar Modelo WBS-para-gráfico de Gantt — Microsoft Excel
Baixe uma versão em branco do modelo de estrutura-de-divisão-de-tarefas-para-gráfico de Gantt acima. Este modelo tem espaço para que você exiba a hierarquia da estrutura de divisão de tarefas e inclui linhas para atividades e colunas para a duração, para que você possa começar seu próprio projeto do zero.
Como converter um gráfico de Gantt em uma estrutura de divisão de tarefas
Alguns aplicativos de software de planejamento de projeto convertem gráficos de Gantt em estruturas de divisão de tarefas, mas o gráfico resultante geralmente não segue as melhores práticas. De um modo geral, você não deve fazer engenharia reversa de uma estrutura de divisão de tarefas de um gráfico de Gantt.
Os aplicativos que buscam executar essa função não listam resultados concretos e, em vez disso, listam as atividades na estrutura de divisão de tarefas. Lembre-se, cada nível da estrutura de divisão de tarefas deve mostrar o que está sendo construído ou realizado, não a atividade.
Assim, uma estrutura de divisão de tarefas para uma campanha de marketing do conteúdo deve listar o conteúdo do blog na parte superior da hierarquia como resultado pretendido do projeto. Em seguida, categorize as entregas como calendário do conteúdo, primeiros rascunhos, rascunhos editados, imagens e conteúdo publicado. O gráfico de Gantt relacionado atribuiria linhas para atividades: brainstorming, agendamento, redação, edição, design gráfico e upload. Embora o resultado e o processo estejam relacionados, eles não são os mesmos.
Embora você possa criar um gráfico de Gantt que mostre a estrutura da divisão de tarefas em outra aba (como no exemplo acima), os profissionais dizem que é difícil imaginar uma circunstância na qual você queira converter um gráfico de Gantt em uma estrutura de divisão de tarefas. Isto só teria valor se você não conhecesse os componentes ou resultados finais. Mas isso é improvável porque as equipes geralmente não embarcam em projetos sem objetivos.
Você pode encontrar modelos para acompanhar vários projetos com gráficos de Gantt, incluindo orçamento e dependências, em nosso modelo de síntese de gráficos de Gantt para vários projetos.
Como garantir que sua estrutura de divisão de tarefas e o gráfico de Gantt são precisos
Sua WBS e gráficos Gantt são úteis apenas quando são precisos. A precisão é difícil de alcançar no início, quando você tem menos informações. Para maximizar a precisão, adicione continuamente novas informações a seus planos à medida que o projeto avança.
Os especialistas aconselham que a comunicação aberta, a flexibilidade e as revisões frequentes ajudam na precisão. Seguem-se algumas dicas:
- Comunique: Hirsch, da TalentMarketplace, diz que manter contato com outras partes interessadas do projeto e reunir suas informações é vital. “A comunicação com especialistas no projeto é fundamental. Como gerente de projeto, você entende todos os componentes do projeto, mas pode não entender os detalhes de cada componente. Falar com seus funcionários e fornecer a eles os recursos necessários para registrar suas tarefas é essencial", afirma ele.
- Mantenha-se flexível:
Albert Ho é o Fundador da Healthcare Heroes e gerente de projeto do William Osler Health System em Brampton, Ontario. Ele observa: "Um gerente de projeto nunca terá todas as informações necessárias para entender as dependências e determinar a duração no início de um projeto. À medida que novas informações são reveladas, o gerente de projeto deve apoiar a equipe do projeto.” Ele cita um exemplo da necessidade inesperada de incorporar marcações de teleconsulta em um projeto: “Este foi um pedido novo que exigiu oito semanas para obter um orçamento, projetar uma solução, implementar, testar, treinar e lançar.” As partes interessadas tinham que ser flexíveis para adaptar o projeto ao escopo alterado. - Revise seu trabalho com frequência: Yong incentiva reuniões semanais da equipe do projeto para que os participantes analisem a WBS e o gráfico de Gantt. “É a maneira mais clara e rápida de revisar o progresso da equipe, esclarecer qualquer dependência estagnada e adicionar novas micro-tarefas", observa. Ele diz que o gerente de projeto deve revisar a estrutura de divisão de tarefas e o gráfico de Gantt no final de cada dia para garantir que as tarefas sejam atribuídas corretamente. Além disso, o gerente de projeto deve analisar o cronograma e o gráfico de Gantt no início de cada semana, para garantir que as tarefas são concluídas a tempo. “Caso contrário, o gerente de projeto precisará atualizar os cronogramas se o trabalho estiver simplesmente atrasado. Se o trabalho não tiver sido bem planejado, a divisão das tarefas pode precisar ser alterada para refletir com precisão o novo escopo do projeto", acrescenta.
Impulsione o Sucesso do Projeto com o Smartsheet para Gerenciamento do Projeto
Do gerenciamento de tarefas simples e planejamento de projetos à gestão de portfólio e recursos complexos, o Smartsheet ajuda a melhorar a colaboração e acelerar a velocidade do trabalho — aumentando sua produtividade. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.