Diagramas de Gantt e estruturas analíticas de trabalho (WBS)
Uma estrutura analítica de trabalho (WBS) é um diagrama que mostra o que um projeto alcançará ou construirá, incluindo o escopo do projeto. Um gráfico de Gantt é um visual que usa barras para ilustrar o cronograma das atividades do projeto.
Visão geral resumida:
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A estrutura analítica do projeto e o gráfico de Gantt desempenham papéis importantes no planejamento do projeto, pois a conclusão bem-sucedida do projeto depende de uma meta e uma data de conclusão claramente definidas. Tanto o objetivo quanto o cronograma influenciam o custo do projeto e as necessidades de mão de obra, entre outras variáveis, por isso é crucial acertá-los.
Em áreas como construção e desenvolvimento de software, a estrutura analítica do projeto atua como ponto de partida para o gráfico de Gantt. As duas ferramentas ajudam os gerentes a criar um plano de projeto.
Para explorar ainda mais essas ferramentas e como elas podem aprimorar o planejamento do seu projeto, confira os seguintes recursos:
- Guia de estruturas analíticas de trabalho: Aprenda o propósito, a estrutura e as melhores práticas para criar uma WBS e veja como ela pode servir como base para outras ferramentas de planejamento de projetos, incluindo gráficos de Gantt.
- Modelos para download para WBS: Acesse modelos gratuitos e personalizáveis do WBS para diferentes tipos de projetos. Esses modelos incluem opções para Smartsheet, Excel, Google Sheets e PowerPoint.
- Guia para gráficos de Gantt: Aprenda os conceitos básicos dos gráficos de Gantt, seus principais componentes e como usá-los para visualizar cronogramas de projetos, gerenciar dependências e acompanhar o progresso. Este guia também inclui listas de verificação para criar e aplicar gráficos de Gantt.
- Melhores usos dos gráficos de Gantt no gerenciamento de projetos: explore os benefícios e as limitações dos gráficos de Gantt. Veja como eles podem melhorar a eficiência, ajudar no gerenciamento de recursos e fornecer uma visão geral clara dos cronogramas de projetos, além de possíveis desafios, como complexidade e escalabilidade.
Diferença entre WBS e gráfico de Gantt
As estruturas analíticas de trabalho mostram o que você está fazendo, e os gráficos de Gantt mostram quando você está fazendo isso. A WBS divide o trabalho hierarquicamente, de cima para baixo. O gráfico de Gantt é linear e exibe a progressão temporal da esquerda para a direita.
Os planejadores de projetos geralmente descrevem as estruturas analíticas do trabalho como focadas em substantivos, o que significa que listam marcos e resultados concretos, em vez de atividades. Por exemplo, quando você está construindo um edifício, a estrutura analítica de obra exibe os elementos componentes da estrutura, como a fundação, o sistema elétrico e o telhado.
Por outro lado, o gráfico de Gantt se concentra nas datas, mostra a ordem das atividades do projeto e reflete as dependências entre as tarefas. Dependências são relações de atividades nas quais a capacidade de iniciar ou concluir uma tarefa depende do progresso ou da conclusão de outra. Por exemplo, para pintar uma parede, você deve primeiro construí-la.
Essas relações determinam o caminho crítico, que é uma ferramenta de agendamento que ajuda a determinar a duração do projeto identificando a série mais longa de atividades dependentes e calculando quanto tempo você precisa para concluí-las.
Estrutura analítica do trabalho (WBS) versus gráfico de Gantt
| EAP | Gráfico de Gantt | |
|---|---|---|
| Foco | Define o que o projeto entregará dividindo o escopo em componentes menores | Define quando as tarefas ocorrem mapeando-as ao longo de uma linha do tempo |
| Formato | Hierárquico — um esboço de cima para baixo dos resultados, geralmente visualizado como uma árvore ou uma lista aninhada | Linear — um gráfico de barras horizontais que rastreia o tempo da tarefa do início ao fim |
| Conteúdo | Baseado em resultados — concentra-se em substantivos (por exemplo, “teto”, “site”) em vez de ações | Baseado em tarefas — concentra-se em verbos e processos (por exemplo, “instalar”, “projetar”) |
| Linha do tempo | Estático — não inclui datas ou durações de tarefas | Dinâmico — inclui datas de início e término, durações e tarefas sobrepostas |
| Dependências | Não representado — a ordem das tarefas e os relacionamentos não são mostrados | Representado de forma clara — mostra sequências de tarefas e relacionamentos de caminhos críticos |
| Caso de uso | Ideal para definir o escopo do projeto e identificar todos os resultados necessários antes do início do agendamento | Ideal para agendar tarefas, acompanhar o progresso e gerenciar dependências |
Para obter informações básicas sobre dependências em gráficos de Gantt, leia nosso resumo de modelos de gráfico de Gantt com dependências e nosso resumo de modelos de caminhos críticos.
Ao comparar um gráfico de Gantt e uma estrutura analítica de projeto, Matthew Ramirez, fundador da Rephrase Media, desenvolvedora de aplicativos de inteligência artificial, distingue as duas ferramentas observando que uma estrutura analítica de projeto é para o planejamento do projeto e um gráfico de Gantt é para o acompanhamento do projeto.
“Diferentemente de um diagrama de Gantt, uma estrutura analítica de trabalho não especifica como ou quando as tarefas serão realizadas. A WBS não é um cronograma ou uma lista de todas as atividades e responsabilidades. Às vezes, os líderes de equipe tentam incluir todas as tarefas necessárias para um projeto na WBS. Isso geralmente leva à perda de tarefas e atrasos no projeto.”
— Brad Tousenard, CEO da SpinupWP, empresa que fabrica painéis de controle de servidores
Durante a execução do projeto, os participantes do projeto usam os dois recursos de maneiras diferentes. A estrutura analítica do projeto tende a não variar significativamente ao longo de um projeto, enquanto o gráfico de Gantt será atualizado com frequência com base no progresso. Isso faz sentido quando você considera que as equipes raramente decidem mudar o que estão construindo no meio do caminho.
Dito isso, é muito comum que circunstâncias inesperadas — como trabalhos descobertos, escassez de materiais ou clima inesperado — atrasem ou acelerem um projeto. Essas mudanças normalmente resultam em modificações diárias ou semanais no gráfico de Gantt.
Como converter um WBS em um gráfico de Gantt
As estruturas analíticas de trabalho são um dos primeiros recursos que os planejadores criam durante um projeto. Para criar um gráfico de Gantt usando essas e outras informações do projeto, você pode usar um software de planejamento de projetos ou seguir as instruções passo a passo abaixo.
Etapa 1: comece com sua estrutura analítica de trabalho
Sua estrutura analítica de trabalho mostra o resultado final do projeto dividido em seus componentes. Lembre-se de que devem ser produtos concretos, não atividades.
Como exemplo, considere a construção de uma casa. Liste o produto final — a casa — na parte superior do diagrama.
Abaixo disso, divida o trabalho em vários sistemas e componentes de construção, incluindo fundação, estrutura, telhado, eletricidade, aquecimento e resfriamento, água e esgoto e acabamentos. Em seguida, divida ainda mais cada componente (por exemplo, abaixo de “acabamentos”, liste tintas, pisos e acessórios).
Dependendo da complexidade do projeto, você pode continuar decompondo cada componente várias vezes, listando marcos menores em cada nível. No final, você terá um gráfico de Gantt que inclui marcos. O menor elemento da WBS é chamado de pacote de trabalho. Por exemplo, em uma hierarquia WBS para pisos, “piso de cozinha” pode ser um pacote de trabalho.
Etapa 2: Identificar atividades para cada pacote de trabalho
Para cada pacote de trabalho, determine as atividades ou tarefas que devem acontecer para alcançar o resultado desejado. Embora a estrutura analítica do trabalho seja focada em substantivos, essas atividades são orientadas por processos ou verbos.
Neste exemplo, o pacote de trabalho de piso dividiria as várias salas e seu tipo de piso. A partir disso, determine as atividades necessárias para concluir o trabalho de revestimento. Para a sala de estar, isso inclui colocar o subpiso, instalar o piso de madeira, lixar a madeira, selar a madeira, secar, aplicar um acabamento e secar o acabamento.
Como explica Scott Hirsch, diretor de tecnologia da plataforma de recrutamento on-line TalentMarketplace:
“A estrutura analítica do trabalho pode ser usada para dividir tudo em tarefas consideráveis que você coloca no gráfico de Gantt para trabalhar em sprints”, ou ciclos de trabalho cronometrados, frequentemente usados no desenvolvimento de software. Ele diz que um erro comum é não dividir as tarefas antes de criar o diagrama de Gantt.
Neste exemplo, liste as atividades dos componentes do piso da sala de estar nas linhas da planilha de Gantt.
Etapa 3: definir a ordem das tarefas
As atividades em seu projeto devem ocorrer na sequência correta — essas são tarefas dependentes. Embora a ordem de colocação do contrapiso antes do piso seja óbvia, a imagem se torna mais complexa quando você adiciona a dependência de que os pintores não podem entrar na sala enquanto o piso está secando. Assim, a pintura depende do acabamento do piso da sala de estar. O programador precisa ser construído em dois dias entre a instalação do piso da sala e a pintura para que o acabamento de madeira seque.
Tousenard diz: “É importante revisar suas dependências de tarefas antes de criar um gráfico de Gantt a partir de sua estrutura analítica de trabalho. Isso significa determinar quais tarefas dependem da conclusão de outra. Há quatro tipos de relações de dependência entre uma tarefa predecessora e uma tarefa sucessora.”
Essas relações de dependência são as seguintes:
- O antecessor deve terminar antes que o sucessor possa começar.
- O antecessor deve começar antes que o sucessor possa começar.
- O antecessor deve terminar antes que o sucessor possa terminar.
- O antecessor deve começar antes que o sucessor possa terminar.
Você representará essas dependências no gráfico de Gantt.
Etapa 4: estimar a duração de cada tarefa
Em outra parte do processo de planejamento do projeto, você identificará todos os recursos necessários para concluir o trabalho, incluindo pessoal, materiais e equipamentos. Isso também pode causar dependências, como quando a pessoa que coloca o piso na sala de estar também instala o piso na cozinha. Isso significa que essas duas tarefas não podem continuar simultaneamente, a menos que você adicione outro trabalhador.
Como alternativa, você pode acelerar o projeto trazendo uma segunda escavadeira ao preparar o local. Essas considerações e decisões fazem parte do processo de traduzir sua estrutura analítica de trabalho em um gráfico de Gantt.
Depois de fazer esses planos de recursos, estime quanto tempo cada atividade levará. O tempo entre o início e o fim é chamado de duração. Você pode usar várias técnicas de estimativa, como a técnica de avaliação e revisão de programas (PERT). Por exemplo, um gerente de projeto pode estimar nove dias úteis para instalar o piso da sala de estar, incluindo o trabalho ativo e o tempo de secagem.
Etapa 5: criar o gráfico de Gantt
Agora, você pode prosseguir com a criação do gráfico de Gantt. Você pode usar um software para simplificar esse processo, mas uma planilha também funcionará. Como alternativa, você pode aprender a criar um gráfico de Gantt no Microsoft Word ou encontrar modelos de gráfico de Gantt gratuitos e pré-criados no Microsoft Word ou no Microsoft PowerPoint.
Insira cada tarefa em sua própria linha. Atribua uma coluna para cada dia na vida útil do projeto. (Para projetos de longo prazo, você pode decidir usar semanas ou meses.) Começando com a primeira tarefa, sombreie as células do outro lado da linha para cada dia em que você espera que a atividade ocorra.
Se você redigir o gráfico de Gantt manualmente, reflita a hierarquia da WBS em sua organização de linhas para facilitar a visualização da visão geral do projeto. Para fazer isso, identifique uma linha de cabeçalho com o nome do pacote de trabalho. (No exemplo da casa, uma linha de cabeçalho seria chamada de acabamentos.) Abaixo disso, insira e recue as fileiras secundárias para o próximo nível de detalhamento: pintura, piso e acessórios.
Recue ou codifique por cores as linhas abaixo de cada fileira secundária para atividades componentes, como colocar o piso da sala de estar. Você pode continuar adicionando e recuando linhas para detalhar melhor as tarefas, mas muitos detalhes dificultam a compreensão do gráfico.
Uma vantagem do software de planejamento de projetos é a capacidade de agrupar as hierarquias e visualizar as informações de maneiras diferentes. Por exemplo, você seria capaz de ver vistas resumidas das atividades de acabamento ou das atividades de revestimento. O sombreamento da coluna, que mostra a duração, extrai as durações das tarefas infantis e reflete o início e o fim de todas as tarefas resumidas.
À medida que você cria o gráfico de Gantt, as áreas de sombreamento se movem para a direita. Essa alteração ilustra que, quando você termina uma tarefa, o projeto avança para a próxima atividade e o tempo passa. O sombreamento aparece em outra linha nas colunas para as datas da tarefa subsequente. Qualquer tarefa que ocorra simultaneamente será exibida como células sombreadas paralelas no gráfico.
Se você tem tarefas com pouca ou nenhuma dependência, como construir uma cerca, você pode programá-las sempre que fizer sentido. Para a cerca, isso ocorreria após a preparação do local, quando o solo estivesse nivelado e máquinas de grandes dimensões não precisassem mais entrar e sair da propriedade. Tarefas sem dependências não contribuem para o caminho crítico.
Etapa 6: adicionar dependências
Represente dependências com setas entre as linhas da tarefa. Isso garante que essas possíveis complicações do cronograma sejam claras.
Como diz Gregory Yong, chefe de UX da Convincely software, “Pratique a implantação de um modelo de Gantt e uma estrutura analítica de trabalho que visualizem claramente o que é chamado de tarefas de conexão, que geralmente é onde essas dependências param. Caso contrário, esses problemas persistem, mas ninguém os aborda porque não são visualizados ou comunicados no diagrama orientador do projeto.”
Aqui estão as quatro relações de dependência entre tarefas nos gráficos de Gantt:
- Concluir para começar: quando as tarefas predecessoras precisarem terminar antes que a sucessora possa começar, desenhe uma seta do final da barra predecessora até o início da barra sucessora.
- Do início ao início: quando um antecessor precisar começar antes que o sucessor possa começar, desenhe uma seta entre os inícios das duas barras de tarefas.
- Do final ao fim: quando as tarefas predecessoras precisarem ser concluídas antes que as tarefas sucessoras possam terminar, desenhe uma seta do final da barra predecessora até o final da barra sucessora.
- Do início ao fim: quando a antecessora precisar começar antes que a sucessora possa terminar, desenhe uma seta entre o início da barra predecessora e o final da barra sucessora.
Depois de inserir todas as tarefas, você verá o caminho crítico e a duração do projeto. Essa é a quantidade de tempo entre o início da primeira tarefa e a conclusão da última tarefa.
Etapa 7: considere buffers para atividades
Planejadores experientes sabem esperar o inesperado. As surpresas podem incluir doenças importantes da equipe ou atrasos no fornecimento. Esses incidentes aumentam a probabilidade de atrasos no projeto.
Os planejadores podem criar buffers para permitir esses eventos imprevisíveis. Você pode adicionar esse tempo extra às atividades existentes ou incluir espaços reservados para contabilizar o tempo, mas que não representem o trabalho real. Você pode codificar esses buffers por cores para torná-los visíveis.
Em geral, o cliente deseja que o projeto seja concluído o mais rápido possível, pois durações mais longas aumentam o custo e atrasam o pagamento. Isso aumenta a pressão para minimizar os buffers; o dimensionamento correto dos buffers exige o equilíbrio entre pragmatismo e eficiência.
Exemplo de modelo de estrutura analítica de trabalho convertido em um gráfico de Gantt
Baixe versões em branco e de amostra do modelo de gráfico WBS para Gantt para Excel
Quando usar este modelo: Use esse modelo quando precisar converter um WBS em uma linha do tempo no estilo Gantt. É especialmente útil para organizar atividades, estimar durações e mapear dependências para que você possa ver como as tarefas se encaixam.
Características notáveis do modelo: Esse modelo inclui uma hierarquia WBS, linhas para atividades e colunas para duração. Ele também fornece espaço para anotações sobre as tarefas em cada pacote de trabalho. Para ver como as informações se conectam para formar uma linha do tempo, navegue até a guia de exemplo.
Confira esses gráficos de gerenciamento de projetos para obter mais informações e documentos úteis.
Como converter um gráfico de Gantt em uma estrutura analítica de trabalho
Embora alguns softwares de planejamento de projetos possam converter um gráfico de Gantt em um WBS, isso normalmente não é recomendado. Um WBS adequado deve se concentrar nos resultados, não nas tarefas. Por exemplo, liste os resultados do projeto, como rascunhos finais na WBS, e deixe atividades como escrever no gráfico de Gantt.
Os aplicativos que buscam realizar essa função não listam resultados concretos e, em vez disso, listam atividades na estrutura analítica do projeto. Lembre-se de que cada nível da estrutura analítica do trabalho deve mostrar o que está sendo construído ou realizado, não a atividade.
Portanto, uma estrutura analítica de trabalho para uma campanha de marketing de conteúdo deve listar o conteúdo do blog no topo da hierarquia como o resultado pretendido do projeto. Em seguida, categorize os resultados em calendário de conteúdo, primeiros rascunhos, rascunhos editados, imagens e conteúdo publicado. O gráfico de Gantt relacionado atribuiria linhas para atividades: brainstorming, agendamento, redação, edição, design gráfico e upload. Embora o resultado e o processo estejam relacionados, eles não são os mesmos.
Embora você possa criar um gráfico de Gantt que mostre a estrutura analítica do projeto em uma guia diferente (como no exemplo acima), os profissionais dizem que é difícil imaginar uma circunstância na qual você queira converter um gráfico de Gantt em uma estrutura analítica do projeto. Isso só teria valor se você não soubesse os resultados finais ou do componente. Mas isso é improvável porque as equipes geralmente não embarcam em projetos sem metas.
Você pode encontrar modelos para acompanhar vários projetos com gráficos de Gantt, incluindo orçamento e dependências, em nosso resumo de modelos de gráficos de Gantt para vários projetos.
Como garantir que sua estrutura analítica de trabalho e o gráfico de Gantt sejam precisos
Seus gráficos WBS e Gantt são úteis somente quando são precisos. É difícil obter precisão logo no início, quando você tem menos informações. Para maximizar a precisão, adicione continuamente novas informações aos seus planos à medida que o projeto avança.
Os especialistas aconselham que a comunicação aberta, a flexibilidade e as avaliações frequentes ajudam na precisão. Aqui estão algumas dicas:
- Comunique-se: Hirsch, da TalentMarketplace, diz que manter contato com outras partes interessadas do projeto e reunir suas opiniões é vital. “A comunicação com especialistas em projetos é fundamental. Como gerente de projeto, você entende cada componente do projeto, mas pode não entender os detalhes de cada componente. Falar com seus funcionários e fornecer a eles os recursos necessários para registrar suas tarefas é essencial”, diz ele.
- Fique flexível: Albert Ho é fundador da Healthcare Heroes e gerente de projetos no William Osler Health System em Brampton, Ontário. Ele observa: “Um gerente de projeto nunca terá todas as informações necessárias para entender as dependências e determinar as durações no início de um projeto. À medida que novas informações são reveladas, o gerente de projeto deve apoiar a equipe do projeto.” Ele cita um exemplo da necessidade inesperada de incorporar consultas de telessaúde em um projeto: “Essa foi uma nova solicitação que exigiu oito semanas para obter uma cotação, projetar uma solução, implementar, testar, treinar e implantar”. As partes interessadas precisavam ser flexíveis para adaptar o projeto ao escopo alterado.
- Revise seu trabalho com frequência: Yong incentiva reuniões semanais da equipe do projeto para que os participantes revisem a WBS e o gráfico de Gantt. “É a maneira mais clara e rápida de analisar o progresso da equipe, esclarecer quaisquer dependências paralisantes e adicionar novas microtarefas”, observa ele. Ramirez, da Rephrase, diz que o gerente de projeto deve revisar a estrutura analítica do trabalho e o gráfico de Gantt no final de cada dia para garantir que eles tenham atribuído as tarefas corretamente. Além disso, o gerente de projeto deve analisar o cronograma e o gráfico de Gantt no início de cada semana para garantir que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo. “Caso contrário, o gerente de projeto precisará atualizar os cronogramas se o trabalho estiver simplesmente atrasado. Se o escopo do trabalho não foi bem definido, talvez seja necessário alterar a divisão do trabalho para refletir com precisão o novo escopo do projeto”, acrescenta.
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