Como usar exemplos de fluxo de trabalho?
Você pode adotar exemplos de fluxo de trabalho existentes ou usá-los como um guia para desenvolver fluxos de trabalho específicos para sua organização. O uso dos diagramas de fluxo de trabalho existentes pode facilitar a criação de um fluxo de trabalho.
Aproveite os exemplos de diagramas e modelos de fluxo de trabalho para ajudar todos em sua organização a entender quem é responsável em cada estágio de um processo. Se você está começando agora no planejamento de fluxo de trabalho, descubra como economizar tempo a longo prazo ao se dedicar ao desenvolvimento de fluxos de trabalho.
Design de fluxo de trabalho realista
Os designs de fluxo de trabalho do mundo real mostram um processo direto para realizar as tarefas. Primeiro, identifique as pessoas, os sistemas e outros recursos necessários. Use essas informações para determinar os requisitos de orçamento e tempo e criar um fluxo de trabalho realista.
Ian Sells é CEO e fundador da RebateKey, uma plataforma digital que fornece cash back aos consumidores que fazem compras em grandes sites de comércio eletrônico. Ian compartilha dicas para criar fluxos de trabalho realistas que atuam como roteiros para ajudar você a alcançar metas de negócios:
“Verifique se os fluxos de trabalho têm etapas e condições claras. É importante atribuir pessoas diretamente às etapas relevantes. Depois de ter uma visão clara do fluxo de trabalho, concentre-se na otimização e na simplificação. Considere onde os problemas, atrasos e sobreposições nas operações ocorrem e, em seguida, gerencie ou modifique o fluxo de trabalho para resolvê-los”, aconselha Ian.
Exemplos de fluxo de trabalho de projetos
Os exemplos de fluxo de trabalho de projeto mostram como reunir recursos para gerenciar tarefas e processos de negócios sequenciais. Exemplos e diagramas de fluxos de trabalho são roteiros que você pode adotar ou ajustar para obter o máximo de produtividade.
Ter uma ordem clara de tarefas em um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos também auxilia na colaboração e melhora a cultura do local de trabalho. Ao usar um ou vários fluxos de trabalho ou gerenciar um grande número de recursos, você precisará oferecer supervisão para colher os benefícios do gerenciamento meticuloso do fluxo de trabalho.
Exemplo de fluxo de trabalho de projeto de material de marketing com diagrama
Desenvolver um processo de fluxo de trabalho padronizado para gerenciar e criar material de marketing simplifica o planejamento e a execução do projeto. Se você precisa de materiais de marketing físicos ou digitais, um fluxo de trabalho recorrente simplifica o processo de criação e entrega para solicitações pontuais e recorrentes.
Aqui está um detalhamento do processo por trás do diagrama de fluxo de trabalho de marketing:
- Iniciar: é essencial relacionar novos projetos à estratégia de marketing anual ao criar um fluxo de trabalho de material de marketing. Essa etapa ajuda a assegurar que o material esteja alinhado com a demanda dos negócios e seja baseado em pesquisas sólidas e dados competitivos.
- Planejar: todos os novos projetos se beneficiam da adesão e da contribuição das partes interessadas. Na fase de planejamento, você apresentará uma plataforma de estratégia, desenvolverá métricas de sucesso e estimará o novo custo do material.
- Preparar: depois de concluir as fases iniciais, desenvolva um plano de comunicação por escrito que apresente uma lista de canais de marketing necessários. É importante realizar uma avaliação final e atualizar o plano antes de começar a criar materiais de marketing.
- Executar: durante a execução, ajuste o trabalho criativo e faça com que as partes interessadas o revisem. Encaminhe o trabalho final à equipe jurídica e de conformidade antes de liberá-lo para todos os canais.
- Fechar: encere um projeto com uma revisão que inclua o desempenho do projeto, com base nas métricas. Documente e consulte os resultados ao desenvolver projetos futuros.
Exemplo de solicitação e fluxo de trabalho de projeto de novo produto
Fluxos de trabalho de solicitação de projetos de novos produtos ajudam a determinar a viabilidade do produto, configurar o projeto para o sucesso e economizar recursos. Depois que o novo produto está em andamento, os fluxos de trabalho mantêm as equipes trabalhando juntas sistematicamente para economizar tempo e dinheiro e construir a reputação da empresa.
A solicitação e o fluxo de trabalho de projeto de novo produto têm seis etapas principais:
- Formulário de solicitação de projeto: preencha um formulário de solicitação padrão que contenha as ideias e os dados iniciais. Envie a solicitação de revisão para verificar se um produto vale o investimento em recursos, incluindo pessoas, dinheiro e tempo.
- Autorização do projeto: uma equipe de revisão interdisciplinar verifica o formulário de solicitação do projeto e analisa as condições de mercado e outros dados de viabilidade para aprovar um projeto de novo produto.
- Geração de ideias: a equipe cria, desenvolve e comunica o design e o desenvolvimento do produto compartilhando ideias abstratas, concretas ou visuais. O foco está na origem de soluções potenciais para problemas e oportunidades no mercado.
- Triagem: a equipe filtra as ideias, movendo as melhores e mais viáveis para o topo. Os filtros incluem informações de clientes, avanços competitivos, legislativos e tecnológicos.
- Desenvolvimento de conceito: realize uma análise para determinar o custo, a receita e os lucros potenciais do produto. Use a estratégia de mercado para identificar o grupo-alvo do produto, identificar o nicho e orientar as decisões de marketing.
- Desenvolvimento e comercialização do produto: o desenvolvimento começa com a fabricação de um protótipo para testes de mercado. Se os resultados forem promissores, o desenvolvimento continua, seguido pela execução de promoções para apoiar o novo produto.
Embora utilizados inicialmente para projetos de desenvolvimento de software, os fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos ágeis são aproveitados em todos os setores. Eles entregam requisitos de forma iterativa e incremental ao longo do desenvolvimento de projetos e produtos para apoiar a melhoria contínua.
Exemplos de fluxo de trabalho de negócios
Um fluxo de trabalho de negócios mapeia o fluxo de atividades necessárias e ordenadas para alcançar o produto de trabalho desejado. Você pode descrever todos os fluxos de trabalho em etapas lógicas e recorrentes, seja enviar uma solicitação de férias ou construir um automóvel.
O uso de um fluxo de trabalho resulta em maior produtividade, menos erros e maior economia de tempo. A criação de um processo lógico e prático, especialmente em ambientes de negócios complexos com vários fluxos de trabalho, começa com uma análise sistemática do fluxo de trabalho.
Exemplo de fluxo de trabalho de comércio eletrônico
Fluxos de trabalho de comércio eletrônico mapeiam a automação voltada para o cliente e o back-end. No comércio eletrônico, a automação do fluxo de trabalho usa tecnologia de software baseada em e-mail para aumentar a eficiência do fluxo de trabalho e melhorar a experiência do usuário e o desempenho do back-end.
“Os fluxos de trabalho prioritários têm um impacto direto na empresa, na imagem da marca e na reputação online”, observa Ian, da RebateKey. “Na maioria das vezes, especialmente no comércio eletrônico, são os fluxos de trabalho voltados para o cliente que podem ser cruciais para seu negócio.”
Para o comércio eletrônico e outras empresas com sequências de tarefas complexas, Ian recomenda automatizar os processos da empresa com fluxos de trabalho digitais.
Ian compartilha o exemplo de fluxo de trabalho do processo de negócios que ele desenvolveu para a RebateKey:
- Inscrever-se: o cliente preenche o formulário para se tornar um usuário do RebateKey.
- Explorar: o cliente procura produtos e seleciona Comprar produto.
- Entrar na loja de comércio eletrônico e comprar: o cliente segue para o marketplace online para comprar o produto.
- O cliente retorna ao RebateKey: o cliente retorna ao site do RebateKey e coloca a chave do pedido.
- O vendedor verifica e aprova o pedido: a aprovação da compra ocorre após cinco dias.
- Desconto ativado: a conta do cliente recebe o desconto.
- O vendedor finaliza a compra: neste momento, o vendedor finaliza a compra e envia o item ao cliente.
- Período de resolução: o cliente aguarda 30 dias após a compra e mais cinco dias para que o vendedor a finalize. Depois da conclusão, o cliente pode solicitar o desconto por meio de cheque, PayPal ou vale-presente online.
- Desconto processado: processe cheques, PayPal e vales-presente no mesmo dia.
Exemplo de fluxo de trabalho de auditoria interna
Os fluxos de trabalho de auditoria interna permitem revisões imparciais de sistemas, departamentos, finanças e verificações de conformidade. Os auditores internos usam processos recorrentes para verificar o status atual e comparar relatórios anteriores em busca de melhorias ou sinalizar tendências negativas.
Aqui estão as etapas de um fluxo de trabalho de auditoria interna eficaz:
- Início: os intervalos de auditoria variam dependendo do departamento e das necessidades. Por exemplo, os departamentos de recursos humanos podem exigir auditorias anuais, mas pode haver auditorias diárias em ambientes, como a fabricação de automóveis, para manter o controle de qualidade.
- Condução: um auditor interno usa padrões de avaliação para obter uma compreensão completa dos procedimentos e decidir se os funcionários estão em conformidade.
- Coleta e verificação: a auditoria pode incluir correspondência de transações, contagem de inventário físico, cálculos de trilhas de auditoria e reconciliação de contas.
- Geração de descobertas: o relatório de auditoria interna requer um relatório formal. Às vezes, pode haver um memorando ou relatório preliminar se o auditor encontrar resultados sensíveis ou significativos ou achar que o conselho administrativo precisa ser informado imediatamente.
- Realização de auditoria: o uso de uma lista de verificação de auditoria garante que o auditor responda às perguntas certas e mantenha a qualidade e o alinhamento com os requisitos legais.
- Preparação e distribuição do relatório: o relatório final resume os procedimentos e técnicas usadas para concluir a auditoria, principais descobertas e sugestões para atualizar políticas e controles internos. A gerência revisa o relatório formal e as recomendações.
- Conclusão da auditoria: as descobertas da auditoria oferecem insights sobre a qualidade e a consistência dentro da organização para garantir a qualidade do serviço e do produto. A equipe conclui revisões sobre a eficácia e realiza acompanhamentos da auditoria para monitorar ações e fornecer dados aos órgãos de gerenciamento e governança.
Exemplo de fluxo de trabalho de fabricação
Os fluxos de trabalho de fabricação servem como proteções da garantia de qualidade. Esses processos de negócios recorrentes produzem consistentemente novos produtos de alta qualidade e também facilitam o gerenciamento da produção de fabricação e outros processos da empresa.
David Reid é diretor de vendas da VEM Tooling, uma fornecedora internacional de plásticos. David explica: “Se você sente uma sobrecarga causada por tarefas chatas e repetitivas, um bom sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho aumenta a produtividade e a satisfação do cliente reduzindo as cobranças. Os fluxos de trabalho garantirão que as tarefas sejam executadas corretamente, que os empregadores entendam as expectativas, que os funcionários saibam o que é esperado deles, que os gargalos sejam removidos e que a comunicação seja simplificada.”
David recomenda usar o mapeamento detalhado do fluxo de trabalho para evitar erros onerosos ou de segurança.
Fluxo de trabalho de fabricação de ferramentas
Cortesia da VEM Tooling
Estas etapas detalham o fluxo de trabalho de fabricação de ferramentas da VEM:
- Solicitação de cotação: o cliente solicita o preço de um novo produto.
- Fornecimento da cotação detalhada: a empresa fornece uma cotação de preço detalhada.
- Contratos de preço: se o cliente concordar com a cotação, receberá a documentação adicional necessária, como uma ordem de compra (PO), um contrato de confidencialidade (NDA) e planos de projeto.
- Detalhes do projeto fornecidos, definidos e comunicados: a VEM gera um design para fabricação, o cliente fornece padrões e ambas as partes concordam com a produção.
- Planejamento de produção, compras e produção: a equipe determina e compra o material necessário e a produção começa.
- Amostras fornecidas: o cliente inspeciona as amostras iniciais e solicita as alterações necessárias.
- Produto final para inspeção: o cliente examina as amostras finais de produção.
- Preparação para o envio: a empresa envia a ferramenta ou o molde se as amostras obtiverem a aprovação do cliente.
- Produto final: em alguns casos, os clientes fabricam o próprio produto. Na maioria dos casos, a VEM fabrica as peças necessárias em suas instalações e as entrega conforme instruído pelo cliente.
Exemplo de fluxo de trabalho de design de interiores comercial
O fluxo de trabalho de design de interiores comercial sistematiza especificações, códigos e detalhes exclusivos que devem fluir sem problemas. Os designers comerciais trabalham com arquitetos, prestadores de serviços e engenheiros cujos orçamentos e prazos afetam as instalações finais.
É responsabilidade da empresa de design entender completamente os requisitos de um cliente. Além disso, a empresa precisa entender e aplicar o fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos para manter todos os designers, terceirizados e fornecedores de materiais em sincronia. O objetivo do fluxo de trabalho é satisfazer o cliente e entregar o projeto dentro do prazo, ao mesmo tempo em que torna o projeto lucrativo para a empresa de design.
Este exemplo de processo abrange brevemente as três fases gerais do fluxo de trabalho de design de interiores comercial:
- Pré-design: antes de qualquer trabalho começar, o designer consulta o cliente para entender tudo o que ele deseja no produto final, o orçamento e a linha do tempo, além de visitar o espaço de design. Por meio de pesquisas, você encontrará os melhores materiais, acessórios e outros recursos para o projeto. Todas as descobertas entram em um plano preliminar para revisão do cliente.
- Design: após o plano preliminar e a revisão do orçamento, o designer cria um plano esquemático ou visual para aprovação do cliente. Os desenhos são a base para as especificações que os fornecedores geram e revisam. Eles geram especificações para todos os aspectos do projeto, blueprints e ilustrações técnicas para a fase de construção.
- Construção: antes do início da construção, a equipe envia licenças para aprovação das autoridades de construção a fim de garantir a conformidade. O cliente também revisará e aprovará os planos finais. Após qualquer ajuste, a instalação é iniciada. O projeto pode exigir a criação de fluxos de trabalho adicionais para gerenciar todos os detalhes da construção. Depois de concluídos e aprovados, a construção, a decoração e a montagem são implementadas antes que novos proprietários ou inquilinos ocupem o espaço.
Exemplo de fluxo de trabalho de gerenciamento de transporte de saída da cadeia de suprimentos
O fluxo de trabalho de transporte de saída da cadeia de suprimentos engloba as atividades de logística de saída que produzem ou coletam mercadorias por meio da entrega. Otimizar o gerenciamento de logística de saída é crucial para manter uma cadeia de suprimentos em bom funcionamento, atenta à demanda e que acompanhe as necessidades do cliente e do consumidor.
As mercadorias de saída são transportadas por caminhão, trem, navio ou avião (ou todos os quatro) para chegar ao destino final. Aderir a um fluxo de trabalho definido evita estoque baixo, atendimento ao cliente ruim e atrasos. Um sistema de logística de saída evita a perda de lucro e a insatisfação do cliente transportando mercadorias com o mínimo de atrito até o destino.
Um fluxo de trabalho de transporte de saída da cadeia de suprimentos inclui as seguintes etapas:
- Documentação da carga: documentos habilitados para software acompanham as características de carregamento de saída e atribuem informações de rastreamento, como códigos de barras.
- Atribuição de taxa e rota: com base na carga e no destino final, a equipe de logística determina o custo total de entrega e a rota.
- Criação, processamento e liberação da carga: os componentes da carga futura aguardam em uma área de armazenamento designada. Faça o inventário dos itens e, em seguida, libere-os para separação, embalagem e processamento para atender aos requisitos do cliente.
- Separação e embalagem de carga: a carga se move para uma área de preparação para embalagem ou para uma doca de saída. A carga vai para caminhões, navios ou aviões para transporte. A consolidação de cargas para diferentes clientes economiza espaço e tempo se elas estiverem indo para o mesmo destino final.
- Confirmação: a hora e o local de aceitação da carga são confirmados.
- Registro: os motoristas e outros funcionários verificam as transferências de carga e executam outras tarefas relevantes.
- Envio: a carga vai para o destino em uma ou várias etapas.
- Aceitação: a carga é registrada, verificada e documentada, e a entrega é certificada.
Exemplo de fluxo de trabalho de criação de conteúdo
Este exemplo de fluxo de trabalho de criação de conteúdo mostra como criar texto e desenhos que o acompanhem. O objetivo é alinhar o conteúdo com os interesses da marca e do público-alvo para alcançar as metas de negócios.
A geração de conteúdo exige empenho e planejamento. O conteúdo personalizado que você desenvolve pode atrair leads para expandir os negócios e aumentar a influência do setor. Isso é algo que Anne-Sophie Pelletier, diretora da Pelletier Consulting e consultora de operações, sabe muito bem. Ela mantém um fluxo constante de conteúdo para impulsionar seus negócios e informar os clientes.
“Hoje, criar conteúdo é necessário para construir uma empresa de qualquer tipo. Descobri que o fluxo de trabalho que criei me permite aproveitar ao máximo minhas inspirações e me obriga a ser um pouco consistente, levando em conta meus níveis de energia”, diz Anne-Sophie.
Aqui está um fluxo de trabalho de criação de conteúdo que uma pequena empresa pode usar para expandir os negócios:
- Ideia de conteúdo: tenha um espaço exclusivo em um programa de gerenciamento de tarefas para armazenar ideias. A lista contém ideias para conteúdo escrito ou áudios para reels do Instagram, vídeos do TikTok ou conteúdo para outras plataformas. As ideias geralmente vêm dos próprios clientes. O conteúdo deve estar relacionado aos interesses e necessidades dos clientes em potencial.
- Rascunho: separe um tempo toda semana para criar conteúdo a partir do pool de ideias de conteúdo. Concentre-se na qualidade e não na quantidade. Reutilize partes desse rascunho em outras plataformas e crie uma lista para cada canal em que você compartilha conteúdo.
- Edição e revisão: depois de criar vários tipos de conteúdo, edite e revise-os em uma sessão. Use uma lista de verificação de revisão para confirmar novamente os links, procurar erros de digitação e garantir que haja um gancho convincente. Verifique se o conteúdo inclui uma chamada para ação (CTA), imagens e qualquer texto alternativo necessário.
- Geração de recursos visuais: se necessário, reserve um bloco de tempo separado para esta tarefa. Você pode usar um aplicativo simples como o Canva para criar desenhos ou vídeos.
- Agendamento de publicação e envio: configure notificações para postar conteúdo em um horário designado ou use ferramentas de agendamento para enviar e publicar automaticamente conteúdo cronometrado, como boletins informativos.
Exemplo de fluxo de trabalho de gerenciamento de mudanças
Um fluxo de trabalho de gerenciamento de mudanças pode amenizar o medo de fazer mudanças significativas no processo em uma organização. Os membros da equipe, aqueles que realmente executam as mudanças, precisam acreditar no processo. Um fluxo de trabalho bem comunicado pode diminuir a resistência à mudança.
Aqui estão as etapas básicas em um fluxo de trabalho de gerenciamento de mudanças:
- Preparar: o gerente de mudanças designado estabelece as bases para ajudar os funcionários a entender por que a mudança é necessária. A adesão dos funcionários que ajudarão na implementação da mudança mitiga a resistência e o atrito potenciais da equipe.
- Planejar: quando a organização está pronta para adotar a mudança, o gerente ou a equipe cria um plano realista que abrange metas estratégicas e indicadores-chave de desempenho (KPIs), identifica as partes interessadas e a equipe do projeto e descreve o escopo do projeto.
- Implementar: durante a implementação, os gerentes se concentram em capacitar os funcionários para alcançar as metas da iniciativa. A comunicação repetida é fundamental para reforçar o motivo da mudança.
- Incorporar: ao incorporar mudanças na cultura e nas práticas da empresa por meio de novas estruturas organizacionais, controles e sistemas de recompensa, você pode ajudar a evitar retrocessos.
- Revisar: reúna informações sobre o processo, incluindo dados, feedback dos funcionários e progresso ao longo do tempo.
- Analisar: uma retrospectiva descobrirá se uma iniciativa de mudança foi bem-sucedida, falhou ou produziu resultados mistos.
- Melhorar: aproveite insights para implementar mudanças organizacionais futuras.
Exemplos de fluxo de trabalho em diferentes departamentos e equipes
Os fluxos de trabalho ajudam as pessoas em todos os departamentos e equipes a trabalharem melhor juntas. Todos podem usar um fluxo de trabalho para entender a progressão das tarefas, as partes responsáveis e como todas as partes móveis se encaixam para alcançar a meta do projeto.
Exemplo de fluxo de trabalho de suporte técnico de TI
Um fluxo de trabalho de suporte técnico de TI inclui todas as etapas que a equipe de TI realiza para entregar valor ao cliente. Um fluxo de trabalho tranquilo melhora o atendimento ao cliente, a produtividade e a colaboração da equipe. Os departamentos de TI geralmente automatizam processos sistemáticos em fluxos de trabalho de suporte técnico.
Victoria Mendoza, CEO da MediaPeanut, explica a necessidade de um fluxo de trabalho integrado e sistematizado. “Um fluxo de trabalho digital é a automação dos processos de uma empresa e das etapas internas necessárias para realizar os negócios. Os documentos em um fluxo de trabalho digital podem ser monitorados em todas as etapas e encaminhados para qualquer indivíduo ou departamento. O fluxo de trabalho de suporte técnico é usado pela maioria das empresas online, como e-commerce ou software como serviço (SaaS). A preferência pela nuvem e as plataformas completas agilizam os tíquetes de trabalho.”
Cortesia da Media Peanut
Um fluxo de trabalho de suporte técnico pode acelerar os tempos de resposta para os clientes e diminuir o estresse para o pessoal de atendimento ao cliente:
- Início do atendimento: uma chamada ou mensagem para a assistência de TI inicia o processo.
- Ticket aberto: um ticket eletrônico contém as informações sobre o problema e os detalhes de contato da pessoa que relatou o problema.
- O agente responde: o agente tem várias rotas para resolver o problema. O problema pode ser resolvido com uma solução simples pelo especialista de suporte técnico. Pode ser necessário colocar o cliente em espera para pedir a terceiros que resolvam o problema. Se não conseguirem resolver o problema, o tíquete será movido para o estágio Pendente.
- Pendente: problemas de TI Mais complicados podem precisar de trabalho adicional ou informações adicionais do cliente antes da resolução.
- Resolvido: independentemente do envolvimento de terceiros, o fluxo de trabalho move as consultas pelo sistema o mais rápido possível para fechar o chamado com uma conclusão satisfatória.
Exemplo de fluxo de trabalho de integração de recursos humanos
O fluxo de trabalho de integração de novos funcionários impulsiona a integração dos membros da equipe. Esses fluxos de trabalho fornecem aos novos contratados diversas informações, ferramentas e treinamento para ajudá-los a se tornarem membros produtivos da equipe envolvidos na cultura da empresa. Os primeiros dias, semanas e meses da experiência de um novo funcionário são essenciais para a retenção.
Os fluxos de trabalho de integração de recursos humanos (RH) são as melhores práticas recomendas por especialistas:
- Preparação (antes da data de início do funcionário): dentro de dois dias após o recebimento de uma oferta assinada, o novo funcionário receberá um e-mail de boas-vindas e uma pessoa de referência em caso de perguntas. Antes do primeiro dia de trabalho, o RH providenciará o acesso ao e-mail e ao portal dos funcionários, preparará a área de trabalho e confirmará qualquer viagem, mudança ou acomodação necessária.
- Orientação (primeira semana): apresente a liderança, a marca e a visão da organização. Comece o treinamento e compartilhe a dinâmica da equipe.
- Integração (primeiro mês): atribua um mentor para responder a perguntas e verificar o progresso do novo funcionário com reuniões semanais. Considere fazer com que ele acompanhe um membro da equipe estabelecido para ver como a cultura e os valores da empresa funcionam.
- Acompanhamento (trimestral): realize avaliações de atualização a cada trimestre e aumentar a confiança e a fidelidade à empresa. Essas reuniões também oferecem uma oportunidade de verificar oportunidades de treinamento adicionais, se necessário.
- Engajamento (até 12 meses): um novo funcionário demora até um ano para se envolver totalmente na organização com os colegas e aprender o básico. Forneça orientação pelo maior tempo possível para aumentar a retenção e a satisfação no trabalho.
Exemplo de fluxo de trabalho de solicitação de férias
Os fluxos de trabalho de solicitação de férias garantem que os membros da equipe tenham a folga necessária sem afetar negativamente a produtividade da empresa. Use um fluxo de trabalho para criar um padrão definido de forma que os trabalhadores tenham um tempo de descanso. Projete o fluxo de trabalho para evitar um atendimento ruim ao cliente ou prazos perdidos.
Um fluxo de trabalho de solicitação de férias reduz o estresse quando um funcionário tira uma folga:
- Solicitação enviada: o funcionário envia o formulário designado para solicitar folga.
- Revise as datas com a gerência: discuta os planos de férias com um supervisor para garantir que eles estejam alinhados com os padrões de folga remunerada (paid time off, PTO) da empresa. Verifique também com os recursos do departamento para garantir que haja cobertura adequada.
- Solicitação de consideração: o gerente toma uma decisão e avisa se aprova ou não a solicitação.
- Planejamento de aprovação: a aprovação desencadeia ações de planejamento adicionais.
- Substituição: designe o backup para o funcionário de férias. Pode ser alguém do departamento ou um funcionário temporário.
- Notificações: configure notificações fora do escritório (out of office, OOO) e informe o departamento de RH para monitorar seu período fora do trabalho.
- Partida: saia de férias.
Exemplo de fluxo de trabalho de marketing de SEO
Os exemplos de fluxo de trabalho de marketing de otimização de mecanismo de busca (search engine optimization, SEO) fornecem atividades lógicas para ajudar uma empresa a melhorar as classificações de pesquisa. Os membros da equipe podem monitorar o progresso, evitar erros e confusão e refinar continuamente o conteúdo com um fluxo de trabalho sólido.
O processo de SEO inclui seis fases gerais:
- Pesquisa: esta etapa inclui pesquisa de negócios, análise de concorrentes, avaliação do estado atual, análises, classificações, tráfego de pesquisa, otimização dentro e fora da página e análise de palavras-chave.
- Planejamento e estratégia: tome decisões sobre manuseio de conteúdo, links para o site, presença nas redes sociais e implementação técnica.
- Implementação: finalize as estratégias de otimização. Faça uma revisão final do conteúdo, realize as edições necessárias, impulsione o conteúdo de alto desempenho, corrija erros e agende atualizações.
- Monitoramento: observe a atividade do web spider e as classificações do mecanismo de busca, gere relatórios sobre métricas e atualize a marcação do esquema.
- Resultados: forneça às partes interessadas um resumo por escrito dos resultados em relação à estratégia. Elas revisarão o relatório e farão ajustes para melhorar os futuros fluxos de trabalho de marketing de SEO.
- Manutenção: durante esta fase, resolva problemas de operação do local. Continue monitorando tendências e mudanças de algoritmo continuamente para manter sites e redes sociais atualizados. Ajuste a experiência do usuário, o web design, o SEO e as estratégias de redes sociais conforme necessário.
Exemplos de fluxos de trabalho entre os setores
Exemplos de fluxos de trabalho em vários setores mostram que, embora cada empresa tenha seus próprios fluxos de trabalho exclusivos, várias funções são comuns entre todas as empresas
A automação é comum em muitos setores, como manufatura e serviços de TI. No entanto, a implementação de fluxos de trabalho digitais em setores onde a automação não é uma solução óbvia ainda pode fornecer uma vantagem competitiva.
Modelo de fluxo de trabalho de atendimento médico
Este exemplo de fluxo de trabalho de atendimento médico fornece uma visão sobre como atender pacientes, gerenciar riscos e evitar a resolução de problemas não emergenciais. Um fluxo de trabalho simplifica o processo de atendimento médico para garantir que cada paciente receba o melhor e mais eficiente atendimento.
Este fluxo de trabalho de atendimento médico documenta os principais detalhes para a admissão e tratamento inicial do paciente:
- Registro do paciente: o paciente espera e, às vezes, entra na fila para registro e internação.
- Abertura do arquivo de histórico médico: o enfermeiro responsável documenta as informações do paciente sobre a condição atual e qualquer histórico de saúde relevante. Adiciona documentação subjetiva, objetiva, de avaliação e plano (SOAP) aos registros médicos de um paciente.
- O médico recebe informações pertinentes do arquivo: os dados SOAP são enviados ao médico em um formato fácil de ler. Ele usará essas informações no exame e no atendimento ao paciente.
- Procedimentos técnicos e de enfermagem: o pessoal da equipe de atendimento prestará cuidados e realizará testes imediatamente necessários, com base na contribuição do médico.
- Encaminhamento para diagnósticos de laboratório: um paciente pode precisar de mais testes de diagnóstico, com base no exame e nos procedimentos iniciais.
- Encaminhamento para a farmácia: o médico pode precisar solicitar prescrições a serem preenchidas por uma farmácia.
- Registro do paciente: se o paciente precisar ser registrado ou internado, o pessoal de registro do paciente tomará providências e coletará informações do plano de saúde.
Exemplo de fluxo de trabalho de design de casa personalizado com diagrama
O fluxo de trabalho de design residencial personalizado ajuda os designers a descrever conceitos para os proprietários. Esses fluxos de trabalho oferecem aos proprietários várias opções e, por fim, aperfeiçoam o design. O uso de um sistema interativo facilita o processo para todas as partes interessadas.
Thomas Jepsen é CEO da Passion Plans, uma empresa de arquitetura que oferece aos consumidores uma maneira de projetar e, eventualmente, viver na casa dos sonhos. “Ajudamos as pessoas a construir casas dos sonhos, incluindo planejamento e conselhos de construção. Integramos o Zapier ao Smartsheet para automatizar muitas tarefas que antes consumiam nosso tempo. Automatizamos o acompanhamento da receita por categoria para entender melhor onde estamos ganhando dinheiro e onde concentrar nossa atenção.”
Este exemplo é um fluxo de trabalho realista usado por uma empresa que fornece design residencial personalizado:
- Pesquisa de clientes: um cliente pesquisa tipos de casas e analisa o projeto da própria casa, custos e processos. Ele restringe a pesquisa e se concentra em plantas de casas específicas.
- Entrar em contato com a empresa da planta da casa do cliente: o cliente entra em contato com a Passion Plans para ter uma conversa inicial.
- Falar com a empresa da planta da casa personalizada: um arquiteto da Passion Plans liga para o cliente para discutir detalhes adicionais. Um especialista em contas é responsável por garantir um contrato assinado e coleta o depósito de design de US$ 5.000.
- Plano desenvolvido: um arquiteto especializado no design desejado é designado para o trabalho e inicia e prepara anotações. Um desenhista de arquitetura usará as notas para fazer os desenhos iniciais.
- Planos revisados: o arquiteto revisa os desenhos de acordo com o código residencial internacional (IRC) e incorpora sugestões. O arquiteto analisa o projeto da casa com o cliente, incluindo códigos e restrições locais de construção. Ele devolve as notas resultantes ao responsável, que implementa as alterações.
- Planos enviados a um engenheiro estrutural: essa pessoa (que pode ser interna ou local do cliente) aprova os projetos finais da casa e atesta a integridade estrutural. O especialista em contabilidade monta o pacote de design da casa e se prepara para enviá-lo ao departamento de construção local. O especialista em contas garante o pagamento de qualquer saldo pendente.
- Planos enviados ao departamento de construção: o pacote de design da casa é transferido para o departamento de construção local.
- Planos enviados ao cliente: o cliente recebe o pacote de design da casa, localiza e contrata o empreiteiro.
Exemplo de fluxo de trabalho de construção usando metodologia enxuta e BIM
A construção usando fluxos de trabalho enxutos e de modelagem de informações de construção (Building Information Modeling, BIM) é uma prática recomendada recente do setor. A filosofia enxuta se concentra em reduzir o desperdício e aumentar o valor. A BIM tem como objetivo otimizar todos os aspectos da construção. A integração dos dois métodos promove o planejamento e a consistência.
A implementação da metodologia enxuta e da BIM revoluciona as equipes comerciais e de construção. A entrega integrada de projetos (Building Information Modeling, IPD) é outra estrutura cada vez mais popular que aproveita a tecnologia.
Aqui está um fluxo de trabalho enxuto e BIM simplificado que economiza tempo e dinheiro e melhora os resultados:
- Conceitualização: a equipe se reúne para propor possíveis soluções. O objetivo é reduzir erros, desperdícios e problemas e evitar o redesenho ou o retrabalho.
- Critérios e design detalhado: os membros da equipe revisam e testam diferentes opções de design. Elas moldam as decisões finais sobre a redução de desperdícios e a produção de economias. Os códigos de sustentabilidade e construção também são parte integrante do design.
- Documentação: a equipe usa análise de dados de design e modelagem CAD para visualização e testes. Empreiteiros, subempreiteiros e fornecedores documentam as soluções propostas. Agências de financiamento, regulamentação e permissão revisam os documentos.
- Revisão da agência: a BIM fornece informações diretamente ou por meio de links para que as agências reguladoras verifiquem o projeto.
- Aquisição: na IPD, subempreiteiros e fornecedores fazem compromissos de preço, ou aquisições, no início do processo para definir orçamentos.
- Construção: os arquitetos normalmente consideram a construção na fase final do projeto, mas na IPD, os arquitetos se comprometem com o projeto e contribuem para ele muito mais cedo no processo. A IPD se preocupa com o monitoramento de controle de qualidade e custos em todas as etapas.
- Encerramento: a natureza exata do encerramento de um projeto integrado depende dos termos comerciais contratados. Essencialmente, essa é a conclusão da construção.
- Gerenciamento de instalações: o gerenciamento de instalações abrange todas as atividades que mantêm uma estrutura ocupada operando. Os compromissos de IPD geralmente incluem contratos de gerenciamento de instalações de construção.
Exemplo de fluxo de trabalho de gerenciamento de hotelaria
O fluxo de trabalho de gerenciamento de hotelaria ajuda a garantir um excelente atendimento ao cliente. Exemplos de fluxos de trabalho claros são úteis para garantir que os clientes retornem e recomendem o hotel. No setor de hotelaria, exceder as expectativas do cliente é um poderoso diferenciador entre os concorrentes.
Siga as etapas do fluxo de trabalho de gerenciamento de hotelaria para oferecer um excelente atendimento ao cliente:
- Reserva de quarto: as reservas de hotel devem ser fáceis de fazer por meio de sites da empresa ou de parceiros, ou ligando para a instalação. Revise os procedimentos e faça testes com frequência para verificar se a reserva precisa de apenas algumas etapas e se é rápido para ser feita.
- Saudação: o contato humano deve ser agradável, amigável e cortês.
- Check-in e cadastro: para evitar incomodar os hóspedes, agilize o processo. Se possível, preencha a maior parte das informações e faça o processamento com antecedência usando um sistema eficiente de gerenciamento de propriedades.
- Carregamento de malas: forme uma equipe de serviço de concierge para atender a todos os hóspedes. Deve haver carrinhos adequados disponíveis para transportar rapidamente a bagagem até o quarto.
- Serviço de quarto: ofereça um serviço de solicitação de comida ou bebida que seja fácil e intuitivo. A maioria dos hotéis em todo o mundo adotou tecnologias inovadoras para se adaptar às necessidades de serviço de quarto impostas pelo mercado e, simultaneamente, usar o serviço de quarto para agradar os hóspedes.
- Check-out: o check-out sem contato agora é obrigatório depois de coletar números de cartão de crédito com antecedência. Qualquer ajuda necessária deve ser disponibilizada por meio de um telefonema.
- Acompanhamento do atendimento ao cliente: os membros da equipe de atendimento ao cliente devem confirmar que os hóspedes tiveram uma boa experiência e resolver problemas. Promover e apoiar bons relacionamentos é uma maneira de melhorar continuamente.
- Limpeza do quarto: o tempo é essencial, então a equipe de limpeza deve arrumar os quartos antes do horário de check-in. Os hóspedes nunca devem ter que esperar pela limpeza do quarto, o que não deve ser um motivo que impeça o check-in pontual.
Exemplo de fluxo de trabalho de treinamento de recursos humanos
O uso de um exemplo de fluxo de trabalho de treinamento de RH pode ajudar as empresas a melhorar os conjuntos de habilidades dos funcionários, o que pode afetar positivamente o desempenho e o resultado final. As empresas que treinam regularmente seus funcionários obtêm maior retenção e lucro do que as empresas que não disponibilizam treinamento.
Os fluxos de trabalho de treinamento de recursos humanos são projetados para fazer com que os funcionários se sintam mais acolhidos, produtivos e leais:
- Avaliação de necessidades: determine as necessidades de aprendizagem de todos ou parte dos funcionários, com base na contribuição de gerentes e equipe.
- Objetivos de aprendizado: avalie as conclusões finais do processo de treinamento.
- Modo e estilo de treinamento: as pessoas gostam de receber informações ao ouvir, ver, sentir ou uma combinação dessas ações. Reservar um tempo para entender como os funcionários preferem aprender pode ajudar você a se comunicar melhor. Essa etapa pode fazer muita diferença ao treinar alguém ou ajudar a pessoa a melhorar o desempenho em uma tarefa específica.
- Orçamento: leve em conta o orçamento e o estilo de aprendizagem preferido da equipe para determinar como deve ser o treinamento.
- Desenvolvimento de conteúdo: depois de reunir todas as informações e objetivos de aprendizado, faça um esboço do conteúdo. Teste o conteúdo com a gerência e os funcionários que receberão os resultados finais conforme as diretrizes orçamentárias para garantir a eficácia e a adesão das partes interessadas.
- Linhas do tempo: agende lançamentos de treinamento com base no tempo necessário para criar conteúdo, na urgência do material e no número de funcionários que você precisa treinar.
- Comunicação de treinamento: notifique os gerentes e funcionários com bastante antecedência para acomodar os cronogramas. É importante avisar os membros da equipe sobre novos materiais e ajudar as pessoas a entender por que o treinamento é necessário.
- Avaliação da eficácia: após o treinamento, avalie a eficácia do treinamento. Use suas descobertas para informar futuros programas de treinamento.
Exemplo de fluxo de trabalho de solução de problemas de rede de TI
Os fluxos de trabalho de solução de problemas de rede de TI encontram a causa raiz dos problemas do sistema e agilizam os reparos. Esse tipo de fluxo de trabalho ajusta o processo de resolução e diminui a pressão causada pelas falhas de rede para organizações de qualquer tamanho.
Este exemplo básico de fluxo de trabalho de solução de problemas de rede ajudará sua equipe a diagnosticar os problemas de rede de TI:
- Identificação: duplique o problema usando software ou hardware de teste para confirmar onde ele está. Questione os usuários na rede para saber sobre os erros ou dificuldades que estão enfrentando. Identifique os sintomas de interrupção da rede e defina claramente os problemas individuais. Às vezes, uma rede pode ter vários problemas para resolver.
- Desenvolvimento de teoria: desenvolva uma teoria de trabalho. Às vezes, uma interrupção da rede ocorre devido a um problema simples, como um fio desconectado. Também podem surgir problemas mais complicados, como violações de segurança de rede.
- Testes: teste suas teorias de causa raiz. Se nenhuma for confirmada, desenvolva uma nova abordagem e encontre uma maneira de testá-la.
- Plano de ação: depois de confirmar as teorias principais, crie um plano de ação. Às vezes, é uma solução simples, como reiniciar um roteador. Em outros casos, pode ser necessário obter uma nova peça ou reativar uma versão anterior do software.
- Implementação: algumas soluções podem ser corrigidas por um único especialista, enquanto outras instâncias podem exigir que administradores de rede ou usuários cooperem na solução.
- Verificação: teste a rede. Como parte do processo de verificação, consulte as ferramentas de rede e as contas de usuário.
- Documentação: documente cada estágio da solução de problemas, incluindo sintomas de rede, a teoria desenvolvida, a estratégia de teste e a solução final a ser usada na próxima vez que um problema surgir, a fim de limitar o tempo de inatividade.
Exemplos de fluxo de trabalho em diferentes sistemas
Exemplos de fluxo de trabalho em diferentes sistemas são comuns. Por exemplo, os fluxos de trabalho de compra podem exigir pedidos que precisam da aprovação de um segundo departamento. O fluxo de trabalho geralmente faz parte de uma atividade de negócios que envolve mais de um fluxo de trabalho.
Fluxo de trabalho do Gitflow no desenvolvimento de sites
O fluxo de trabalho do Gitflow é usado no desenvolvimento e na implementação de sites. O Gitflow usa um modelo de ramificação, e o software é projetado para cronometrar lançamentos de projetos. Esse fluxo de trabalho atribui funções específicas a várias ramificações de tarefas e define quando e como elas interagem.
Alexander Kus, CMO da Buddy.Works, fornece implantações automatizadas de sites e é um defensor do Gitflow. O exemplo de fluxo de trabalho de Alexander emprega as clássicas duas ramificações paralelas de longa duração. Ele explica: “Primeiro, o Master é apenas para novos lançamentos de aplicativos, então quanto menos você mexer com ele, melhor. Em seguida, estão as fases de desenvolvimento, uma réplica criada a partir do Master. Essas fases contêm todos os recursos concluídos e estáveis preparados para o próximo lançamento, e é o que você usará para garantir que todos os recursos adicionados funcionem como pretendido.”
Os fluxos de trabalho do Gitflow na implementação de sites dependem de um modelo testado ao longo do tempo e usado para simplificar o desenvolvimento e a implementação da web:
Fluxo de trabalho do Gitflow no desenvolvimento de sites
Cortesia da Buddy.Works
- Master: o site do cliente é o Centerpost e funciona como a ramificação Master.
- Desenvolver: use uma réplica do Master como a ramificação Desenvolver para que você possa gerar e adicionar novos recursos.
- Adicionar recursos: adicione um novo recurso (por exemplo, uma função de pesquisa no site).
- Ramificação Criar recurso adicional: na ramificação Desenvolver, adicione uma ramificação de Recursos onde você cria e testa a função. Qualquer outro desenvolvedor pode criar ramificações de Recursos e trabalhar nelas sem interferências porque essas ramificações são independentes umas das outras.
Depois que a nova função de pesquisa for satisfeita, faça testes regressivos na cadeia até que o novo recurso seja lançado de volta ao Master.
Exemplo de fluxo de trabalho de teste farmacológico do Jira
Este exemplo de fluxo de trabalho de teste farmacológico do Jira é uma das muitas maneiras de usar o aplicativo de monitoramento de problemas configurável. O Jira permite uma execução mais tranquila de tarefas em quase todos os cenários de intervenção médica, cirúrgica ou comportamental e também funciona em outros ambientes.
Uma ferramenta de fluxo de trabalho como o Jira permite inserir e acompanhar todos os detalhes relacionados a um processo em uma plataforma. A visão geral gráfica do progresso facilita a integração com outras plataformas.
Um fluxo de trabalho de teste farmacológico do Jira segue este padrão:
- Recrutamento de pacientes: locais, empresas de recrutamento e patrocinadores pesquisam indivíduos que podem ser qualificados para um teste. Eles usam pesquisas de população de pacientes e um plano de divulgação personalizado para encontrar candidatos.
- Triagem: use populações amplas de pacientes para fornecer evidências de que os produtos serão eficazes e seguros. As populações do estudo podem não representar populações gerais de pacientes que usarão os produtos aprovados. Além disso, descreva exclusões ou características que desqualificarão os pacientes (por exemplo, tratamento atual ou comorbidades).
- Randomização: os pacientes recebem tratamentos diferentes ou placebos com base na seleção aleatória para evitar viés.
- Tratamentos: cada grupo recebe uma intervenção específica, dose de medicamento do estudo ou, às vezes, nenhuma intervenção, de acordo com o protocolo do estudo.
- Washout: em estudos clínicos, um período de washout é o tempo durante o qual a pessoa inscrita em um teste não deve receber nenhum tratamento antes de passar pela terapia experimental do estudo. Os candidatos em potencial podem precisar participar de um washout antes de ingressar ou alterar os tratamentos em um estudo. O washout afirma que os efeitos da medicação do estudo decorrem do medicamento experimental.
- Tratamento: após o washout, os participantes continuam a receber o novo tratamento. Às vezes, os pacientes desistem de participar do estudo antes da conclusão. Compromissos de trabalho, número de visitas e outros fatores afetam o número de indivíduos que permanecem em um estudo durante toda a sua duração.
- Análise: os pesquisadores avaliam a eficácia, produzem documentação e passam para a próxima fase, geralmente testando em populações muito maiores. Por fim, eles enviam as descobertas para a revisão da FDA.
Exemplo de fluxo de trabalho de notificação de grandes negócios do Salesforce
Este exemplo de fluxo de trabalho de notificação de grandes negócios do Salesforce é uma ferramenta conhecida de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). O Salesforce oferece suporte à criação de regras de fluxo de trabalho e tarefas de programa com menus suspensos e fluxogramas simples para vários cenários de vendas.
O aplicativo facilita a automação de várias funções e processos para criar relatórios, lembretes e gerar projeções de vendas, relatórios e planos práticos precisos.
Fluxo de trabalho de notificação de grandes negócios do Salesforce
Um fluxo de trabalho de notificação de grandes negócios do Salesforce informa automaticamente um gerente de vendas quando um negócio no valor de US$ 1 milhão ou mais é qualificado:
- Início: o processo começa quando um registro é alterado.
- Objeto: uma cotação está arquivada e o usuário pode criar ou editar o registro.
- Critérios: o status mostrará se os critérios forem atendidos. Se o total for maior ou igual a US$ 1 milhão, o status será aceito.
- Tipo e nome da ação imediata: os alertas por e-mail são enviados ao gerente de vendas.
- Alerta de e-mail: o usuário cria uma notificação DealQualified.
Exemplos de fluxos de trabalho do Smartsheet
Capacite seu pessoal para ir além com uma plataforma flexível desenvolvida para atender às necessidades da sua equipe e se adaptar conforme essas necessidades mudam. Com a plataforma Smartsheet fica fácil planejar, coletar informações, gerenciar e criar relatórios sobre o trabalho de qualquer lugar, ajudando sua equipe a ser mais eficiente e mostrar resultados. Crie relatórios sobre as principais métricas e obtenha visibilidade do trabalho em tempo real, à medida que ele acontece, através de relatórios, painéis e fluxos de trabalho automatizados criados para manter sua equipe conectada e informada. Quando as equipes têm clareza sobre o trabalho que está sendo realizado, elas podem ser muito mais produtivas durante o mesmo período de tempo. Experimente o Smartsheet gratuitamente hoje mesmo.