O que é gerenciamento do fluxo de trabalho?
O gerenciamento do fluxo de trabalho é o processo de coordenação de sequências de tarefas para atingir os objetivos do projeto. O gerenciamento do fluxo de trabalho divide grandes sequências de tarefas em menores, com o objetivo de melhorar continuamente os processos dos negócios.
Doron Meir é diretor de arte e animação, desenhista, professor e autor de Workflow, A Practical Guide to the Creative Process (Fluxo de trabalho: Um guia prático do processo criativo), com 15 anos de experiência e um método exclusivo para gerenciar equipes criativas com baixo orçamento e cronogramas rígidos. O autor afirma: “O gerenciamento do fluxo de trabalho prepara o cenário para qualquer processo que comece do nada e prossiga para uma conclusão bem-sucedida.” Meir observa que essa descrição se aplica a qualquer esforço de negócios, incluindo áreas de criação, engenharia, serviços, manufatura, recursos humanos e muito mais.
O processo de gerenciamento do fluxo de trabalho
O processo de gerenciamento do fluxo de trabalho envolve dividir as atividades de negócios maiores em pedaços mais gerenciáveis e alocar recursos para alcançar metas e objetivos. O processo é adaptado para atender às necessidades específicas da organização.
A maioria dos planos de concepção do gerenciamento do fluxo de trabalho segue um processo de oito etapas para organizar recursos:
- Identificação de recursos: faça uma lista dos recursos necessários para concluir sua tarefa, incluindo todas as pessoas, orçamentos, prazos, equipamentos, suprimentos, tecnologia e fornecedores.
- Lista de tarefas: escreva uma lista de tarefas a serem realizadas e divida-as nos menores componentes lógicos possíveis.
- Atribuições de funções: atribua todas as suas tarefas aos membros da equipe. Para concluir o projeto no seu prazo desejado, talvez você precise procurar ajuda fora da sua equipe imediata, seja de pessoas de outras partes da sua organização ou fornecedores externos.
- Visualização: crie um diagrama de fluxo de trabalho para representar visualmente seu fluxo de trabalho. O diagrama deve esclarecer sequências de tarefas e interdependências. Use uma ferramenta digital que lhe permita alterar e refinar seu fluxo de trabalho, bem como compartilhá-lo com as partes relevantes.
- Faça testes: envolva as partes interessadas no processo de análise e teste para identificar defeitos no seu plano. Colete a contribuição dos membros da equipe para melhorar seu fluxo de trabalho proposto.
- Treinamento: depois de estabelecer um modelo forte, converse com sua equipe sobre o quadro geral, a função dela, o orçamento e quaisquer considerações de tempo, bem como dependências de tarefas para ter em mente enquanto você trabalha em direção ao seu objetivo.
- Implantação: se você tem uma equipe grande, primeiro implante o novo fluxo de trabalho em um grupo menor, para que você possa verificar como o fluxo de trabalho funciona. Faça ajustes antes de implementar para toda a equipe. À medida que você trabalha, os membros da equipe relatam áreas de melhoria.
- Melhoria: use seus fluxos de trabalho existentes como modelos para esforços semelhantes e modifique-os para atender a um novo requisito ou melhorar com base em projetos anteriores. Em todos os marcos do projeto e durante a retrospectiva do seu projeto, aproveite a oportunidade para melhorar produtos, processos e habilidades.
Técnicas e diagramas de gerenciamento do fluxo de trabalho
Existem várias técnicas de gerenciamento do fluxo de trabalho, mas todas são úteis para desenvolver roteiros de projetos e empregar visualizações e diagramas. A técnica de gerenciamento do fluxo de trabalho que você usa dependerá do tipo de projeto e do nível de complexidade.
A análise do fluxo de trabalho divide o desempenho de um fluxo de trabalho e analisa as tendências de melhoria. Os usuários dos negócios podem modificar os processos para uma eficiência e produtividade ideais no local de trabalho, examinando o fluxo de trabalho no nível da tarefa. A técnica tem como objetivo gerar maior envolvimento dos funcionários, satisfação do cliente e competitividade dos negócios.
Veja algumas das técnicas mais comuns para elaborar seu fluxo de trabalho:
- Notação de modelo de processo de negócios (BPMN): modelagem e notação de processos de negócios é uma técnica que ilustra as etapas de um modelo de negócios. Essa técnica ratificada pela ISO é um padrão da engenharia de sistemas e do gerenciamento de processos de negócios. Neste exemplo de entrada em pronto-socorro, os processos do gerenciamento do fluxo de trabalho são expressos usando símbolos e cores da norma.
- Definição integrada para Modelagem de funções (IDEF0): a definição integrada para modelagem de funções foi desenvolvida pela Força Aérea dos EUA e agora está em domínio público. A IDEF0 modela decisões, ações e atividades com base em pesquisas completas, testes e desenvolvimento de equipes. Essa técnica de modelagem informa a fabricação, engenharia de software, processo de negócios e análise de sistemas de informação, desenvolvimento e engenharia.
- Diagramas unificados da linguagem de modelagem (UML): diagramas unificados da linguagem de modelagem são uma linguagem de modelagem de desenvolvimento desenvolvida para o design comportamental e estrutural de sistemas de software complexos. A técnica tem aplicações além do desenvolvimento de software, como fluxos de processos de fabricação. O exemplo abaixo de Diagramas unificados da linguagem de modelagem de desenvolvimento mapeia as etapas das solicitações dos clientes e recebe um pedido em um cenário de loja virtual.
- Fluxograma: os fluxogramas exibem as etapas separadas de um processo em ordem sequencial. Essa técnica se aplica a muitos procedimentos administrativos ou de serviços, processos de fabricação ou planos de projeto. Este fluxograma de recrutamento mostra as etapas para concluir ou interromper um processo de contratação.
- Diagrama de fluxo de dados (DFD): diagramas de fluxo de dados (DFD) representam visualmente o fluxo de informações em um processo. Os DFDs apoiam o entendimento das operações para revelar problemas potenciais a fim de refinar processos e eficiências. As aplicações do DFD variam de uma visão geral básica a uma intrincada exibição de processos ou sistemas. Este diagrama ilustra um diagrama de processo simples; diferente de outros diagramas de fluxo de trabalho, ele não ilustra os pontos de decisão.
- Diagramas de atividade de função: diagramas de atividade de função retratam a inter-relação das funções dentro do processo, interações e ações componentes. O fluxo de trabalho é gerenciado com base na forma como as pessoas executam e colaboram em suas funções específicas. Este exemplo mostra como três funções interagem em uma agência de design.
- Redes de Petri coloridas: as redes de Petri coloridas, também conhecidas como CPN ou redes CP, são criadas para o gerenciamento de fluxos de trabalho em sistemas complexos. Essa linguagem gráfica é adequada para cenários em que a comunicação, a sincronização e o compartilhamento de recursos são essenciais.
- Métodos orientados a objetos: a metodologia orientada a objetos é uma técnica de desenvolvimento de software que captura o comportamento e a estrutura dos sistemas para melhorar a produtividade e a qualidade. O método desenvolve softwares com base em objetos ou componentes. Os objetos são modulares, o que permite redefinir e compartilhar com outros sistemas. A abordagem é útil no design, análise e gerenciamento de programas complexos, grandes e atualizados regularmente
- Gráficos de Gantt: os gráficos de Gantt ilustram dependências entre tarefas e atividades para criar um cronograma de projeto e são aplicáveis em quase todas as situações de fluxo de trabalho. Este exemplo mostra um projeto de TI e a clareza que deixa o gerenciamento do fluxo de trabalho mais fácil para todos os envolvidos em um projeto.
- Diagramas de interação de função: diagramas de interação de função são um tipo de diagrama UML empregado para capturar o fluxo de mensagens do sistema. A técnica fornece contexto para relações dentro de um sistema ou processo.
- Modelo de simulação: diagramas de gerenciamento de fluxo de trabalho de modelo de simulação mostram as etapas do processo de trabalho de ponta a ponta. O exemplo mostra um fluxo de trabalho para gerenciar conteúdo escrito.
Exemplos de gerenciamento do fluxo de trabalho em várias indústrias
Exemplos de gerenciamento do fluxo de trabalho existem em quase todos os tipos de negócios. Organizações com e sem fins lucrativos gerenciam fluxos de trabalho para aproveitar ao máximo os recursos humanos, materiais e tecnologias para reduzir custos, cumprir cronogramas e entregar resultados de qualidade.
Veja alguns exemplos de como diferentes empresas usam o gerenciamento do fluxo de trabalho:
- Atendimento ao cliente: acompanhe como as investigações de reclamação de clientes são alocadas.
- Saúde: gerencie o recebimento de uma prescrição de um médico durante seu preenchimento e a eventual coleta pelo paciente.
- Recursos Humanos: determine processos de novas contratações, como as licenças são processadas, requisitos anuais de treinamento e processos salariais.
- TI: determine como abordar cada tipo de problema de software ou hardware solicitado por um membro da equipe.
- Militar: implante fluxos de trabalho para gerenciar uma situação hostil e seguir as regras de engajamento.
- Manufatura farmacêutica: controle de qualidade na produção de medicamentos, embalagens de produtos, testes de matérias-primas, testes pós-fabricação e preparação de remessas.
- Turismo: crie voos, hotéis, passeios e reservas de locação de automóveis.
Existem muitas maneiras de aproveitar as técnicas e ferramentas de gerenciamento do fluxo de trabalho para melhorar a execução de atribuições de negócios em qualquer indústria.
Práticas recomendadas para gerenciar o fluxo de trabalho com eficácia
As práticas recomendadas para gerenciar o fluxo de trabalho se concentram efetivamente na meta final: concluir sequências de fluxo de trabalho do início ao fim com menos esforço, menos erros, em menos tempo e dentro do orçamento.
Veja alguns métodos para gerenciar e otimizar os fluxos de trabalho de forma mais eficaz:
- Auditoria e ajustes com base em uma “fonte de confiança”:
Chris M. Walker é CEO e proprietário da Superstar SEO, uma empresa de marketing digital. Ele afirma: “Quando assumimos novos projetos de clientes, expandimos ou reduzimos de tamanho, começamos a utilizar novas ferramentas, entre outros, a maneira de trabalho da nossa equipe deve e vai evoluir. Tenha um documento de processo detalhado que recorde a “fonte confiável” da equipe como base para auditar e ajustar os fluxos de trabalho para analisar e melhorar seus processos regularmente.” - Aprendizado contínuo para você e para sua equipe:
Teo Vanyo é CEO da Stealth Agents, empresa de serviços de assistente virtual. “As melhores empresas são autossuficientes e capazes de aprender em vários cenários. Incentive os membros da equipe a pensar por si mesmos, tomar decisões e sugerir melhorias no fluxo de trabalho. Reconheça-os por sua dedicação e contribuição contínua.” - Modularidade para controle máximo:
Mia Clarke é proprietária da InvertPro, empresa que oferece dispositivos inversores de energia que convertem energia de CC em energia de CA. Clarke aconselha: “Primeiro, divida seu projeto grande em módulos ou projetos menores, usando uma ferramenta de visualização como gráficos de Gantt. Dê um nome à obra para que seja mais fácil de identificar. Organize seu projeto em pequenos trabalhos. Dessa forma, você pode ver o progresso e garantir que tudo esteja avançando. Entenda o cronograma do projeto total, não apenas para tarefas individuais. Dessa forma, você pode garantir que cumpra metas e prazos. E lembre-se de ter um plano B, para que você tenha uma maneira de se recuperar.” - Treine sua equipe:
Guy Hadas, CEO e cofundador da Age Group, um hub on-line com informações, atividades e produtos para idosos, oferece uma prática fundamental e essencial para o gerenciamento do fluxo de trabalho: “Minha recomendação para gerenciar eficientemente o fluxo de trabalho é implementar treinamento adequado no início de qualquer projeto. Além disso, melhore suas práticas de treinamento para garantir que os funcionários entendam suas funções e responsabilidades do fluxo de trabalho. Atualize o treinamento regularmente.” - Automatize e integre onde puder:
Marc Bishop é diretor de crescimento de negócios da DigiMagnet, uma agência de marketing de entrada, desenvolvimento web e aceleração de vendas.“Utilizar ferramentas de automação que funcionam bem juntas ajudará na construção de processos perfeitos”, comenta Bishop. “Você provavelmente já tem o planejamento de recursos corporativos (sistemas ERP) em vigor, mas precisará integrar ferramentas para tornar os dados acessíveis. Inúmeros componentes do processo de fluxo de trabalho são automatizáveis. Por exemplo, a medição do tempo e a folha de pagamento são funções essenciais, além da automação de relatórios e monitoramento de operações.” - Faça com que todos procurem erros e gargalos:
David Reid é diretor de vendas da VEM Tooling, fornecedora de plásticos que tem vários fluxos de trabalho internacionais para gerenciar. “A VEM trabalha com fornecedores de diferentes países, então tudo precisa ser monitorado e gerenciado com cuidado para atender às demandas dos clientes sem perder a lucratividade”, explica Reid. Ele vê o gerenciamento do fluxo de trabalho como uma atividade de grupo em que todos são responsáveis, colaborativos e participativos, para encontrar maneiras de economizar tempo enquanto aumenta a qualidade. “Nossa equipe está sempre em busca de identificar e eliminar obstáculos, pesquisar potencial e procurar maneiras de reduzir tempo e dinheiro perdidos.”
Benefícios do gerenciamento do fluxo de trabalho
O gerenciamento do fluxo de trabalho beneficia as organizações ao eliminar tarefas e itens de orçamentos desnecessários. O gerenciamento do fluxo de trabalho aumenta a transparência, reduz a necessidade de microgerenciamento e melhora o trabalho em equipe, a qualidade, a produtividade e a lucratividade.
Os benefícios do gerenciamento do fluxo de trabalho incluem:
- Aceleração de aprovações: atrasos nos processos de aprovação são comuns. A notificação por e-mail, compartilhamento fácil e automação reduzem atrasos e fazem o trabalho fluir mais rapidamente.
- Acesso à informação: processos críticos podem ser revistos, garantindo que não haja obstáculos ou problemas. Essa supervisão permite que os gerentes de projetos determinem o quão bem o processo vai de ponta a ponta.
- Atribuição de responsabilidade: o gerenciamento e o mapeamento do fluxo de trabalho esclarecem qual membro da equipe é responsável pelas tarefas e é encarregado pela equipe.
- Clareza das trilhas de auditoria: isso é especialmente válido ao usar um sistema de software de gerenciamento do fluxo de trabalho. A manutenção de registros de progresso, a conclusão de tarefas e os detalhes relevantes facilitam a identificação de problemas, o que funcionou bem e o que melhorar no fluxo de trabalho a seguir.
- Definição de regras: quando os problemas surgem, as regras predefinidas eliminam algumas adivinhações, economizam tempo e aumentam a confiança na capacidade de trabalho da organização.
- Liberdade para focar na estratégia: com um fluxo de trabalho sem percalços, os gerentes não precisam gastar tempo em operações. Em vez disso, podem prestar atenção a outras partes de seu trabalho, promovendo o crescimento e o desenvolvimento dos negócios.
- Aumento da visibilidade: os fluxos de trabalho são uma maneira de comunicar o processo visualmente às partes interessadas.
- Melhoria de processos: o escrutínio dos processos atuais leva ao reconhecimento de problemas e abre as portas para melhorias para aperfeiçoar a otimização do fluxo de trabalho.
- Melhoria de estimativas do cronograma: fornece aos gerentes de projetos uma base para estimar quanto tempo uma tarefa ou o projeto geral levará.
- Diminuição do risco do projeto: quando um projeto está em risco, sua complexidade é elevada e o número de membros da equipe pode aumentar. Os fluxos de trabalho podem garantir redução de atrasos no cronograma, redução de contestações e custos limitados de retrabalho.
- Colaboração de suporte: gerenciar a colaboração em toda a equipe, a colaboração entre departamentos e a colaboração entre organizações é menos complicado graças à automação, aprovação de gerenciamento, comunicação e personalização.
- Suporte à mudança organizacional: quando uma equipe trabalha com coesão, limita a necessidade de a gerência intervir no lado do processo de negócios e pode fornecer uma melhor compreensão do fluxo de trabalho.
Como você gerencia os fluxos de trabalho na equipe?
Para gerenciar fluxos de trabalho em equipe, primeiro você precisa colocar todos na mesma sintonia. Você melhorará o desempenho por meio de planejamento antecipado, comunicação contínua e cumprimento dos cronogramas. Equipes de visualização e automação ajudam a autogerenciar e controlar tarefas atribuídas.
“Você nunca tem tempo para não planejar fluxos de trabalho, não importa o quão apertado seja o prazo”, afirma Meir, autor de Workflow (Fluxo de trabalho) “Quando você não está no controle, a pressão cria ansiedade e torna você e suas equipes menos eficazes. Mas, quando você está no controle com um fluxo de trabalho claro, você se torna hiperfocado e ainda mais eficaz, a despeito das pressões.”
Desde a escrita de roteiros até a criação de recursos visuais finais, projetos de animação e filmes, é difícil de concluir tudo isso dentro do prazo e do orçamento. O melhor aspecto dos fluxos de trabalho gerenciados para projetos criativos é que os membros da equipe param de fazer o que Meir chama de girar em círculos ou empacar e perder tempo em uma abordagem ou ideia, em vez de avançar para alcançar uma solução.
“A procrastinação é sempre a inimiga”, afirma Meir. “A comunicação e o foco máximo combatem esse problema. Quando você tem tempo extra, é porque o fluxo de trabalho faz com que as tarefas avancem rapidamente. Afinal, você instituiu uma estrutura de gerenciamento do fluxo de trabalho. Você também tem tempo para tentar encontrar soluções melhores e refiná-las, e esse é o objetivo e o resultado do fluxo de trabalho.”
Meir observa que o fluxo de trabalho e o gerenciamento são diferentes em todas as situações e organizações.
“Exemplos de fluxo de trabalho são úteis”, comenta Meir, “porque é mais fácil gerenciar e controlar o que podemos ver.”
Veja um resumo do sistema de gerenciamento do fluxo de trabalho criativo de cinco elementos de Meir:
Cortesia de Doron Meir
- Captura: essa habilidade é a pedra fundamental do fluxo de trabalho criativo, ou seja, capturar a essência do projeto por escrito ou com um recurso visual que represente um assunto e compreenda o contexto de forma concisa. Ao fazer isso, você permite discutir a ideia antes de trazê-la à vida, focar nos experimentos essenciais, aguçar a percepção, melhorar a colaboração e aplicá-la nas três etapas seguintes
- Conceito: é quando você forma ideias cruas em esboços de imagens ou imagens brutas e faz um brainstorming até que a equipe gere a melhor versão da ideia. Durante essa fase, não coloque limites para nenhuma ideia oferecida; não existem ideias ruins.
- Visão: é aqui que você trabalha o conceito final, incluindo todos os detalhes, em qualquer meio, seja em programação de software, desenvolvimento de roteiro, desenho, pintura, escultura 3D ou outro meio.
- Produção: desenvolva, itere e refine esta visão inicial. Apresente as versões mais refinadas para análise e faça os ajustes necessários.
- Plano: neste momento, o gerenciamento assume para dividir o trabalho em seções lógicas e atribuir prazos.
Estudos de caso de gerenciamento do fluxo de trabalho
Estudos de caso de gerenciamento do fluxo de trabalho ilustram a importância de dividir o trabalho em segmentos menores e lógicos. Com fluxos de trabalho fortes em vigor, o trabalho se torna menos estressante e os orçamentos e cronogramas mais alcançáveis.
Estes dois estudos de caso mostram como a elaboração de fluxos de trabalho modulares e personalizados funciona na vida real:
- Estudo de caso de gerenciamento do fluxo de trabalho de “fragmentação” de storyboard: “Os artistas – e as pessoas em geral – não gostam de pensar na criatividade como algo a ser sistematizado”, observa Meir, criador e autor de Workflow (Fluxo de trabalho). Sua visão é que o caos é essencial na fase da concepção. Quando você tem a liberdade de explorar e o destemor incorporados ao fluxo de trabalho, você cria melhores soluções, quer a tarefa seja considerada criativa ou não. Dividir tarefas, ou fragmentar, como Meir chama, torna tarefas complexas menos assustadoras.
- Situação: a elaboração de um storyboard é um fluxo de trabalho. É uma exibição gráfica de ilustrações ou imagens sequenciadas para pré-visualizar uma animação, um filme, uma sequência de mídia interativa ou uma imagem em movimento. Uma designer estava ansiosa para assumir projetos mais desafiadores, e entusiasmada com uma tarefa de elaboração de storyboard mais exigente e um prazo generoso dado pelo cliente. Mas, devido ao prazo longo, a artista procrastinava. O cliente queria saber quando poderia ver algo, mas a artista não tinha nada que valesse a pena mostrar e empacou em uma reunião do dia seguinte. O projeto divertido e descontraído tornou-se um pesadelo completo e uma espiral de confusão e ansiedade.
- Objetivo: produzir um excelente trabalho criativo em um curto espaço de tempo.
- Tarefas de estratégia/fluxo de trabalho: Meir perguntou à artista: “Qual é o seu plano?” “Não tenho tempo para planejar. Preciso trabalhar!”, respondeu a artista. “Eu disse a ela que ela não tinha tempo para não planejar”, afirma Meir. Meir aconselhou tirar um tempo para planejar e ajudá-la a quebrar o ciclo de ansiedade. Após 15 minutos, eles elaboraram uma lista de seis tarefas, cada uma associada a um prazo específico, para acompanhar a artista no processo de elaboração de storyboard. Eles concordaram em não gastar nem um segundo a mais em tarefas da lista, mesmo que estivesse ruim. O fluxo de trabalho transformou completamente a situação para a artista. Antes da lista, tudo o que ela fazia parecia que estava demorando muito, o que a estressou e dificultou o foco. Agora que ela tinha a lista, estava entrando em um terreno mais firme.
Cortesia de Doron Meir - Resultado: a pressão ainda existia, mas funcionou a favor da artista. Ter um plano simples deu à artista uma sensação de controle e, finalmente, salvou o projeto ao lhe fornecer a estrutura para produzir um storyboard emocionante para o cliente.
- Caso de gerenciamento ágil de fluxo de trabalho de fabricação de projetos:
Estudo de teste automotivo: Jon Quigley escreveu nove livros de gerenciamento de projetos e diretor da Value Transformation, LLC. Nas últimas duas décadas, muitos de seus clientes foram fabricantes importantes dos setores aeroespacial e automotivo. Os projetos nesses setores são extremamente complexos e envolvem grandes equipes, por isso, é necessário dividir os processos comerciais em fluxos de trabalho menores e mais palpáveis.
Veja uma breve descrição de como ele abordou os testes de qualidade dos automóveis usando uma abordagem ágil: - Situação: durante um projeto de desenvolvimento de veículos de grande porte, os componentes mecânicos, elétricos e eletrônicos, incluindo o software incorporado, foram programados para alteração. Um cronograma de testes apertado e atualizações rápidas exigiam uma solução inventiva, pois havia mais de 3.000 especificações e requisitos. Além disso, o caso exigiu mais de 3.000 casos de teste, já que havia várias versões de veículos e configurações diferentes. A equipe de gerenciamento de projetos e a equipe executiva tiveram que permanecer informados o tempo todo.
- Objetivo: englobar o máximo de sistemas do produto por meio de testes, o mais rápido possível.
- Tarefas de estratégia/fluxo de trabalho: ao final de cada dia de trabalho, o progresso do fluxo de trabalho é avaliado pelos membros disponíveis da equipe com base em uma série de perguntas.
- Sequência diária de perguntas do fluxo de trabalho:
todas as manhãs, a equipe se reunia para descobrir possíveis gargalos e colaborava para gerar soluções.
Confira as perguntas do trabalho dos dias anteriores:- O que você concluiu ontem?
- Quais produtos não foram trabalhados e por quê?
- Quantos casos de teste existem?
- Encontrou algum defeito?
- Quais foram as consequências do defeito?
- O sistema de monitoramento foi atualizado?
Perguntas do trabalho atual do dia: - O que você concluirá hoje?
- Quais casos de teste devem ser concluídos?
- O acesso a equipamentos especiais e especialistas é necessário?
- Quais são os obstáculos que você está encontrando?
- O que e quem pode ajudar?
Com base nos casos de teste, a equipe criou um gráfico de burnup de seis semanas, uma ferramenta usada em projetos da metodologia ágil para acompanhar a quantidade total de trabalho por iteração. No gráfico abaixo, a linha azul representa a taxa de meta de realização e a linha laranja representa a taxa de realização real. A redução do erro consiste no número de casos de teste concluídos em percentual do total.Cortesia da Value Transformation LLC e de Jon Quigley
- Sequência diária de perguntas do fluxo de trabalho:
- Resultado: a equipe atualizava o gráfico todas as manhãs, com base na contribuição da equipe. O gráfico de burnup mostrou o percentual de testes concluídos em comparação com os defeitos encontrados a cada dia. Esse processo previu a possível data de conclusão, mas, mais significativamente, os defeitos forneceram um panorama sobre o estado dos componentes e sistemas para o gerente de projetos e os executivos. Esse nível de transparência tornou mais fácil gerenciar problemas reais e corrigir o curso rapidamente.
Qual a diferença entre o gerenciamento do fluxo de trabalho e o gerenciamento de projetos
O gerenciamento do fluxo de trabalho se concentra no controle de uma série de tarefas para concluir um projeto, geralmente usando diagramas e softwares de fluxo de trabalho. O gerenciamento de projetos se concentra no planejamento, monitoramento e avaliação geral da produção para alcançar metas organizacionais.
Embora o gerenciamento do fluxo de trabalho e o de projetos sejam semelhantes, são disciplinas distintas. O gerenciamento do fluxo de trabalho é uma manutenção contínua de processos com mudanças mínimas. Por outro lado, o gerenciamento de projetos requer uma coordenação e planejamento mais extensos para responder às mudanças em um projeto específico e exclusivo.
Saiba mais sobre os fluxos de trabalho do gerenciamento de projetos em nosso guia.
Gerenciamento do fluxo de trabalho versus Gerenciamento de processos de negócios
O gerenciamento do fluxo de trabalho e o gerenciamento de processos de negócios (BPM) agilizam os processos de trabalho. A diferença é que o gerenciamento do fluxo de trabalho conclui uma única sequência de tarefas, enquanto o gerenciamento de processos de negócios projeta e otimiza continuamente os processos e os executa com pessoas e sistemas.
O gerenciamento de processos de negócios otimiza vários fluxos de trabalho e processos para melhorar o negócio no geral. O gerenciamento de processos de negócios requer o uso de software para integrar vários fluxos de trabalho com outros aplicativos, sistemas, tecnologias e elementos humanos.
O que é um sistema de gerenciamento do fluxo de trabalho?
Um sistema de gerenciamento do fluxo de trabalho ajuda as empresas a superar desafios automatizando processos repetitivos e monitorando tarefas não concluídas. Esses sistemas permitem o gerenciamento avançado do fluxo de trabalho, incluindo uma visão geral completa dos fluxos de trabalho e métricas para monitorar e medir o desempenho individual e de toda a empresa.
A automação economiza tempo, melhora a produtividade e diminui os erros. A automação também é funcional: de acordo com uma pesquisa sobre local de trabalho no Smartsheet, mais de 40% dos trabalhadores afirmaram que tarefas repetitivas correspondem a um quarto da semana de trabalho. De acordo com esses entrevistados, a maior parte dessas tarefas inclui coleta de dados, entrada de dados e envio de e-mails.
Exemplo de sistema de gerenciamento do fluxo de trabalho: desenvolvimento de software no Atlassian Jira
O software Jira da Atlassian oferece suporte para o gerenciamento do fluxo de trabalho de desenvolvimento web e as equipes de metodologia Ágeis. O software inclui diagramas de fluxo de trabalho a serem usados como estão ou como base para personalização. A plataforma de diagramas e gerenciamento do fluxo de trabalho do Jira proporcionam visibilidade completa e permitem a criação, acompanhamento, comunicação e notificação de cada detalhe em tempo real e em uma única plataforma. A plataforma oferece flexibilidade e capacidade de ver facilmente caminhos alternativos, pontos críticos de decisão e incorporar diferentes estruturas, como Kanban e Scrum, favorecidas por equipes de desenvolvimento de software Ágeis. Neste exemplo de fluxo de trabalho de desenvolvimento de software monitorado no Atlassian Jira, os retângulos coloridos representam etapas do fluxo de trabalho e as setas e linhas ilustram caminhos potenciais. As transições entre as etapas estão no texto.
Como funcionam os sistemas de gerenciamento do fluxo de trabalho
Sistemas de gerenciamento do fluxo de trabalho (WfMS) são sistemas de infraestrutura de software que ajudam as equipes a acompanhar, monitorar e coordenar fluxos de trabalho. Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho permite que o usuário defina os fluxos de trabalho necessários para diferentes circunstâncias.
Muitos sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho também permitem que as equipes analisem e mensurem os processos a fim de identificar oportunidades de melhoria.
Muitos sistemas de gerenciamento do fluxo de trabalho oferecem processamento e encaminhamento automáticos, combinam vários sistemas e processos independentes em uma estrutura coesa, integram-se à infraestrutura existente e organizam produtos de várias fontes. Os sistemas de gerenciamento do fluxo de trabalho geralmente oferecem notificações para refletir atualizações de status.
Os sistemas de gerenciamento do fluxo de trabalho geralmente são compatíveis com três tipos de fluxos de trabalho, dependendo das necessidades do projeto:
- Fluxo de trabalho orientado por regras: regras pré-definidas determinam o progresso do fluxo de trabalho neste tipo de fluxo de trabalho sequencial de nível superior. As regras são construídas usando expressões do tipo “se, então, ou”. As condições dentro das regras determinam se as expressões são verdadeiras ou falsas.
- Fluxo de trabalho sequencial: esse tipo de fluxo de trabalho é progressivo e linear, como um fluxograma, e passa de um processo ou tarefa para o outro e não retrocede em sequência.
- Fluxo de trabalho de máquina de estado: esses fluxos de trabalho vão de um “estado” para outro. Fluxos de trabalho complexos podem retroceder se as dependências assim exigirem.
Limitações dos sistemas de gerenciamento do fluxo de trabalho
Algumas limitações do sistema de gerenciamento do fluxo de trabalho incluem problemas técnicos, de manutenção, de usabilidade ou de integração. Os sistemas de fluxo de trabalho também devem permitir comunicações acima e abaixo na cadeia de partes interessadas. As empresas podem evitar limitações por meio de avaliações cuidadosas e da compra de sistemas de software após testes minuciosos.
Meir, autor do fluxo de Workflow (Fluxo de trabalho), afirma que o software oferece suporte valioso, mas acrescenta algumas palavras de cautela. “Você não pode se tornar excessivamente dependente do software para a exclusão da interação humana”, adverte Meir. “O sistema deve automatizar para que você possa economizar tempo, o que permitirá a colaboração e a produtividade da equipe.”
Veja algumas das limitações típicas dos sistemas de gerenciamento do fluxo de trabalho:
- Desafios de integração: investigue com quais ferramentas o software se integra antes da compra para garantir que você possa continuar usando suas ferramentas atuais.
- Falta de comunicação humana ou ferramentas de comunicação: usar sistemas de software é útil, mas a colaboração também pode ficar em segundo plano. Os sistemas de fluxo de trabalho devem ter uma maneira fácil de se comunicar com as partes interessadas ou integrar as ferramentas de trabalho existentes.
- Requisitos de manutenção: a automação deve ser testada minuciosamente antes e depois da implementação para garantir que forneça benefícios além da sua ferramenta atual. Os fluxos de trabalho precisam ser atualizados para obter o máximo de vantagens.
- Problemas de sistemas: a complexidade do software de fluxo de trabalho também pode resultar em tempo de inatividade para reparos e correções que precisam ser tratadas pelo fornecedor ou equipes de TI.
- Pouca usabilidade para o usuário: os sistemas de gerenciamento do fluxo de trabalho podem ser complexos e nem sempre são intuitivos. Certifique-se de que a integração seja fácil e que não haja uma curva de aprendizado íngreme para o sistema selecionado.
Recursos do software de gerenciamento do fluxo de trabalho
Os principais recursos do software de gerenciamento do fluxo de trabalho garantem eficácia e usabilidade. Os melhores sistemas da categoria geralmente são baseados em nuvem e oferecem ferramentas de colaboração e vários recursos de relatórios. Procure recursos flexíveis como personalização, escalabilidade e mobilidade para facilitar o acesso.
“Um sistema de fluxo de trabalho deve ser fácil para todos usarem”, afirma Meir, autor de Workflow (Fluxo de trabalho). “Procure um software flexível e compatível com qualquer software que você já use, onde quer que esteja.”
Os recursos de gerenciamento do fluxo de trabalho a serem buscados incluem:
- Acesso de qualquer lugar: o mobile é como o mundo se comunica, por isso, as ferramentas de gerenciamento do fluxo de trabalho devem incluir acesso móvel. Os sistemas devem dar às pessoas a capacidade de visualizar registros, dados, progresso e processos em áreas sem conectividade ou com conectividade limitada.
- Prestação de contas: relatórios, transparência e atribuições claras de metas tornam todos responsáveis e permitem o automonitoramento.
- Automação e notificações: recursos de automação, como a capacidade de executar tarefas sem ação humana, enviar e-mails, configurar lembretes, programar tarefas e aplicar acionadores para campanhas graduais tornam a execução de fluxos de trabalho muito mais fácil. Os lembretes ajudam a garantir que todos os membros da equipe saibam quando fazer upload de arquivos, acompanhar o tempo e fornecer atualizações.
- Plataforma na nuvem: um sistema de gerenciamento do fluxo de trabalho na nuvem se traduz em manutenção e atualizações sem preocupações, segurança rígida e parceria confiável com fornecedores.
- Ferramentas de colaboração: procure um sistema que permita que você envie mensagens aos colegas e crie painéis personalizáveis que exibem tudo sobre seu projeto, a fim de manter todos atualizados sobre o status do projeto. O suporte à colaboração, bem como o compartilhamento de documentos e conhecimentos em toda a sua organização, é um dos melhores atributos de uma ferramenta de gerenciamento do fluxo de trabalho.
- Personalização: ferramentas de gerenciamento inteligentes oferecem flexibilidade para criar e configurar as etapas do fluxo de trabalho por meio de regras definidas pelo usuário. Uma interface que permite arrastar e soltar itens simplifica o mapeamento e a modificação do fluxo de trabalho e libera as equipes e desenvolvedores de TI para se concentrarem nas prioridades em vez de alterar as solicitações.
- Integração: procure uma ferramenta de fluxo de trabalho que se integre perfeitamente à sua tecnologia e aproveita ao máximo o investimento existente em plataformas financeiras, de CRM, vendas, marketing e redes sociais.
- Interface intuitiva: uma interface intuitiva facilita a interação para que as equipes trabalhem e colaborem imediatamente.
- Fluxos de trabalho paralelos: as tarefas precisam com frequência de acesso simultâneo, para que as pessoas possam concluir as tarefas de forma independente. Em vez de forçá-las a esperar que um indivíduo ou fornecedor conclua uma tarefa, fluxos de trabalho paralelos devem ser incorporados ao software em consideração.
- Relatórios e insights: sistemas de automação eficientes têm opções para criar relatórios e painéis e recursos avançados de monitoramento para fornecer informações quando ocorrem alterações em um processo. O sistema certo ajuda a resolver obstáculos, detectar bolhas, monitorar o progresso e reconhecer colegas excepcionais.
- Acesso baseado em regras: este recurso permite personalizar seus fluxos de trabalho. Você deve ser capaz de alterar as regras sem interromper outros fluxos de trabalho. Procure regras sem código, para que a ferramenta seja fácil de usar para os gerentes.
- Escalabilidade: o melhor sistema de fluxo de trabalho da categoria deve ter a capacidade de escalar fluxos de trabalho e processos à medida que os negócios crescem e os fluxos de trabalho se tornam mais complexos.
A base de software de gerenciamento superior é um mecanismo ou aplicativo de software de fluxo de trabalho que trabalha muito. O aplicativo recebe sugestões do design do fluxo de trabalho e orienta o processo por meio de sequências para a automação ideal do fluxo de trabalho. Um mecanismo de fluxo de trabalho gerencia e monitora os estados das atividades em um fluxo de trabalho.
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