O que uma análise de lacunas pode fazer para você?
Uma análise de lacunas mede a realidade em relação aos resultados esperados para identificar estratégias, processos, tecnologias ou habilidades que estão abaixo do ideal ou ausentes. Use os resultados de uma análise de lacunas para recomendar ações que sua empresa deve tomar para cumprir metas.
Ao comparar o estado atual com o estado-alvo, empresas, unidades de negócios ou equipes podem determinar no que precisam trabalhar para melhorar seu desempenho ou resultados e seguir o caminho certo mais rapidamente. As empresas também podem usar o processo de análise de lacunas para elevar o desempenho individual ou da equipe e considerar atributos como competência de tarefas, nível de desempenho e produtividade. Outros nomes do processo são análise de lacunas, análise de necessidades e avaliação de necessidades.
Ao contrário de uma avaliação de risco, que tende a ser prospectiva, a análise de lacunas examina o estado atual. As normas do ANSI (American National Standards Institute), ASIS (American Society for Industrial Security) e RIMS (Risk and Insurance Management Society) afirmam que a avaliação de risco inclui a identificação, análise e avaliação de incertezas em relação aos objetivos e resultados de uma organização.
Você também pode considerar a análise de lacunas um meio de comparar desempenho com potencial. Em outras palavras, até que ponto uma pessoa, grupo ou produto ficou aquém da capacidade? Os recursos foram aquém das necessidades?
A análise de lacunas é um processo que, quando aplicado a outros processos de negócios, se torna um processo de relatórios usado para melhorias. Quando aplicada à manufatura ou produção, a análise de lacunas pode ajudar a equilibrar a distribuição e a integração de recursos a partir de seu nível de alocação atual, mais próximo de um nível ideal. Esses recursos podem ser tempo, dinheiro, recursos materiais ou humanos.
Concreta x conceitual
Você pode realizar uma análise de lacunas concreta que analisa o mundo real, ou uma conceitual, que examina cenários hipotéticos. Embora você possa usar o mesmo modelo em ambos os exercícios, ao realizar uma análise de lacuna conceitual, você precisará fazer suposições sobre quais parâmetros serão usados. Por outro lado, use fatos e dados reais para uma análise concreta.
Estratégica x operacional
Uma análise de lacunas pode ser estratégica e ter foco na organização geral e no planejamento e execução nesse nível, ou pode ser operacional e ter foco no trabalho diário de uma equipe ou departamento. Como ambos os métodos são baseados em situações do mundo real, não há necessidade de fazer suposições.
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Exemplos de análise de lacunas
Muitos departamentos de negócios usam o processo de análise de lacunas, como contabilidade, vendas, atendimento ao cliente e recursos humanos. Confira abaixo alguns exemplos específicos de cenários em que uma empresa pode usar uma análise de lacunas:
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Lançamento de novos produtos: depois que uma empresa lança um novo produto, pode fazer uma análise de lacunas para determinar por que as vendas não atenderam às previsões.
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Produtividade: quando a produtividade de uma fábrica não está atendendo às expectativas, às necessidades direcionadas do cliente ou ao conjunto de requisitos comerciais que foram estabelecidos, uma análise de lacunas pode ajudar a determinar qual processo corrigir.
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Gerenciamento de suprimentos: se um hospital regularmente fica sem suprimentos, é possível realizar uma análise de lacunas para identificar o motivo.
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Desempenho de vendas: um fabricante pode verificar o desempenho de vendas de seu catálogo de produtos para garantir que esteja produzindo a combinação certa e usar o resultado para maximizar sua fronteira de possibilidades de produção.
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Avaliação individual: um líder de equipe em uma empresa de contabilidade pode pedir para cada membro realizar uma análise de lacunas de si mesmo, e usar esses resultados não apenas para encontrar metas para melhorar o desempenho de cada pessoa, mas também para esboçar as boas práticas que todos podem adotar.
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Avaliação de produtos: uma empresa de software pode realizar uma análise de lacunas de seu produto para garantir que todos os recursos e funções descritos nos requisitos de negócios estejam presentes e funcionando conforme esperado.
Por que as empresas realizam análise de lacunas?
As empresas realizam análises de lacunas para identificar a diferença entre onde estão e onde querem estar. Você pode usar uma análise de lacunas para avaliar essas diferenças, identificar as causas e informar as etapas necessárias para preencher a lacuna.
No gerenciamento de projetos, a diferença entre a forma como uma empresa está executando uma tarefa ou atividade e a maneira ideal de ser executada é chamada CΔV (lê-se “C delta-V”), ou visão da lacuna atual. A diferença entre uma meta e uma métrica e o desempenho real da métrica é chamada de AΔT (lê-se “A delta-T”), ou meta real da lacuna.
Confira abaixo algumas razões pelas quais uma empresa pode realizar uma análise de lacunas:
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Benchmarking: comparar os resultados com critérios externos. Uma empresa de computadores talvez queira ver em que ponto está com relação aos critérios de desempenho do setor, ou uma empresa de doces talvez queira comparar sua reputação com seus concorrentes.
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Análise de portfólio: examinando seu portfólio de produtos para procurar novas oportunidades de vendas, uma empresa pode usar uma análise de lacunas para identificar novos produtos para vender. No sentido oposto, também pode verificar produtos existentes que não estão vendendo bem, usar uma análise de lacunas para descobrir o porquê, depois promovê-los (por exemplo, apresentá-los com mais destaque no marketing ou colocá-los à venda), alterá-los para melhor atender às necessidades do cliente ou removê-los de seu portfólio.
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Lucros: se uma porcentagem de lucro prevista não for atingida, uma empresa pode usar uma análise de lacunas para determinar o que deu errado e se foi no planejamento ou na execução. A organização estava pagando despesas acima do esperado por materiais ou tendo que baixar os preços devido à concorrência inesperada?
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Processos: uma análise de lacunas pode ajudar a revelar as deficiências dos processos, de modo que os resultados reais correspondam aos resultados esperados. Uma empresa de transportes poderia examinar seu processo de contas a pagar para verificar por que tantos fornecedores não estão sendo pagos no prazo, ou os processos de cobrança, para verificar por que muitos fornecedores só estão recebendo a fatura depois da data de vencimento.
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Indicadores de desempenho: uma análise de lacunas também pode ser aplicada a indicadores-chave de desempenho, como aquisição de novos clientes, valor médio do pedido ou retorno do investimento (ROI). Uma operadora de telefonia móvel poderia procurar as razões que causaram o não alcance de sua meta de aquisição de clientes, ou uma empresa de frutos do mar poderia buscar as razões pelas quais não processou tanto salmão quanto o esperado.
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Lacunas de uso: lacuna de uso é a diferença entre o tamanho atual do mercado para um produto ou serviço e o tamanho potencial do mercado. Uma análise de lacunas nesta área pode ajudar a organização a ver por que não está atingindo pelo potencial. A reputação de uma empresa está reduzindo as vendas? Ou a gerência interpretou mal a demanda por um produto?
O que é uma análise de lacunas de mercado?
A análise de lacunas de mercado é um método de pesquisa de oportunidades de vendas em que a demanda supera a oferta. Uma organização pode usar essas análises, que podem ser realizadas interna ou externamente, para tomar decisões baseadas em fatos do mercado, e não em opinião.
A análise de lacunas de mercado é diferente da pesquisa de mercado, pois é proativa e não reativa. Empresas de negócios diretos para os consumidores (B2C) utilizam esse processo com frequência. O mercado que podem investigar pode ser uma região geográfica (não há ninguém vendendo nada parecido com o nosso produto na costa oeste), baseado em produtos (houve um tempo em que ninguém estava vendendo capas de celular que dobravam em formato de carteiras), baseado em serviços (pode haver muitos cães em uma cidade, mas não muitos passeadores de cães ou outras empresas de cuidados de animais de estimação) ou procurar uma maneira de utilizar melhor os recursos existentes (por exemplo, quando a Uber lançou o Uber Eats).
O que é uma análise de lacunas estratégicas?
Uma análise de lacunas estratégicas compara a estratégia de uma empresa com a de seus concorrentes. Uma empresa pode então adotar os aspectos de melhor desempenho das abordagens de seus concorrentes e integrar esses aspectos aos aspectos mais bem-sucedidos de sua própria estratégia existente.
Quando realizar uma análise de lacunas
Uma empresa pode realizar uma análise de lacunas a qualquer momento, mas deve levar em conta o tempo para maximizar sua eficácia. Realize análises de lacunas regularmente, antes de um período de planejamento estratégico ou sempre que um departamento ou empreendimento estiver com baixo desempenho.
Uma análise de lacunas geralmente é parte fundamental do planejamento estratégico, que é um processo que ajuda uma organização a definir uma estratégia para alcançar seus objetivos. Ao procurar problemas por meio de uma análise de lacunas, a empresa pode ajustar sua estratégia para se adequar melhor à situação, ou atualizar os processos da empresa para se alinhar à estratégia.
Quando uma organização está procurando problemas com seu desempenho, uma análise de lacunas pode ser uma ferramenta essencial para identificar o ponto em que o resultado está aquém do esperado. Por exemplo, se uma empresa quiser iniciar uma campanha de marketing para melhorar sua reputação ou solicitar um empréstimo, pode realizar uma análise de lacunas de mercado para ajudar a determinar seu impacto na economia local e usar esses dados como parte de sua campanha ou da solicitação de empréstimo. Da mesma forma, quando uma empresa está se preparando para uma auditoria ou outras atividades de fiscalização, a análise de lacunas é uma maneira proativa de mostrar aos auditores quais regulamentos a empresa está cumprindo e que tem um plano para atender ao restante.
Benefícios e desafios de uma análise de lacunas
Análises de lacunas trazem diversos benefícios para as organizações, como a identificação de oportunidades de crescimento e a priorização de recursos. Também podem ser difíceis e demoradas e requerem conhecimento aprofundado do departamento que têm como objeto. Descrevemos os principais benefícios e desafios abaixo:
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Insights sobre áreas que precisam de melhorias, como eficiência, produtos, rentabilidade, processos, satisfação do cliente, desempenho, participação e vantagem competitiva
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Garantem que os requisitos do projeto tenham sido cumpridos
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Encontram pontos fracos e deficiências para resolver
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Descobrem diferenças entre percepção e realidade
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Apresentam informações para orientar os responsáveis por decisões, o que pode levar a melhores decisões
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Encontram os melhores lugares para implantar recursos e concentrar energia
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Priorização de necessidades
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Em caso de bom desempenho, os resultados de uma análise de lacunas são claros e fáceis de entender
Embora valiosas, as análises de lacunas não são perfeitas. Alguns desafios relacionados ao processo de análise de lacunas incluem o seguinte:
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A conclusão bem-sucedida depende do conhecimento e da persistência das pessoas envolvidas no processo.
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Embora o processo possa expor algumas causas, se não for profundo o suficiente, as resoluções propostas não abordarão a verdadeira causa raiz ou podem não capturar as complexidades por trás delas. Por exemplo, ao avaliar o desempenho das vendas, uma análise pode concluir que os representantes de vendas não estão oferecendo um produto novo o suficiente, mas podem não descobrir o porquê. Não estão familiarizados o suficiente com o produto? Os clientes não estão dispostos a mudar a adoção de um produto existente? Ou o novo produto não funciona como anunciado?
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A análise pode ser imprecisa, pois o terreno está em constante mudança (especialmente em grandes organizações ou em setores que mudam rápido)
Como realizar uma análise de lacunas
Realizar uma análise de lacunas é simples. Primeiro, identifique a área para avaliar e informe seu resultado ideal. Em seguida, analise seu estado atual. Compare-o com os resultados ideais e quantifique a diferença. Finalmente, faça um plano para preencher a lacuna.
Em organizações maiores, o processo de análise de lacunas é geralmente responsabilidade de analistas de negócios, gerentes de projetos, equipes de melhoria de processos ou da gerência. Contudo, com um pouco de treinamento e um modelo de análise de lacunas bem elaborado, qualquer pessoa pode conduzir o processo.
Algumas organizações podem já ter um processo descrito que você pode seguir. No entanto, as etapas básicas para realizar uma análise de lacunas são explicadas abaixo.
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Identifique a área a ser analisada e as metas a serem cumpridas.
Por exemplo, talvez você queira descobrir por que sua fábrica não está alcançando a meta de produção. O objetivo será descobrir as causas que contribuíram para que as metas não sejam alcançadas e recomendar como remover as causas. -
Estabeleça o estado futuro ideal. Se tudo funcionasse de acordo com o planejado, como você estaria?
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Analise o estado atual. Quais causas contribuíram para que as metas não fossem cumpridas? Por exemplo, os funcionários não receberam treinamento suficiente? O piso de produção estava com pouca equipe? Os materiais necessários estavam disponíveis constantemente? O layout do piso de produção atrasou entregas?
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Compare o estado atual com o estado ideal. Quão longe da meta estava a produção real? Por exemplo, você esperava produzir 1.000 unidades por hora, mas só conseguiu produzir 800 unidades por hora?
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Descreva a lacuna e quantifique a diferença. No exemplo de produção da unidade (descrito na etapa 4), haveria um déficit de 20%. Depois de pesquisar as causas potenciais, descreva a contribuição de cada uma para a lacuna. Neste exemplo, podemos descobrir que o treinamento insuficiente causou 5% da lacuna, os problemas de pessoal causaram 7%, a escassez de materiais causou 2% e o layout ineficiente do piso da fábrica causou 14%. As empresas podem usar outros sistemas de classificação para quantificar a diferença, que pode ser básica, como a terminologia simples “boa, razoável e ruim”, ou algo mais detalhado, como uma escala de 1 a 50.
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Resuma as recomendações e crie um plano para preencher as lacunas. Decida o que precisa ser alterado e determine quais etapas precisam ser tomadas para correção. Neste exemplo, a equipe que executa a análise pode decidir que o problema do layout é o mais fácil de resolver e terá o maior impacto, então, pode recomendar maneiras de lidar com isso. Em seguida, pode trabalhar com a cadeia de suprimentos e equipes de pessoal para criar recomendações também para esses problemas. A equipe resumiria suas ideias e as apresentaria à gerência para começar a planejar as melhorias.
Práticas recomendadas para análise de lacunas
Ao realizar uma análise de lacunas, pense em quais áreas, itens e processos analisará e quais recomendações adotará. Entenda que as mudanças que você faz podem afetar outras pessoas. Certifique-se de que seus objetivos sejam específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e limitados ao tempo (SMART).
Fundamente suas recomendações com dados de apoio à sua análise para aumentar a probabilidade de sua empresa adotá-la. Use imagens para ilustrar seus dados e facilitar a compreensão. Também é imprescindível considerar custos, recursos e consequências ao recomendar problemas para resolver e soluções. Lembre-se: se uma solução está fora de alcance, é improvável que a empresa a adote.
Atribua um responsável para cada parte do processo para garantir que você complete cada etapa. Ao pesquisar profundamente a solução proposta, você descobrirá que pode não ser fácil de alcançá-la. Vá além do óbvio para ver se há outras soluções possíveis.
Saiba mais sobre como criar metas SMART pode garantir que sua análise de lacunas seja o mais eficaz possível.
Estruturas para análise de lacunas
Você pode usar uma estrutura para sua análise de lacunas, como o modelo de Nadler-Tushman e a estrutura PESTEL, para simplificar o processo. Use cada estrutura listada abaixo como um princípio organizador tanto para as causas que você observar quanto para suas soluções propostas.
Estrutura de 7 S da McKinsey
A estrutura da McKinsey tem sete categorias: estratégia (“strategy”), estrutura (“structure”), sistemas, valores compartilhados (“shared values”), habilidades (“skills”), estilo (“style”) e pessoal (“staff”). Os três primeiros são considerados “difíceis” e os outros são considerados “fáceis”.
Um exemplo de desalinhamento pode ser se uma linha de produção exigir que 20 pessoas operem em plena capacidade, mas o turno da noite só tem 15 pessoas disponíveis. Neste caso, há um desalinhamento entre sistemas e pessoal.
Estrutura de congruência de Nadler-Tushman
Este modelo divide o desempenho de uma empresa em quatro áreas: trabalho, pessoas, estrutura e cultura. Observe os pontos fortes e fracos de cada área e, em seguida, compare-os com as outras áreas. O objetivo é descobrir se o trabalho que está sendo feito em cada área apoia os outros. Por exemplo, se um grupo de conformidade está executando suas tarefas em alto nível e encontra áreas em que a empresa não está seguindo certas leis e regulamentos, mas a organização da empresa não tem nenhuma forma de implementar essas mudanças, as pessoas e a estrutura não são congruentes.
Estrutura FOFA
A sigla SWOT (FOFA, em português) significa forças, oportunidades, fraquezas e ameaças. Embora alguns especialistas vejam a análise de lacunas e a análise FOFA como ferramentas separadas, a estrutura FOFA é uma ferramenta útil para organizar as causas e as recomendações. No entanto, a parte da ameaça entra na avaliação de risco e, como mencionado anteriormente, uma análise de lacunas não é uma avaliação de risco.
Baixe um modelo gratuito de análise FOFA para começar com esta estrutura.
Estrutura PESTEL
é outra sigla em inglês que significa política, econômica, social, tecnológica, ambiental e jurídica. Embora possa ser uma análise independente, uma empresa também pode usá-la como estrutura de análise de lacunas.
Estrutura de espinha de peixe
O diagrama de espinha de peixe é uma ferramenta criada por Kaoru Ishikawa, especialista japonês em controle de qualidade. O método foi criado para identificar causas de problemas e dividi-las em categorias, semelhantes às outras estruturas acima.
Embora a imagem acima ilustre seis categorias que são usadas na manufatura, existem outros conjuntos de categorias que outras áreas de negócios usam. Algumas delas estão descritas abaixo.
Os 8 Ps do marketing do produto
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Produto
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Preço
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Promoção
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Praça
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Processo
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Pessoas
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Evidências físicas (“physical evidence”)
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Desempenho (“performance”)
Os 4 S do Serviço
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Entorno (“surroundings”)
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Fornecedores (“suppliers”)
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Sistemas
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Habilidades (“skills”)
O que é uma análise de lacunas para um banco?
No setor bancário, uma análise de lacunas avalia o risco analisando o equilíbrio entre ativos e passivos. A análise determina se há uma lacuna negativa (quando os passivos excedem os ativos) ou uma lacuna positiva (quando os ativos excedem o passivo).
A análise de lacunas bancária não leva em conta as possíveis mudanças nas taxas de juros e geralmente se concentra em períodos próximos (um mês, três meses), por isso, é uma ferramenta limitada.
O que é uma análise de lacunas no setor farmacêutico?
Uma análise de lacunas (também conhecida como análise de lacunas de validação) do setor farmacêutico analisa a diferença entre os requisitos regulatórios que afetam uma empresa e as práticas e processos que uma empresa usa atualmente.
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