Política de Viagens e Despesas

Os funcionários da Smartsheet (“Funcionário”) pode ocasionalmente ser solicitado a viajar para prestar suporte ao Cliente. A Smartsheet tem o compromisso de garantir que os funcionários que viajam a negócios pela empresa façam isso de maneira confortável, conveniente e segura. Para garantir a consistência, as diretrizes a seguir foram desenvolvidas para documentar e esclarecer as despesas comerciais permitidas que serão cobradas do Cliente. A Smartsheet fará a cobrança com base nos custos reais incorridos, exceto quando especificado de outra forma abaixo. A Smartsheet cobrará o Cliente e o Cliente pagará todas as faturas de acordo com o Contrato. Os recibos serão fornecidos mediante solicitação para itens faturados ao custo real.

Viagens aéreas

Todos os voos com menos de quatro horas serão reservados em classe econômica. As viagens aéreas internacionais e os voos com mais de quatro horas podem ser reservados na classe Economy Plus, e a Smartsheet cobrará o Cliente com base nos custos reais incorridos.
As reservas devem ser feitas com pelo menos quatorze (14) dias de antecedência para viagens domésticas e vinte e um (21) dias de antecedência para viagens internacionais, a menos que o Cliente solicite uma viagem com menos antecedência.
Passagens não reembolsáveis e não alteráveis devem ser reservadas sempre que possível para reduzir o custo.
Se a companhia aérea cobrar uma taxa de bagagem pela primeira mala despachada, esses custos serão incluídos para reembolso.

Transporte terrestre

Aluguel de carros: o Funcionário alugará um carro de tamanho médio ou menor, a menos que solicitado de outra forma pelo Cliente. O Funcionário reabastecerá o carro antes de devolvê-lo para evitar cobranças desnecessárias de abastecimento. O seguro de responsabilidade civil adicional não será incluído para aluguel de carros dentro dos EUA, mas será incluído para aluguel de carros no exterior.
Outros transportes terrestres: o reembolso de viagens de táxi, trem, metrô e ônibus é permitido para transporte de e para o aeroporto ou a locadora de carros e/ou quando não for necessário usar um carro alugado. As gorjetas não devem exceder 15% (quinze porcento) do custo da viagem.
Milhagem: se a localização do Cliente estiver dentro de duzentas (200) milhas (cerca de 320 km) ou três (3) horas de carro do local de trabalho do Funcionário, o Funcionário poderá usar seu próprio veículo para dirigir até o local do Cliente. Se o Funcionário dirigir seu próprio veículo até o aeroporto, ele deduzirá a milhagem da residência dele até o local de trabalho e incluirá a diferença como faturável para o Cliente. O Cliente reembolsará os quilômetros percorridos de acordo com a taxa atual do IRS. Para obter as taxas de reembolso de milhagem ou atuais, consulte as taxas de reembolso de milhagem para veículo de particular em www.gsa.gov/mileage.
Estacionamento/pedágios: taxas de estacionamento e pedágios associadas a aeroportos, viagens de negócios ou para o local do Cliente são reembolsáveis.

Hotel e hospedagem

O Cliente reembolsará a Smartsheet por custos razoáveis de hospedagem, incluindo eventuais impostos ou taxas de hospedagem impostas pela instalação.
As contas do hotel devem ser discriminadas e não devem incluir itens pessoais.

Refeições

A Smartsheet cobrará o Cliente pelos custos reais incorridos. Mediante solicitação, serão fornecidos recibos para comprovar as cobranças.

Alterações

Caso o Funcionário tiver que alterar os planos de viagem devido a uma solicitação do Cliente, o Cliente será responsável por eventuais taxas incorridas pela Smartsheet. Essas taxas podem incluir, entre outras, o seguinte:
Taxas de cancelamento tardio para hospedagem, caso o Cliente cancele após o período de reembolso permitido.
Taxas de mudança de viagem aérea.
Diárias adicionais para refeições devido a horários estendidos.
Custos adicionais de hospedagem devido a horários estendidos.

Atualização mais recente: 15 de dezembro de 2022