O que significa simplificar algo?
Simplificação, por definição, é o ato de alterar um item para torná-lo mais simples ou mais eficiente. Por exemplo, você pode simplificar o trabalho de faturamento de clientes garantindo que as etapas do processo sejam consistentes e repetíveis, independentemente de quem está criando e distribuindo faturas.
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O que significa simplificar um processo?
Um processo de negócios é uma série de atividades repetíveis que são realizadas em uma ordem específica para atingir uma meta. Cada atividade constitui uma tarefa. Uma tarefa, por sua vez, pode ser parte de um processo ou pode ser um evento pontual.
Por exemplo, no processo de integração de um novo contratado, você preenche a documentação, mostra o escritório, fornece equipamentos e espaço de trabalho e apresenta os membros da equipe. Nesse cenário, uma de suas tarefas é preencher a documentação.
Vamos voltar ao processo de faturamento de clientes. Documentar esse processo pode ser o primeiro passo para identificar as atividades que contribuem para o faturamento. Depois de documentar seu fluxo de trabalho, você pode encontrar atividades que podem ser eliminadas e/ou automatizadas, resultando em um processo de faturamento simplificado.
O que é simplificar processos de negócios ou operações?
A formalidade dos processos de negócios varia entre as organizações. Normalmente, um processo formal é documentado, enquanto um processo informal ocorre sem muita reflexão ou planejamento. Um processo de negócios simplificado tem resultados mais rápidos com menos problemas.
As soluções de software de gerenciamento de processos de negócios e de fluxo de trabalho são projetadas especificamente para simplificar e automatizar processos nos departamentos de negócios. Várias divisões de negócios podem se beneficiar de processos simplificados:
Recursos humanos e administração: integração de novos funcionários.
Vendas e marketing: distribuição de e-mails de acompanhamento.
Finanças e contabilidade: envio de faturas de fornecedores.
Operações: entrega de produtos.
Compras: ordens de produtos.
Gerência: avaliação de funcionários.
TI: redefinição de senha.
Gerenciamento de ativos/manutenção preditiva: descoberta e inventário de ativos.
Gerenciamento da cadeia de suprimentos: reabastecimento de matérias-primas.
Documentação de conformidade: relatórios trimestrais.
Gerenciamento de projetos: notificação de tarefas.
Benefícios da simplificação de processos de negócios
Segundo uma pesquisa da Gallup, em 2015, apenas 32% dos trabalhadores dos EUA estavam engajados em seus trabalhos. Processos de negócios simplificados não apenas reduzem erros e aceleram o progresso, mas também ajudam a esclarecer o que é preciso fazer e reforçar as responsabilidades. Portanto, isso pode melhorar a motivação dos funcionários e incentivar o engajamento.
Empresas de todos os portes se beneficiam de processos simplificados. Algumas vantagens adicionais incluem:
Aumento de eficiência, produtividade, agilidade e lucros.
Aprimoramento da comunicação.
Procedimentos claramente documentados e maior visibilidade dos processos.
Redução de erros, atrasos, silos, prazos perdidos e trabalho redundante.
Aprimoramento da conformidade com os padrões do setor.
Simplificação do treinamento dos funcionários.
Aumento na adoção pelos funcionários.
Simplificação na coordenação de equipe.
Definição da responsabilidade pelas tarefas e da hierarquia de fluxo de trabalho.
Aprimoramento da prestação de contas.
Aumento da motivação dos funcionários.
Definição da hierarquia de fluxo de trabalho e da responsabilidade pelas tarefas.
Aplicação da prestação de contas.
Aumento da satisfação do cliente.
Manutenção do controle de versão.
Como escolher quais processos de negócios simplificar
Cada organização usa uma infinidade de processos de negócios todos os dias. Alguns podem ser eficientes, mas outros podem não ser. Você pode identificar esses processos ineficientes de várias maneiras. Insatisfação dos clientes, aumento de despesas e funcionários sobrecarregados são sinais de processos problemáticos. Outras ineficiências podem não ser tão óbvias. Uma boa prática é fazer um inventário de todos os processos de negócios, categorizá-los por departamento e priorizá-los conforme sua importância.
Segundo Ray McKenzie, fundador da Red Beach Advisors, “as empresas que identificaram possíveis processos para simplificar, normalmente, abordam o processo focando diretamente na geração de receita. Conforme esses procedimentos são definidos e automatizados, as eficiências da entrega de serviços são priorizadas para garantir que os clientes permaneçam clientes.”
Como simplificar processos de negócios
Depois de identificar e priorizar todos os processos de negócios, você pode começar a simplificar. Isso requer consciência do processo e documentação de cada etapa ou atividade que ocorre para alcançar a meta. Para simplificar um processo de negócios, siga estas etapas:
Identifique a meta ou o resultado final.
Divida o processo em etapas ou tarefas discretas.
Analise as etapas do processo, realize análises da cadeia de valor, avalie as transferências e identifique gargalos.
Reúna informações dos executores do processo e das tarefas relacionadas ou dos beneficiários do processo.
Identifique atividades desnecessárias.
Identifique atividades redundantes.
Identifique atividades que podem ser automatizadas usando a tecnologia.
Redesenhe/automatize tarefas.
Solicite recursos para entregar o processo.
Comunique o plano do processo e ganhe suporte da gerência/partes interessadas.
Ofereça treinamento.
Defina os indicadores-chave de desempenho (KPIs).
Monitore e relate sucessos e fracassos.
Comprometa-se com a melhoria contínua: teste, revise e refine.
O tamanho e o tipo do negócio ajudarão a determinar a profundidade do trabalho necessário ao simplificar seus processos. Por exemplo, uma pequena empresa pode não precisar da aprovação da parte interessada, mas uma grande empresa precisará da adesão das partes interessadas e de vários níveis de gerenciamento.
Empresas de qualquer porte e em qualquer setor podem cometer erros ao simplificar processos. Ray Hodge, consultor global de eficiência e melhoria de desempenho de negócios, observou alguns erros comuns entre pequenas empresas. “Os erros comuns que as pequenas empresas cometem ao tentar simplificar os processos de negócios são: incluir muitas áreas ao mesmo tempo, não utilizar a tecnologia apropriada, cortar custos em tecnologia, não ter um “defensor da mudança”, não treinar a equipe adequadamente e trabalhar em áreas secundárias”, diz ele.
Técnicas de simplificação
O Six Sigma é um conjunto de técnicas e ferramentas para melhoria de processos que foi desenvolvido em 1986. O Six Sigma continua a ser usado hoje, especialmente na indústria de manufatura, para melhorar o processo.
Cada empresa e setor utiliza técnicas exclusivas de melhoria de processos, mas um ponto em comum é que a maioria das organizações emprega mapeamento de processos ao trabalhar para melhorar a eficiência. Também é comumente conhecido como fluxograma, modelo de processo ou diagrama de fluxo de trabalho. Um mapa de processo revela todos e tudo o que está envolvido em um processo. A meta do mapeamento de processos é identificar áreas que a organização pode melhorar.
Abaixo, você encontrará exemplos de mapas de processos de negócios:
Fluxogramas: são ilustrações gráficas do seu processo.
Diagrama de raia: destaca a responsabilidade em um processo, colocando tarefas e atividades na raia do funcionário, equipe ou departamento apropriado.
Mapeamento do fluxo de valor: técnica empresarial Lean usada para melhorar o fluxo de materiais e informações na produção de um produto ou serviço.
SIPOC (fornecedores, insumos, processos, resultados, clientes): uma visão geral de um processo de negócios.
Baixar modelo de diagrama SIPOC - Excel
Gráfico de Gantt: usado no gerenciamento de projetos para mapear tarefas e cronogramas do projeto.
Baixar modelo de gráfico de Gantt
Excel
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Técnicas adicionais usadas no gerenciamento de processos de negócios variam conforme o setor, mas podem incluir o seguinte:
Matriz GUT
Matriz BASICS
Análise de causa raiz
Diagramas de sistemas
Análise de impacto
Análise de causa e efeito
Diagramas de espinha de peixe
Mapeamento de experiência do cliente
A curva de mudança
Preparação de casos de negócios
Redes de Petri
Notação de processo universal
Depois de desenvolver o mapa do processo, você pode começar a análise. Esta é uma das etapas mais importantes na melhoria do processo. Sua análise revelará problemas reais que precisam ser resolvidos.
Outras filosofias e técnicas de análise comuns incluem:
Análise de lacuna
Observação
Análise da cadeia de valor
Análise dos 5 porquês
Causa e efeito
Análise de impacto
Análise de riscos
Análise de modo e efeito de falha (FMEA)
Modelagem e notação de processos de negócios (BPMN)
Mapeamento de experiência do cliente
Lean
Tecnologias para simplificar os processos de negócios
O conceito de gerenciamento de processos de negócios está intimamente alinhado com as abordagens de TQM, melhoria contínua, Six Sigma e melhoria de processos Lean. O gerenciamento de processos de negócios se tornou um grande negócio para fornecedores de software, que desenvolveram uma infinidade de soluções inovadoras para simplificar o fluxo de trabalho ou os processos de negócios.
Essas ferramentas são projetadas para coletar, automatizar, medir e melhorar os processos de negócios. Abaixo, você encontrará informações sobre diversas opções de software de automação de processos de fluxo de trabalho/negócios.
Software de gerenciamento de processos de negócios (BPM): o gerenciamento de processos de negócios como uma disciplina de gerenciamento de operações vê os processos de negócios como ativos importantes que devem ser gerenciados e claramente desenvolvidos para entregar valor. O software de BPM ajuda as organizações a automatizar e otimizar os processos de negócios. Segundo o Peer insights da Gartner, “uma plataforma de BPM inclui minimamente: uma capacidade gráfica de modelagem de processos de negócios, um repositório de processos para lidar com os metadados de modelagem, um mecanismo de execução de processos e um gerenciamento de estado ou mecanismo de regras”. As iniciativas de transformação digital contam com a inteligência, o desenvolvimento rápido de aplicativos e os recursos móveis das soluções modernas de BPM para atender à demanda por agilidade e velocidade.
Software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM): as soluções de CRM focam nas interações da organização com clientes e clientes em potencial. A eficiência do processo é extremamente importante, com a meta de melhorar o relacionamento com o cliente.
Gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM)/Software de gerenciamento de documentos empresariais: as soluções de ECM são usadas para gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdo aos processos em uma organização. O software de ECM trabalha em estreita colaboração com soluções de BPM e CRM.
Software de gerenciamento de projetos: também chamado de software de fluxograma, são soluções de gerenciamento de projetos que ajudam a organizar projetos pesados em processos.
Software de gerenciamento e desenvolvimento de produtos: o software de desenvolvimento de produtos segue um processo que leva um produto ou serviço desde a concepção até a comercialização.
Ferramentas jurídicas, contábeis e de finanças: soluções de software projetadas para o setor jurídico e financeiro podem ajudar a simplificar a assinatura e o monitoramento de documentos, o faturamento, os relatórios de despesas, a folha de pagamento, a contabilidade, os impostos, os relatórios e as análises.
Software de recursos humanos e marketing: essas ferramentas podem simplificar o processo de contratação, o cronograma dos funcionários, as aprovações de planilhas de horas, o feedback do cliente, o engajamento do cliente e a colaboração.
Ferramentas e aplicativos de produtividade pessoal: aplicativos e soluções online estão disponíveis para automatizar a criação de listas de verificação, gerenciar tarefas, registrar atividades e monitorar o tempo gasto.
O que procurar nas ferramentas de modelagem de processos comerciais
A modelagem de processos de negócios é um elemento do gerenciamento de processos de negócios. O objetivo da modelagem de processos de negócios é comparar os processos atuais com as metas futuras. A documentação visual ajuda os usuários a entender e analisar as atividades, os eventos e os recursos associados a um processo. A modelagem de processos de negócios incorpora mapeamento, descoberta e simulação de processos.
Ao avaliar as ferramentas de modelagem de processos de negócios, considere os seguintes critérios:
Facilidade para os departamentos de negócios aprenderem
Facilidade para as equipes de TI discutirem e ensinarem outros departamentos
Baixo custo e compatibilidade com o setor
Presença de uma ferramenta integrada de editor de fluxo de trabalho com interface gráfica
Capacidade de simular o fluxo de trabalho antes da implementação
Exemplo de processo de fluxo de trabalho automatizado
Aprovação de faturas, integração de funcionários, processamento de despesas e solicitações de serviços são apenas alguns exemplos de processos de trabalho que as empresas podem automatizar.
O envio de faturas é uma prática comum em todos os setores e pode ser simplificado com a automação. Fornecedores, prestadores de serviços e funcionários enviam faturas regularmente. Crie um processo de aprovação repetível para garantir que todos sejam pagos com rapidez e precisão.
Sinais de que é hora de atualizar sua tecnologia de negócios
Há mais de uma maneira de agilizar seus processos de negócios. Em alguns casos, simplesmente atualizar a tecnologia da sua empresa pode gerar maior eficiência e maior produtividade. A lista a seguir inclui indicadores que você pode precisar para implementar um plano de melhoria:
Servidor/rede estão lentos.
Funcionários reclamam de um suporte de TI inadequado.
Funcionários reclamam que não têm as ferramentas necessárias para o trabalho.
Funcionários não gostaram das soluções disponíveis e pararam de usá-las.
Há silos entre departamentos e dados não unificados.
A tecnologia não permite que sua empresa seja ágil/não evolui com ela.
A experiência do cliente é inadequada.
Melhores práticas para automação de negócios
A decisão de agilizar seus processos de negócios é importante. Se seus processos de negócios estão causando insatisfação do cliente ou descontentamento dos funcionários, ou se eles custam mais do que o necessário, é hora de mudar. Abaixo estão algumas dicas que ajudarão a melhorar as operações comerciais com automação:
Descubra o que seus clientes pensam realizando uma pesquisa. Faça perguntas direcionadas para descobrir o que está funcionando e o que não está.
Se o treinamento de funcionários for necessário, contrate um especialista externo que tenha experiência em treinar vários tipos de pessoas e diferentes níveis de liderança. Considere o treinamento específico para líderes. Considere o impacto do tempo de inatividade devido ao treinamento da equipe (isso é especialmente importante para empresas menores).
Identifique processos problemáticos e concentre-se em corrigi-los antes de aplicar a tecnologia. Como Bill Gates disse: “A primeira regra de qualquer tecnologia usada em um negócio é que a automação aplicada a uma operação eficiente aumentará a eficiência”.
Identifique se a equipe ou os programadores usarão e/ou gerenciarão qualquer solução de tecnologia.
Veja se há um retorno sobre seu investimento em qualquer tecnologia que você comprar.
Considere a regra 80/20 ou o princípio de Pareto ao trabalhar na eficiência. Por exemplo, corrigir 20% dos principais processos ineficientes pode melhorar 80% dos problemas do processo.
Avalie soluções entregues por fornecedores e baseadas em nuvem que sejam ágeis, extensíveis, compatíveis com dispositivos móveis e configuráveis conforme suas necessidades específicas.
Glossário de termos
Simplificação: o processo de tornar uma organização de sistema mais eficiente implementando abordagens simples e mais ágeis.
Tarefa: um único trabalho que precisa ser concluído.
Processo(s): uma série de tarefas ou atividades que precisam ser concluídas para atingir uma meta final.
Processos de negócios: uma série de tarefas ou atividades que são usadas em um ambiente de negócios e precisam ser concluídas para atingir uma meta final.
- Processos de negócios informais: um processo que ocorre sem muita reflexão ou planejamento.
- Processos de negócios formais: um processo que está documentado.
Fluxo de trabalho: uma sequência de processos que levam o trabalho do início à conclusão.
Documentação: materiais disponíveis online, em papel ou em mídia digital ou analógica que incluem informações ou dados.
Gerenciamento de processos de negócios (BPM): disciplina de gerenciamento de operações que vê os processos de negócios como ativos importantes que devem ser gerenciados e claramente desenvolvidos para entregar valor.
Estratégia de gerenciamento de processos de negócios (BPM): uma abordagem para identificar, projetar, implementar, analisar, monitorar, regular e melhorar os processos de negócios.
Automação de processos de negócios: o ato de usar a tecnologia para automatizar processos de negócios.
Melhoria do processo de negócios: o ato de analisar e melhorar os processos de negócios. Isso pode incluir automatizar, eliminar etapas, adicionar tarefas ou erradicar todo um processo.
Garantia de qualidade (na automação de processos): testar cada estágio de um processo para garantir que o nível desejado de eficácia seja alcançado.
Mapeamento de processos de negócios: identificação de tudo e todos os envolvidos em um processo. A meta do mapeamento de processos é identificar áreas que podem melhorar.
Modelagem de processo de negócio: o ato de comparar os processos atuais com as metas futuras. A documentação visual é usada para entender e analisar claramente as atividades, os eventos e os recursos associados a um processo. A modelagem de processos de negócios incorpora mapeamento, descoberta e simulação de processos.
Modelagem e notação de processos de negócios (BPMN): um padrão para modelagem de processos de negócios que diagrama um processo em formato gráfico.
Reengenharia de processos de negócios (BPR): uma estratégia que se concentra em analisar, projetar e reestruturar processos de negócios para melhorar drasticamente as operações.
Transformação digital: a transformação das atividades organizacionais para aproveitar as oportunidades de tecnologia digital em todas as áreas dos negócios.
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