Dicas para o gerente de projetos novato
Você provavelmente já gerenciou algum tipo de projeto antes, seja planejando uma festa de aniversário ou realizando itens da sua lista de tarefas no trabalho. Se você está apenas começando a gerenciar projetos mais detalhados, veja cinco dicas que irão atendê-lo bem:
- Aprimore suas habilidades de comunicação: a comunicação é talvez a habilidade mais importante para novos gerentes de projeto. Identifique quais pessoas precisam de quais informações e quando e, em seguida, peque pelo excesso de comunicação.
- Implemente ferramentas para ajudá-lo a ter sucesso: mesmo projetos pequenos e simples se beneficiam de uma ferramenta em vigor para planejar, programar, acompanhar e monitorar os detalhes do projeto. Você pode saber mais sobre ferramentas de gerenciamento de projetos no Capítulo 9.
- Priorize a gestão do tempo: é provável que você nunca tenha gerenciado a produtividade de outras pessoas antes. Faça disso uma prioridade trabalhando com sua equipe para definir prazos realistas e responsabilizar as pessoas. Certifique-se de também servir de modelo desse comportamento.
- Prepare-se para mudanças: o potencial de mudanças aumenta a cada fator adicional, ou seja, mais recursos, produtos adicionais, dependências adicionais entre tarefas e muito mais. Pense em riscos potenciais no início do projeto e, em seguida, construa flexibilidade em seu orçamento e cronograma para que você possa contorná-los conforme necessário.
- Conheça sua equipe: novos gerentes de projeto precisam desenvolver a confiança da equipe e uma das melhores maneiras de fazê-lo é se conectar com eles. Interesse-se pelo trabalho e pelos estilos de comunicação dos membros da sua equipe, pontos fortes e fracos e seus interesses fora do trabalho, a fim de promover relacionamentos fortes.
Dicas para o gerente de projetos profissional
Você tem alguma experiência em gerenciar projetos – lidar com as partes interessadas, fazer malabarismos com cronogramas e orçamento e entregar produtos de alta qualidade e dentro do prazo. Se você está pronto para subir o nível do seu estilo de gerenciamento, habilidades de liderança e habilidades de relatórios, veja as cinco principais dicas:
Veja abaixo as cinco principais dicas para gerentes de projetos intermediários:
- Promova a comunicação transparente: estabeleça regras de comunicação, como frequência e meio preferido, e promova uma cultura de transparência para manter os membros da equipe responsáveis e informados.
Embora a mão de obra distribuída atual represente novos desafios à comunicação, ela também oferece maior flexibilidade, o que muitas vezes leva a um melhor desempenho e satisfação dos funcionários.
Leia nosso guia de comunicação para equipes remotas e saiba mais sobre o desenvolvimento de fortes padrões de colaboração no Capítulo 6. - Escolha uma metodologia de gerenciamento de projetos que atenda a você e se atenha a ela. Para executar qualquer projeto, você precisará de uma estrutura forte. Escolha uma metodologia que se encaixe nas necessidades do seu projeto, equipe e organização e implemente-a em todos os projetos e processos.
- Invista nas ferramentas certas para apoiar seus processos: nesta fase, considere investir em ferramentas de uso em tempo real que permitem planejar, acompanhar e gerenciar todos os aspectos do seu projeto, do início ao fim. Utilize uma ferramenta capaz de abrigar e organizar os detalhes do seu projeto, gerar informações importantes e fornecer visibilidade em tempo real do progresso.
Você pode encontrar informações sobre os diferentes tipos de ferramentas de PM, juntamente com as etapas para escolher a certa, no Capítulo 9. - Meça seu progresso e se adapte conforme necessário: monitore de perto o desempenho à medida que seu projeto avança usando os KPIs que você identificou durante a fase de planejamento. Refletir com frequência sobre suas métricas de sucesso ajudará a manter seus projetos no caminho certo.
- Preveja potenciais problemas: embora você não possa controlar todos os fatores de um projeto, você pode eliminar riscos com um planejamento adequado. Para antecipar riscos, reveja as lições aprendidas com projetos anteriores e evite cometer os mesmos erros novamente. Desenvolva planos de resposta em potencial e crie flexibilidade suficiente para que você possa responder a eventos inesperados ou mudanças em seu cronograma e orçamento.
Dicas para o gerente de projetos veterano
Se você gerencia constantemente vários projetos (e uma variedade de recursos) simultaneamente, você pode se considerar um gerente de projetos avançado. Esteja você gerenciando um programa, portfólio ou departamento, você aprimorará suas habilidades de liderança e gerará melhores resultados com essas dicas:
Veja cinco práticas recomendadas para gerentes de projetos avançados:
- Entenda como vários esforços se conectam: identifique como seus projetos se conectam uns com os outros e como seus projetos se alinham a objetivos de negócios maiores. Lembre-se de que esse alinhamento estratégico é o que, em última análise, levará a um programa ou portfólio integrado e bem-sucedido dos projetos.
- Invista em ferramentas avançadas: se você está gerenciando um programa ou portfólio, precisará de ferramentas poderosas e de nível empresarial que possam abrigar documentação, acumular dados importantes, criar painéis de controle poderosos, integrar-se a outros aplicativos e fornecer a segurança necessária. Para saber mais sobre como encontrar a ferramenta de PM certa para suas necessidades, leia o Capítulo 9.
- Melhore a entrada e a priorização do projeto: certifique-se de que sua equipe esteja trabalhando nas tarefas certas com processos definidos para assumir e priorizar novas solicitações de projeto. Pense na adoção de uma ferramenta que lhe permita criar facilmente um formulário de entrada e coletar todos os detalhes necessários para avaliar e priorizar cada solicitação.
- Seja um modelo de melhoria contínua: aprenda continuamente com seus esforços passados, positivos e negativos, aplicando lições aprendidas com seus projetos anteriores e motivando a equipe a praticar a melhoria contínua em suas tarefas individuais. Além disso, mantenha-se informado sobre o assunto em si e invista em cursos, se aplicável.
- Melhore suas habilidades de gerenciamento de recursos: à medida que seu portfólio de equipes e projetos cresce em tamanho e complexidade, gerenciar bem os recursos se torna muito mais importante. Aprenda sobre gerenciamento e utilização de capacidades, como prever necessidades de contratação e como alocar equipes para projetos para maximizar a eficiência.
Você pode saber mais sobre cursos e certificações de gerenciamento de projetos no Capítulo 8.