Má comunicação
A comunicação inadequada pode inviabilizar um projeto. Não conversar regularmente, tomar decisões pela equipe e manter as partes interessadas atualizadas pode levar à diminuição da produtividade, falhas nos processos e estremecer relações.
Supere os problemas de comunicação e garanta que seu projeto permaneça no caminho certo com as seguintes dicas:
- Agende conversas regulares de atualização com membros individuais, toda a equipe do projeto e as partes interessadas. Você pode decidir se reunir diariamente ou semanalmente, mas definir uma frequência padrão fornecerá estrutura para manter a comunicação contida, organizada e útil.
- Crie regras sobre como você se comunicará. Pense em quais plataformas são mais úteis para diferentes tipos de comunicação (por exemplo, quando o e-mail pode ser mais apropriado do que uma reunião em vídeo). Escolha algumas ferramentas confiáveis e se atenha a elas para evitar confusão ou conversas redundantes.
- Incentive uma cultura de feedback construtivo entre os membros da equipe.
- Invista em ferramentas que permitam a comunicação em equipe, como aplicativos de mensagens ou videoconferência. Lembre-se de que você provavelmente precisará de ferramentas de comunicação síncrona (interação em tempo real) e assíncrona, especialmente se sua equipe for distribuída. Saiba mais em nosso guia completo de ferramentas de comunicação em equipe.
Para obter mais dicas sobre como colaborar efetivamente com sua equipe, leia o Capítulo 6.
Aumento do escopo
O aumento do escopo é a tendência de os requisitos do projeto mudarem durante a execução do projeto, causando atrasos e ultrapassando os orçamentos. O aumento de escopo é extremamente comum, mas, se você criar um plano de projeto flexível, não precisa inviabilizar completamente seu projeto.
Exemplos de aumento de escopo incluem solicitação de entrega adicional pelas partes interessados ou adição de outro ciclo de revisão pela equipe do projeto.
Controle o aumento do escopo fazendo o seguinte:
- Seja proativo e antecipe mudanças ao criar o plano do projeto. Crie uma “margem” de tempo e orçamento para que você tenha os recursos para responder quando mudanças ocorrerem.
- Revise regularmente o progresso do projeto. Métodos de gerenciamento de projetos Ágil, como o Scrum, são construídos em ciclos de revisão para que você possa dinamizar o direcionamento e realocar recursos conforme necessário.
- Tenha clareza das suas prioridades e se atenha a elas. Você não precisa dizer “sim” para cada solicitação de mudança que chegar. Mantenha-se firme se o escopo do projeto começar a sair do controle e se ofereça para adicionar itens a uma lista de pendências para esforços futuros.
Falta de clareza de metas e expectativas
Para concluir qualquer projeto, você precisa ter clareza sobre o que deseja realizar. Com metas de projeto ambíguas ou pouco claras, você acaba tendo problemas para priorizar tarefas e alocar recursos.
Para garantir que a equipe do projeto e as partes interessadas estejam alinhadas às metas do projeto, faça o seguinte:
- Identifique claramente suas metas por escrito, antes de iniciar o projeto. Como parte disso, você deve entender como a visão do seu projeto se encaixa nas metas maiores da empresa e garantir que todas as partes estejam falando a mesma língua.
- Crie metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido) para que você não trabalhe em direção a um alvo em movimento. Aprenda como escrever metas SMART em nosso guia.
- Revise seu trabalho em cada marco importante. Isso o ajudará a manter a qualidade do seu trabalho e a capturar quaisquer problemas antes que seja tarde demais.
Prazos e orçamento irreais
O excesso de ambição pode levar as equipes a um desempenho inferior, seja entregando projetos atrasados, ultrapassando o orçamento ou entregando produtos inacabados ou de má qualidade.
Evite cair nesse padrão fazendo o seguinte:
- Durante a fase de planejamento, reserve um tempo para pensar nas necessidades do projeto e como programar e orçamento melhor para elas. Para isso, divida o projeto em tarefas menores, escreva-as em um cronograma e estime seus custos para determinar os valores totais.
- Use projetos anteriores para saber quanto tempo as tarefas levarão e quão caras cada tarefa será.
- Utilize uma ferramenta de gerenciamento de projetos que lhe permita inserir prazos, recursos e orçamento, para que você possa ver facilmente quando estiver saindo do curso.
Ineficácia de gerenciamento de recursos
Os projetos geralmente falham porque os membros da equipe não têm o conhecimento específico ou escopo para cumprir a função atribuída. Quando as pessoas não têm habilidades ou tempo para enfrentar os requisitos do projeto, a qualidade do trabalho e os cronogramas sofrem.
Veja algumas coisas que você pode fazer para garantir que sua equipe esteja equipada para assumir o projeto:
- Conheça as habilidades da sua equipe. Os gerentes de projetos devem entender quem tem quais habilidades e construir uma equipe que possa executar tarefas com confiança.
- Entenda quais requisitos de projeto requerem conhecimentos especializados e encontre um membro da equipe apropriado para ser responsável por cada um.
- Defina claramente funções e responsabilidades logo no início. Para isso, considere a criação de uma matriz RACI para definir quem é responsável, aprovador, quem deve ser consultado e quem é informado sobre cada tarefa. Quando as pessoas sabem o que se espera delas, elas podem gerenciar melhor seu tempo e entregar resultados.
- Converse com sua equipe ao longo do projeto. Mantenha-se flexível e troque recursos ou busque mais ajuda, se necessário.
Para saber mais sobre como construir uma equipe de projeto forte, leia o Capítulo 6.
Falta de responsabilidade
Um projeto é bem-sucedido quando cada membro da equipe assume a responsabilidade por sua função. Sem responsabilidade, os projetos têm baixo desempenho, os membros da equipe perdem a motivação e a confiança.
Construa uma equipe responsável fazendo o seguinte:
- Seja um modelo de responsabilidade. Os gerentes de projetos definem o tom para o resto da equipe, para que liderem pelo exemplo e incorporem suas responsabilidades.
- Confie em sua equipe. Em vez de microgerenciar, certifique-se de que os membros da equipe entendam as expectativas, ofereça apoio durante todo o processo e motive as pessoas a produzir trabalhos pontuais e de qualidade.
- Encontre uma ferramenta que forneça visibilidade do status das tarefas para que todos tenham uma visão clara do progresso do projeto. Se os projetos ficarem atrasados, trabalhem juntos para identificar problemas ou obstáculos e fazer mudanças.
Para saber mais sobre como encontrar a ferramenta certa de gerenciamento de projetos, leia o Capítulo 9.