5 fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos
O ciclo de vida do gerenciamento de projetos é um processo de cinco fases que descreve as etapas gerais de qualquer projeto, independentemente do setor, do porte da empresa ou dos produtos propostos. Essas fases são as seguintes:
- Início
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento e controle
- Encerramento do projeto
Ao fornecer um conjunto padrão de etapas a seguir e dividir a carga de trabalho em tarefas menores e mais factíveis, o ciclo de vida do gerenciamento de projetos melhora as taxas de sucesso do projeto. Seguir essas fases também o ajudará a construir processos repetíveis e escalonáveis que você pode usar em várias iniciativas.
Abaixo, você saberá mais sobre cada uma das cinco fases em detalhes.
1. Início do projeto
O início é o primeiro estágio do ciclo de vida do projeto. O objetivo do início do projeto é definir o projeto, criar justificativas de negócios e obter aprovação das principais partes interessadas.
Para isso, você deve primeiro desenvolver uma compreensão clara do valor de negócios esperado do seu projeto e como ele se alinha a objetivos organizacionais maiores. Em seguida, articule os principais objetivos do projeto, identifique as principais partes interessadas e defina expectativas básicas.
Para formalizar o trabalho como parte do início do projeto, faça o seguinte:
- Realize um relatório de viabilidade: em um relatório de viabilidade, você identifica todos os recursos necessários para o seu projeto (incluindo tempo, orçamento e pessoal). Use este documento para determinar a viabilidade do projeto e decida se deve ou não avançar com ele.
- Crie um termo de abertura de projeto: o termo de abertura de projeto, também chamado de PID (documento de iniciação do projeto), é um documento breve e formal que descreve seu projeto, incluindo uma justificativa de alto nível, objetivos, partes interessadas, riscos e benefícios. Leia nosso artigo para saber mais e baixar modelos gratuitos de termos de abertura de projeto.
Depois de receber aprovação das partes interessadas, é hora de aprofundar as especificidades do seu projeto criando um plano de projeto.
2. Planejamento do projeto
Na fase de planejamento do projeto, crie um esboço que detalhe como seu projeto irá progredir. Desenvolva uma compreensão aprofundada das necessidades e produtos do projeto e documente formalmente essas informações no seu plano de projeto.
Em geral, um plano de projeto deve incluir os seguintes componentes:
- Escopo: detalhe o que você pretende realizar ao longo do seu projeto, incluindo objetivos estratégicos e produtos. Certifique-se de definir o que é considerado dentro e fora do escopo do projeto para evitar o aumento de escopo, sobre o qual você saberá mais abaixo.
- Risco: realize uma avaliação de risco para identificar riscos potenciais do projeto e desenvolver um plano de como atenuá-los.
- Recursos: identifique os recursos necessários para concluir o projeto com sucesso. Crie um orçamento detalhado, um plano para alocação de recursos e uma lista de fornecedores com quem você trabalhará, se aplicável.
- Métricas para o sucesso: defina como você medirá o sucesso do seu projeto. Identifique indicadores de desempenho importantes (KPIs) concretos que você usará para avaliar seu trabalho.
- Cronograma: crie um cronograma de projeto que defina quando a equipe concluirá cada tarefa do projeto e atribua responsáveis por cada entrega. Divida o cronograma em fases menores para fazer com que o projeto pareça mais factível e identifique marcos importantes.
- Comunicação: defina os métodos, frequências e ferramentas que você usará para se comunicar durante todo o projeto. Configure um portal de projeto para abrigar toda a documentação e certifique-se de que todas as partes interessadas tenham acesso às ferramentas e documentos relevantes.
Recursos adicionais
3. Execução do projeto
Durante a execução do projeto, a equipe do projeto trabalha para concluir as tarefas descritas no plano do projeto. Esta é geralmente a fase que demanda mais tempo e recursos, e é o que a maioria das pessoas considera o “recheio” do projeto.
A execução do projeto geralmente começa com uma reunião de início de projeto, onde você discute funções, responsabilidades e expectativas. Neste momento, analise o plano do projeto e crie uma lista de próximos passos para que todos estejam em sincronia com o que está por vir.
Verifique com frequência o andamento com os membros da equipe durante toda a fase de execução para discutir o progresso e quaisquer problemas que surgirem. Mudanças são inevitáveis, mas é importante se comunicar cedo e com frequência para identificar soluções e atualizar planos conforme necessário.
Planeje reuniões regulares com as partes interessadas do projeto para transmitir o progresso do projeto e descrever como você está lidando com eventuais desafios. Isso aumentará a confiança e a confiabilidade.
Você pode saber mais sobre como equilibrar as expectativas da equipe e das partes interessadas no Capítulo 6.
4. Monitoramento e controle do projeto
A fase de monitoramento e controle do projeto acontece junto com a execução do projeto, mas é considerada uma fase própria com atividades específicas. Essas fases incluem:
- gerenciamento de recursos e riscos;
- monitoramento do desempenho;
- modificação do o plano do projeto conforme necessário.
Para acompanhar todos os detalhes do seu projeto, você precisará de visibilidade em tempo real do status das tarefas. Isso permitirá que você informe com precisão o progresso do projeto, gerencie o cronograma e o orçamento e faça todos os ajustes necessários ao longo do caminho.
Em geral, você deve monitorar os seguintes fatores:
- Riscos: nenhum projeto é imune a riscos, mas o monitoramento de riscos (seja relacionado ao orçamento, cronograma, incidentes, etc.) ajuda a garantir um projeto bem-sucedido. Enfatize a transparência e a conformidade dentro da sua equipe, de modo que quando problemas inevitavelmente surgirem, você poderá reagir a rapidamente.
- Principais indicadores de desempenho (KPIs): avalie continuamente seu projeto em relação às métricas de desempenho identificadas durante a fase de planejamento do projeto. Isso o ajudará a medir o sucesso do seu projeto ao longo do ciclo de vida.
- Status de tarefas e do projeto: certifique-se de que os membros da equipe documentem seu progresso e quaisquer problemas que surjam em um local central que todos possam acessar. Isso servirá como um registro oficial do projeto.
- Escopo: monitore o escopo do projeto para evitar o aumento do escopo, que é a expansão ou mudança descontrolada das prioridades do projeto além do plano inicial do projeto. Defina expectativas com as partes interessadas em relação à solicitação de mudanças de objetivos e cronogramas do projeto, já que novas demandas podem causar riscos não intencionais e atrasos no projeto e estouros do orçamento.
A fase de monitoramento e controle termina quando você concluir totalmente o projeto e estiver pronto para entregar os produtos do projeto.
5. Encerramento do projeto
O encerramento do projeto, também chamado de fechamento do projeto, representa o fim do projeto. Durante essa etapa, a equipe entrega os produtos finais às partes interessadas dos negócios e realiza uma retrospectiva do projeto.
Normalmente, a equipe participará de uma reunião de retrospectiva, ou post-mortem, para discutir o que deu certo e identificar espaço para melhorias.
Durante o encerramento do projeto, converse com as partes interessadas sobre quaisquer produtos incompletos e faça um plano para resolvê-los. Além disso, crie um relatório de orçamento do projeto que descreva os gastos reais e organize toda a documentação do projeto em um só lugar para referência.
O encerramento do projeto é uma parte importante do projeto, pois permite identificar lições aprendidas e destacar insights importantes para aplicar em projetos futuros.
Recursos adicionais
Um guia do Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos do PMI
Em 1996, o Project Management Institute (PMI) criou o Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (Project Management Body of Knowledge, PMBOK® Guide), que descreve as diretrizes padrão e a terminologia para gerenciar projetos. Foi considerada a primeira documentação formal do gerenciamento de projetos moderno, e ainda hoje é usada.
O Guia PMBOK®, agora em sua sétima edição, serve como o guia formal mais abrangente para o gerenciamento de projetos, e inclui informações sobre metodologias, mobilização de recursos, definição de cronogramas e padrões, bem como dicas e práticas recomendadas para ajudá-lo a entregar projetos dentro do prazo e do orçamento.
O Guia PMBOK® é especialmente conhecido por definir 10 áreas de conhecimento importantes, que compõem os principais universos do exame de certificação em Profissional de Gerenciamento de Projetos (PMP®), que o PMI patrocina.
De acordo com o PMI, as 10 áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos são as seguintes:
- Gerenciamento da integração de projetos: as atividades que identificam e unem os vários processos, tarefas e atividades necessários para executar um projeto.
- Gerenciamento do escopo do projeto: as atividades do gerente de projetos para realizar tudo dentro do escopo do projeto e evitar que o escopo aumente.
- Gerenciamento do tempo do projeto: as atividades para garantir que o projeto seja concluído dentro do cronograma.
- Gerenciamento dos custos do projeto: as atividades para garantir que o projeto seja concluído dentro ou abaixo do orçamento, e gerenciar quaisquer alterações no orçamento.
- Gerenciamento da qualidade do projeto: o gerente de projetos deve entender como garantir que o projeto mantenha padrões de qualidade, além da conclusão de todos os produtos.
- Gerenciamento dos recursos humanos do projeto: esta categoria inclui tudo o que o gerente de projetos faz para unir, organizar, gerenciar e apoiar a equipe do projeto.
- Gerenciamento das comunicações do projeto: o gerente de projetos deve determinar a melhor forma de se comunicar com a equipe e as partes interessadas do projeto e como transmitir essas expectativas.
- Gerenciamento dos riscos do projeto: as atividades que o gerente de projetos realiza para identificar e mitigar os riscos para o sucesso do projeto.
- Gerenciamento das aquisições do projeto: a compreensão de como recrutar, fazer parcerias ou adquirir quaisquer serviços ou produtos necessários para concluir o projeto, fora da equipe de projeto imediata.
- Gerenciamento das partes interessadas do projeto: as atividades necessárias para gerenciar as expectativas das partes interessadas e servir como uma conexão entre as partes interessadas e os membros da equipe.