Gerenciamento de projetos em cascata ou tradicional
O gerenciamento de projetos em cascataou tradicional é baseado em um conjunto definido de tarefas que são concluídas sequencialmente para produzir uma entrega final. Este método de PM é simples e previsível, mas não muito flexível.
O gerenciamento de projetos em cascata é ideal para projetos com uma única e grande entrega, como um edifício. Embora seja menos útil para projetos que requerem muita flexibilidade, estão sujeitos a alterações ou exigem que várias tarefas dependentes sejam concluídas em conjunto, como o desenvolvimento de software.
Os principais benefícios da cascata são o planejamento e a organização rígidos, um alto grau de controle sobre cada tarefa do projeto e um maior cronograma do projeto. Diso isto, o uso do método de cascata pode dificultar a adaptação a eventos ou mudanças inesperadas no escopo do projeto, o que pode resultar em adição de tempo, recursos e custos.
As equipes geralmente usam um gráfico de Gantt, uma ferramenta de cronograma visual que mapeia as tarefas do projeto em sequência, em projetos gerenciados em cascata. Saiba mais sobre os gráficos de Gantt no Capítulo 9.
Para saber mais sobre as fases e prós e contras do método de cascata, consulte nosso guia detalhado para criar e usar um gráfico de cascata.
A família Ágil
A família Ágil é uma categoria de metodologias de gerenciamento de projetos que prioriza a flexibilidade e a melhoria contínua em relação a processos rígidos e sequenciais. Existem muitas metodologias populares dentro da família Ágil e nós exploramos cada uma abaixo.
Gerenciamento de projetos Ágil
No gerenciamento de projetos Ágil, as equipes concluem tarefas menores e incrementais e, em seguida, analisam, refinam e repetem continuamente com base no feedback e nas demandas dos usuários finais.
O gerenciamento de projetos Ágil foi formalizado em 2001 por um grupo de desenvolvedores de software com a intenção de encontrar um método mais colaborativo e flexível para concluir projetos. O grupo documentou suas ideias no Manifesto para o desenvolvimento ágil, que estabelece os quatro valores abaixo:
- Indivíduos e interações têm prioridade sobre processos e ferramentas
- Softwares operacionais têm prioridade sobre documentações extensas
- A colaboração com o cliente tem prioridade sobre negociações de contratos
- Resposta a mudanças tem prioridade sobre cumprimento de planos
O PM Ágil prioriza um relacionamento colaborativo entre o usuário final e a equipe do projeto. O cliente define os objetivos do projeto, mas os produtos estão sujeitos a alterações à medida que a equipe executa gradualmente cada tarefa do projeto. Na estrutura Ágil, cada recurso de desenvolvimento é chamado de história de usuário, que reflete como o usuário final interagirá com ele.
O gerenciamento de projetos Ágil foi inicialmente destinado ao desenvolvimento de softwares, mas agora é comumente usado em vários setores e tipos de projetos. Saiba mais sobre o processo Ágil e como implementá-lo lendo nosso guia abrangente para PM Ágil.
Prós e contras do gerenciamento de projetos Ágil
A metodologia Ágil é adequada para projetos que requerem um alto grau de flexibilidade e provavelmente mudarão à medida que avançarem. Os principais benefícios da metodologia Ágil são:
- redução do planejamento antecipado;
- aumento da comunicação aberta;
- feedback contínuo;
- Flexibilidade de objetivos
Quando usada de forma eficaz, a metodologia Ágil também costuma levar a uma entrega mais rápida.
No entanto, existem algumas desvantagens dessa abordagem flexível:
- falta de data de entrega concreta, o que pode levar a um aumento de escopo
- alto grau de dedicação e flexibilidade da equipe do projeto.
A metodologia Ágil é ideal para você?
Lembre-se, a metodologia Ágil não é para todos. A metodologia provavelmente não é ideal para sua equipe se algum dos seguintes se aplicar a você:
- Seu projeto não é muito urgente.
- As expectativas do seu cliente não são compatíveis com a metodologia Ágil (por exemplo, eles querem dar aprovação final em todas as etapas do projeto, ou a entrega incremental não é apropriada para as especificações do projeto).
- Você ou a organização do seu cliente exigem documentação detalhada em todos os estágios.
- Seus processos atuais não estão configurados para uma abordagem mais flexível.
- Sua equipe ou organização não usa a metodologia Ágil atualmente, e implementá-la seria muito caro ou demorado.
Nas seções a seguir, trataremos de outras metodologias que se enquadram na família Ágil.
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Scrum
O Scrum, a metodologia Ágil mais popular, envolve equipes menores que concluem tarefas em períodos breves e com prazos, chamadas sprints, a fim de trabalhar gradualmente em partes de um projeto ou lançamento maior.
O Scrum normalmente leva a uma maior resposta no relacionamento com o cliente, menores custos de desenvolvimento, maior satisfação com o trabalho e retornos mais imediatos. O Scrum é uma prática fluida que leva em conta muitos elementos em movimento, equipes e metas à medida que o projeto avança.
As equipes do Scrum também participam de quatro reuniões regulares, ou cerimônias, que fornecem estrutura para cada sprint:
- Planejamento de sprint: nessa reunião, o produto é apresentado e todos da equipe do Scrum apresentam problemas e feedback. A equipe designa prioridades e estima o cronograma.
- Reunião rápida diária: a equipe do Scrum se reúne diariamente durante a sprint para discuti-la com a equipe, estabelecer um plano diário e apresentar problemas para que a equipe possa resolver em conjunto.
- Revisão da sprint: realizada no final de cada sprint, esta reunião é uma revisão do produto do trabalho e dá às partes interessadas transparência sobre o que a equipe realizou durante a sprint.
- Retrospectiva da sprint: a retrospectiva da sprint é uma reunião que ocorre após cada sprint para discutir o desempenho da equipe e estabelecer maneiras de aprimorar os esforços futuros.
Cada equipe do Scrum designou membros responsáveis por partes específicas do processo. Essas funções são:
- Proprietário do produto: possui uma compreensão completa do valor comercial do produto, serve como o intermediário que comunica as necessidades das partes interessadas à equipe de desenvolvimento e redige e prioriza histórias de usuários.
- Equipe de desenvolvimento: realiza o desenvolvimento técnico do produto e é responsável pela análise, design, escrita do código, teste e comunicação técnica, com base nas histórias de usuário fornecidas pelo responsável pelo produto.
- Scrum Master: auxilia no progresso da equipe Scrum, trabalhando lado a lado com o responsável pelo produto e a equipe de desenvolvimento para agilizar o trabalho e eliminar distrações.
Assim como a metodologia Ágil, o Scrum é popular no desenvolvimento de software, mas também pode ser implantado com sucesso em projetos de marketing, design e outros projetos criativos. Saiba mais lendo nosso guia para implementar o Scrum com as ferramentas certas.
Kanban
O Kanban é uma estrutura Ágil que prioriza a melhoria contínua, um esforço contínuo para melhorar um produto ou serviço gradualmente. As equipes Kanban concluem itens de trabalho com base na capacidade da equipe e gerenciam recursos usando um quadro Kanban visual que mostra o status da tarefa.
O Kanban teve origem no Japão da década de 1940. Com base no que via nos supermercados, o engenheiro da Toyota Taiichi Ohno implementou um método de oferta e demanda no chão da fábrica, o que melhorou muito o gerenciamento de estoques da empresa.
As equipes da Toyota criaram um recurso visual (um kanban, que significa “painel visual” ou “cartão”) para comunicar que estavam prontos para “puxar”, ou assumir, mais tarefas ou materiais para concluir seu trabalho. Essa abordagem permitiu que os trabalhadores só assumissem novas tarefas quando tivessem capacidade para tal, o que reduziu o excesso de trabalho em andamento (WIP). Esse estilo de trabalho é agora conhecido como abordagem just-in-time (JIT).
Como usar um quadro kanban
A metodologia Kanban se concentra no quadro kanban, que é um “quadro” físico ou digital que inclui três colunas (ou raias): para fazer, fazendo e feito. Os membros da equipe movem os cartões, que representam tarefas individuais, para diferentes colunas como uma maneira de acompanhar o status das tarefas. Isso fornece uma visão rápida de como os itens estão progredindo e garante que as equipes tenham capacidade adequada para assumir novos trabalhos.
Nos últimos anos, as equipes passaram a usar quadros kanban digitais on-line, o que ajuda as equipes distribuídas a colaborar em projetos e ganhar visibilidade em tempo real do trabalho que está sendo feito. Você pode saber mais sobre como configurar um quadro Kanban no nosso guia.
Prós e contras do Kanban
No geral, o Kanban é ótimo para equipes que recebem muitas solicitações, ciclos de trabalho curtos e flexibilidade com recursos e prazos. No entanto, o Kanban pode ser difícil para equipes que trabalham em muitas tarefas interconectadas e dependentes ou têm prazos rígidos para cumprir.
Para saber mais sobre como implementar o kanban desde o zero, leia nosso guia completo para novatos.
Método do caminho crítico
O método do caminho crítico (CPM) é uma técnica para estimar a duração total de um projeto identificando a ordem em que você deve concluir todas as tarefas do projeto e, em seguida, mapear suas tarefas sequenciadas, chamadas dependências.
O CPM segue as etapas básicas abaixo:
- Identifique todas as tarefas do projeto.
- Identifique dependências entre as tarefas.
- Mapeie as tarefas, bem como suas dependências, para criar um diagrama de redes que mostre como as tarefas se relacionam.
- Estime a duração de cada tarefa.
- Adicione as durações para calcular a duração total do seu projeto.
- Identifique o caminho crítico, ou seja, o caminho composto por tarefas essenciais para concluir o projeto.
- Atualize o caminho crítico à medida que o projeto avança para comparar cronogramas estimados com reais.
O CPM ajuda as equipes a reduzir os cronogramas do projeto, identificando e agendando as tarefas mais importantes e, em seguida, programando outras tarefas para acontecer em paralelo. O CPM também ajuda no planejamento do projeto, pois você pode referenciar facilmente os prazos estimados comparados aos prazos reais do projeto e estimar com mais precisão quanto tempo cada tarefa levará em projetos futuros.
Saiba mais sobre as etapas e vantagens do método com o nosso guia do iniciante do CPM.
As metodologias de gerenciamento de mudanças
O gerenciamento de mudanças é um termo geral para técnicas que ajudam indivíduos, equipes e organizações a implementar novos processos ou alcançar mudanças organizacionais. Nesta seção, abordaremos a cadeia de eventos e o gerenciamento de projetos extremo.
Para saber mais, consulte nosso guia essencial para o gerenciamento de mudanças ou encontre modelos gratuitos de gerenciamento de mudanças.
Metodologia de cadeia de eventos
Na metodologia de cadeia de eventos, você identifica tarefas (eventos) e seus relacionamentos (cadeias de eventos) a fim de alocar recursos adequadamente e avaliar e reduzir o risco do projeto.
O objetivo da cadeia de eventos é estimar a quantidade de tempo e recursos necessários para concluir um projeto. Esse método segue algumas das mesmas etapas do método do caminho crítico: você também divide as atividades em tarefas menores e descreve suas dependências e durações. Mas, na cadeia de eventos, você faz isso para criar um cronograma e orçamento realistas, em vez de simplesmente gerenciar melhor as tarefas (e a ordem das tarefas).
A cadeia de eventos também pode servir como uma técnica de modelagem para criar estimativas de cronograma mais conservadoras, o que acaba melhorando o desempenho ao criar tempo de lidar com riscos imprevistos.
Essa metodologia é frequentemente usada em esforços de gerenciamento de mudanças para eliminar a necessidade de revisão de projetos, o que pode ser consumir muito tempo e recursos.
Gerenciamento de projetos extremo
O gerenciamento de projetos extremo (XP ou XPM) é usado para gerenciar uma enorme quantidade de mudanças em um curto período de tempo. O XPM é ideal para projetos complexos e rápidos que podem lidar com uma abordagem de tentativa e erro para realizar o esforço com sucesso.
Pense no XPM como o oposto da metodologia de cascata. Em vez de valorizar um processo de desenvolvimento de projeto linear e planejado, o XPM permite que você altere seu plano de projeto, orçamento e a entrega final à medida que os requisitos mudam. No XPM, o ônus está na equipe do projeto para se autocorrigir e mudar conforme necessário.
O gerenciamento de projetos extremo funciona bem para projetos com alto grau de incerteza, mas é menos útil para projetos com um cronograma, orçamento e escopo claros.
As metodologias baseadas em processos
Metodologias baseadas em processos abordam o trabalho como um conjunto de processos, em vez de uma metodologia estrita que você aplica a um único projeto. Essas abordagens às vezes são usadas como parte de uma estratégia maior de gerenciamento de processos de negócios (BPM).
Lean
Lean é uma abordagem que visa maximizar o valor e minimizar o desperdício. Quando implantada corretamente, a Lean ajuda a identificar e eliminar obstáculos, atrasos e outras ineficiências a fim de entregar valor mais rapidamente.
A Lean teve origem na manufatura na década de 1950, mas evoluiu ao longo do tempo e hoje é usada em vários setores. Como estabelecido no livro Lean Thinking, a Lean envolve os seguintes cinco princípios e atividades principais:
- Definir o valor: identifique o valor de cada produto ou serviço aos olhos do cliente.
- Mapear o fluxo do valor: mapeie o processo (também conhecido como fluxo de valor) e identifique áreas de desperdícios, em termos de recursos, tempo ou redundância.
- Criar fluxo: crie um plano de fluxo que elimine o desperdício que você identificou.
- Implante um sistema de produção puxada: avançar no plano apenas à medida que o cliente tiver novas necessidades. Fazer isso o impedirá de assumir responsabilidades demais de uma só vez ou criar um obstáculo em qualquer estágio do processo.
- Buscar a perfeição: usando a ideia de melhoria contínua, busque eliminar o máximo de resíduos possível do seu processo.
Consulte nosso guia completo do gerenciamento de projetos Lean para saber mais sobre os diferentes tipos de metodologias Lean e as melhores ferramentas para implementar a Lean.
Six Sigma
Six Sigma é uma metodologia de melhoria de processos que tem como objetivo melhorar a qualidade nos projetos. A Six Sigma adota uma abordagem estatística para medir e eliminar erros ou defeitos nos produtos do projeto e elevar os padrões de qualidade.
As etapas básicas da Six Sigma incluem localização de defeitos, identificação e eliminação das causas e otimização de processos para aumentar a confiabilidade e precisão no futuro.
Baseando-se no princípio Lean de buscar a perfeição, a Six Sigma tem como objetivo eliminar todas as oportunidades de defeitos usando ciclos de melhoria baseados em dados para alcançar seu objetivo.
Existem duas metodologias principais da Six Sigma:
- DMAIC: significa definir, medir, analisar, melhorar (improve), controlar e tem o objetivo de ajudá-lo a melhorar os processos existentes.
- DMADV: significa definir, medir, analisar, melhorar (improve), verificar e é melhor para quando criar novos processos ou produtos.
Não há um órgão de certificação formal único para a Six Sigma, mas muitas organizações oferecem treinamento para que as equipes possam aprender a implementar a prática em sua organização. Leia nosso artigo sobre os belts e certificações Six Sigma para saber mais.
A Six Sigma funciona bem para equipes interessadas em implementar meios baseados em dados para reduzir defeitos e otimizar processos de negócios, mas é menos ideal para aquelas que procuram um conjunto rigoroso de etapas a serem seguidas.
Leia nosso guia aprofundado e completo sobre a Six Sigma para saber mais.
Lean Six Sigma
Lean Six Sigma é uma abordagem híbrida para melhorar o processo que combina o princípio Lean de nenhum desperdício e o princípio Six Sigma de nenhum defeito para melhorar a qualidade entre processos, projetos e produtos.
A Lean Six Sigma oferece os seguintes benefícios:
- aumento da economia de custos por menos erros ou defeitos;
- aumento da qualidade;
- economia de tempo por menos problemas no processo;
- melhoria da tomada de decisões baseadas em dados;
- melhoria contínua do processo em toda a organização.
Embora a Lean Six Sigma tenha se originado na manufatura, vários setores podem implantá-la para colher benefícios. Os casos de uso mais comuns são saúde, construção, design e governo.
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Por que você deve escolher uma metodologia de PM para sua organização
Escolher um método de gerenciamento de projetos para toda a organização garante que as equipes tenham uma diretriz consistente de como gerenciar cada aspecto de seus projetos, como recursos, orçamento, comunicação, cronograma e muito mais.
É claro que algumas equipes e projetos exigem diferentes níveis de planejamento, flexibilidade e documentação. E pode ser difícil escolher uma abordagem “perfeita” quando há tantas opções por aí.
Mas, ao avaliar os tipos de projetos que você normalmente assume, bem como seus processos existentes, você pode identificar a metodologia mais eficaz para você.
Em alguns casos, as organizações podem selecionar vários tipos de gerenciamento de projetos para atender aos requisitos de diferentes projetos e equipes.
Como escolher a melhor metodologia de PM para você
Para identificar a metodologia certa do gerenciamento de projetos, primeiro pense nos detalhes do seu projeto. Em seguida, avalie seus sistemas e processos existentes. Analise tanto o que você precisa quanto o que você já tem em vigor para selecionar o melhor método.
Faça a si mesmo as seguintes perguntas para avaliar as necessidades do seu projeto:
Fundamentos do projeto
- Qual é o foco do projeto?
- Em que setor você está?
- Quão complexo é o projeto?
- O projeto é escalonável?
Flexibilidade
- Quão flexíveis são seus cronogramas, orçamentos e produtos?
- Quanto planejamento você precisa fazer com antecedência?
Orçamento
- Qual é o seu orçamento alocado e quão flexível é?
- Que recursos você tem e quais recursos adicionais você precisa obter?
Cronograma
- Quão flexível é o seu cronograma?
- Existem datas de início e término definidas?
- Seu projeto tem marcos importantes ou um caminho essencial?
Funções e responsabilidades
- Quantas pessoas ou equipes estão trabalhando juntas neste projeto?
- Quão especializado é o trabalho?
- Qual é o nível de envolvimento do cliente e das partes interessadas?
Depois responder às perguntas relacionadas ao projeto, siga essas etapas para identificar qual metodologia se alinha melhor:
- Descreva as principais variáveis, como cronograma, recursos e orçamento, que impulsionarão o projeto.
- Pense como a metodologia escolhida afetará essas variáveis, por exemplo, como uma abordagem mais flexível pode afetar um prazo difícil e rápido.
- Pondere os prós e contras de cada metodologia em relação às necessidades do seu projeto. Pense em quais serão os melhores ajustes e quais serão menos incômodos para seus processos atuais.
- Colabore com outros membros da equipe para obter informações.
- Implemente a metodologia na equipe. Isso inclui educar todos sobre os novos processos e configurar as ferramentas e sistemas de documentação necessários.
- Aplique a metodologia ao projeto e monitore seu sucesso.
Veja uma planilha de referência simplificada que você pode usar para identificar qual metodologia funcionará para o seu próximo projeto: