Funções e responsabilidades
Embora cada projeto possa exigir um conjunto exclusivo de habilidades, a maioria das equipes de projeto é composta por um conjunto semelhante de funções. Nesta seção, definiremos as principais funções e responsabilidades de uma equipe de projeto.
O que um gerente de projetos faz?
O gerente de projetos é responsável por todos os aspectos do projeto, desde o planejamento e a execução até a entrega e os relatórios. O gerente de projetos deve ter uma compreensão completa das metas, restrições, riscos e alocação de recursos.
As cinco principais responsabilidades de um gerente de projetos são:
- Criar o plano de projeto: o gerente de projetos é responsável por dividir o projeto em tarefas específicas, atribuir tarefas a membros relevantes da equipe e criar um cronograma razoável.
- Criar uma equipe de projeto forte: o gerente de projetos considera o conjunto de habilidades necessário para cada projeto e, em seguida, reúne uma equipe de projeto para a melhor execução. Dependendo do projeto, pode ser necessário buscar a multidisciplinaridade para criar a melhor equipe.
- Supervisionar o projeto até a execução: é aí que entra a peça “gerenciamento”. O gerente de projetos supervisiona a execução do projeto e monitora o desempenho, ajustando o cronograma ou o orçamento conforme necessário.
- Atuar como conexão entre a equipe do projeto e as partes interessadas: o gerente de projetos relata o progresso às partes interessadas relevantes e gerencia as expectativas. Saiba mais sobre como equilibrar a equipe do projeto e as principais partes interessadas abaixo.
- Manter a documentação do projeto: o gerente de projetos é responsável por documentar todas as fases do projeto, incluindo todos os documentos de planejamento relevantes, versões exatas de cada produto, todas as comunicações associadas, bem como lições aprendidas, assim que o projeto for concluído. Isso é importante para se manter organizado durante o projeto atual e também pode servir como histórico para projetos futuros.
Normalmente, um gerente de projetos forte possui as cinco características a seguir:
- Visão clara: todos os projetos inevitavelmente enfrentam obstáculos, então um gerente de projetos precisa ter uma compreensão clara dos objetivos do projeto para se manter no curso. Além disso, o gerente de projetos deve entender como o projeto se encaixa em metas organizacionais maiores, para que possam priorizar devidamente tarefas e recursos.
- Habilidades de comunicação de primeira linha: um gerente de projetos deve ser um comunicador forte a fim de dar direções claras e transmitir informações com eficácia entre as equipes e as partes interessadas externas.
- Mentalidade colaborativa: líderes fortes sabem como delegar. Um gerente de projetos precisa confiar nos membros da equipe, dar-lhes autonomia suficiente para executar e negociar efetivamente com outros se surgirem interesses concorrentes.
- Alto grau de organização: no mínimo, os gerentes de projetos fazem malabarismos com pessoas, cronogramas e orçamentos. Com tantas peças móveis, é fundamental que um gerente de projetos se mantenha organizado.
- Integridade: talvez, sobretudo, um gerente de projetos precise inspirar confiança de todos os membros da equipe e partes interessadas. Para ganhar essa confiança, um gerente de projetos deve permanecer transparente e confiável durante todo o ciclo de vida do projeto.
Ter um gerente de projetos confiável e organizado é vital para o sucesso de seus projetos. Para saber como se tornar um gerente de projetos e certificações relevantes disponíveis, leia o Capítulo 8.
Membros da equipe do projeto
A equipe do projeto é o grupo de indivíduos que trabalham juntos para executar o projeto e fornecer a combinação certa de habilidades para a tarefa em questão.
Uma equipe multidisciplinar é uma equipe composta por pessoas de diferentes departamentos dentro da empresa, possuindo diferentes conhecimentos funcionais. Por exemplo, um projeto de lançamento de site pode exigir uma equipe multidisciplinar que inclua membros das equipes de marketing, vendas, design e desenvolvimento web.
Ao montar uma equipe de projeto, considere as metas do projeto, as habilidades necessárias para atender essas metas, a capacidade de recursos, as restrições de cronograma e orçamento e os estilos de trabalho de cada pessoa.
Matriz RACI
Uma matriz RACI (responsável, aprovador, consultado, informado) é uma ferramenta usada para atribuir funções dentro de uma equipe de projeto. Use a matriz como guia para identificar quem é o responsável pelas tarefas, quem é o aprovador da conclusão das tarefas, quem deve ser consultado e quem deve permanecer informado sobre o status das tarefas.
Você pode usar uma matriz RACI para traçar a função de cada membro da equipe para cada tarefa ou o projeto como um todo. Consulte nosso guia sobre o modelo RACI para saber mais sobre como usar um modelo da matriz RACI.
Como equilibrar a influência da equipe do projeto e das partes interessadas
Para gerenciar efetivamente os interesses concorrentes dos membros da equipe e das partes interessadas, trabalhem juntos para priorizar os requisitos com base nos recursos e no escopo da equipe e permaneça em uma comunicação próxima e transparente durante todo o projeto.
Abaixo, fornecemos algumas dicas sobre gerenciamento de equipes e partes interessadas como disciplinas distintas.
Gerenciamento de equipes e recursos
Para gerenciar melhor sua equipe e seus recursos, comece entendendo as necessidades e a capacidade dos membros da sua equipe e como essas habilidades e recursos serão melhor distribuídos para executar o projeto.
Veja algumas dicas para um gerenciamento de equipe eficaz:
- Contrate as pessoas certas: concluir o trabalho depende de ter as pessoas certas. Leve em conta não apenas as habilidades necessárias, mas também as personalidades, estilos de trabalho e confiabilidade de seus membros potenciais da equipe e escolha de acordo com isso.
- Comunique: como mencionado, a comunicação é uma habilidade essencial para um gerente de projetos. Sua equipe o procurará para receber orientação, por isso, seja proativo e claro em fornecer informações atualizadas às pessoas.
- Seja exemplo de e incentive a colaboração: bolhas matam a produtividade e a criatividade. Mostre à sua equipe a importância da colaboração e do trabalho multidisciplinar sendo um exemplo disso, e incentive as pessoas a trabalharem juntas para aumentar a eficiência.
- Saiba como delegar: muitos gerentes de projetos novatos tentam fazer tudo sozinhos. Um bom líder confia em seus companheiros de equipe para fazer o trabalho e fornece motivação e apoio ao longo do caminho.
- Dê feedback significativo: uma das melhores maneiras de fortalecer sua equipe é fornecer feedback construtivo. Isso ajudará as pessoas a crescer individualmente e também aumentará suas chances de sucesso no futuro.
Gerenciamento de partes interessadas
Uma parte interessada é um terceiro que tem interesse no sucesso do projeto. As partes interessadas podem ser internas (como um membro da alta gerência) ou externas (como um investidor ou um cliente), e devem ser mantidas informadas sobre o progresso do projeto.
Gerenciar as partes interessadas pode ser difícil, pois elas podem ter demandas novas ou mutáveis em relação ao cronograma, custo ou produtos. Para preparar todas as partes para o sucesso, siga estas principais dicas:
- Mantenha as conversas logo no início: a confiança é a qualidade mais essencial no relacionamento com partes interessadas. Comece com o pé direito envolvendo as partes interessadas no início, para que todas as partes sintam que estão sendo ouvidas.
- Desenvolva uma frequência de comunicação: para manter a confiança das partes interessadas e a independência da equipe do projeto, defina um cronograma para uma comunicação consistente para manter todos informados e garantir que os projetos continuem em movimento.
- Mantenha-se transparente durante todo o ciclo de vida do projeto: mantenha as partes interessadas informadas sobre o progresso do projeto, especialmente durante eventos inesperados ou mudanças no cronograma, orçamento ou entregas. Sem esse nível de transparência, as partes interessadas podem perder a fé em sua capacidade de sucesso.
- Mantenha-se flexível, mas conheça as restrições do seu projeto: às vezes, as partes interessadas fazem perguntas adicionais depois que o projeto está em andamento. Um gerente de projetos eficaz estará aberto a mudanças, mas também definirá limites em torno do que e quanto pode mudar. Por fim, deixe claro para as partes interessadas com antecedência que as mudanças no escopo afetarão o orçamento e os cronogramas.
- Priorize o tempo face a face: no cenário de trabalho moderno, as conversas com as partes interessadas geralmente acontecem virtualmente. Embora o feedback por escrito e outras documentações sejam úteis, procure se reunir com as partes interessadas presencialmente com regularidade, seja por meio de reuniões por vídeo ou fisicamente.
A importância da colaboração eficaz
No gerenciamento de projetos, a colaboração é fundamental por dois grandes motivos: melhora a produtividade e impulsiona a inovação. As equipes que colaboram percebem resultados melhores e mais rápidos e desenvolvem produtos, soluções e serviços mais criativos e de ponta.
Ao contrário do trabalho em equipe, a colaboração envolve a reunião dos conhecimentos de pessoas com diferentes conjuntos de habilidades para alcançar um resultado. A colaboração é especialmente necessária em equipes multidisciplinares, nas quais as pessoas têm diferentes áreas de especialização e, portanto, precisam trabalhar juntas para concluir um projeto.
No entanto, a colaboração não se trata apenas de combinar habilidades diferentes. Também ajuda a definir processos simplificados, acelerar a entrega e fornecer ajuda em tarefas difíceis ou demoradas. Quando o gerente de projetos define uma expectativa de “envolvimento total”, as equipes que foram mais colaborativas estarão motivadas a participar e ajudar a alcançar a meta.
Para saber mais, leia nosso guia detalhado sobre trabalho em equipe e colaboração.
O aumento da colaboração remota
Colaboração remota refere-se aos processos, práticas e ferramentas que uma equipe implementa para trabalhar em conjunto enquanto geograficamente separada. Como muitas empresas mudaram para uma mão de obra distribuída nos últimos anos, uma forte colaboração remota tornou-se essencial para o sucesso do projeto.
Leia nosso artigo sobre como construir uma colaboração remota eficaz para saber mais.
Práticas recomendadas para colaboração remota
Colaboração remota eficaz significa construir processos e implementar ferramentas que permitam a comunicação de equipes distribuídas. Estabeleça fluxos de trabalho para ambientes remotos e defina regras de comunicação para garantir que todos se sintam apoiados e informados.
Veja algumas práticas recomendadas para colaboração remota:
- Priorize o vídeo em vez do e-mail: embora nada possa substituir a conversa presencial, as chamadas em vídeo são melhores para colaboração do que o e-mail e outros aplicativos de mensagens. Busque fazer brainstorms presenciais, conversas de atualização e relatórios de chamadas.
- Equilibre as horas de trabalho com as reuniões: embora as reuniões em vídeo devem substituir uma grande porcentagem da correspondência por e-mail, tenha cuidado para não atrapalhar sua equipe com muitas reuniões. Equilibre as horas de trabalho focadas com o tempo de reunião para que as pessoas ainda possam manter a autonomia e trabalhar.
- Seja proativo em conhecer novas pessoas: sem um escritório central, é difícil conhecer e colaborar com novas pessoas. Realize chamadas de vídeo com outras equipes para se manter conectado e identificar oportunidades de trabalho em equipe multidisciplinar.
- Estabeleça o horário de trabalho: você pode limitar os sentimentos de isolamento e esgotamento configurando o “horário de trabalho” quando todos estiverem on-line e disponíveis. Isso ajuda a manter um senso de estrutura, estimula a comunicação entre equipes e atenua o sintoma de estar “sempre disponível” do home office.
- Realize eventos virtuais de desenvolvimento de equipe: não subestime o valor dos eventos divertidos e não relacionados ao trabalho, mesmo para equipes remotas. Agende almoços em equipe virtuais, happy hours ou outras atividades em grupo por videochamada para aumentar o ânimo e manter as pessoas se sentindo conectadas.
Você encontrará tudo o que precisa saber sobre como gerenciar uma equipe remota em nosso artigo completo. Você também pode ler mais sobre ferramentas e softwares de gerenciamento de projetos em geral no Capítulo 9.