Modelo de plano de gerenciamento das partes interessadas
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Fortaleça o plano de comunicação estratégica do seu projeto e melhore a transparência usando este modelo de gerenciamento das partes interessadas. Disponível em uma versão em branco e preenchível ou com texto de amostra, esta ferramenta permite listar as partes interessadas e suas funções, bem como rastrear métodos e frequência de comunicação. O modelo está organizado em três seções (uma para informações básicas, outra para informações sobre o projeto e uma terceira para o nível de comprometimento de cada parte interessada), facilitando a inserção das principais informações das partes interessadas.
Aprenda a criar planos de gerenciamento e comunicação das partes interessadas.
Modelo de atualização de partes interessadas em Excel com matriz
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Use este modelo de atualização das partes interessadas com uma matriz para criar uma análise que envolva as partes interessadas do projeto. A planilha personalizável tem espaço para as informações das partes interessadas, inclusive sobre envolvimento antecipado, motivação e motivadores. Com essa ferramenta você pode representar visualmente a influência e o apoio de cada parte interessada.
Modelo básico de plano de engajamento das partes interessadas
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Use este modelo básico de plano de engajamento das partes interessadas para listar as partes interessadas, detalhar as funções delas em um projeto e determinar os canais de comunicação que a equipe usará para envolvê-las. Este modelo está disponível como uma tabela em branco ou com texto de exemplo. O formato de tabela facilita a localização de informações específicas, inclusive da abordagem de engajamento que deve ser usada para uma parte interessada específica e com que frequência se comunicar com ela sobre o projeto.
Modelo de plano de engajamento estratégico
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Use este modelo de plano de engajamento estratégico para elaborar uma estratégia de comunicação detalhada que inclua as expectativas e preocupações de cada parte interessada. Essa ferramenta está disponível em duas versões: em branco ou com texto de amostra. A seção Início promove a transparência das necessidades de cada parte interessada e destaca áreas que você deve abordar antes que tais questões comprometam o escopo de um projeto. Insira todas as partes interessadas e as fases do projeto para criar um plano abrangente.
Matriz de avaliação de engajamento das partes interessadas
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Uma matriz de avaliação de engajamento das partes interessadas é uma ferramenta usada para documentar o nível atual e ideal de envolvimento de cada parte interessada. Preencha a matriz antes do início do projeto. Em seguida, use os dados da matriz para gerenciar o engajamento das partes interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto.
O que é um plano de engajamento das partes interessadas?
Um plano de engajamento das partes interessadas (SEP) é um documento que complementa o plano do projeto com o objetivo de identificar as partes interessadas internas e externas e traçar uma estratégia de comunicação eficaz.
O plano abrange a frequência e as plataformas de comunicação e o tipo de informação que você compartilhará com base na influência e nas áreas de interesse de cada parte interessada.
Elementos de um plano de engajamento das partes interessadas
Um plano eficaz de engajamento das partes interessadas requer os seguintes elementos-chave: o nome, a função, o grau de engajamento e o nível de influência de cada parte interessada, bem como o método e a frequência para entrar em contato com cada uma delas.
Inclua esses elementos nas categorias a seguir para garantir que cada parte interessada receba as informações corretas no momento apropriado.
- Nome da parte interessada: esta seção identifica cada pessoa envolvida em um projeto ou que é impactada por seu resultado, como um funcionário, um cliente, um membro do conselho ou um investidor. Saiba mais sobre a teoria das partes interessadas e como ela afeta as organizações.
- Função das partes interessadas: a função de uma parte interessada pode ajudar a determinar o nível de engajamento dela e o tipo de informação que você deve compartilhar com ela.
- Grau de engajamento: é o grau de envolvimento ou interesse ativo de uma parte interessada em um projeto.
- Nível de influência: é o nível de poder que uma parte interessada tem sobre as decisões do projeto.
- Método de comunicação: indica como você se comunicará com uma parte interessada.
- Frequência de comunicação: indica com que frequência você se comunicará com uma parte interessada.
Como criar um plano de engajamento das partes interessadas
Um plano de engajamento das partes interessadas é essencial para qualquer projeto, pois determina quem receberá as informações do projeto, como as receberá e com que frequência. Use o guia passo a passo a seguir para criar um plano de engajamento das partes interessadas.
- Identificar as partes interessadas do projeto
Identifique as pessoas envolvidas em um projeto e que são impactadas pelos resultados. Adicione partes interessadas internas (como membros do conselho) e partes interessadas externas (como investidores). Em alguns casos, o processo de identificação das partes interessadas será óbvio; em outros casos, talvez você tenha que perguntar aos gerentes ou a outras partes interessadas sobre quem incluir. Para saber mais sobre as partes interessadas e como apoiar as necessidades delas, confira esses modelos gratuitos de análise das partes interessadas. - Reunir as informações de contato de cada parte interessada
Você precisa das informações de contato das partes interessadas para fins de comunicação, seja para enviar uma atualização do projeto ou um convite para uma reunião. - Determinar o nível de influência de cada parte interessada
O Project Management Institute afirma que “a influência indica o poder relativo de uma parte interessada sobre e dentro de um projeto” e é baseada na posição hierárquica, econômica, social ou política da pessoal, bem como em seu conhecimento especializado e suas habilidades em negociar e chegar a um consenso. Registre como alto, médio ou baixo o nível de influência de cada parte interessada no plano.
Para avaliar o nível de influência de cada parte interessada, confira esses modelos gratuitos de mapeamento de partes interessadas. - Determinar o nível de engajamento de cada parte interessada
Para cada parte interessada, observe se ela é neutra, adepta, resistente, líder ou desconhecedora. O nível de engajamento de uma parte interessada geralmente depende do compromisso pessoal ou financeiro com o sucesso de um projeto. - Determinar os interesses de cada parte interessada
Determine o tipo e o volume de informações a serem compartilhadas com cada parte interessada. Por exemplo, um cliente não precisa saber os detalhes do orçamento, mas um investidor exige essas informações. - Determinar o método de comunicação
Determine como você se comunicará com cada parte interessada: e-mails, reuniões presenciais, telefonemas ou ferramentas de bate-papo, como Slack e Microsoft Teams. O método pode variar conforme a preferência de cada parte interessada e das necessidades do gerente de projeto. - Determinar a frequência de comunicação
Determine com que frequência você se comunicará com cada parte interessada, por exemplo, a cada dia, semana ou mês. Nem todas as partes interessadas exigem a mesma frequência. Você provavelmente se comunicará com mais frequência com as partes interessadas que têm um alto grau de engajamento. - Baixe o modelo de plano de engajamento das partes interessadas.
Como usar um plano de engajamento das partes interessadas
Crie seu plano de engajamento das partes interessadas durante a fase de planejamento do projeto para estabelecer as bases para se comunicar e incluir os principais colaboradores. Consulte o plano com frequência e atualize-o com eventuais alterações necessárias.
Benefícios em usar um plano de engajamento das partes interessadas
Existem vários benefícios em usar um plano de engajamento das partes interessadas. De maneira geral, ele estabelece uma estrutura para abordar os requisitos de comunicação de uma parte interessada de um projeto.
Confira a seguir outros benefícios de um plano de partes interessadas.
- Colaboração: a parceria com as partes interessadas durante o projeto cria confiança e fortalece os relacionamentos.
- Comunicação eficaz: as informações são estruturadas e fáceis de entender.
- Eficiência: os gerentes de projeto e os membros da equipe sabem o que fazer e quando fazer.
- Gerenciamento de expectativas: as expectativas das partes interessadas estão alinhadas com o escopo, os objetivos e os entregáveis de um projeto.
- Redução de riscos: o risco de se comunicar mal, esquecer de transmitir algumas informações ou deixar de fora alguém importante é muito menor quando se tem um plano de engajamento das partes interessadas.
- Tomada de decisão transparente: os métodos de comunicação são claros para gerentes de projeto, partes interessadas e membros da equipe.
- Recurso útil: todas as informações sobre o engajamento das partes interessadas estão em um local central. Você pode consultar as informações durante o projeto atual ou usá-las como recurso para projetos futuros.
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