O que são premissas no gerenciamento de projetos?
No gerenciamento de projetos, premissas são fatores que se acredita serem verdadeiros ou certos, embora sua certeza não possa ser totalmente confirmada. Embora as premissas apresentem riscos, elas servem como base para o progresso diante da incerteza.
Ninguém jamais iniciaria um projeto se esperasse eliminar todas as incertezas, mas uma premissa equivocada pode comprometer a estratégia do projeto. “Portanto”, afirma Alan Zucker, diretor fundador da Project Management Essentials, ”você precisa documentar premissas e validá-las ou confirmá-las assim que for conveniente. Premissas não validadas causam problemas porque você toma decisões com base em informações ruins ou parciais”.
Todos fazem premissas regularmente. Aqui estão algumas premissas que fazemos no dia a dia:
- A torneira liberará água quando for aberta.
- O supermercado terá os itens da sua lista de compras em estoque.
- A conexão com a internet em seu escritório estará disponível e será confiável.
- O despertador acordará você na hora programada.
- Haverá saquinhos de chá na despensa para o seu chá da manhã.
Se você depende do chá para começar seu dia, deve verificar regularmente seu estoque de chá antes de fazer as compras semanais. Da mesma forma, se você tiver uma reunião importante no início da manhã, pode verificar novamente seu alarme ou programar um alarme adicional antes de dormir.
No gerenciamento de projetos, as principais premissas abrangem fatores como supor que haverá fornecimento ininterrupto de energia no escritório todos os dias úteis ou que você terá um suprimento adequado de papel para a impressora. A análise de premissas, um componente do gerenciamento de riscos no planejamento do projeto, envolve a identificação dessas premissas. Premissas imprecisas podem afetar a restrição tripla de tempo, dinheiro e escopo.
No artigo no International Journal of Project Risk Management, “Assumption Surfacing and Monitoring as a Tool in Project Risk Management”, Nils O. E. Olsson e Ingrid Spjelkavik usam estudos de caso para enfatizar a importância das premissas de projeto como fatores fundamentais que influenciam a decisão de iniciar um projeto. A dupla sugere identificar as principais premissas sobre as quais um projeto se baseia e apresentá-las em um formato que permita a comparação com a situação atual.
Os gerentes de projeto extraem as premissas de projeto de suposições embasadas, experiência passadas e informações disponíveis. Embora esses fatores estejam normalmente além do controle de um gerente, é essencial monitorá-los de perto para fazer ajustes rápidos e precisos conforme necessário.
Em um cenário ideal, as premissas do projeto são reunidas durante a fase de iniciação do projeto. O gerente lista premissas em vários documentos do projeto, como caso de negócios, termo de abertura do projeto, contratos, propostas, escopos de trabalho e planos do projeto. Nos contratos, a inclusão de uma lista de premissas estabelece um entendimento mútuo entre o cliente e o fornecedor. A documentação de premissas garante que todas as partes interessadas estejam em sintonia e possam monitorar esses fatores durante o ciclo de vida do projeto.
Riscos, problemas, restrições e dependências
Os riscos são eventos possíveis que podem ter efeitos negativos, enquanto os problemas são contratempos ou desafios que já aconteceram. As restrições são limitações ou impedimentos que afetam a execução do projeto e as dependências são as conexões entre tarefas ou produtos em um projeto.
As premissas fornecem uma base para o planejamento e a tomada de decisões do projeto, enquanto riscos, problemas, restrições e dependências são fatores que podem afetar o andamento, a execução e os resultados do projeto. Veja aqui mais informações sobre cada item:
- Risco: um risco se refere a um evento ou circunstância possível que pode ocorrer no futuro e afetar os objetivos, o cronograma, o orçamento ou o sucesso geral de um projeto. Um risco que pode ter um impacto positivo em um projeto é chamado de oportunidade.
- Problema: um problema se refere a um contratempo, um desafio ou uma preocupação que já surgiu e requer atenção e resolução.
- Restrição: todo projeto tem restrições, que são limitações ou condições inerentes que afetam o escopo, o tempo, o orçamento ou os recursos do projeto. Os gerentes de projeto podem não ter controle direto sobre uma restrição e devem trabalhar dentro dela.
- Dependência: certas restrições podem dar origem a dependências. Uma tarefa depende de outra quando seu início ou conclusão depende do início ou conclusão de outra tarefa.
As premissas podem introduzir riscos porque envolvem incerteza e a possibilidade de estarem incorretas. Se uma premissa for imprecisa ou inválida, ela pode representar riscos para o sucesso do projeto. Portanto, é crucial identificar, monitorar e gerenciar as premissas do projeto como parte do processo geral de gerenciamento de riscos.
Por que precisamos das premissas do projeto?
As equipes usam premissas de projeto para garantir que todos entendam os principais fatores do projeto. Ao documentar as premissas, as equipes podem estabelecer um ponto de partida para futuros ajustes de recursos e cronograma. Essa prática permite que elas gerenciem efetivamente as incertezas.
Em seu artigo no International Journal of Project Risk Management, Olssen e Spjelkavik explicam que quando as premissas sobre as quais um projeto é construído deixam de ser válidas, o projeto pode enfrentar dificuldades. As mudanças associadas a essas premissas devem ser consideradas como sinais de alerta precoce significativos que exigem ação rápida.
Destacando a perspectiva de investimento dos projetos, os autores enfatizam a importância de garantir que os resultados de um projeto justifiquem os custos associados e advertem que qualquer alteração nas premissas que fundamentam o caso de negócio pode prejudicar a capacidade do projeto de entregar os benefícios esperados.
“Os projetos podem ser percebidos como investimentos”, escrevem eles. “Como investimentos, os efeitos do projeto devem justificar os custos envolvidos.” Eles concluem que o gerenciamento de riscos do projeto deve abranger o esclarecimento e o monitoramento das premissas nas quais o caso de negócio se baseia.
“Este nome ‘premissas de projeto’ é um título tão tímido para o que realmente está no centro da obtenção de resultados bem-sucedidos”, diz René Ffrench. Como Master Black Belt, Operations Lean Master e diretor da Firefly Consulting, Ffrench tem uma visão única de gerenciamento de premissas. “Na maioria das vezes, tentamos fazer coisas mais proativas para progredir. Mas, infelizmente, isso não é tão eficaz na criação de progresso quanto entender e lidar com as limitações e restrições. Se removermos as barreiras, as tropas podem chegar na linha de frente. Não ajuda muito empurrar as tropas mais rápido e mais longe se ainda houver barreiras. A liderança deve lidar com essas barreiras.”
Além disso, gerar, compartilhar e documentar premissas como uma equipe ajuda a promover um entendimento comum das bases do projeto, o que pode revelar riscos, restrições e novas premissas desconhecidas.
“É engraçado como todos dizemos a mesma palavra, todos ouvimos a mesma palavra, soletramos a mesma coisa, mas temos associações diferentes com ela”, diz Michele Barry, que trabalhou como consultora líder na Frontis por mais de 13 anos. “Você pode se reunir para discutir orçamento, escopo e temperatura. As pessoas presumem que estão falando sobre as mesmas coisas. Você tem pessoas com históricos semelhantes ou pessoas que se reúnem para um propósito comum. Você presume que eles têm a mesma meta ou a mesma interpretação da meta, mas muitas vezes não é o caso.”
Garantir definições comuns é especialmente importante em equipes multifuncionais, porque diferentes departamentos ou disciplinas podem ter interpretações ou terminologias variadas para conceitos-chave.
O exemplo a seguir da experiência de Zucker como gerente de projetos destaca o valor de exibir e documentar premissas. Em novembro, apenas um mês antes de seu projeto ser entregue, foi anunciado que a entrega atrasaria porque a organização precisava de um novo servidor de produção. Perplexo, Zucker perguntou por que esse requisito havia surgido em um estágio tão tardio, já que as discussões sobre a capacidade do servidor estavam em andamento desde maio. “Eles estavam falando sobre isso, mas nunca foi formalizado”, diz ele. “Isso passou despercebido até o último minuto, embora tenha havido muito tempo para desenvolver abordagens alternativas.”
Como você identifica as premissas do projeto?
Identifique premissas fazendo um brainstorming com sua equipe e com as partes interessadas em reuniões ou conversas individuais. Além disso, você pode descobrir premissas pesquisando documentos de projetos, regulamentos e publicações do setor. Avalie o nível de risco de cada premissa para priorizá-las em seu projeto.
“Criar várias premissas no início do projeto é ótimo. Também acho que, como gerente de projeto, você precisa ouvir ao se reunir com sua equipe ou equipes. As pessoas dirão coisas, e você pensará: OK, você acabou de identificar um risco ou uma premissa”, diz Zucker.
Siga estas etapas para identificar o maior número possível de premissas:
- Fazer um brainstorm e buscar a contribuição das partes interessadas: durante a fase de iniciação do projeto, o líder deve realizar sessões de brainstorm para reunir premissas. Considere usar técnicas de brainstorm para facilitar o processo. Envolva ativamente funcionários experientes que participaram de projetos semelhantes ou têm conhecimento profundo na área. Ao buscar a opinião deles sobre o que pode e o que não pode ser presumido, você pode aproveitar conhecimentos valiosos e descobrir premissas que, de outra forma, poderiam ser ignoradas.
- Revisar a documentação: adicione à sua lista existente de premissas consultando uma série de documentos. Isso inclui a revisão de avaliações de risco, registros de risco, problemas do projeto, restrições, bancos de dados de lições aprendidas e premissas existentes listadas em termos de abertura, contratos e outros documentos. Olhe além dos recursos internos e explore práticas do setor, especificações de design, histórico da empresa e da unidade de negócios, requisitos do local e regulamentações. Além disso, considere a revisão de boletins técnicos e outros documentos externos que possam conter fatores dinâmicos que influenciam o projeto.
- Realizar entrevistas com as partes interessadas: envolver as principais partes interessadas por meio de entrevistas é um passo valioso na identificação de premissas. Entreviste as principais partes interessadas para ter a impressão delas sobre sua lista de premissas preliminares. Os insights das partes interessadas fornecem uma compreensão mais ampla do contexto do projeto e podem revelar premissas específicas para funções ou áreas de especialização dessas partes.
- Envolver fornecedores e outros terceiros: além das partes interessadas internas, o envolvimento de fornecedores e terceiros relevantes é crucial para capturar premissas abrangentes. Solicite que fornecedores e terceiros documentem as premissas. A perspectiva e experiência exclusivas deles podem contribuir para identificar premissas que possivelmente afetem o sucesso do projeto.
- Criar um registro de premissas: use um modelo de registro de premissas para organizar e compilar suas premissas ou adicione-as a um modelo de RAID para acompanhá-las juntamente com riscos, problemas e dependências. Certifique-se de que cada premissa esteja claramente documentada, incluindo detalhes relevantes, como a declaração de premissa, o argumento e o possível impacto.
- Priorizar e monitorar premissas: depois de compilar as premissas, é crucial priorizá-las com base no impacto potencial e no nível de risco. Considere atribuir classificações de confiança para avaliar a probabilidade de as premissas serem verdadeiras. Identifique premissas que tenham alto impacto ou representem riscos significativos para o sucesso do projeto. Revise e atualize regularmente o registro de premissas à medida que o projeto avança.
Ao identificar premissas, é importante criar um ambiente onde as pessoas se sintam à vontade para expressar e questionar premissas sem medo de serem julgadas ou desacreditadas. “Nunca pedimos desculpas por aprendermos no Lean Six Sigma”, diz Ffrench. “A maior parte do aprendizado no Lean Six Sigma e em outros projetos é devido às dificuldades. Vamos colocar esses aprendizados em nossa caixa de ferramentas. Precisamos celebrar o aprendizado e seguir em frente.”
Outra consideração importante é a necessidade de ter uma visão ampla e ter atenção a possíveis fatores desconhecidos. Por exemplo, considere os problemas recentes da cadeia de suprimentos que afetam os projetos atuais. “Você não pode fazer as mesmas premissas de alguns anos atrás”, diz Barry. “Quem teria contado com uma interrupção real da cadeia de suprimentos? Quem teria imaginado uma pandemia global? Coisas sobre as quais não pensamos duas vezes antes mudaram. Agora devemos questionar: os suprimentos ainda estão lá? Quais são as alternativas? Quais são os custos? Quais são as linhas do tempo?"
Barry dá um exemplo de um projeto em que um novo fornecedor começou a embalar mercadorias de forma diferente, resultando na necessidade de um caminhão de entrega e uma instalação de armazenamento diferentes. “Essa é a premissa que ninguém teria considerado porque era um item padrão, não algo único”, explica ela. “Isso também se refere a boas medidas de controle de qualidade que devem estar em seu projeto de qualquer maneira.”
Modelo de registro de premissas de projeto
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Use este registro dedicado de premissas de projeto para gerenciar com eficácia suas premissas. Registre a data de entrada, a descrição, a responsabilidade de verificação e o prazo de verificação para cada premissa. Por fim, anote eventuais circunstâncias especiais ou soluções alternativas para problemas na seção de comentários.
Os registros de premissas não precisam ser complicados. “Eles não precisam de mais de cinco ou seis colunas”, diz Zucker. “Quando fechamos? A quem o atribuímos? Quando será resolvido? Você pode reutilizar esse campo de status para a resolução ou ter um campo separado para ela.”
Para obter mais recursos, confira esta coleção expandida de modelos grátis de premissas de projetos para impressão.
Como usar uma matriz de premissas para priorizar premissas
Colete e priorize premissas usando uma matriz de premissas. Uma matriz típica consiste em uma grade 2x2 com eixos para categorizar premissas como importantes ou sem importância e prováveis ou improváveis. Essa matriz ajuda a priorizar premissas com base no impacto e probabilidade que apresentam.
Estabeleça várias premissas convidando as partes interessadas para uma reunião colaborativa física ou virtual. Siga as seguintes etapas rapidamente:
- Desenhe uma matriz em um quadro branco físico ou digital.
- Forneça post-its reais ou virtuais e peça aos participantes que anotem rapidamente suas premissas sobre o projeto.
- Colete os post-its e, com a contribuição dos participantes, coloque cada post-it em um dos quatro quadrantes da matriz.
- Envolva-se em breves discussões sobre eventuais entradas contestadas até que seja alcançado um consenso sobre sua priorização.
Dica: para manter uma conversa focada e evitar deliberação prolongada ou debate desnecessário, limite a duração do exercício a um máximo de duas horas.
O quadrante com premissas consideradas importantes, mas incertas, merece atenção especial. É crucial avaliar a probabilidade dessas premissas. No entanto, como Zucker sugere, você não deve ignorar completamente as premissas atribuídas a outros quadrantes, a menos que elas tenham baixo impacto e baixa probabilidade.
Modelo de matriz de exibição de premissas de projeto
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Os modelos eliminam a preocupação com a formatação para que você e sua equipe possam começar a trabalhar. Essa matriz de premissas de projeto ajuda sua equipe a coletar e priorizar premissas com base na probabilidade e no impacto. Basta plotar cada premissa na matriz, colocando-as no quadrante correspondente com base em suas classificações de importância e certeza. Você pode personalizar os eixos neste modelo com os termos que escolher.
Como redigir premissas para um projeto
Ao redigir premissas para um projeto, inclua-as ao criar o caso de negócios e o plano do projeto. Além disso, documente e acompanhe todas as premissas em um registro para fins de referência e monitoramento.
Um registro de premissas é uma ferramenta essencial para redigir premissas e um documento centralizado para rastreá-las à medida que o projeto se desenvolve. Com um registro de premissas, você insere qualquer alteração nessas premissas, decisões e justificativas. Todos na equipe devem usar o registro de premissas, explica Ffrench: “Ele nos permite comunicar e validar premissas com as partes interessadas e a equipe do projeto”.
Um registro de premissas também pode ser uma ferramenta crítica de gerenciamento, especialmente quando há mudanças de pessoal durante um projeto. Um registro bem mantido permitirá que qualquer pessoa leia as premissas a qualquer momento durante o projeto. (Observação: um registro de premissa não substitui um registro de risco.)
Aqui estão as etapas para redigir premissas para um projeto:
- Identificar os principais fatores: determine os fatores ou variáveis críticas que são essenciais para o sucesso do seu projeto.
- Elaborar premissas: formule premissas como declarações que refletem suas crenças ou expectativas sobre os fatores identificados.
- Ser específico e conciso: certifique-se de que cada premissa seja clara, específica e diretamente relacionada ao projeto. Evite ambiguidades ou linguagem vaga.
- Considerar diferentes perspectivas: leve em consideração os pontos de vista das partes interessadas do projeto e dos membros da equipe para capturar uma variedade abrangente de premissas.
- Documentar premissas: registre as premissas identificadas em um formato estruturado, como um registro ou documento de premissas.
- Revisar e validar: revise as premissas com as partes interessadas relevantes para garantir a precisão e o alinhamento com as metas e os objetivos do projeto.
- Atualizar conforme necessário: à medida que o projeto avança, revisite e atualize as premissas quando novas informações ou insights surgirem ou quando as circunstâncias mudarem.
Ao documentar premissas em seu registro, certifique-se de incluir as seguintes informações para cada premissa:
- Número de identidade: atribua uma ID exclusiva a cada premissa para facilitar a identificação.
- Data de registro: insira a data em que a premissa foi registrada pela primeira vez.
- Categoria: observe em qual categoria cada premissa se enquadra, como orçamento, cronograma ou produto.
- Nome e descrição: inclua um nome e uma breve descrição da premissa.
- Classificação de probabilidade: determine uma classificação para a certeza de que a premissa acontecerá, seja alta, média ou baixa.
- Classificação de impacto: determine uma classificação de impacto para a premissa, seja de alto risco, baixo risco ou nenhum risco.
- Responsável: atribua um responsável pela premissa. O responsável é qualquer pessoa que valide a premissa.
- Plano de ação: inclua uma referência a um plano de ação para reduzir o impacto da premissa caso ela se mostre infundada.
- Data de validação: insira a data em que o responsável validou a premissa.
- Status: indique se a premissa está aberta ou fechada.
Qual é a melhor maneira de garantir que as pessoas se lembrem e gerenciem premissas? “A maneira prática é a maneira certa de fazer isso”, diz Ffrench. Tanto Barry quanto Ffrench enfatizam que qualquer líder ou consultor deve “primeiro procurar entender” antes de impor definições, modelos, ferramentas ou qualquer outra coisa.
“Qualquer modelo que você use e com o qual a equipe esteja familiarizada é provavelmente o melhor”, explica Barry. “Minha mensagem incontestável é considerar a experiência do usuário e não elaborá-la demais.”
Modelo de registro de RAID
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Baixe o modelo em branco de registro de RAID de projeto para Excel
Um registro de RAID é uma ferramenta avançada para gerenciar riscos, premissas, problemas e dependências. Com nosso modelo de registro de RAID para baixar, você pode personalizar o modelo de acordo com as necessidades da sua organização ou usar o modelo de exemplo para orientar seus esforços. Categorize cada item, priorize a urgência, especifique o responsável pelo item e inclua datas de identificação e verificação.
Como gerenciar premissas
Para gerenciar as premissas do projeto, comece identificando e documentando tais premissas com sua equipe de projeto. Ao longo do ciclo de vida do projeto, revise e verifique regularmente as premissas em seu registro, ajustando planos e ações consequentemente.
Uma parte importante do processo de verificação é envolver e interagir ativamente com as partes interessadas relevantes e com os membros da equipe ao revisar e avaliar as premissas do projeto. Esse processo é comumente chamado de engajamento.
O engajamento pode ser tão simples quanto fazer um telefonema para uma parte interessada e pedir que ela valide ou questione uma premissa. Também pode significar enviar recursos internos por e-mail ou entrar em contato com as pessoas em suas casas. “Inclua a peça de engajamento e o mapeamento das partes interessadas em sua ferramenta de monitoramento”, sugere Barry.
Além disso, ter um espaço físico ou virtual dedicado para a equipe permite que ela acompanhe as premissas e contextualizem as informações do projeto. “A equipe precisa de uma base”, diz Ffrench. “As premissas precisam ser fixadas na parede. Também temos o plano do projeto, no qual estamos acompanhando o projeto à medida que ele avança. Também precisamos saber onde essas premissas estão entrelaçadas em toda essa atividade. Provavelmente, a ferramenta mais avançada e única na atividade do projeto que já foi inventada é chamada de RACI (responsável, autoridade, consultado e informado).” Para saber mais sobre essa ferramenta essencial de gerenciamento de projetos, consulte este guia abrangente sobre matrizes RACI.
Acompanhar e gerenciar premissas permite que você considere como reduzir os riscos antes que eles se transformem em problemas. Se você não puder verificar todas as partes do plano agora, crie planos de backup para premissas críticas e registre esses imprevistos. "Não é magia ou coisa do outro mundo. Trata-se apenas de ter estrutura ou rigor no acompanhamento”, diz Zucker. À medida que as premissas se tornam menos importantes para as metas, você pode removê-las ou tirar delas o status de prioridade.
Em resumo, estes são os dois principais componentes do gerenciamento de premissas:
- Monitorar premissas: preste especial atenção às premissas de alto risco e alto impacto e valide a precisão delas. Por exemplo, se a premissa for que o fornecimento de café estará disponível antes do início de um workshop, verifique sua chegada e marque a premissa como fechada.
- Ajustar conforme necessário: as premissas podem mudar. Observe as mudanças e divulgue-as ao resto da equipe para garantir que seus planos sejam atualizados de acordo.
Veja esta coleção completa de modelos de plano de gerenciamento de projetos para encontrar o modelo certo para seu projeto ou para sua empresa.
Exemplos de premissas de projeto
As premissas de projeto podem ser aplicadas a todos os aspectos do desenvolvimento de negócios. Criamos uma lista de exemplos de premissas de projetos para uma tarefa de criação de site. Revise a lista para entender melhor como são várias premissas.
Aqui estão vários exemplos de premissas para uma equipe que foi encarregada de criar um site para um novo negócio:
- Orçamento: o cliente terá renda suficiente para pagar pelo design e desenvolvimento do site.
- Demanda de mercado: haverá uma demanda suficiente pelos produtos ou serviços oferecidos no site para justificar a despesa de desenvolvimento.
- Escopo do projeto: o projeto se concentrará apenas na criação de um design atraente e no estabelecimento da infraestrutura técnica necessária para a presença online.
- Lançamento oportuno: o site estará pronto a tempo de promover e apoiar a abertura de um local físico.
- Envolvimento das partes interessadas: as principais partes interessadas participarão ativamente e fornecerão feedback oportuno ao longo do projeto de criação do site.
- Disponibilidade de conteúdo: o conteúdo necessário, como texto, imagens e vídeos, estará prontamente disponível e será fornecido pelas partes interessadas em tempo hábil.
- Hospedagem e desempenho do servidor: o provedor ou servidor de hospedagem selecionado terá capacidade e confiabilidade suficientes para atender aos requisitos de tráfego e desempenho do site.
Tipos de premissas de projeto
Os tipos comuns de premissas de projeto abrangem custo, escopo, recursos, tempo, qualidade, ambiente e partes interessadas. Entre elas, as principais premissas giram em torno da tríade escopo, custo e tempo.
Veja a seguir alguns exemplos de premissas comuns, discriminadas por tipo, bem como sugestões de como mitigá-las:
| Exemplos | Estratégias de mitigação |
| Recursos humanos qualificados estarão disponíveis para cumprir as funções e responsabilidades do projeto. | Manter um conjunto de recursos com uma mistura de talentos internos e externos, permitindo flexibilidade na contratação de pessoal. |
| A infraestrutura tecnológica necessária, incluindo hardware e software, será acessível e compatível com os requisitos do projeto. | Realizar uma avaliação completa da tecnologia no início do projeto para identificar possíveis problemas de compatibilidade. |
| As matérias-primas e os suprimentos necessários estarão prontamente disponíveis nos fornecedores aprovados. | Manter um sólido relacionamento com vários fornecedores para garantir uma cadeia de suprimentos diversificada. |
| Instalações e espaço de trabalho apropriados serão fornecidos para acomodar as atividades do projeto e os membros da equipe. | Realizar uma avaliação completa dos requisitos da instalação e garantir uma coordenação antecipada com os departamentos apropriados ou indivíduos responsáveis pela gestão da instalação. |
| Serviços de suporte externos, como suporte de TI ou conhecimento especializado, estarão acessíveis conforme necessário durante todo o ciclo de vida do projeto. | Definir claramente os acordos de nível de serviço (SLAs) com prestadores de serviços externos para estabelecer expectativas em relação aos tempos de resposta e à disponibilidade. |
| As máquinas e os equipamentos necessários estarão em boas condições de funcionamento e disponíveis para uso durante todo o projeto. | Implementar um cronograma de manutenção antecipada para máquinas e equipamentos a fim de minimizar avarias e garantir um desempenho ideal. |
| Exemplos | Estratégias de mitigação |
| O custo da mão de obra permanecerá dentro do orçamento alocado para o projeto. | Monitorar regularmente os custos de mão de obra durante todo o projeto. |
| Os custos de material não excederão os valores estimados e permanecerão estáveis durante todo o projeto. | Estabelecer relacionamentos com fornecedores confiáveis e revisar regularmente os acordos de preços. |
| Os custos de serviços externos ou subcontratados se alinharão com os valores orçados estimados. | Definir claramente expectativas e produtos em contratos ou acordos com prestadores de serviços externos ou subcontratados. |
| Os custos gerais indiretos, como serviços públicos e despesas administrativas, permanecerão consistentes e dentro das projeções orçadas. | Monitorar e acompanhar continuamente os custos gerais indiretos. |
| As despesas de viagem e acomodação para atividades relacionadas ao projeto permanecerão dentro do orçamento projetado. | Implementar políticas e diretrizes de viagens para garantir decisões que levam em conta os custos ao planejar viagens relacionadas ao projeto. |
| A inflação ou as flutuações cambiais não afetarão significativamente os custos gerais do projeto. | Realizar uma pesquisa de mercado completa e uma análise econômica para antecipar e prever a possível inflação ou as flutuações cambiais. |
| Exemplos | Estratégias de mitigação |
| O escopo do projeto permanecerá inalterado durante todo o ciclo de vida do projeto. | Implementar um processo formal de gerenciamento de mudanças de escopo que exija avaliação e documentação completas das mudanças de escopo propostas. |
| Os resultados identificados são abrangentes e estão alinhados com os objetivos do projeto. | Conduzir um processo detalhado de agrupamento de requisitos no início do projeto para garantir uma compreensão abrangente das necessidades e expectativas das partes interessadas. |
| O projeto não exigirá recursos, funcionalidades ou expansões de escopo adicionais além da definição inicial do escopo. | Desenvolver um processo robusto de controle de mudanças para avaliar e gerenciar solicitações de mudança de escopo. |
| A equipe do projeto tem uma compreensão clara do escopo e dos requisitos, e nenhum grande mal-entendido ou interpretação incorreta surgirá. | Realizar sessões abrangentes de início do projeto e de esclarecimento de requisitos com a equipe para garantir um entendimento mútuo do escopo e dos requisitos. |
| O escopo do trabalho não será afetado por fatores externos, como mudanças nos regulamentos ou condições do mercado. | Realizar avaliações ambientais e de risco completas para identificar possíveis fatores externos que possam afetar o escopo do projeto. |
| Todas as principais partes interessadas forneceram suas contribuições e requisitos e não haverá mudanças ou acréscimos significativos às expectativas das partes interessadas durante o projeto. | Estabelecer um plano robusto de engajamento e comunicação com as partes interessadas. |
| Exemplos | Estratégias de mitigação |
| O ambiente regulatório permanecerá consistente e não sofrerá mudanças significativas que possam impactar os requisitos de conformidade do projeto. | Estabelecer canais de comunicação regulares com autoridades reguladoras ou associações do setor para se manter atualizado sobre possíveis mudanças regulatórias. |
| A estabilidade política será mantida e não haverá grandes mudanças nas políticas ou na liderança do governo que possam interromper as operações do projeto ou introduzir novos riscos. | Monitorar o cenário político e se manter informado sobre possíveis riscos ou mudanças políticas. |
| Fatores sociais, como opinião pública ou normas culturais, permanecerão relativamente estáveis e não afetarão significativamente a aceitação ou o apoio do projeto dentro da comunidade ou dos grupos de partes interessadas. | Realizar análises abrangentes das partes interessadas e se envolver com as partes interessadas relevantes em todo o projeto. |
| Os requisitos de sustentabilidade ambiental serão mantidos e o projeto cumprirá os regulamentos e as normas ambientais relevantes. | Desenvolver e implementar um plano de gestão ambiental que inclua medidas de monitoramento e mitigação de impactos ambientais. |
| Desastres naturais, eventos climáticos extremos ou condições climáticas não ocorrerão nem terão um impacto significativo nas operações e linhas do tempo do projeto ou na disponibilidade de recursos. | Realizar uma avaliação de risco completa para identificar possíveis riscos de desastres naturais e padrões climáticos extremos no local do projeto. |
| Os avanços tecnológicos e inovações relevantes para o setor ou para a área do projeto não perturbarão significativamente nem tornarão obsoletas as soluções ou metodologias propostas do projeto. | Manter-se em dia com as tendências do setor e as tecnologias emergentes por meio de pesquisas de mercado regulares e participação em conferências ou fóruns relevantes. |
| Exemplos | Estratégias de mitigação |
| O cronograma e os marcos do projeto poderão ser realizados dentro dos prazos alocados. | Conduzir uma fase completa de planejamento do projeto, incluindo estimativa precisa de tarefas e alocação de recursos apropriados. |
| As dependências da tarefa serão identificadas com precisão e não haverá atrasos significativos nas atividades predecessoras. | Realizar uma análise abrangente de dependência durante o planejamento do projeto para identificar e documentar as dependências das tarefas com precisão. |
| A equipe do projeto terá tempo suficiente para concluir todas as atividades e todos os produtos do projeto conforme planejado. | Avaliar regularmente a carga de trabalho e o progresso da equipe do projeto. |
| O tempo necessário para os processos de revisão e aprovação será razoável e não causará atrasos substanciais. | Definir processos claros de revisão e aprovação e estabelecer linhas do tempo realistas para cada estágio de revisão. |
| A disponibilidade de recursos, como Recursos Humanos ou equipamentos, se alinhará ao cronograma do projeto e não causará limitações de tempo significativas. | Conduzir o planejamento de recursos no início do projeto para identificar e alocar recursos com base nos requisitos e nos cronogramas do projeto. |
| A sequência e dependências de tarefas planejadas serão identificadas com precisão, e não haverá alterações ou atrasos significativos na sequência de tarefas. | Revisar e validar regularmente a sequência de tarefas planejada em relação ao progresso real e às mudanças nos requisitos do projeto. |
| Exemplos | Estratégias de mitigação |
| Os produtos do projeto atenderão ou excederão os padrões de qualidade especificados. | Desenvolver um plano abrangente de gerenciamento da qualidade que descreva claramente os padrões e critérios de qualidade para os produtos do projeto. |
| A equipe do projeto seguirá os processos e procedimentos de garantia de qualidade estabelecidos durante todo o ciclo de vida do projeto. | Fornecer treinamento e recursos adequados à equipe do projeto sobre processos e procedimentos de garantia de qualidade. |
| As atividades de teste e validação necessárias serão conduzidas minuciosamente para garantir a qualidade dos produtos do projeto. | Desenvolver um plano abrangente de teste e validação que inclua objetivos e casos de teste e critérios de aceitação claros. |
| Os resultados do projeto serão aceitos e aprovados pelas partes interessadas sem retrabalho ou revisões significativas. | Realizar frequentes interações com as partes interessadas e revisões de progresso para garantir o alinhamento contínuo entre os resultados do projeto e as expectativas das partes interessadas. |
| O projeto adotará as melhores práticas do setor e estruturas de qualidade reconhecidas. | Realizar pesquisas abrangentes e se manter em dia sobre as melhores práticas do setor e as estruturas de qualidade relevantes para o projeto. |
| A equipe do projeto priorizará e abordará ativamente eventuais problemas ou defeitos de qualidade identificados durante a execução do projeto. | Implementar um processo robusto de monitoramento e resolução de problemas para capturar e resolver prontamente problemas ou defeitos de qualidade. |
| Exemplos | Estratégias de mitigação |
| As principais partes interessadas participarão ativamente e fornecerão informações e feedback oportunos ao longo do projeto. | Desenvolver um plano de engajamento das partes interessadas que descreva canais de comunicação e expectativas claras para o envolvimento dessas partes. |
| As expectativas e os requisitos das partes interessadas são capturados com precisão e bem definidos no início do projeto. | Realizar análises abrangentes das partes interessadas e exercícios de coleta de requisitos no início do projeto. |
| As partes interessadas apoiarão os objetivos do projeto e contribuirão ativamente para seu sucesso. | Estabelecer canais de comunicação abertos e transparentes para promover a adesão e o apoio das partes interessadas. |
| A disponibilidade das partes interessadas para reuniões, revisões e aprovações se alinhará ao cronograma do projeto. | Planejar e agendar interações com as partes interessadas com bastante antecedência, considerando disponibilidade e limitações. |
| As prioridades e preferências das partes interessadas permanecerão relativamente estáveis ao longo do projeto. | Estabelecer comunicações contínuas e encontros regulares com as partes interessadas para se manter informado sobre eventuais alterações nas prioridades ou preferências. |
| As partes interessadas terão um entendimento e alinhamento mútuo em relação ao escopo, às metas e aos resultados do projeto. | Desenvolver e divulgar um termo de abertura abrangente ou uma declaração de visão que descreva claramente o escopo, as metas e os resultados desejados do projeto. |
As premissas de projeto mais comuns
As premissas de projeto mais comuns geralmente envolvem fatores como a produtividade dos funcionários, os níveis de habilidade dos membros da equipe, a adesão às linhas do tempo, a disponibilidade de recursos e os custos previstos. Embora sejam muitas vezes consideradas básicas, essas premissas podem afetar significativamente um projeto.
Aqui estão algumas das premissas de projeto mais comuns:
- Os membros da equipe do projeto têm as habilidades e conhecimentos necessários para desempenhar as funções atribuídas de forma eficaz.
- As partes interessadas do projeto têm uma compreensão clara e consistente das metas e dos objetivos do projeto.
- O projeto será concluído dentro do orçamento alocado.
- O projeto será entregue dentro da linha do tempo ou do prazo especificado.
- Os requisitos e o escopo do projeto estão bem definidos e não mudarão significativamente durante o projeto.
- A equipe do projeto terá acesso aos recursos necessários, como equipamentos, tecnologia e materiais, durante toda a duração do projeto.
- Os membros da equipe do projeto colaborarão e se comunicarão de maneira eficaz durante todo o projeto.
- As incertezas e os riscos associados ao projeto foram adequadamente identificados e abordados.
- As premissas e as restrições do projeto são identificadas e consideradas com precisão durante o planejamento do projeto.
- Os requisitos regulatórios e de conformidade relacionados ao projeto permanecerão estáveis e consistentes.
Premissas de projeto de alto nível
As premissas de projeto de alto nível são amplas, abrangentes e moldam a base de um projeto. Elas normalmente abrangem fatores estratégicos, organizacionais ou de nível de setor que influenciam significativamente o sucesso do projeto. As equipes devem incluir essas premissas no termo de abertura do projeto.
Além de listar premissas de alto nível no termo de abertura, considere adicioná-las ao documento de escopo do projeto juntamente com as restrições e os produtos.
A seguir estão algumas premissas iniciais importantes que podem resultar em falha do projeto se forem comprovadamente infundadas:
| Premissa de alto nível | Estratégia de gerenciamento |
| O projeto está alinhado com as metas e os objetivos estratégicos da organização. |
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| Recursos financeiros adequados serão alocados para apoiar o projeto. |
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| As partes interessadas estão comprometidas e apoiam o projeto. |
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| O projeto é baseado em pesquisas de mercado ou insights de clientes precisos e confiáveis. |
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| O projeto opera dentro da estrutura legal e regulatória. |
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| A infraestrutura e os sistemas de tecnologia necessários estão implementados para apoiar o projeto. |
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| Existe uma liderança de projeto competente e capaz. |
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“Nos projetos, muitas vezes a equipe está focada em táticas, mas precisa incorporá-las à estratégia”, explica Ffrench.
Premissas em um termo de abertura de projeto
Ao criar um termo de abertura de projeto, é comum incluir certas premissas que formam a base do planejamento e da execução do projeto. Limite sua lista às premissas que apresentam a maior ameaça ao sucesso do projeto.
Aqui está uma amostra de resumo de projeto de desenvolvimento de software com cinco exemplos de premissas de alto nível para incluir no termo de abertura do projeto:
| Resumo do projeto: o projeto visa desenvolver e implementar uma nova solução de software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para uma empresa. O sistema de CRM simplificará o gerenciamento de dados do cliente, aprimorará as atividades de vendas e marketing e melhorará o atendimento ao cliente. A equipe do projeto será responsável por projetar, desenvolver e implantar o sistema de CRM em todos os departamentos relevantes dentro de um prazo de seis meses. | |
| Premissa | Estratégia de gerenciamento |
| A plataforma tecnológica escolhida para o sistema de CRM é compatível com a infraestrutura de TI existente e pode ser perfeitamente integrada ao ambiente da empresa. |
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| Os usuários finais dentro da organização adotarão o novo sistema de CRM e participarão ativamente das atividades de teste e treinamento de aceitação do usuário. |
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| O orçamento alocado para o projeto é suficiente para cobrir os custos de desenvolvimento, as taxas de licenciamento e eventuais atualizações de infraestrutura necessárias. |
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| Os dados existentes do cliente podem ser migrados com precisão do sistema atual para a nova solução de CRM sem perdas significativas ou problemas de integridade. |
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| Fornecedores terceirizados ou provedores de serviços externos necessários para o projeto, como serviços de hospedagem ou parceiros de integração, fornecerão seus serviços e cumprirão as linhas do tempo combinadas. |
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Premissas nos planos de projeto
As premissas de plano de projeto abrangem elementos mais detalhados do projeto do que os encontrados no termo de abertura, incluindo premissas de menor impacto. Essas premissas abrangem recursos, marcos, linhas do tempo, orçamento e atividades, incluindo tarefas individuais e nuances da comunicação da equipe.
Aqui estão alguns exemplos de premissas que uma equipe pode incluir em um plano de projeto, mas não no termo de abertura, para um projeto de Recursos Humanos:
| Resumo do projeto: o projeto de reestruturação do site “Modern Market” visa reformular nosso site de comércio eletrônico para melhorar a experiência do usuário, a navegação e a estética, bem como integrar ferramentas de análise aprimoradas para melhor acompanhamento e personalização do cliente. O projeto será realizado ao longo de um período de seis meses pela nossa equipe interna de web design em colaboração com os departamentos de marketing e TI. | |
| Premissa do projeto | Estratégia de gerenciamento |
| As janelas de manutenção programadas regularmente permanecerão constantes, permitindo tempos de inatividade planejados para atualizações do site. |
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| Os principais navegadores da internet (p. ex., Chrome, Safari, Firefox) não lançarão atualizações significativas durante a linha do tempo do projeto que possam afetar a exibição ou a funcionalidade do site. |
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| Os plugins de terceiros planejados para integração no site para fins de análise permanecerão estáveis e compatíveis durante toda a duração do projeto. |
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Erros a evitar ao fazer premissas de projeto
Evite fazer premissas sem documentá-las e divulgá-las claramente como parte do planejamento do projeto. Outro erro comum é não revisar e atualizar regularmente as premissas. À medida que os projetos evoluem, algumas premissas podem não ser mais verdadeiras e novas premissas podem surgir.
Aqui estão algumas das melhores práticas para seguir que ajudarão você a evitar erros comuns ao documentar premissas de projeto:
- Documentar e revisar regularmente as premissas: crie uma lista de premissas e verifique-a duas vezes ou mais. Não arquive e esqueça; mantenha essa lista dinâmica e atualizada.
- Identificar dependências: as dependências podem revelar premissas ocultas. É essencial mapear e entender essas relações.
- Verificar premissas: evite aceitar premissas como realidade sem verificá-las. “Você tem que definir suas premissas, ampliar sua visão um pouco mais do que normalmente faria e, depois, voltar com alguns adendos”, explica Barry. “Adicione-os ao plano do projeto e às revisões do cronograma. Não é tão legal quanto algumas das outras tarefas no gerenciamento de projetos, mas é muito importante fazer isso.”
- Assuma a responsabilidade pelas lacunas: se você vir algo, faça algo. Se você identificar lacunas ou possíveis problemas no plano, assuma a responsabilidade de abordar esses problemas em vez de deixar para que outros lidem com eles.
- Buscar contribuição colaborativa: a colaboração é fundamental no planejamento do projeto. “Você precisa de alguém para trocar ideias”, diz Ffrench. Converse com outros líderes e colegas experientes e envolva aqueles que estão fazendo o trabalho no processo de planejamento.
- Evitar confiar demais nas opiniões mais bem remuneradas: esteja ciente do efeito HIPOPÓTAMO, em que a opinião da pessoa mais bem remunerada pode ter um peso indevido. Isso pode levar a oportunidades perdidas se os outros hesitarem em expressar ideias diferentes.
- Atualizar sua abordagem: não se apegue a práticas ou métodos que não são mais relevantes ou eficazes. Incentive uma cultura de equipe aberta à mudança e à adaptação. “Também tomamos decisões enquanto os eventos vão acontecendo”, diz Barry. “Mesmo que seja irrelevante, nós mantemos. Você precisa de uma cultura na qual as equipes possam aceitar desafios e mudanças.”
- Verificar continuamente as premissas: não limite a verificação das premissas ao caso de negócio ou à fase de planejamento estratégico. Continue identificando e monitorando premissas relevantes ao longo da vida útil do projeto.
- Tratar as premissas como riscos potenciais: as premissas representam riscos. Certifique-se de que cada uma seja entendida em relação ao possível impacto no sucesso do projeto.
- Documentar premissas de forma clara: é crucial documentar suas premissas de forma clara e específica. A ambiguidade pode levar a mal-entendidos e interpretações erradas, comprometendo potencialmente o projeto.
- Considerar fatores externos: não limite suas premissas a questões internas do projeto. Fatores externos, como condições de mercado, regulamentações ou avanços tecnológicos, podem afetar significativamente o projeto.
Kit inicial de premissas de projeto
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Nesse kit, você encontrará o seguinte:
- Uma matriz de premissas 2x2 para Excel para ajudar você a coletar e priorizar premissas de acordo com o impacto e a probabilidade potenciais.
- Um modelo de RAID para Excel para registrar e avaliar as premissas do seu projeto, juntamente com os riscos, os problemas e os dependências.
- Um modelo de registro de premissas de projeto para Excel para registrar e monitorar premissas durante o ciclo de vida do projeto.
- Um modelo de e-mail de anúncio de agrupamento de premissas de projeto para Microsoft Word para notificar os membros da equipe sobre uma reunião de brainstorming e discussão de premissas.
- Um modelo de e-mail de anúncio de premissas de projeto para Microsoft Word com espaço para incluir um link de reunião virtual.
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