Vinte e oito metas SMART para gerentes de projeto inteligentes: um guia completo com exemplos

As metas SMART para os gerentes de projeto devem se concentrar nas melhorias do processo, na formação e no gerenciamento de equipes e na garantia da conclusão bem-sucedida do projeto. Abaixo, detalharemos 16 metas SMART diferentes para gerentes de projeto.

1. Aumentar a produção total: nossa equipe de redação aumentará a produção de artigos publicados em 10% este ano, reduzindo o tempo gasto em reuniões e simplificando os processos existentes.

• Específica: a meta é aumentar o número de artigos publicados em 10% em relação ao ano anterior, reduzindo o tempo em reuniões e tornando os processos mais eficientes.
• Mensurável: a meta é mensurável porque a produção total de cada ano é mensurável.
• Alcançável: essa meta pode ser alcançada desde que possamos redirecionar o tempo da equipe gasto em reuniões e processos ineficientes.
• Relevante: essa meta é relevante, pois um aumento de 10% na produção se traduz diretamente no aumento dos lucros da empresa
• Oportuna: essa meta será medida no final do ano.

2. Melhorar o processo de geração de relatórios: o gerente de projetos melhorará o processo de geração de relatórios de status do projeto criando painéis em tempo real acessíveis às partes interessadas. Este novo processo será implementado durante a fase de planejamento do próximo projeto.

• Específica: a meta é melhorar o processo de geração de relatórios de status criando painéis para cada novo projeto.
• Mensurável: o progresso dessa meta pode ser medido pelo tempo economizado na resposta a solicitações de atualização e elaboração de relatórios de status.
• Alcançável: essa meta pode ser alcançada usando software de gerenciamento de projetos ou modelos de painel. 
• Relevante: essa meta é relevante porque economizará o tempo do gerente de projetos e das partes interessadas que, de outra forma, seria gasto solicitando e elaborando atualizações de status.
• Oportuna: essa meta será concluída durante a fase de planejamento de cada projeto consecutivo.

3. Desenvolver as habilidades dos membros da equipe: o gerente de projetos dedicará tempo ao desenvolvimento das habilidades das pessoas na equipe. Os funcionários seniores orientarão um membro da equipe menos experiente em um projeto pelo menos uma vez por ano para melhorar as habilidades dos funcionários mais novos.

• Específica: a meta é que os funcionários seniores orientem os membros mais novos da equipe para desenvolver suas habilidades e transmitir informações herdadas.
• Mensurável: essa meta é mensurável porque a produção de novos funcionários que executam processos específicos pode ser monitorada e comparada ao ponto de partida desses funcionários.
• Alcançável: essa meta pode ser alcançada limitando as relações do mentor a uma por ano para não sobrecarregar os membros mais experientes da equipe.
• Relevante: essa meta é relevante porque o conhecimento institucional será perdido se não houver incentivo para que os novos funcionários aprendam com os mais antigos.
• Oportuna: essa meta tem prazo determinado porque cada funcionário sênior orientará um novo funcionário por ano.

4. Experimentar novas ferramentas de gerenciamento de projetos: uma vez por trimestre, o gerente de projetos experimentará uma nova ferramenta ou um novo modelo de tecnologia que economize tempo. Se a ferramenta for bem-sucedida em economizar um tempo significativo, ela será implementada nos processos futuros.

• Específica: a meta é experimentar novas tecnologias ou novos modelos e verificar se vale a pena implementá-los em escala.
• Mensurável: essa meta pode ser mensurada experimentando uma nova ferramenta ou um novo modelo por trimestre.
• Alcançável: essa meta pode ser alcançada usando avaliações gratuitas de novos softwares e modelos grátis de gerenciamento de projetos de toda a web.
• Relevante: essa meta é relevante porque ajuda o gerente de projetos a se manter atualizado sobre as tecnologias e práticas mais recentes, o que pode melhorar a eficiência e a produtividade gerais no gerenciamento de projetos.
• Oportuna: essa meta tem prazo determinado porque o gerente de projetos tem um trimestre para experimentar cada novo modelo ou nova tecnologia.

5. Realizar uma auditoria de processo: o gerente de projetos realizará uma auditoria de todos os fluxos de trabalho de processo do projeto uma vez por ano para garantir que eles sejam eficientes e permaneçam necessários.

• Específica: a meta é realizar uma auditoria de processo uma vez por ano.
• Mensurável: a meta é mensurável porque o número de processos documentados é conhecido e pode ser retirado de uma lista à medida que são concluídos.
• Alcançável: essa meta é alcançável com a ajuda de uma equipe pequena.
• Relevante: a meta é relevante para garantir que as equipes de projeto estejam operando da forma mais eficiente possível.
• Oportuna: a auditoria ocorre uma vez por ano.

6. Planejar eventos regulares de formação de equipes: o gerente de projetos agendará eventos trimestrais para ajudar na formação e coesão de equipes. 

• Específica: a meta é planejar e executar um evento de formação de equipe uma vez por trimestre.
• Mensurável: a meta é cumprida à medida que cada evento ocorre.
• Alcançável: essa meta pode ser alcançada com alocações de tempo e orçamento para o planejador de eventos.
• Relevante: a meta é relevante porque equipes mais coesas têm melhor desempenho nos projetos.
• Oportuna: a meta tem prazo determinado e ocorre uma vez por trimestre.

7. Encontrar novos fornecedores ou parceiros de negócios: o gerente de projetos identificará e avaliará uma nova agência ou um novo fornecedor, ambos terceirizados, para apoiar as operações da equipe até o final do trimestre seguinte.

• Específica: a meta é identificar e avaliar um novo fornecedor ou uma nova agência para apoiar a equipe em suas operações.
• Mensurável: é mensurável porque o gerente de projeto monitorará o período de avaliação em relação aos seus requisitos.
• Alcançável: a meta pode ser alcançada porque é provável que haja muitos fornecedores a escolher, e avaliá-los é viável no prazo determinado. 
• Relevante: é relevante porque a equipe está atualmente sobrecarregada e é possível usar uma agência para liberar tempo para tarefas mais importantes.
• Oportuna: a meta tem prazo determinado até o final do próximo trimestre.

8. Aumentar a satisfação do cliente diminuindo o tempo de resposta dos negócios: no próximo trimestre, o gerente de projeto liderará a equipe de atendimento ao cliente para reduzir do tempo de resposta às consultas do cliente em 20% em comparação com o tempo de resposta médio atual.

• Específica: a meta é diminuir o tempo entre a consulta do cliente e a resposta do funcionário em pelo menos 20%.
• Mensurável: a meta pode ser medida comparando os tempos médios de resposta antigos e novos após a implementação das mudanças.
• Alcançável: a meta pode ser alcançada usando respostas automatizadas e encaminhando consultas diretamente para as caixas de entrada do atendimento ao cliente.
• Relevante: a meta é relevante porque o feedback negativo atual dos clientes geralmente envolve o tempo desperdiçado esperando por uma resposta.
• Oportuna: essas novas abordagens serão implementadas dentro do próximo trimestre.

9. Reduzir o tempo que a equipe gasta em reuniões: o gerente de projeto reduzirá o tempo que cada membro da equipe gasta em reuniões em 10 horas por mês até o final do mês.

• Específica: a meta é reduzir o tempo que a equipe gasta em reuniões em 10 horas por mês.
• Mensurável: a meta é facilmente medida comparando o tempo gasto em reuniões no início do mês antes e depois da implementação das mudanças.
• Alcançável: essa meta pode ser alcançada usando com mais eficiência o tempo de reunião existente para reduzir o número necessário de reuniões.
• Relevante: é relevante porque a equipe está atualmente preocupada com a quantidade de tempo que gasta em reuniões a cada semana em vez de executar tarefas.
• Oportuna: a meta tem prazo determinado até o final do mês.

10. Melhorar a eficiência das reuniões de equipe: o gerente de projetos tornará mais eficientes as reuniões semanais da equipe usando uma pauta de reuniões preenchida pela equipe com os tópicos mais importantes. Esta mudança entrará em vigor a partir da próxima reunião da equipe.

• Específica: a meta é tornar mais produtivo o tempo gasto nas reuniões semanais da equipe usando uma pauta de reuniões elaborada pela equipe para cada reunião.
• Mensurável: a meta é mensurável porque as equipes podem comparar o tempo gasto decidindo o que cobrir em cada reunião antes e depois da implementação da pauta.
• Alcançável: esta meta pode ser facilmente alcançada criando um documento compartilhado para que os membros da equipe adicionem itens na pauta antes de cada reunião agendada.
• Relevante: a meta é relevante porque a equipe atualmente gasta os primeiros 10 minutos de cada reunião apresentando sugestões sobre o que cobrir na reunião.
• Oportuna: a meta tem prazo determinado porque começará com a próxima reunião de equipe agendada.

11. Melhorar a comunicação e a colaboração da equipe: o gerente de projetos aumentará a eficácia da comunicação da equipe, incentivando o uso de uma ferramenta de comunicação assíncrona e configurando encontros individuais regulares até o final do mês.

• Específica: a meta é aumentar a eficácia da comunicação da equipe.
• Mensurável: essa meta pode ser medida acompanhando o número de membros da equipe que usam ativamente a nova ferramenta e participam de encontros.
• Alcançável: a meta é alcançável porque há muitas opções de ferramentas assíncronas comprovadas e é fácil configurar uma frequência regular de encontros com base nos cronogramas da equipe.
• Relevante: essa meta é relevante porque melhorará a colaboração entre os membros da equipe e diminuirá as mensagens duplicadas entre múltiplas plataformas.
• Oportuna: a meta tem prazo determinado porque ela precisa ser concluída até o final do mês.

12. Melhorar a produtividade e o desempenho da equipe: o gerente de projetos utilizará o novo software de gerenciamento de projetos da empresa para criar um novo sistema de gerenciamento de tarefas e melhorar a produtividade e o desempenho da equipe no próximo projeto.

• Específica: a meta é aumentar a produtividade e o desempenho da equipe no próximo projeto usando uma nova ferramenta de gerenciamento de projetos.
• Mensurável: a meta pode ser medida comparando a quantidade de tempo gasto em fases e tarefas semelhantes do projeto antes e depois da implementação da nova ferramenta.
• Alcançável: essa meta pode ser alcançada usando um novo software já aprovado pela empresa para criar atribuições e lembretes automatizados de tarefas.
• Relevante: a meta é relevante porque a empresa comprou esse software para ser usado pelas equipes de projeto a fim de aumentar a eficiência.
• Oportuna: o novo sistema de gerenciamento de tarefas deve ser configurado antes do início do próximo projeto.

13. Alcançar as metas do projeto dentro das limitações: no próximo mês, o gerente de projetos criará um modelo de plano de gerenciamento de riscos que pode ser usado para atingir as metas do projeto dentro das limitações.

• Específica: a meta é criar um modelo de plano de gerenciamento de riscos que possa ajudar a equipe a atingir as metas do projeto dentro de certas limitações.
• Mensurável: essa meta pode ser medida comparando as necessidades reais do projeto com as limitações dentro das quais elas devem permanecer.
• Alcançável: a meta pode ser alcançada usando modelos de plano de gerenciamento de riscos e personalizando esses modelos para atender às necessidades do projeto.
• Relevante: essa meta é relevante porque permanecer dentro das limitações permite que a empresa preveja com mais precisão as necessidades de orçamento e cronograma.
• Oportuna: a meta será concluída dentro do próximo mês.

14. Manter-se proativo para reduzir riscos: o gerente de projetos usará um plano de gerenciamento de riscos e realizará avaliações regulares durante cada fase do projeto para prever e reduzir riscos.

• Específica: a meta é usar avaliações e um plano de gerenciamento de riscos para responder proativamente aos riscos do projeto.
• Mensurável: a meta é mensurável porque a equipe pode monitorar o número de riscos identificados, a gravidade de cada risco e a eficácia das estratégias de redução de riscos implementadas. 
• Alcançável: a meta é alcançável porque as avaliações e os planos de gerenciamento de risco comprovadamente ajudam a lidar com os riscos de maneira antecipada.
• Relevante: essa meta é relevante porque a redução de riscos poupa tempo e dinheiro para a empresa a longo prazo.
• Oportuna: o plano de gerenciamento de riscos deve ser concluído no início de cada projeto, e as avaliações de risco devem ocorrer a cada nova fase do projeto.

15. Alinhar as metas do projeto com as metas da empresa: o gerente de projetos garantirá que as metas do projeto estejam alinhadas com as metas da liderança da empresa ao descrever claramente as metas do projeto com um plano no início de cada projeto.

• Específica: a meta é criar um plano de projeto que descreva as metas do projeto e as compare com as metas gerais da empresa a fim de garantir o alinhamento.
• Mensurável: a meta é mensurável porque o gerente de projetos criará um resumo para cada uma das metas declaradas da organização.
• Alcançável: a meta pode ser alcançada se houver uma compreensão firme das metas organizacionais e um plano de projeto que inclua uma declaração de meta clara.
• Relevante: a meta é relevante porque os projetos que se alinham com as metas da empresa apresentam maior probabilidade de obter o apoio da liderança e, portanto, são mais propensos a ter sucesso.
• Oportuna: o gerente de projetos criará uma declaração de metas e a alinhará às metas da empresa no início de cada projeto.

16. Gerenciar as expectativas das partes interessadas: o gerente de projetos criará um plano de comunicação durante a fase de planejamento de cada projeto para estabelecer a frequência e os detalhes da comunicação com cada parte interessada.

• Específica: a meta é criar um plano de comunicação para ajudar a gerenciar as expectativas das partes interessadas ao longo de cada fase do projeto.
• Mensurável: a meta é medida comparando o feedback das partes interessadas em projetos anteriores com o feedback obtido após a implementação da mudança.
• Alcançável: a meta pode ser alcançada usando um modelo de plano de comunicação e personalizando esse modelo às necessidades do projeto.
• Relevante: a meta é relevante porque gerenciar as expectativas das partes interessadas desde o início ajuda a poupar o tempo gasto fazendo e respondendo a perguntas relacionadas ao status de um projeto.
• Oportuna: a equipe do projeto cria o plano de comunicação durante a fase de planejamento de cada projeto.