Benefícios do uso de software de gerenciamento de projetos
O software de gerenciamento de projetos melhora o planejamento, a colaboração, a visibilidade e a produtividade, e é um aspecto essencial da mão de obra moderna, muitas vezes distribuída.
Os cinco principais benefícios do software de PM são:
- Melhor planejamento: a maioria dos softwares de PM permite que você crie cronogramas de projeto, planeje orçamentos e atribua tarefas aos membros da equipe, além de fazer atualizações em tempo real, em uma plataforma que todos podem acessar de uma só vez. O planejamento do projeto é muito mais fácil quando você tem todas essas informações organizadas em um local ativo e central, em vez de em um plano de projeto estático, que apresenta problemas de controle de versão.
- Maior visibilidade e responsabilidade: o software de PM fornece uma fonte única de progresso do projeto em tempo real, incluindo responsabilidades dos membros da equipe e status de tarefas individuais. Esse nível de visibilidade mantém os membros da equipe responsáveis e garante que o trabalho seja feito dentro do prazo e do orçamento.
- Aumento da produtividade: você pode usar o software de PM para construir fluxos de trabalho que agilizem processos e automatizem trabalhos repetitivos. Por exemplo, você pode definir alertas automáticos para notificar os membros da equipe quando as tarefas forem concluídas ou precisarem de revisão, reduzindo o tempo gasto em e-mails e reuniões.
- Melhor colaboração: na mão de obra distribuída de hoje, o software de PM desempenha um papel importante em ajudar as equipes a colaborar de onde quer que trabalhem. Forneça aos membros da equipe as permissões apropriadas para que todos possam colaborar, ou seja, visualizar o status do projeto, deixar feedback sobre itens, anexar documentação adicional e conversar com os membros da equipe, em tempo real.
- Melhor tomada de decisões: a maioria dos softwares de PM contém recursos de relatórios, que apresentam dados em tempo real para mantê-lo informado sobre o progresso, riscos ou atrasos do projeto. Use essas informações para tomar decisões de negócios mais bem informadas ao longo do ciclo de vida do projeto.
Use o software de gerenciamento de projetos para ajudar a melhorar qualquer um dos seguintes esforços:
- planejamento do projeto;
- cronogramas de projetos;
- atribuição de tarefas;
- acompanhamento de prazos;
- orçamento e gerenciamento de custos;
- alocação de recursos;
- gerenciamento de portfólio de projetos;
- relatórios e gráficos.
- gerenciamento de processos de negócios (BPM);
- armazenamento de documentos;
- gerenciamento do fluxo de trabalho;
- gerenciamento da qualidade.
Todos podem se beneficiar do uso de software de gerenciamento de projetos, independentemente de você ser um PM formal ou simplesmente querer que sua equipe seja mais organizada e produtiva em seus esforços.
Se você não tem certeza se é hora de investir em uma solução de software de PM, considere o seguinte:
- Você ou sua equipe costumam perdem prazos?
- A qualidade do projeto sofre muitas vezes devido a falhas de comunicação?
- Seus processos formais são ineficientes ou os membros da equipe os ignoram porque não são úteis ou confiáveis?
- Sua equipe ou empresa está em um período de crescimento que pode exigir ferramentas e processos mais sofisticados e escalonáveis?
- Sua equipe ou empresa permite trabalho remoto, o que requer comunicação e colaboração assíncrona?
Se você respondeu “sim” a uma ou mais perguntas anteriores, então é hora de buscar uma maneira melhor de gerenciar seus projetos.
10 principais recursos do melhor software de gerenciamento de projetos
As soluções líderes de software de gerenciamento de projetos são baseadas em nuvem, fáceis de usar e fornecem vários recursos de colaboração, como agendamento, armazenamento de arquivos, alertas e notificações e gerenciamento de recursos. Veja os 10 principais recursos para buscar:
- Solução na nuvem: as soluções baseadas em nuvem atendem melhor a mão de obra moderna e distribuída, permitindo que sua equipe acesse e atualize informações a qualquer hora, em qualquer lugar, mantendo todos atualizados em tempo real.
- Facilidade de uso: a melhor ferramenta é a que sua equipe realmente usará. Peça para sua equipe se inscrever para as avaliações gratuitas para que você possa obter feedback e ver se a ferramenta é fácil de aprender e usar.
- Recursos de colaboração: sua ferramenta deve ter compartilhamento fácil entre as partes interessadas internas e externas e permitir que sua equipe atualize o progresso, deixe comentários e forneça feedback em contexto com o trabalho que está sendo feito.
- Planejamento e agendamento: procure um software que permita programar tarefas, atribuí-las aos membros da equipe e ajustar os cronogramas conforme necessário. As melhores opções também fornecem maneiras de visualizar o cronograma que melhor se adaptem ao estilo de trabalho da sua equipe.
- Armazenamento de arquivos: você deve ter a capacidade de fazer upload de toda a documentação do projeto em sua ferramenta para manter os detalhes em contexto com os planos do projeto e garantir que todos os membros da equipe tenham acesso às informações certas.
- Visualizações integradas: se você quer usar gráficos de Gantt, quadros Kanban ou outros recursos visuais para mostrar o progresso do projeto, procure uma ferramenta que tenha recursos de visualização integrados. Além disso, as soluções de alto nível fornecerão gráficos e tabelas para implementar as principais métricas de desempenho.
- Relatórios e painéis: o software mais avançado inclui recursos de relatórios que permitem que você mostre o desempenho e o status de alto nível e em tempo real e permite que as partes interessadas abram menus para verem mais detalhes.
- Automação: encontre uma ferramenta que permita automatizar tarefas repetitivas, como solicitações de atualização, lembretes e aprovações, sem a necessidade de programar fórmulas ou recrutar a equipe de TI.
- Mobile: sua ferramenta deve ser compatível com dispositivos móveis, para que os membros da equipe possam acessar seu trabalho em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.
- Gerenciamento de recursos: gerenciar de perto seus recursos é fundamental para o sucesso do seu projeto. Certifique-se de que sua solução de PM permita que você especifique as funções do projeto, atribua permissões no nível da função e ajuste a capacidade dos recursos em tempo real.
Como escolher o software de gerenciamento de projetos correto para você
O melhor software de gerenciamento de projetos é aquele que sua equipe realmente usará. Para iniciar o processo de seleção, reserve um momento para pensar nas suas necessidades, na complexidade do projeto, orçamento, requisitos de segurança, ferramentas atuais e o tamanho da sua equipe ou organização.
Além disso, você deve identificar o que deseja realizar com uma solução de software. Alguns resultados desejados incluem a capacidade de:
- Organizar de forma simples e atribuir tarefas do projeto, criar cronogramas de projeto e definir alertas e lembretes automáticos.
- Crie painéis e relatórios a partir de dados existentes.
- Criar processos e fluxos de trabalho personalizados. (Você pode saber mais sobre as principais funções do software de PM abaixo).
Ou talvez uma combinação dos três resultados. De qualquer maneira, tenha clareza dos problemas que você deseja resolver, pois essas informações ajudarão a direcionar sua pesquisa.
Depois de conhecer suas necessidades e resultados desejados, considere os seguintes fatores:
- Tipo de projetos que você gerencia: algumas ferramentas são adaptadas a determinados departamentos ou setores, como criação ou TI.
- Metodologia de PM implementada: se você selecionou uma metodologia de PM para seguir, você precisará de um sistema que se encaixe na estrutura. Além disso, algumas soluções apresentam ferramentas integradas, como gráficos de Gantt ou quadros Kanban, que podem apoiar sua metodologia.
- Número de pessoas que precisam de acesso: determine quantas pessoas precisarão de acesso ao programa e o nível de permissões de que precisam (ou seja, os membros da equipe precisarão editar os dados, enquanto as partes interessadas externas talvez precisem apenas exibi-los).
- Documentação: identifique se e como você precisará armazenar documentação nesta ferramenta e quais tipos de arquivo a ferramenta precisa acomodar.
- Orçamento: crie um orçamento financeiro e de tempo que sua empresa esteja disposta a investir em um novo software de PM.
- Resistência à nova tecnologia: considere qualquer resistência que sua equipe possa ter para aprender e usar um novo programa. Procure uma solução fácil de começar a usar para reduzir resistências.
Agora que você conhece suas restrições básicas, é hora de começar a fazer compras por aí. Faça as seguintes perguntas para qualquer solução que você esteja considerando:
- Quão fácil e intuitivo é o uso da ferramenta?
- Com quantas licenças a ferramenta ou o plano são compatíveis?
- Os colaboradores externos, que podem não ter licença, poderão visualizar ou atualizar as informações armazenadas na ferramenta?
- Quão flexível é a ferramenta? O usuário final será capaz de construir processos personalizados, se necessário? Ou a ajuda da TI é necessária?
- A ferramenta pode gerar relatórios ou painéis compartilháveis?
- A ferramenta se integra aos seus sistemas de negócios existentes?
- A solução oferece treinamento ou suporte? Por quanto tempo esse suporte está disponível e quais são os custos adicionais?
Além disso, considere a estratégia de longo prazo por trás da sua compra. Levará tempo para que as pessoas se sintam confortáveis ao usar qualquer ferramenta nova, então pense além de sua necessidade imediata e determine como a ferramenta se integrará a seus processos e iniciativas maiores.
Consulte nosso guia detalhado sobre como escolher o software de PM certo para saber mais.
Ferramentas gerais de gerenciamento de projetos
Algumas das ferramentas de gerenciamento de projetos mais usadas são gráficos de Gantt, estruturas analíticas de projeto (EAP) e diagramas de fluxo de trabalho. Muitos softwares de PM incluem esses recursos, mas primeiro vamos destrinchar o básico.
Gráficos de Gantt
Um gráfico de Gantt é uma ferramenta de gerenciamento de projetos usada para planejamento e agendamento de projetos. Simplificando, é um gráfico de barras de linha do tempo que mostra as datas de início e término de cada tarefa individual.
Os gráficos de Gantt representam visualmente a data de início, a data de término e a duração de cada tarefa em um projeto para mostrar a duração estimada do projeto como um todo. Também costumam mostrar dependências entre tarefas, o que fornece aos membros da equipe uma compreensão visual de como o trabalho se encaixa na linha do tempo do projeto.
Embora você possa usar um gráfico de Gantt estático e ajustar as datas manualmente, muitas soluções de software de PM oferecem função ou exibição de gráfico de Gantt. Essa opção facilita a alteração de datas e durações das tarefas conforme necessário e mantém uma única versão do cronograma do projeto para que todos permaneçam alinhados.
Consulte nosso guia completo sobre gráficos de Gantt para saber mais e saiba mais sobre as vantagens e limitações do uso de gráfico de Gantt.
Recursos adicionais
Quadros Kanban
Um quadro Kanban é um quadro visual que mostra o status das tarefas. exibindo tarefas nas colunas para fazer, em andamento e feitas. Os quadros Kanban são usados principalmente na metodologia Kanban, mas qualquer equipe de projeto pode usá-los.
Os quadros Kanban eram originalmente “cartões” físicos colocados dentro de colunas manuscritas. Os membros da equipe escreviam cada tarefa em uma nota adesiva e a mudavam fisicamente nas colunas de status à medida que o trabalho progredia. Algumas equipes ainda usam quadros físicos para monitorar o status das tarefas.
Os quadros Kanban on-line têm as mesmas funcionalidades básicas, mas são mais leves, permitem acesso em tempo real e podem ser facilmente compartilhados e atualizados pelos membros da equipe.
Além de simplesmente exibir o status das tarefas, os quadros Kanban podem ajudá-lo a:
- Limitar o trabalho em andamento (WIP): ter muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo diminui a produtividade e cria atrasos. Ao exibir claramente o número de tarefas em andamento, os quadros Kanban o ajudam a limitar o WIP.
- Maximizar a eficiência: na metodologia Kanban, a eficiência é chamada de fluxo. Os quadros Kanban o ajudam a identificar gargalos para que você possa solucioná-los e manter o trabalho caminhando sem problemas e com eficiência.
Leia tudo o que você precisa saber sobre cartões Kanban em nosso guia.
Recursos adicionais
Diagramas de PERT
Um diagrama de avaliação de programa e técnica de revisão (PERT) é uma ferramenta visual usada para mapear todas as tarefas do projeto. Use o diagrama de PERT para dividir um projeto em tarefas menores, identificar dependências de tarefas e estimar a duração do projeto.
O diagrama de PERT tem função semelhante à do gráfico de Gantt, mas tem layout diferente. Em vez de uma linha do tempo reta que mostra tarefas em um eixo horizontal da esquerda para a direita, o diagrama de PERT representa tarefas ou marcos maiores como se fossem nós (normalmente, caixas ou círculos), conectados por setas para mostrar dependências.
Os diagramas de PERT são mais usados em projetos em que o tempo, e não o custo, é o recurso limitador. Você pode usar um diagrama de PERT para estimar quanto tempo um projeto levará, encontrar áreas de flexibilidade e avaliar onde atrasos podem ocorrer.
Saiba mais sobre a diferença entre gráficos de Gantt e diagramas de PERT e como criar seu próprio diagrama de PERT.
Estrutura analítica de projeto
Uma estrutura analítica de projeto (EAP) é uma ferramenta visual que divide um projeto em tarefas menores e mais gerenciáveis e as exibe em uma hierarquia. No gerenciamento de projetos, a EAP ajuda a definir e acompanhar tarefas individuais do projeto.
Para criar uma EAP, comece com o projeto final a ser entregue ou o objetivo e, em seguida, divida-o sucessivamente em partes menores. Continue subdividindo cada parte do trabalho em partes mais gerenciáveis, até que você tenha tarefas individuais, que você pode atribuir aos membros da equipe.
O principal benefício da EAP é ela fazer com que um projeto pareça mais gerenciável. Além disso, você pode usar a estrutura analítica de projeto na estimativa de custos e cronograma e definir processos repetíveis nos projetos futuros.
Saiba mais sobre a EAP no nosso guia e encontre modelos gratuitos de EAP para começar.
Visualizações
No gerenciamento de projetos, uma visualização é qualquer ferramenta que exibe informações do projeto, como cronogramas, funções e responsabilidades, orçamento e progresso, em formato visual. As visualizações do PM incluem gráficos de Gantt e diagramas de PERT, infográficos, painéis de controle e muito mais.
Representar dados e informações do projeto de forma visual pode agilizar a comunicação com membros da equipe e partes interessadas do projeto. Além disso, as visualizações podem ajudá-lo a identificar erros, obstáculos ou lacunas em seu plano de projeto. Visualizações poderosas e eficazes mostram os dados mais importantes, têm um propósito claro e passam de um quadro geral para informações mais detalhadas.
Muitas soluções de software de PM podem criar visualizações conectando-se diretamente aos seus dados. Isso economiza tempo e garante que suas visualizações estejam atualizadas. Saiba mais sobre como projetar um painel de dados em nosso guia.
Ferramentas de produtividade pessoal
Uma ferramenta de produtividade pessoal é qualquer ferramenta que você usa para aumentar sua própria produtividade. Pode ser uma lista simples de tarefas on-line ou um software de gerenciamento de tarefas mais sofisticado.
Existe uma enorme variedade de ferramentas de produtividade pessoal no mercado hoje em dia, mas, essencialmente, pode incluir qualquer recurso desenvolvido para ajudá-lo a evitar distrações.
Por exemplo, as soluções variam desde ferramentas que silenciam alertas e notificações, acompanham seu tempo, limitam o uso de sites não relacionados ao trabalho ou organizam seus prazos.
Você pode usar ferramentas de produtividade pessoal para responsabilidades pessoais ou de trabalho, dependendo de suas necessidades.
Software de PM simples
Um software simples de gerenciamento de projetos tem o objetivo de ajudá-lo a gerenciar qualquer tipo de projeto e deve ser intuitivo o suficiente para que não exija treinamento para começar a usar.
Um software simples de gerenciamento de projetos permitirá que você faça o básico, como:
- compartilhar documentos e colaborar com membros da equipe e partes interessadas externas;
- acompanhar as mudanças em tempo real para eliminar problemas de controle de versão;
- armazenar a documentação do projeto para criar uma fonte confiável;
- criar planos de projeto detalhados e agendar e atribuir tarefas do projeto;
- automatizar tarefas para reduzir o trabalho manual e repetitivo;
- transformar os dados do projeto em relatórios e painéis simples e compartilháveis;
- gerenciar recursos para garantir que você tenha as pessoas certas fazendo o trabalho.
Saiba mais e comece a usar um software simples de gerenciamento de projetos.
Software de cronogramas de projetos
O software de cronogramas de projetos permite que você crie um cronograma detalhado do seu projeto do início ao fim, atribua responsabilidades e gerencie prazos.
Além dos recursos básicos de software de PM, procure os seguintes recursos no software de cronogramas de projetos:
- gráficos de Gantt que permitem identificar facilmente o caminho fundamental;
- notificações de prazos futuros, alterações de cronograma ou atualizações de status;
- recursos de relatórios e painéis para mostrar o progresso do projeto;
- flexibilidade para ajustar o cronograma conforme necessário
- uma opção de exibição de calendário a uma maneira tradicional de ver projetos de longo prazo;
- integrações com outras ferramentas de calendário, como o Google Agenda, para ver prazos e disponibilidade de membros da equipe em outros aplicativos.
Saiba mais sobre os recursos a serem buscados no software de cronogramas de projetos.
Software de gerenciamento de portfólio de projetos
O objetivo do software de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) é aumentar a produtividade fornecendo um único local para gerenciar todos os aspectos do seu portfólio de projetos, como entrada e priorização de projetos, gerenciamento de recursos, execução e relatórios.
Procure um software de PPM que tenha os seguintes recursos principais:
- Entrada e priorização de projetos: seja por meio de um formulário ou de outro mecanismo, sua solução de PPM deve permitir que você insira novos projetos na fila de forma consistente. Em seguida, ele deve alertá-lo à medida que novas solicitações chegarem para que você possa classificar e priorizar essas solicitações para apoiar objetivos estratégicos e garantir que você lide primeiro com o trabalho mais importante.
- Gerenciamento de recursos: adquira visibilidade do escopo dos membros da equipe para que você possa alocar recursos adequadamente, incluindo planejamento de capacidade para necessidades de projetos futuros. Certifique-se de que sua solução de PPM permita que você acompanhe e gerencie os recursos diretamente em contexto com seus planos de projeto.
- Execução de projetos: assim como o software geral de PM, sua solução de PPM deve permitir que você planeje, acompanhe e gerencie todos os aspectos do cronograma e orçamento do seu projeto em tempo real, para antecipar mudanças e evitar excessos de custos.
- Relatórios: soluções específicas de PPM precisam fornecer visibilidade a vários projetos ao mesmo tempo. Devem transformar dados individuais do projeto em relatórios e painéis sofisticados que lhe dão uma visão do portfólio como um todo. Você também deve poder compartilhar esses relatórios com executivos e principais partes interessadas.
Consulte nosso guia completo para saber mais sobre PPM e como escolher o software certo para você.
Software de gerenciamento de recursos
O software de gerenciamento de recursos o ajuda a gerenciar e programar recursos de pessoas em sua organização. O software de gerenciamento de recursos melhora a produtividade, garantindo que você não aloque recursos em excesso ou insuficientes.
Os principais recursos do software de gerenciamento de recursos incluem:
- capacidade de acomodar diferentes tipos de equipes, cronogramas e projetos;
- painéis que mostrem a disponibilidade de recursos de alto nível em contexto com as necessidades do projeto;
- vários níveis de permissões para que os membros da equipe só tenham acesso às informações de que precisam;
- acompanhamento de tempo fácil para os membros da equipe registrarem suas horas trabalhadas;
- planejamento de capacidade para alocar recursos em todo o pipeline do projeto;
- relatórios que mostrem dados relevantes a fim de detectar tendências e prever necessidades de contratação.
Saiba mais sobre o gerenciamento de recursos e encontre modelos gratuitos em nosso guia do iniciante.
Software de gerenciamento de tarefas
O software de gerenciamento de tarefas é uma versão simplificada do software de PM que permite acompanhar tarefas individuais para aumentar a produtividade pessoal, da equipe e organizacional.
Procure os seguintes recursos no software de gerenciamento de tarefas:
- atribuição de tarefas e listas de tarefas individualizadas para manter o trabalho organizado;
- várias opções de exibição para que os membros da equipe possam visualizar suas listas de tarefas da maneira adequada para eles;
- recursos de automação para acompanhar facilmente o status das tarefas, como codificação por cores e notificações;
- integrações com as ferramentas que você já usa, para que você possa importar suas tarefas e se manter atualizado entre as plataformas.
Consulte nossa página de visão geral para saber mais sobre softwares de gerenciamento de tarefas.
Software de automação de fluxo de trabalho
O software de automação do fluxo de trabalho refere-se a ferramentas que automatizam processos de negócios com o objetivo de agilizar processos, eliminar gargalos e lacunas de processo e melhorar a eficiência dentro de uma equipe ou organização.
Os recursos essenciais do software de automação do fluxo de trabalho são:
- funcionalidade Se/Então, para que você possa definir a lógica básica para desencadear ações da próxima etapa dentro do seu fluxo de trabalho (por exemplo, se uma caixa for marcada como concluída, então um membro da equipe receberá uma notificação para avançar para a próxima etapa);
- flexibilidade para que você possa criar processos exclusivos que auxiliem a forma como sua equipe ou organização trabalha;
- recursos com pouca ou nenhuma programação para que as equipes possam implementar a solução sem precisar da ajuda da TI;
- notificações automáticas, lembretes e atualizações de status para manter os processos em movimento
- trilhas de auditoria para que você possa investigar facilmente atrasos, lacunas ou gargalos do processo;
- integrações com ferramentas existentes, para que você possa puxar dados, informações de contato e muito mais em uma solução de fluxo de trabalho sem esforço manual;
recursos de relatório para avaliar tanto o progresso do projeto quanto os próprios fluxos de trabalho.
Saiba mais sobre os benefícios da automação do fluxo de trabalho e o que procurar em uma solução de software.