Por que a Digi-Key aposta muito em inovação e automação

Às vezes, a inovação acontece onde você menos espera. Thief River Falls, uma pequena cidade localizada no noroeste de Minnesota, abriga a Digi-Key Electronics, uma das maiores distribuidoras de componentes eletrônicos do mundo. Com aproximadamente 4.200 funcionários, US$ 3,2 bilhões em vendas anuais e 880 fornecedores diferentes que fornecem seis milhões de peças, a empresa atende a centenas de milhares de clientes todos os anos.

Na Digi-Key, Andrew Bourne, gerente sênior de excelência operacional, e Pete Danos, líder sênior do programa de inovação, são responsáveis por libertar o potencial de tecnologias inovadoras enquanto aumentam a eficiência organizacional. Sua equipe é responsável por trazer novas tecnologias para manter a competitividade e reimaginar o funcionamento da Digi-Key, desde a aquisição de uma máquina de embalagem automatizada até a criação de processos melhores por meio da automação do fluxo de trabalho.

"O tipo de inovação que mais nos entusiasma são as disrupções que ocorrem em áreas onde você menos espera", relata Bourne. "Coisas que você nunca imaginou que poderiam mudar e, contra todas as probabilidades, elas mudam e, com isso, melhoram a vida das pessoas."

Espaço para melhoria de processos

"Quando comecei este departamento, era só eu", ele conta. "Eu tinha de cinco a seis projetos em andamento que estavam em alguns dos estágios mais desafiadores. Me desdobrava entre pesquisas de mercado, declarações de trabalho, preço e visitas de campo. Eu precisava de uma forma mais organizada para trabalhar."

Para acompanhar os projetos, Bourne usava o Microsoft Excel, um caderno e sua memória. "Estava adicionando tempo desnecessário a projetos que deveriam agregar valor relevante à organização."

Com o método antigo, Bourne costumava aguardar fornecedores e partes interessadas internas, e as informações não estavam disponíveis no local. À medida que os projetos avançavam e a empolgação crescia, os colegas de trabalho paravam Bourne no corredor, mas ele não conseguia dar respostas de cabeça, considerando sua pesada carga de trabalho.

Bourne trouxe a Danos para ajudar a liderar o departamento de inovação, e sua primeira tarefa foi escolher cuidadosamente a plataforma certa de execução de trabalho para construir a base para o gerenciamento de fornecedores, programas e projetos para garantir que a solução permitisse o compartilhamento de informações em tempo real e melhorar a visibilidade até o nível executivo. Danos analisou o Smartsheet e o achou perfeito para seus casos de uso.

"Uma central única para gerenciar todo o programa"

"Este é um departamento mais novo, por isso queremos garantir que a base seja construída corretamente", diz Danos. Bourne e Danos trabalharam com os Smartsheet Solution Services para criar uma solução personalizada que permite criar os esquemas corretos para seus fluxos de trabalho usando o Smartsheet Control Center.

"Se pensarmos em termos de inovação, o Smartsheet abriga todos os nossos projetos", Danos afirma. "Nós o usamos para lidar com o gerenciamento de tarefas do dia a dia, agendar, atualizar e vincular todos os projetos ao nosso painel de controle departamental, o que eleva nosso departamento em toda a empresa."

"Do ponto de vista da funcionalidade, estou usando o Smartsheet como uma central única para gerenciar todo o programa", continua Danos. "A integração da plataforma com o Microsoft Outlook é algo superimportante. Posso salvar documentação, e-mails, imagens e comunicações específicas diretamente na linha de produtos. É bom saber que posso acessar tudo em um único lugar."

"Do ponto de vista do planejamento, podemos criar projetos com alguns cliques, usando o Control Center", acrescenta Bourne. "Apenas a facilidade de um formulário de admissão, a escolha do caminho do projeto e o início em poucos minutos são realmente poderosos."

A equipe também compartilhou os benefícios do Control Center com o departamento de TI da Digi-Key. "Há sete meses, havia dificuldades para trabalhar com vários gerentes de projeto que estavam fazendo um ótimo trabalho", diz Danos. "Cada pessoa gerenciava o projeto um pouco diferente da outra, e foi um desafio reunir todas essas informações."

"Mostramos a eles que todos podem estar alinhados ao fazer um pouco de pré-trabalho, determinar os modelos e definir o modo de gerenciamento de projetos. Cada vez que colocamos algo em nosso funil e, em seguida, lançamos projetos no Control Center, em cinco minutos descobrimos todos os artefatos de que precisamos para começar."

À medida que as equipes apresentavam os recursos recém-descobertos do Smartsheet para as partes interessadas, elas "começaram a usá-lo e agora outros programas estão adotando a plataforma como a ferramenta fundamental para o sucesso de seus departamentos", acrescenta Bourne. Na verdade, o gerenciamento de projetos para sua instalação de 2,2 milhões de pés quadrados, atualmente em construção, está sendo realizado por meio do Smartsheet.

"O Smartsheet me dá segurança"

Ao usar o Smartsheet, a equipe aumentou a responsabilidade por tarefas, projetos e programas através da maior transparência no status do programa por meio de painéis, aplicativo móvel e integrações de aplicativos. "O Smartsheet garante a confiabilidade dos departamentos, incluindo o nosso", conta Bourne.

"Trabalhar em vários projetos de grande escala, com atenção na visão estratégica holística, pode preparar um terreno fértil para que tarefas menores sejam negligenciadas. O Smartsheet me dá segurança. Não há o risco de que as tarefas fiquem sem supervisão ou passem despercebidas, pois nossos painéis as deixam à vista diariamente. Este é um nível de conforto e confiança inédito aos nossos clientes internos, em todos os momentos".

Além disso, a equipe costuma usar o aplicativo móvel do Smartsheet para trabalhar sempre que necessário. A experiência com dispositivos móveis foi um grande diferencial para mim", afirma Danos. "A facilidade de uso, de uma perspectiva móvel, seja no meu celular ou no meu iPad, é realmente fundamental. Quando você está se revezando entre sete projetos, é preciso ser capaz de acessar a plataforma, trabalhar com agilidade onde quer que esteja e responder rapidamente."

"Participo de reuniões em escritórios executivos semanalmente e mantenho meu iPad comigo o tempo todo", acrescenta Bourne." Abro o painel do programa para mostrar o andamento dos projetos e as informações mais importantes. Sei que os dados no painel estão ativos, atualizados e são intuitivos."

Então, agora, quando as partes interessadas param Bourne e Danos no corredor perguntando sobre a integridade geral do programa, "eu não somente posso fornecer a resposta, mas também tenho a confiança de que as informações são precisas", diz Bourne. "Isso porque o Smartsheet tem ótimos consultores na equipe e seus desenvolvedores claramente fizeram um excelente trabalho criando esta solução."

Danos concorda: "O Smartsheet é uma empresa que ouve os usuários e realmente se preocupa com o que os clientes precisam, em vez de fazer suposições obsoletas sobre o que eles acham que você precisa."

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.