A Overlake Medical Center & Clinics usa o Smartsheet para possibilitar a transformação digital, física e processual aumentando a visibilidade sobre os projetos e os objetivos estratégicos.

Como diversas organizações de saúde, a Overlake Medical Center & Clinics queria descobrir outras formas de progredir, sustentar a lucratividade e atender de modo eficaz os pacientes que estavam se recuperando da pandemia. Para atingir essa meta, o hospital iniciou uma série de sessões estratégicas de planejamento de sustentabilidade. Essas sessões resultaram na criação de um plano estratégico de transformação física e digital com duração de cinco anos e projetado para melhorar o atendimento dos pacientes e disponibilizar serviços médicos avançados para mais residentes da região da grande Seattle, Washington. 

Em uma das primeiras etapas dessa transformação, o sistema filantrópico de saúde, que já havia atendido Bellevue, Washington, por mais de seis décadas, concluiu recentemente o Project FutureCare, um grande projeto de renovação do campus apresentando uma nova torre de 22.297 m² com uma maternidade de primeira linha.

O Smartsheet exerce uma função importante na geração de iniciativas de transformação multifacetadas da organização. “O Smartsheet é essencial para o que fazemos aqui, seja aumentar a sustentabilidade, melhorar o atendimento dos pacientes ou possibilitar a transformação física de nosso campus”, afirma Jeni Connelly, gerente de projetos sênior do PMO da Overlake.

“Ter o Smartsheet é como ter centenas de pessoas nos bastidores, embora haja apenas alguns de nós na equipe. É um dos nossos principais aplicativos.”

A Overlake reconheceu que, para impulsionar suas ambiciosas metas, também precisava transformar o modo de trabalhar. “Não havia uma forma eficiente de gerenciar os projetos de modo centralizado”, afirma Connelly, que comanda a equipe do PMO designada pela liderança da Overlake para ajudar a implementar a estratégia de transformação. “Usávamos planilhas, e-mail e ferramentas ineficazes baseadas na web, e todos os projetos eram gerenciados separadamente por equipes diferentes.” Como os projetos eram gerenciados em silos separados, a comunicação entre equipes era desafiadora, e faltava visibilidade sobre como os projetos estavam afetando a capacidade de alcançar os objetivos estratégicos. “Nossos portfólios de projetos eram gerenciados com várias ferramentas”, afirma. “Percebemos que não conseguiríamos atingir nossas metas estratégicas e de sustentabilidade com os aplicativos e as planilhas existentes.”

Gerenciamento de projetos no Smartsheet: da idealização à conclusão

Enquanto procurava uma ferramenta extra para possibilitar a transformação plurianual, Connelly descobriu que a equipe de estratégia da organização estava usando o Smartsheet. “Logo vi os benefícios da ferramenta, e ela se tornou nosso principal sistema de gerenciamento de projetos e portfólios, ajudando-nos a eliminar as planilhas e as anotações manuais”, afirma. “O sistema era muito fácil de aprender. Você não precisa saber programar, qualquer pessoa pode entrar e fazer uma mudança transformadora”.

Para gerar a sustentabilidade de longo prazo, a Overlake juntou todas as informações de projetos de todo o hospital no Smartsheet. Ao fazer isso, a Overlake começou a perceber metas em comum e pôde organizar os projetos em programas estratégicos específicos. Por fim, o hospital priorizou seis objetivos estratégicos de longo prazo, com muitos projetos contribuindo para cada meta estratégica. “Isso nos ajuda a criar uma plataforma para planejamento estratégico para os próximos 3 a 5 anos”, afirma Connelly. 

Para viabilizar seu plano estratégico, a Overlake usa o Smartsheet para gerenciar esses programas estratégicos de ponta a ponta, do início até a conclusão. Agora, Connelly e o PMO, assim como a liderança da Overlake, podem planejar e priorizar de modo mais eficiente o trabalho para o próximo ano fiscal ao avaliar quais das 125 categorias de projetos e fluxos de trabalho darão o retorno mais alto. “Não é apenas uma questão de estratégia, mas também de execução”, afirma Connelly. “Gerenciamos nosso portfólio no Smartsheet, mas também temos um plano para cada projeto.”

Depois de iniciado, o novo projeto é atribuído a uma equipe ou um departamento específico responsável por aprovar, acompanhar e concluí-lo. Cada projeto no Smartsheet contém cronogramas detalhados com acompanhamento de orçamento e valor, além de outros KPIs. Para ajudar a guiar a organização, os executivos do hospital usam painéis do Smartsheet para ter uma visão geral de todos os projetos e programas.  

Com uma equipe enxuta e metas ambiciosas, a Overlake usa a automação de fluxo de trabalho para garantir que tudo esteja sendo executado de modo eficiente. O Smartsheet envia automaticamente lembretes por e-mail para assegurar que os prazos não sejam perdidos, com fluxos de trabalho adicionais implementados para eliminar tarefas e processos anteriormente manuais que precisavam de e-mails únicos. “Isso contribui para nosso foco na sustentabilidade, pois agora temos um aplicativo a menos na pilha de tecnologias,” afirma Connelly.

Além de aprimorar a eficiência no nível dos projetos, o Smartsheet é usado para gerenciar programas de alto nível, como o processo de fusões e aquisições, que exerce um papel essencial nos planos de crescimento inorgânico do sistema de saúde. Esses projetos têm prazos mais urgentes e precisam de estreita colaboração entre diversas funções. “Para esses projetos, temos que envolver várias equipes, como marketing, recursos humanos, software, TI e instalações”, afirma Connelly. “O Smartsheet nos ajuda a colaborar e atingir a linha de chegada a tempo.” Connelly também usa o Smartsheet para gerenciar a construção de novas clínicas, colaborando com parceiros externos a fim de garantir que os principais cronogramas sejam cumpridos.

Um local central para a visualização de centenas de projetos 

Com o Smartsheet, a Overlake centralizou o gerenciamento de projetos e portfólios e agora pode conectar e agilizar a execução do trabalho em todo o hospital. “Agora temos um local para que todos possam encontrar o que precisam”, afirma Connelly. “Isso reduziu muito o tempo usado para armazenar e encontrar dados de projetos, então nossa eficiência aumentou.” O Smartsheet também fornece às partes interessadas uma visão instantânea em tempo real dos orçamentos e custos. “Conseguimos economizar um valor expressivo de dinheiro apenas concentrando e tendo todo mundo no mesmo sistema”, afirma Connelly. 

 Como os líderes do hospital conseguem rapidamente entender a situação e o progresso em relação às prioridades estratégicas por meio de painéis, eles podem tomar decisões executivas mais fundamentadas sobre quais iniciativas priorizar e onde é necessário investimento ou atenção adicional. “Os executivos agora têm uma forma de visualizar tudo em vez de consultar diferentes planilhas ou anotações em papel”, afirma Connelly. Por exemplo, Scott Waters, diretor de tecnologia e informação, é o principal condutor da transformação digital de cinco anos da Overlake e usa os painéis do Smartsheet todos os dias. “Nossa capacidade de criar e fazer iterações rapidamente em nossa estrutura existente de PMO no Smartsheet foi um componente essencial para o sucesso de nossos planos de sustentabilidade para o ano fiscal de 2023”, ele afirma. “Conseguimos planejar, utilizar recursos, acompanhar o progresso e tomar decisões orientadas por dados em tempo real. Nosso painel de sustentabilidade do Smartsheet se tornou um foco nas reuniões semanais da nossa equipe de liderança executiva”.

Com uma visualização melhor, a Overlake também pode rapidamente encontrar recursos para projetos urgentes, como aquisições. “Na área da saúde, temos que nos adaptar rapidamente, e o Smartsheet nos ajuda a fazer isso”, afirma Connelly.

“Observando o Smartsheet, podemos ver o que está no pipeline em termos de recursos disponíveis para que possamos garantir o respeito ao prazo de transferência para uma aquisição. Isso é essencial, pois as clínicas precisam ter um tempo de inatividade mínimo enquanto continuam cuidando dos pacientes”.

Garantia de resultados além da transformação

Enquanto a Overlake continua sua transformação, ela também usa o Smartsheet para ajudar pacientes e prestadores de serviços. Na parte clínica, o Smartsheet ajuda a Overlake a apoiar uma parceria formal com outro hospital local, e os médicos trabalham entre as duas organizações. “Pegamos projetos de médicos das duas organizações e colocamos todos eles no Smartsheet”, afirma Connelly. “Agora, alguns médicos podem consultar um painel do Smartsheet para encontrar rapidamente um projeto e verificar seu status.” Assim, a eficiência aumenta.

Com o Smartsheet, os prestadores de serviços têm mais tempo para focar o atendimento do paciente. “Transformamos fisicamente nosso campus nos últimos sete anos e agora estamos adotando a transformação digital e de processo para possibilitar isso”, afirma Connelly.

“Os aprimoramentos de software, por exemplo, levam a uma experiência melhor para os pacientes e prestadores de serviços. Se pudermos devolver aos prestadores 15 a 20 minutos de seu tempo ao automatizar processos no Smartsheet, eles poderão usar esse tempo com os pacientes, pois não estarão ocupados no computador.”

De modo geral, o “Smartsheet nos ajuda a agilizar projetos que são essenciais para nossa transformação digital”, afirma Connelly. “Assim, podemos focar mais os pacientes e prestadores de serviços enquanto levamos nosso centro médico para a próxima era da modernização.”
 

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.