O Smartsheet Control Center ajuda a Redbox a reduzir os custos criativos em 20% e a promover mais produtos

O quiosque da Redbox está presente em mais de 40 mil lojas varejistas dos EUA, onde os clientes podem alugar ou comprar entretenimento a preço acessível em DVD e Blu-ray. Nos últimos dois anos, a Redbox passou a oferecer serviços gratuitos de TV ao vivo e com anúncios, além de streaming. Conforme a empresa crescia, aumentava a necessidade de uma forma de gerenciar melhor o conteúdo de marketing criativo. O Smartsheet permite que a Redbox gerencie e monitore milhares de ativos de campanha para apoiar a expansão de produtos inovadores.  

"Sempre que pensamos em lançar um novo produto ou serviço, nos perguntamos 'Como isso aborda e resolve as dificuldades do cliente?'", conta Durriya Gunja, diretora sênior de gerenciamento de marca, serviços criativos e conteúdo na Redbox.

"O Smartsheet nos possibilita criar soluções que diferenciam nossa marca e é o meio que nos permite oferecer de forma eficiente os serviços sob demanda que os nossos clientes querem."

O mercado de entretenimento está cada vez mais competitivo, com grandes empresas de streaming e de aluguel de DVDs competindo pela lealdade dos clientes. A Redbox criou uma marca exclusiva, que combina opções modernas de streaming on-line com bilhões de discos físicos que os clientes alugam desde a fundação da empresa. Quando Gunja entrou para a Redbox em 2017, ela era a única responsável pelos serviços criativos e de marca e tinha a tarefa de impulsionar o crescimento da empresa desenvolvendo e executando centenas de projetos de marketing criativo sem processos formais para tal. 

Gunja precisava de uma plataforma que pudesse unir o conteúdo criativo e o status dos projetos em um só lugar. A plataforma também precisava ser fácil de usar para que ela, seus colegas e novos funcionários pudessem aprender rapidamente. Ela já havia usado o Smartsheet para o gerenciamento de eventos e sabia que poderia implementar rapidamente soluções para organizar e simplificar o trabalho dela.

"Minha experiência com o Smartsheet no passado foi limitada, então, eu não conhecia tudo que ele podia fazer", diz Gunja. "Outras soluções pareciam complicadas e demoradas para implementar, levando de seis meses a um ano. Eu não tinha todo esse tempo. Então, decidi começar a usar o Smartsheet só para digitalizar nossos projetos. Eu nem poderia imaginar que ele se tornaria muito mais para nós."

Fazendo os projetos fluírem facilmente com a automação

Hoje Gunja lidera uma equipe de 10 pessoas que usam o Smartsheet Control Center para sustentar um processo padronizado de solicitação e execução de projetos. Os projetos são solicitados por um formulário on-line que gera automaticamente um resumo de criação e solicita ao gerente de projetos que agende uma data de início. 

Os modelos de projeto preenchem um cronograma com fluxos de processo integrados e notificações agendadas para duas ou quatro semanas, com um resumo personalizado separado para projetos urgentes com cinco dias ou menos de prazo. Os modelos são protegidos, evitando erros acidentais e podem ser atualizados globalmente pelo Control Center na maioria dos casos. Eles também permitem que um projeto seja configurado em muito menos tempo que os 5 a 10 minutos necessários para a criação manual.

A equipe gerencia atualmente entre 70 e 100 projetos, incluindo a criação de 1.000 ativos, como textos de e-mail, adesivos, banners, animações ou vídeos ao vivo, entre outros, todo mês. O Smartsheet simplifica o monitoramento do status de um projeto inteiro, bem como de cada ativo dentro dele.  

"Antes do Control Center nós fazíamos as coisas manualmente", diz Gunja. "O resumo de criação precisava ser montado manualmente com as informações do negócio, o que levava muito tempo tanto para o cliente quanto para o gerente de projetos. O Control Center automatizando o resumo de criação e enviando essas notificações para as partes interessadas gera uma grande economia de tempo. E elimina o trabalho das partes interessadas também. Eu sinto que estamos em um tipo de piloto automático quando se trata de processos."

A criação detalhada de relatórios gera uma tomada de decisão estratégica

Embora seja incrível poder gerenciar centenas de projetos por vez, Gunja diz que o maior benefício do Smartsheet são os relatórios que ela pode gerar. As informações do projeto são colocadas em painéis que exibem o status do projeto e fazem uma previsão de custo e orçamento, share of voice, linha de negócios, canais, entre outros. Ela consegue ver quantos projetos foram concluídos em um mês ou um ano e quais ativos são usados em canais específicos. Os dados permitem que ela meça o trabalho da equipe e planeje para ter suporte extra durante períodos com mais trabalho, e isso pode ser previsto com base no trabalho de períodos anteriores.

Essas informações detalhadas ajudam a liderança da Redbox a tomar decisões estratégicas sobre as prioridades de negócios. Conforme a empresa cria novos produtos e diferenciadores para a marca, os dados ajudam Gunja e sua equipe a argumentar sobre a necessidade de recursos adicionais ou novas iniciativas. Gunja diz a Redbox está comprometida com a melhoria contínua e usa os dados de pesquisa para testar novas ideias e assumir riscos. O Smartsheet soma às informações que ajudam nessa tomada de decisão e idealização.

"O Smartsheet nos permitiu dedicar tempo ao que é mais necessário", diz Gunja.

"Conseguimos monitorar se estamos dedicando a quantia certa de tempo por linha de negócios ou por share of voice, onde o retorno está. Nós conseguimos alinhar nossos retornos ao esforço que estamos fazendo. Eu compartilho esse relatório mensalmente para informar a equipe de liderança sobre como gastamos o nosso tempo e quanto estamos trabalhando. Isso tem sido muito importante para tomar decisões sobre a necessidade de adicionar recursos ou reduzir projetos."

A Redbox também usa a revisão do Smartsheet e a integração da plataforma com a Adobe para simplificar as revisões de diversos conteúdos. Os membros da equipe podem criar PDFs, compartilhá-los para revisão pelo Smartsheet e capturar todo o feedback em um único local, sem precisar sair do Adobe Creative Cloud.

Reduzindo custos, mas não a equipe ou os projetos

O Smartsheet permitiu que a Redbox economizasse tempo e dinheiro significativos nos projetos de marketing criativos. No último ano, a equipe de Gunja conseguiu reduzir os custos de projetos criativos em 20% sem reduzir a equipe ou limitar o número de projetos realizados. A automação e a comunicação pelo Smartsheet aceleraram o trabalho da equipe e eliminaram os obstáculos que podem causar atrasos ou despesas extras.

Ao trabalhar de forma mais eficiente, Gunja e a equipe podem expandir o foco da simples execução de projetos para a idealização e o planejamento estratégicos. Os dados coletados oferecem uma visão detalhada sobre o que está funcionando e como; o tempo economizado pode ser usado para usar esse conhecimento a fim de criar novas formas de aumentar o reconhecimento da marca, evoluir as ofertas de produto da Redbox e aprimorar continuamente a experiência do cliente.  

"No meu primeiro ano na Redbox, eu estava sempre correndo tentando entender onde estavam os projetos", diz Gunja. "Com tudo isso automatizado, tudo o que eu preciso fazer é acessar os meus relatórios. Quando há qualquer dúvida, tudo o que eu preciso fazer é clicar em um botão e ver onde o projeto está e com quem. Isso me permitiu fazer parte de todas as conversas estratégicas com os clientes."

Um motivo pelo qual o Smartsheet produziu resultados tão grandes é que ele é fácil de aprender e de usar. Gunja afirma que a plataforma tem adoção quase total na Redbox, sem retrocesso. A experiência do usuário é simples, então os novos usuários podem aprender rapidamente sem ficarem sobrecarregados. O fato de ela ter treinamento integrado em cada etapa também ajuda.

"O Smartsheet tem feito muito mais por nós do que eu imaginei quando assinei o contrato pela primeira vez", afirma Gunja. "Plataformas maiores exigem muito mais trabalho e você acaba sendo consumida por elas, gastando horas e horas só para tentar usá-las. O Smartsheet nos salvou disso. Quanto mais usamos o Smartsheet e quanto mais entendemos como ele funciona, mais conseguimos criar. Ainda hoje, há muito mais coisas que eu quero fazer. Todo mundo deve experimentar o Smartsheet. Vocês nunca saberão a diferença até que experimentem."

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.